¿Debo enviar el registro VeriFactu a Hacienda en tiempo real o puedo hacerlo al final del día?
Una de las mayores fuentes de estrés al adaptarte a una nueva normativa es entender cómo afecta a tu rutina diaria. La pregunta sobre si debo enviar el registro VeriFactu a Hacienda en tiempo real o puedo hacerlo al final del día es, sin duda, una de las más importantes para la organización administrativa de cualquier negocio.
La buena noticia es que el sistema ofrece flexibilidad. La normativa, detallada en el Real Decreto 1007/2023, no impone un único método, sino que te permite elegir el que mejor se adapte a tu forma de trabajar. Para entender el contexto completo, es vital conocer primero qué es VeriFactu y los principios que lo rigen.
1. La Respuesta Rápida: El Envío en Tiempo Real es una Opción, no una Obligación
Vamos a despejar la duda principal: no, no estás obligado a enviar cada factura a la Agencia Tributaria en el mismo segundo en que la emites. Esta acción es completamente voluntaria.
Lo que sí es obligatorio es que tu sistema informático de facturación (SIF) genere un registro de facturación de alta en el mismo momento de la operación. Sin embargo, el envío (la comunicación) de dicho registro a la AEAT puede hacerse de dos maneras diferentes, y la elección es tuya.
2. Las 2 Modalidades de Envío VeriFactu: Tu Elección Clave
El reglamento establece dos sistemas de cumplimiento. Todos los empresarios y profesionales deben usar un software que cumpla con los requisitos, pero pueden optar por comunicar los datos de dos formas:
- Sistemas VeriFactu: Son aquellos que, además de generar los registros de facturación correctamente, los envían de forma automática e inmediata a la AEAT. Es la opción de «tiempo real».
- Sistemas «No VeriFactu»: Son aquellos que generan los registros de facturación con todos los requisitos de seguridad (hash, código QR, etc.), pero NO los envían a la AEAT. En su lugar, los almacenan de forma segura e inalterable para poder enviarlos todos juntos cuando la Administración lo requiera (por ejemplo, ante un control o inspección).
3. Ventajas de Enviar los Registros en Tiempo Real (Sistema VeriFactu)
Aunque es voluntario, optar por el envío automático a la AEAT tiene beneficios significativos que pueden simplificar tu gestión a largo plazo:
- Mayor transparencia y confianza: Al enviar los datos al momento, demuestras una total transparencia ante Hacienda, lo que puede reducir la probabilidad de inspecciones exhaustivas.
- Menos carga administrativa: Te olvidas de tener que recopilar y enviar los registros si te los solicitan. El proceso es totalmente automático.
- Posibilidad de borradores de impuestos: La AEAT ha indicado que este sistema podría permitirle en el futuro ofrecer borradores de las declaraciones de IVA e IRPF, de forma similar a como lo hace con la Renta, ahorrándote tiempo y posibles errores.
- Verificación inmediata: Tus clientes pueden verificar la validez de la factura al instante escaneando el código QR obligatorio en las facturas, lo que refuerza la confianza.
4. Consideraciones del Sistema de Envío a Petición («No VeriFactu»)
Optar por no enviar los datos en tiempo real también es una opción perfectamente legal y válida. Implica lo siguiente:
- Control sobre el envío: Mantienes un mayor control sobre cuándo se comunica la información a Hacienda. Los datos solo se envían si hay una solicitud formal.
- No requiere conexión constante: Aunque tu software debe registrar la operación al momento, no necesita una conexión a internet activa en ese preciso instante para comunicar el registro.
- Responsabilidad de custodia: La responsabilidad de conservar todos los registros de facturación de forma íntegra y segura recae sobre ti, cumpliendo con las obligaciones de VeriFactu para autónomos, para poder aportarlos cuando se requieran.
- Obligación de envío masivo: Si la AEAT te lo solicita, debes ser capaz de exportar y remitir todos los registros de un período determinado. Tu software debe estar preparado para ello o te enfrentarás a graves sanciones por incumplimiento de VeriFactu.
5. El Requisito Innegociable: El Registro SÍ es en Tiempo Real
Es fundamental no confundir el *envío* del registro con su *creación*. Independientemente de la modalidad que elijas, la Ley Antifraude exige que el registro de alta de la factura se genere en el mismo momento de la operación.
Esto significa que no puedes esperar al final del día para crear todas las facturas de la jornada. Cada venta o servicio debe generar su correspondiente registro VeriFactu de forma instantánea. Esto garantiza la inalterabilidad y que no se puedan modificar, añadir o eliminar facturas a posteriori, que es el objetivo principal de la ley.
6. ¿Qué Sistema de Envío me Conviene Más? Autónomos vs. Pymes
La decisión depende de tu volumen de facturación y tu forma de trabajar:
- Para autónomos y profesionales con pocas facturas: El sistema de envío a petición puede ser más que suficiente. Ofrece control y simplicidad sin la necesidad de una comunicación constante con la AEAT.
- Para comercios, TPVs y negocios con alto volumen de ventas: El envío en tiempo real (sistema VeriFactu) es altamente recomendable. Automatiza el cumplimiento, reduce la carga de trabajo y minimiza el riesgo de errores u olvidos en caso de una inspección.
- Para empresas que ya usan el SII: Aquellas empresas que ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII) encontrarán el sistema VeriFactu muy familiar y probablemente sea su opción natural.
7. ¿Cómo se Elige la Modalidad en el Software de Facturación?
Normalmente, al contratar o configurar tu software de facturación compatible, este te preguntará qué modalidad deseas utilizar. Es una configuración inicial importante.
Un buen programa debería permitirte cambiar de modalidad si tus circunstancias cambian, aunque este proceso debe comunicarse a la Agencia Tributaria. Soluciones futuras como VeriTPV.com estarán diseñadas para hacer esta elección y su posible cambio un proceso sencillo e intuitivo, guiándote para que escojas la mejor opción para tu negocio y asegurando siempre el máximo cumplimiento normativo.
8. Preguntas Frecuentes
1. Si elijo el envío a petición, ¿cuánto tiempo tengo para enviar los registros si me los pide Hacienda?
La normativa establece que el envío debe realizarse de forma «inmediata» una vez recibido el requerimiento. Tu software debe ser capaz de generar el fichero con todos los registros del período solicitado para que puedas enviarlo telemáticamente sin demora.
2. ¿Puedo cambiar de modalidad de envío una vez elegida una?
Sí, la normativa contempla el cambio de modalidad. Deberás comunicarlo a la Agencia Tributaria a través de una declaración censal (puedes consultar cómo hacerlo en la página de la AEAT sobre los modelos 036/037), indicando la fecha a partir de la cual se hará efectivo el cambio.
3. ¿Qué pasa si elijo el envío en tiempo real y se me cae internet?
El software debe estar preparado para esta contingencia. Guardará el registro de forma segura y lo enviará automáticamente en cuanto se restablezca la conexión a internet, sin que tengas que hacer nada.
4. ¿El envío en tiempo real me exime de conservar las facturas?
No. Aunque envíes el registro a la AEAT, sigues teniendo la obligación legal de conservar las facturas (normalmente en formato electrónico) durante el plazo que marca la normativa tributaria y mercantil.
5. ¿El sistema «No VeriFactu» (envío a petición) es menos seguro o peor visto por Hacienda?
No. Ambas son opciones 100% legales y válidas. Siempre que tu software cumpla con todos los requisitos de inalterabilidad y registro, elegir no enviar los datos en tiempo real no supone ninguna irregularidad.
6. ¿Enviar los datos en tiempo real significa que Hacienda verá toda mi facturación al detalle?
Sí. Con la modalidad de envío automático, la AEAT recibe los datos de cada factura emitida. Con la otra modalidad, solo los recibe si te los solicita expresamente.
7. ¿Cuándo entra en vigor la obligación de usar uno de estos dos sistemas?
Las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros deben adaptarse antes del 1 de enero de 2026, y el resto de empresas y autónomos, antes del 1 de julio de 2026. Puedes consultar todos los detalles en nuestra guía sobre los plazos de VeriFactu.
8. Si emito una factura con fecha de ayer, ¿cuándo se crea el registro?
Con VeriFactu no puedes emitir una factura «con fecha de ayer». El registro debe crearse en el momento de la operación. Hacerlo a posteriori es una de las prácticas que la ley busca impedir.
9. ¿El envío en tiempo real es lo mismo que la factura electrónica obligatoria de la Ley Crea y Crece?
No, son dos normativas diferentes pero complementarias. VeriFactu regula la comunicación de los registros de facturación con la AEAT, mientras que la Ley Crea y Crece regula el intercambio de facturas electrónicas entre empresas (B2B). Aquí explicamos las diferencias entre VeriFactu y la Ley Crea y Crece.
10. ¿Afecta la modalidad de envío a cómo se ven mis facturas o al código QR?
No. Todas las facturas, independientemente de la modalidad de envío elegida, deben tener el mismo formato y contener obligatoriamente el código QR y la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU».
11. ¿Qué pasa si mi software no me permite elegir y solo funciona en tiempo real?
Si tu software solo ofrece la modalidad de envío en tiempo real, es legalmente válido. Sin embargo, un buen proveedor debería ofrecer ambas opciones para darte la flexibilidad que la propia ley permite.
12. ¿Tengo que pagar más por elegir el envío en tiempo real?
Dependerá del modelo de negocio de tu proveedor de software. En principio, no debería haber un sobrecoste significativo, ya que es una funcionalidad central del sistema. Compara siempre las condiciones.
13. ¿Quién está exento de usar VeriFactu y, por tanto, de elegir modalidad de envío?
Están exentas las operaciones del sector financiero y de seguros, así como aquellas que ya se acogen a sistemas como el SII. Puedes consultar todos los casos en nuestro artículo sobre quién está exento de VeriFactu.
14. Si elijo el envío a petición, ¿cómo demuestro que mis registros no han sido alterados?
Tu software garantiza la inalterabilidad mediante el encadenamiento de las facturas con la firma electrónica del registro anterior (tecnología de «hash»). Esto crea una cadena que, si se altera en un punto, se rompe, dejando evidencia de la manipulación.
15. ¿La decisión de envío afecta a las facturas simplificadas (tickets)?
Sí. Las facturas simplificadas también generan un registro de facturación. La decisión de si enviar esos registros en tiempo real o a petición se aplica a todas las facturas que emitas. Te explicamos cómo afecta VeriFactu a las facturas simplificadas en detalle.
