¿Cómo afecta VeriFactu a los pagos en efectivo?
El dinero en efectivo ha sido tradicionalmente el epicentro de la economía sumergida. Con la llegada de nuevas normativas, la pregunta es inevitable para miles de negocios: ¿cómo afecta VeriFactu a los pagos en efectivo? ¿Cambia los límites? ¿Hará más difícil la gestión diaria en comercios y hostelería?
La respuesta es crucial, ya que la nueva regulación fiscal no opera sola. Se enmarca dentro de un esfuerzo mayor para combatir el fraude, materializado en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. VeriFactu es, en esencia, la herramienta tecnológica que pone en práctica los principios de esa ley. Para entender cómo encajan todas las piezas, te recomendamos leer primero nuestra guía fundamental sobre qué es VeriFactu.
1. La Respuesta Directa: VeriFactu no Cambia el Límite, pero sí la Vigilancia
Seamos claros: VeriFactu no establece ni modifica el límite de pagos en efectivo. Esa limitación ya existe desde 2021. El verdadero impacto de VeriFactu es que hace extremadamente difícil el incumplimiento de dicho límite y la ocultación de ventas.
Al obligar a que cada operación (cada café, cada menú, cada venta) genere un registro informático inalterable y encadenado, VeriFactu actúa como un notario digital. Elimina la posibilidad de usar «software de doble uso» o «cajas B», que permitían borrar ventas realizadas en efectivo para no declararlas.
2. La Conexión Real: El Límite de 1.000€ de la Ley Antifraude
Para entender el contexto, es imprescindible recordar lo que dice la Ley Antifraude sobre los pagos en efectivo. El límite está fijado en 1.000 euros para cualquier operación en la que una de las partes actúe como empresario o profesional.
Esto significa que no se puede pagar ni aceptar un pago en efectivo por un importe igual o superior a 1.000 euros. Esta norma es la que VeriFactu viene a reforzar, asegurando que las transacciones queden registradas de forma fidedigna desde el momento en que se producen.
3. ¿Cómo Detectará VeriFactu el Fraude en los Pagos en Efectivo?
La tecnología detrás de VeriFactu está diseñada para cerrar las vías de escape del fraude con efectivo:
- Inalterabilidad de registros: Una vez que cobras un producto y tu TPV genera la factura simplificada, se crea un registro VeriFactu. Este registro no puede ser borrado ni modificado sin dejar un rastro evidente (un registro de anulación o rectificación).
- Encadenamiento de facturas: Cada nuevo registro lleva una «huella» del anterior, creando una cadena criptográfica. Si se «salta» una factura o se elimina, la cadena se rompe, lo que alertaría a una inspección de la Agencia Tributaria.
- Registro de eventos: El sistema no solo registra la venta, sino también eventos posteriores como su anulación, lo que dificulta justificar descuadres de caja.
4. Cómo Registrar un Pago en Efectivo con un Sistema VeriFactu (Paso a Paso)
Para la mayoría de los negocios, el proceso diario no cambiará drásticamente, siempre que se haga correctamente a través de un sistema adaptado:
- Cliente realiza el pago: El cliente te paga en efectivo por un producto o servicio.
- Registro en el TPV/Software: Introduces la venta en tu TPV o programa de facturación y seleccionas «Efectivo» como método de pago.
- Emisión de la Factura Simplificada (Ticket): El sistema genera el ticket para el cliente. En ese preciso instante, por detrás, se crea el registro de alta de VeriFactu con todos los datos de la operación.
- Cierre de Caja: Al final del día, tu cierre de caja debe cuadrar con la suma de todos los registros de efectivo generados por el sistema. No puede haber «descuadres» injustificados.
5. Casos Prácticos: Un Bar, una Tienda y un Fontanero
- Hostelería: Un cliente paga dos menús (25€) en efectivo. El camarero lo registra en el TPV. El sistema genera la factura simplificada y el registro VeriFactu. Ese registro ya no se puede borrar.
- Comercio minorista: Un cliente compra una chaqueta por 90€ en efectivo. El dependiente lo cobra y el TPV emite el ticket. El registro de esa venta queda sellado digitalmente.
- Profesional (autónomo): Un fontanero realiza una reparación de 250€ y el cliente le paga en efectivo. Desde su app de facturación móvil, emite la factura completa seleccionando «efectivo». El registro VeriFactu se genera al momento.
6. Sanciones por Incumplir el Límite de Efectivo y por usar Software Ilegal
Es vital diferenciar las dos posibles infracciones:
- Sanción por superar el límite de 1.000€: Es una infracción grave. La multa es del 25% de la cantidad pagada en efectivo. La sanción recae solidariamente sobre ambas partes (pagador y receptor), por lo que Hacienda puede reclamársela a cualquiera de los dos.
- Sanción por usar software no conforme (doble contabilidad): Esta es una de las sanciones más duras. La simple tenencia de un software que permita ocultar ventas se multa con 50.000 euros por cada año de uso. Para los fabricantes de software, la multa puede ascender a 150.000 euros. Consulta todas las sanciones relacionadas con VeriFactu.
7. El TPV: Tu Herramienta Clave para el Cumplimiento
Más que nunca, tu Terminal Punto de Venta (TPV) o software de facturación se convierte en tu mejor aliado. Ya no es solo una herramienta para cobrar, sino el garante de tu cumplimiento fiscal.
Asegurarte de que tu proveedor está adaptado a VeriFactu es una obligación ineludible. Soluciones futuras como VeriTPV.com nacerán con este ADN, ofreciendo a los negocios una forma sencilla y automática de registrar cada venta, sea en efectivo o con tarjeta, con la tranquilidad de que cada operación queda registrada conforme a la ley.
8. Preguntas Frecuentes
1. ¿El límite de 1.000€ se aplica si el cliente es un turista extranjero?
No. El límite se eleva a 10.000 euros si el pagador es una persona física sin domicilio fiscal en España (un turista, por ejemplo). Sin embargo, el vendedor (el negocio español) sí debe tener su domicilio fiscal en España.
2. ¿Puedo aceptar un pago de 1.200€ si el cliente me da 800€ en efectivo y 400€ con tarjeta?
Sí. Lo que no puede superar los 1.000€ es la parte pagada en efectivo. La operación total puede ser superior siempre que el excedente se pague por un medio que deje rastro, como una tarjeta o transferencia bancaria.
3. ¿El límite es por factura o por cliente?
El límite se aplica por operación. No se permite fraccionar artificialmente una operación para eludir el límite. Por ejemplo, una venta de 1.500€ no se puede dividir en dos facturas de 750€ para cobrarla en efectivo.
4. ¿Cómo afecta VeriFactu a las facturas simplificadas (tickets)?
Les afecta plenamente. Cada ticket emitido por un TPV deberá generar un registro VeriFactu. Es el principal mecanismo de control para el comercio y la hostelería. Te explicamos todos los detalles en cómo afecta VeriFactu a las facturas simplificadas.
5. ¿Tengo que identificar al cliente en pagos en efectivo de menos de 1.000€?
No es obligatorio en las facturas simplificadas. Solo es necesario identificar al cliente con su NIF si te solicita una factura completa para poder deducirla.
6. ¿VeriFactu se aplica a los pagos entre particulares?
No. Tanto la Ley Antifraude como VeriFactu se aplican solo cuando al menos una de las partes es un empresario o profesional en el ejercicio de su actividad.
7. ¿Qué pasa si un cliente insiste en pagarme 1.100€ en efectivo?
Debes negarte y explicarle que la ley te lo prohíbe. Aceptar el pago te haría corresponsable de la infracción y podrías enfrentarte a una multa. Debes ofrecerle alternativas como el pago con tarjeta, Bizum o transferencia.
8. ¿Quién está obligado a usar VeriFactu?
Prácticamente todos los empresarios y profesionales que usen sistemas informáticos para facturar. Puedes ver las excepciones en nuestra guía sobre quién está exento de VeriFactu.
9. ¿Cómo se justifica un ingreso en efectivo en el banco que proviene de mi caja?
La justificación serán los informes de cierre de caja y los registros de ventas de tu sistema VeriFactu. Al tener todas las ventas en efectivo registradas, puedes demostrar fácilmente el origen de ese dinero.
10. ¿Los pagos en efectivo afectan a la gestión de pagos parciales?
No. Si vendes algo a plazos, por ejemplo, 3 pagos de 500€, puedes aceptar cada uno en efectivo. Lo importante es que cada cobro quede registrado sobre la factura original, como explicamos en la guía sobre cómo gestionar pagos parciales con VeriFactu.
11. Si no tengo TPV y hago facturas con un programa en mi PC, ¿también me afecta?
Sí. VeriFactu afecta a cualquier «sistema informático de facturación», sea un TPV, un software de escritorio, una app móvil o una plataforma en la nube.
12. ¿Tengo que denunciar si un cliente me quiere pagar más de 1.000€ en efectivo?
La ley establece que la parte que no sea culpable puede quedar eximida de responsabilidad si denuncia la operación a la Agencia Tributaria en los tres meses siguientes al pago.
13. ¿El límite de efectivo se aplica al IVA incluido?
Sí. El límite de 1.000 euros se aplica al importe total de la operación, impuestos incluidos.
14. ¿Y si el pago es en moneda extranjera?
El límite se aplica igualmente. Se debe calcular el contravalor en euros en la fecha del pago para determinar si se supera o no el umbral de los 1.000 euros.
15. ¿VeriFactu obliga a enviar a Hacienda cada pago en efectivo en tiempo real?
No necesariamente. El envío en tiempo real es voluntario. Lo obligatorio es que la operación quede registrada en tu sistema al instante. Aquí te explicamos las diferencias entre el envío en tiempo real y el envío a petición.
