¿Afecta VeriFactu a los albaranes o notas de entrega?
En el día a día de cualquier negocio que mueva mercancías o preste servicios por fases, el albarán o la nota de entrega es un documento esencial. Con la llegada de la nueva normativa, es lógico que surja una pregunta clave para la operativa diaria: ¿Afecta VeriFactu a los albaranes o notas de entrega? La confusión es comprensible, ya que la normativa se centra en la «trazabilidad» de las operaciones.
Sin embargo, es crucial distinguir entre los documentos comerciales y los fiscales. Este artículo aclara definitivamente el papel de los albaranes en el nuevo ecosistema de facturación, una información clave para cumplir con la Ley Antifraude sin alterar innecesariamente tu logística. Para un entendimiento completo, te recomendamos empezar por nuestra guía principal sobre qué es VeriFactu.
1. La Respuesta Corta y Clara: VeriFactu NO se aplica a los Albaranes
Vamos directos al grano: No. El Reglamento VeriFactu se aplica exclusivamente a los sistemas informáticos de facturación (SIF), y por extensión, a los documentos que estos generan y que tienen trascendencia tributaria: las facturas (tanto completas como simplificadas).
Un albarán, nota de entrega o parte de trabajo es un documento de naturaleza puramente comercial. Su función es acreditar la entrega de un producto o la realización de un servicio, pero no tiene la consideración de factura y, por tanto, queda fuera del ámbito de aplicación de VeriFactu. Esto significa que no necesitas incluir un código QR ni cumplir con los requisitos de encadenamiento en tus albaranes.
2. Diferencia Fundamental: Albarán (Documento Comercial) vs. Factura (Documento Fiscal)
Para no tener ninguna duda, es vital tener clara la naturaleza de cada documento:
- Albarán o Nota de Entrega: Su propósito es que el receptor pueda verificar que ha recibido los bienes o servicios solicitados y dar su conformidad. Sirve como justificante de la entrega. No devenga IVA ni tiene validez para la deducción de gastos.
- Factura: Es el único documento que tiene validez fiscal para justificar una operación a efectos de impuestos (IVA, IRPF, Sociedades). Es sobre este documento, cuando se emite con un software afectado, donde recaen todas las obligaciones de VeriFactu.
3. El Papel del Albarán en el Flujo de Trabajo con VeriFactu
Aunque los albaranes no se vean afectados directamente, siguen siendo una pieza fundamental en tu proceso de venta. Son el paso previo y la fuente de datos para la creación de la factura final.
El flujo de trabajo correcto es generar los albaranes correspondientes a cada entrega y, posteriormente, emitir una factura que recoja la información de uno o varios de esos albaranes. La factura sí deberá cumplir con todos los requisitos de VeriFactu: generación de registro, encadenamiento y código QR.
4. El Vínculo Indispensable: De la Nota de Entrega a la Factura VeriFactu
Para una correcta trazabilidad interna y para facilitar la comprobación por parte de tu cliente, es una buena práctica que en tu factura hagas referencia a los albaranes que estás liquidando.
Tu software de facturación debería permitirte incluir en el cuerpo o en las observaciones de la factura frases como «Según albaranes nº X, Y, Z» o una línea por cada albarán con su número y fecha. Esto no es un requisito de VeriFactu, pero sí una práctica comercial muy recomendable.
5. La Factura Recapitulativa: La Solución para Agrupar Albaranes
Una de las operativas más eficientes para empresas con múltiples entregas a un mismo cliente es la factura recapitulativa. Esta práctica, perfectamente regulada en el Artículo 13 del Reglamento de Facturación, no cambia con VeriFactu.
Puedes seguir emitiendo una única factura a final de mes que agrupe todas las notas de entrega de ese período para un cliente concreto. Esa factura será la que genere el registro VeriFactu y lleve el código QR, mientras que los albaranes seguirán siendo tus justificantes de entrega internos.
6. Errores Comunes a Evitar en la Gestión de Albaranes y Facturas
- Incluir un código QR en un albarán: Es innecesario y puede generar confusión. El QR fiscal solo va en la factura.
- Tratar un «albarán valorado» como factura: Aunque un albarán incluya precios, no sustituye a la factura. Debes emitir la factura correspondiente para que tu cliente pueda deducir el gasto y el IVA.
- No facturar un albarán entregado: Olvidarte de facturar una entrega es uno de los errores que VeriFactu busca combatir. La trazabilidad de las facturas emitidas hará más evidentes los saltos o las entregas no facturadas.
7. La Importancia del Software: ¿Cómo te Ayuda tu Programa de Facturación?
Aquí es donde un buen software marca la diferencia. Un programa de facturación adaptado no solo debe cumplir con VeriFactu, sino también facilitar tu operativa logística.
El mejor software de facturación para VeriFactu debería permitirte, como mínimo: generar albaranes, convertirlos fácilmente en facturas, y seleccionar varios albaranes de un cliente para crear una factura recapitulativa con un solo clic. Soluciones futuras como VeriTPV.com integrarán estas funcionalidades para que la transición sea fluida y sin errores.
8. Preguntas Frecuentes
1. ¿Tengo que conservar los albaranes firmados?
Sí. Aunque VeriFactu no te obligue, la legislación mercantil (Código de Comercio) sí exige conservar los documentos que justifican tus operaciones (incluidos los albaranes firmados como prueba de entrega) durante un mínimo de 6 años.
2. ¿Y qué pasa con los presupuestos? ¿Les afecta VeriFactu?
No. Al igual que los albaranes, los presupuestos son documentos comerciales previos a la factura. No están afectados por la normativa VeriFactu.
3. Mi TPV emite un «ticket de albarán» para productos que se recogen más tarde. ¿Eso está afectado?
Ese «ticket de albarán» es un documento de control interno, no una factura simplificada. No le afecta VeriFactu. La factura simplificada (el ticket de venta final) se emitirá cuando el cliente pague y retire el producto, y será ese documento el que deba cumplir con la normativa.
4. ¿Puedo convertir un albarán directamente en una factura simplificada?
Sí, tu software debería permitirlo. El albarán sirve como borrador, y al facturarlo, el sistema generará el ticket o factura simplificada final, que es el documento que debe cumplir con VeriFactu. Aquí te explicamos cómo afecta VeriFactu a las facturas simplificadas.
5. Si hago una factura rectificativa que afecta a una factura original que agrupaba varios albaranes, ¿debo mencionar los albaranes en la rectificativa?
Es una buena práctica. La factura rectificativa debe identificar claramente la factura original que rectifica. Si para mayor claridad necesitas referenciar los albaranes afectados, puedes hacerlo en el cuerpo de la misma.
6. ¿El sistema TicketBAI del País Vasco trata los albaranes de la misma forma?
Sí, la filosofía es la misma. TicketBAI, al igual que VeriFactu, se centra en los documentos de facturación. Los albaranes (u «órdenes de entrega») quedan fuera de su ámbito de aplicación directa.
7. ¿Qué es un albarán valorado y qué validez tiene?
Un albarán valorado es una nota de entrega que incluye los precios de los productos o servicios. Tiene validez comercial como prueba de entrega y de las condiciones económicas pactadas, pero no tiene validez fiscal como factura.
8. ¿Estoy obligado a facturar todos mis albaranes de un mes dentro de ese mismo mes?
El Reglamento de facturación establece que las facturas deben expedirse, como norma general, en el momento de realizar la operación. Para las facturas recapitulativas, tienes hasta el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las entregas.
9. ¿A quién afecta VeriFactu entonces, si no es a los albaranes?
VeriFactu afecta a prácticamente todos los empresarios y profesionales que emiten facturas, con muy pocas excepciones. Puedes consultar todos los detalles en nuestra guía sobre a quién afecta el reglamento VeriFactu.
10. ¿Las notas de abono o notas de cargo se ven afectadas?
Estos documentos suelen ser nombres comerciales para las facturas rectificativas (las de abono para devoluciones y las de cargo para añadir costes). Como tales, son facturas y, por tanto, deben cumplir con todos los requisitos de VeriFactu.
11. Si no cumplo y emito facturas sin QR, ¿qué sanción puedo tener?
La emisión de facturas a través de un software que no cumpla con los requisitos de VeriFactu puede acarrear sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio para el emisor.
12. ¿Tengo que enviar mis albaranes a la Agencia Tributaria?
No. Solo se envían los registros de las facturas, y solo si has elegido la modalidad de envío en tiempo real. Lo explicamos en nuestro artículo sobre el envío a Hacienda en tiempo real o a petición.
13. ¿Qué pasa con los pedidos de clientes? ¿Les afecta la normativa?
No. Al igual que los presupuestos y los albaranes, los pedidos son documentos comerciales internos o de acuerdo entre las partes. No tienen implicaciones fiscales directas y, por tanto, VeriFactu no les afecta.
14. ¿La firma del cliente en el albarán tiene que ser digital?
No es un requisito de VeriFactu. Puedes seguir usando albaranes en papel con firma manuscrita o sistemas de firma digital en dispositivos móviles. Lo importante es que tengas una prueba de la entrega, sea cual sea el formato.
15. ¿Quién está exento de la obligación de VeriFactu?
Existen algunas exenciones, como para contribuyentes en el Suministro Inmediato de Información (SII), ciertos regímenes agrarios y operaciones exentas de facturación. Puedes ver la lista completa en nuestra guía sobre quién está exento de VeriFactu.
