Mi asesoría o gestor, ¿necesita un software VeriFactu para recibir y gestionar mis facturas?
La implantación de VeriFactu está revolucionando la forma en que las empresas emiten sus facturas. Pero este cambio no solo te afecta a ti; también impacta directamente en la forma de trabajar de quienes gestionan tu contabilidad. Por eso, muchos empresarios y autónomos se preguntan: «Mi asesoría o gestor, ¿necesita un software VeriFactu para recibir y gestionar mis facturas?»
Entender la respuesta es fundamental para asegurar una transición fluida y mantener una relación eficiente con tu despacho profesional. Si aún tienes dudas sobre el sistema, te recomendamos empezar por nuestra guía completa sobre VeriFactu 2025. Para los detalles técnicos, la página de preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria es una fuente oficial indispensable.
1. Respuesta Directa: El Rol del Asesor ante VeriFactu
No, tu asesor no está obligado a tener un software VeriFactu para *recibir* tus facturas, porque la obligación de *emitir* con un sistema VeriFactu es exclusivamente tuya como empresario o profesional. Sin embargo, para poder gestionar tu contabilidad de forma eficiente, segura y legal, tu asesoría sí necesitará un software de gestión contable que sea compatible y capaz de importar y procesar los datos de tus facturas emitidas con VeriFactu.
2. La Obligación es Tuya, la Eficiencia es de Ambos
Es crucial diferenciar los roles:
- Tu Rol (Emisor): Eres el obligado tributario que realiza la venta o presta el servicio. La ley te exige utilizar un Sistema Informático de Facturación (SIF) que cumpla con VeriFactu para generar cada factura, asegurando su integridad y trazabilidad.
- El Rol de tu Asesor (Gestor/Receptor): Tu gestoría no emite tus facturas de venta. Su función es recoger esa información, contabilizarla y presentar los impuestos correspondientes. Si les envías un PDF o un listado de facturas, técnicamente pueden seguir trabajando, pero pierden todas las ventajas de la digitalización.
3. ¿Cómo Cambiará el Flujo de Trabajo con tu Gestoría?
La llegada de VeriFactu es la oportunidad perfecta para modernizar la colaboración con tu asesor. Veamos dos escenarios posibles.
3.1. El Escenario Ineficiente (y a extinguir)
En este modelo, tú emites tus facturas con tu TPV VeriFactu. Al final del trimestre, imprimes todas las facturas o exportas un PDF y se lo llevas o envías por email a tu gestor. Él o su equipo tendrán que teclear manualmente cada dato en su software contable. Este proceso es lento, costoso y una fuente constante de errores humanos.
3.2. El Escenario Ideal y Automatizado
Tú emites las facturas con tu sistema VeriFactu. Tu software permite exportar los registros de facturación en un formato estándar (como XML o CSV). Envías este fichero a tu asesor, quien lo importa directamente en su software contable. En segundos, todas tus facturas están contabilizadas sin errores de transcripción. Este es el flujo de trabajo al que debes aspirar.
Sistemas futuros como VeriTPV.com estarán diseñados para facilitar al máximo esta exportación de datos, haciendo que la comunicación con tu gestoría sea más fluida que nunca.
4. Beneficios de un Ecosistema VeriFactu Conectado
Cuando tanto tú como tu asesor usáis herramientas compatibles con la nueva era digital, ambos ganáis:
- Reducción drástica de errores: Se elimina el «picado» manual de datos, la principal causa de descuadres y problemas con Hacienda.
- Ahorro de tiempo y dinero: Tu asesor dedicará menos horas a tareas repetitivas y podrá centrarse en ofrecerte un mejor asesoramiento fiscal estratégico.
- Información en tiempo real: Podrás tener una visión más actualizada del estado de tu negocio, facilitando la toma de decisiones.
- Máxima seguridad y cumplimiento: Al automatizar el flujo, se garantiza que la información que llega a Hacienda es exactamente la misma que la de las facturas que emitiste, evitando sanciones por discrepancias.
5. Preguntas Frecuentes
1. Entonces, ¿puedo seguir enviando los PDFs de mis facturas a mi gestor?
Sí, puedes, pero no es lo ideal. Estarías cumpliendo con tu obligación de emitir con VeriFactu, pero obligarías a tu gestor a un trabajo manual ineficiente. Lo recomendable es hablar con ellos para establecer un método de envío de datos exportados (CSV, XML, etc.).
2. ¿El software de mi asesoría debe estar «certificado» por la AEAT?
El software que debe estar certificado es el tuyo, el que *emite* las facturas (el SIF). El software de tu asesor es un programa contable; no emite facturas en tu nombre, por lo que no necesita esa certificación, pero sí debe ser capaz de importar y gestionar los datos correctamente.
3. ¿Qué pasa con las facturas de compra que recibo? ¿Mi gestor necesita VeriFactu para ellas?
No. Tu gestor contabilizará tus facturas de compra como siempre. La ventaja es que, si tus proveedores también usan VeriFactu, esas facturas serán más fáciles de verificar y validar, agilizando todo el proceso de contabilidad de gastos.
4. ¿Existen programas que conectan mi TPV directamente con el software de mi asesor?
Sí, cada vez más soluciones ofrecen integraciones directas o conectores (APIs) que permiten un traspaso de información totalmente automático entre el software del cliente y el del despacho. Consulta con tu proveedor de software y con tu asesoría sobre estas posibilidades.
5. ¿Quién está obligado a utilizar VeriFactu entonces?
La obligación recae sobre prácticamente todos los empresarios y profesionales que emiten facturas en España, con muy pocas excepciones. Afecta tanto a sociedades como a autónomos. Puedes ver los detalles en nuestro artículo sobre quién está obligado a usar VeriFactu.
6. Mi asesor es quien me hace las facturas. ¿Debe tener él el software VeriFactu?
Sí. En este caso, tu asesor actúa como emisor en tu nombre. Por tanto, el software que él utilice para generar TUS facturas SÍ debe cumplir con todos los requisitos de VeriFactu. La responsabilidad final ante Hacienda sigue siendo tuya.
7. ¿Cuánto cuesta un software de facturación electrónica compatible con VeriFactu?
Los precios varían mucho, desde soluciones en la nube con cuotas mensuales asequibles hasta sistemas ERP más complejos. Lo importante es elegir uno que se adapte a tu negocio y garantice el cumplimiento. El Kit Digital puede ofrecer ayudas para esta inversión.
8. ¿La gestoría puede ver mis facturas en la web de la AEAT si uso el sistema VERI*FACTU con envío?
No directamente. El sistema VERI*FACTU te permitirá a ti, como obligado tributario, consultar los registros de tus facturas emitidas en la Sede Electrónica. Podrías dar acceso a tu gestor a tu área personal de la AEAT para que los consulte, pero no es un portal abierto para terceros.
9. ¿Qué formato de fichero es el mejor para enviar a mi asesor?
No hay un único formato «mejor», pero los más comunes y útiles son CSV y XML. Lo más importante es que lo acuerdes con tu asesoría para que sea un formato que su software contable pueda importar sin problemas.
10. ¿Cuál es la diferencia entre una asesoría y una gestoría?
Aunque a menudo se usan como sinónimos, una gestoría se enfoca más en la tramitación de documentos (altas, bajas, impuestos), mientras que una asesoría ofrece un servicio más amplio de consejo y planificación estratégica (fiscal, laboral, contable).
11. ¿Tener un software VeriFactu me exime de necesitar un gestor?
No necesariamente. El software automatiza la emisión y registro de facturas, pero la gestión fiscal (liquidación de impuestos, estrategia fiscal, resolución de dudas complejas) sigue requiriendo el conocimiento experto de un profesional.
12. Si mi negocio es muy pequeño, ¿puedo seguir llevando las facturas en Excel y pasárselas a mi gestor?
No. A partir de la entrada en vigor de la normativa, el uso de herramientas ofimáticas como Excel o Word para la facturación principal ya no estará permitido. Estarás obligado a usar un software que cumpla los requisitos VeriFactu.
13. ¿Mi asesor me cobrará más o menos con este nuevo sistema?
A largo plazo, la eficiencia debería permitir que las tarifas fueran más competitivas. Al reducir el tiempo dedicado a tareas manuales, tu asesor puede ofrecerte servicios de mayor valor añadido por el mismo coste o incluso reducir la parte correspondiente a la simple contabilidad.
14. ¿Qué pasa si mi gestoría no quiere adaptarse y me pide seguir con papel?
Deberías considerar si esa gestoría está preparada para el futuro digital. Mantener un flujo de trabajo basado en papel o PDFs te restará competitividad y eficiencia. Es un buen momento para buscar un partner fiscal que abrace la tecnología.
15. ¿Cómo implantar el VeriFactu en mi empresa de forma sencilla?
La clave es elegir un proveedor de software fiable que te guíe en el proceso. La implantación suele consistir en contratar el software, configurar los datos de tu empresa y recibir una pequeña formación. Para la mayoría de pymes y autónomos, es un proceso rápido.
