TPV en 2025: La Guía Definitiva para Cumplir con Verifactu y la Factura Electrónica

1. ¿Qué es un TPV en la era de Verifactu?

Si hasta ahora pensabas que un TPV (Terminal Punto de Venta) era simplemente el aparato donde tus clientes pagan con tarjeta, es hora de actualizar ese concepto. La entrada en vigor de normativas como la Ley Antifraude y el inminente sistema Verifactu han transformado radicalmente su definición y función. Hoy, un TPV es mucho más: es el núcleo de tu sistema de facturación y tu principal herramienta para garantizar el cumplimiento fiscal.

Olvídate de la idea de una simple «caja registradora moderna». En 2025, tu TPV es un sistema informático que debe cumplir con estrictos requisitos legales para registrar cada transacción de forma segura, inalterable y comunicarla a la Agencia Tributaria. Es, en esencia, un garante de la transparencia de tu negocio de cara a Hacienda.

1.1. De la caja registradora al centro de control fiscal

La transición ha sido monumental. Una caja registradora tradicional se limitaba a sumar importes y guardar el dinero. Un TPV moderno, en cambio, es un ecosistema completo que integra hardware y software para realizar múltiples funciones críticas para tu negocio y para Hacienda:

• Registro de Ventas: Cada producto o servicio vendido queda registrado no solo para tu control, sino con una «huella digital» que garantiza su inalterabilidad, un requisito clave de Verifactu.

• Emisión de Facturas Válidas: Tu TPV debe ser capaz de generar facturas simplificadas (tickets) y completas que incluyan todos los elementos obligatorios, como el nuevo código QR Verifactu.

• Gestión de Inventario: Controla el stock en tiempo real, descontando automáticamente los productos vendidos.

• Procesamiento de Pagos: Integra datáfonos para aceptar pagos con tarjeta, móvil y otros métodos electrónicos de forma segura.

• Comunicación con Hacienda: Aunque no siempre de forma directa, el TPV genera los registros con un formato que permite la comunicación y verificación por parte de la AEAT.

• Informes y Análisis: Proporciona datos valiosos sobre tus ventas, productos más populares y rendimiento del negocio, ayudándote a tomar decisiones informadas.

En resumen, el TPV ha pasado de ser una herramienta operativa a ser una pieza estratégica y de cumplimiento legal indispensable. Su correcta elección y configuración ya no es una opción, sino una obligación.

1.2. Componentes de un sistema TPV moderno y legal

Un sistema TPV se compone de dos partes inseparables: el hardware y el software. Ambas deben funcionar en perfecta sintonía para asegurar un rendimiento óptimo y, sobre todo, el cumplimiento de la ley.

Hardware del TPV:

Son los elementos físicos que ves y tocas. La elección dependerá del tipo y tamaño de tu negocio:

• Terminal o Pantalla: Es el cerebro del sistema. Puede ser una pantalla táctil todo-en-uno, un ordenador con monitor, una tablet o incluso un smartphone.

• Impresora de Tickets: Fundamental para entregar el justificante físico al cliente. Debe ser capaz de imprimir con claridad el código QR de Verifactu.

• Cajón Portamonedas: Se conecta al TPV y se abre automáticamente al registrar una venta en efectivo.

• Lector de Códigos de Barras: Agiliza el proceso de venta en tiendas y comercios escaneando los productos rápidamente.

• Datáfono: El dispositivo para procesar los pagos con tarjeta. Puede estar integrado en el terminal o ser un aparato independiente conectado.

• Inmutabilidad de los datos: Una vez registrada una venta, no se puede borrar ni alterar. Cualquier corrección debe hacerse mediante un abono o factura rectificativa.

• Trazabilidad: Cada operación debe estar encadenada con la anterior, creando un registro cronológico y seguro.

• Generación del QR: Debe crear e incluir el código QR con la información fiscal correcta en cada factura simplificada.

• Registro de Eventos: El sistema debe guardar un log de todos los eventos importantes, como el inicio de sesión o intentos de modificación.

Al elegir un proveedor de TPV, tu pregunta más importante no debe ser sobre la pantalla o la impresora, sino: «¿Su software está certificado por la Agencia Tributaria como sistema Verifactu?». Sin esa confirmación, estás adquiriendo un problema, no una solución.

2. La Revolución Normativa: Verifactu y su Impacto Directo en tu TPV

El sistema Verifactu es, sin duda, el cambio legislativo más importante que ha afectado a los sistemas de facturación en España en décadas. No es una simple recomendación; es una obligación que redefine por completo lo que se espera de tu TPV. Ignorarlo no es una opción y las consecuencias de no adaptarse son drásticas.

2.1. ¿Qué es un sistema Verifactu y por qué tu TPV debe serlo?

Verifactu es el nombre que recibe el «Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación». En términos sencillos, es el conjunto de reglas técnicas que tu software de TPV debe seguir para ser considerado legal.

El objetivo principal de Hacienda es luchar contra el fraude fiscal y la economía sumergida. Para ello, se busca erradicar el llamado «software de doble uso», programas que permitían a algunos negocios ocultar parte de sus ventas y no declararlas. Un TPV Verifactu hace esto imposible.

Para tu negocio, esto significa que tu TPV debe:

• Generar un registro de cada transacción de forma simultánea a su expedición.

• Garantizar la integridad e inalterabilidad de dichos registros.

• Tener la capacidad de remitir esta información a la Agencia Tributaria de forma segura y estandarizada.

En la práctica, tu TPV se convierte en un fedatario digital de tus operaciones comerciales. Cada venta queda «firmada» digitalmente, asegurando que no se pueda manipular a posteriori. Es la máxima garantía de transparencia para ti y para la Administración.

2.2. Los requisitos que Verifactu exige a tu TPV

Un software de TPV para ser considerado Verifactu debe cumplir con una serie de requisitos técnicos muy específicos. Aunque como usuario no necesitas conocerlos en profundidad, sí debes entender qué le exigen a tu sistema:

1. Registro de alta de facturación: Por cada factura emitida, el TPV debe generar un registro informático con datos como el NIF del emisor, fecha, hora, minuto y segundo, el importe y si es una factura completa o simplificada.
2. Encadenamiento de registros: Cada nuevo registro debe incluir una «huella digital» (hash) del registro anterior. Esto crea una cadena de bloques inviolable. Si se intenta alterar un registro, la cadena se rompe, alertando de la manipulación.
3. Firma electrónica: Para mayor seguridad, los registros se firman con un certificado electrónico del fabricante del software, garantizando su autenticidad.
4. Registro de eventos: El TPV debe guardar un historial de todos los eventos que ocurran en el sistema, desde el inicio y apagado hasta actualizaciones o errores.
5. Código QR: Todas las facturas impresas, especialmente las simplificadas (tickets), deben incluir un código QR que contenga información clave de la factura. Esto permite al cliente final (y a la AEAT) escanearlo y verificar que la factura ha sido registrada correctamente.
6. Capacidad de remisión a la AEAT: El sistema debe ser capaz de enviar todos los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma segura y en un formato estándar.

Cuando contrates un proveedor de TPV, asegúrate de que te entregue una declaración responsable que confirme que su software cumple con todos estos puntos y está en proceso de certificación o ya certificado por la AEAT.

2.3. Plazos de implementación: ¿Cuándo es obligatorio adaptar tu TPV?

La adaptación no es opcional y tiene fechas límite. Aunque los plazos exactos se han ido concretando, la fecha de referencia clave es el 1 de julio de 2025. A partir de ese día, todos los empresarios y profesionales que utilicen sistemas informáticos de facturación, como un TPV, deberán asegurarse de que estos estén completamente adaptados al reglamento.

Es crucial no dejar la adaptación para el último momento. La demanda de software y hardware certificado será masiva, y los proveedores podrían verse desbordados. Empezar a planificar la transición desde ahora te ahorrará estrés, posibles sobrecostes y, lo más importante, te asegurará llegar a la fecha límite cumpliendo con la ley.

3. Factura Electrónica y Ley Crea y Crece: La Conexión con tu TPV

De forma paralela a Verifactu, otra revolución legislativa está en marcha: la masificación de la factura electrónica, impulsada por la Ley Crea y Crece. Ambas normativas no son islas separadas; están profundamente interconectadas y tu sistema TPV es el puente que las une. Mientras Verifactu se centra en CÓMO se registran las facturas, la Ley Crea y Crece se enfoca en QUÉ formato deben tener, especialmente en las relaciones entre empresas (B2B).

3.1. Tu TPV como centro de emisión de facturas electrónicas

La Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas, establece la obligatoriedad de expedir y recibir facturas electrónicas para todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales. Esto significa que si desde tu negocio le vendes un producto o servicio a otra empresa o autónomo, ya no podrás entregarle una factura en papel o un simple PDF.

Deberás emitir una factura electrónica en un formato estructurado, como Facturae, que contiene los datos de forma que pueden ser procesados automáticamente por sistemas informáticos. Aquí es donde tu TPV juega un papel crucial. Un TPV moderno y adaptado debe ser capaz de:

• Diferenciar clientes: Identificar si una venta se realiza a un particular (B2C) o a una empresa (B2B).

• Generar facturas completas: Recopilar todos los datos necesarios del cliente profesional para generar una factura completa.

• Exportar en formato estructurado: Crear el archivo de la factura electrónica (por ejemplo, en formato XML de Facturae) para su envío al cliente.

• Integrarse con plataformas: Conectarse con las plataformas públicas y privadas de intercambio de facturas electrónicas.

Tu TPV deja de ser solo un punto de venta para convertirse en un punto de facturación electrónica integral, capaz de gestionar tanto las ventas a particulares con sus tickets Verifactu como las ventas a empresas con sus facturas electrónicas B2B.

3.2. La Ley Crea y Crece y su impacto en las operaciones B2B desde el TPV

El impacto es directo. Imagina que tienes una papelería y una empresa local te hace un pedido grande. Al realizar el cobro en tu TPV, el software deberá permitirte introducir el CIF y los datos fiscales de esa empresa. Al finalizar la operación, en lugar de imprimir un simple ticket, el sistema debe generar una factura electrónica completa y enviarla al cliente a través de una plataforma designada.

Esta obligación busca mejorar la trazabilidad, combatir la morosidad y digitalizar el tejido empresarial. Para ti, significa que tu TPV debe ser lo suficientemente versátil para manejar estos dos mundos:

1. Operaciones B2C (Business-to-Consumer): El flujo habitual. Se emite una factura simplificada (ticket) con su QR Verifactu. Rápido y eficiente.
2. Operaciones B2B (Business-to-Business): Un nuevo flujo. Requiere la captura de más datos del cliente y la generación de un archivo de factura electrónica, todo gestionado desde la misma interfaz del TPV.

Asegúrate de que el software de tu TPV contemple esta funcionalidad. Un TPV que solo pueda emitir tickets no será suficiente para cumplir con la totalidad de la normativa si tienes clientes que son empresas.

3.3. El código QR en tickets: El nexo visible de tu TPV con Hacienda

El elemento más visible de la adaptación de tu TPV a Verifactu será, sin duda, el código QR que aparecerá impreso en todas las facturas simplificadas. Este pequeño cuadrado es la prueba de que tu TPV está cumpliendo con la ley.

¿Qué contiene este QR y por qué es tan importante?

• Identificación de la factura: Contiene el número y serie de la factura, la fecha y el importe.

• Identificación del emisor: Incluye el NIF del negocio que emite el ticket.

• Verificación Verifactu: Incluye un dato técnico (la huella o hash del registro de facturación) que permite a la AEAT comprobar que esa factura se ha registrado correctamente en un sistema Verifactu.

Este QR tiene una doble función. Por un lado, permite a cualquier inspector de Hacienda verificar la validez de tus tickets al instante. Por otro, empodera a tus clientes: pueden escanear el código con su móvil y comprobar que su compra ha sido declarada, fomentando así la transparencia y la lucha contra el fraude por parte de toda la sociedad. Tu TPV, a través de su impresora, se convierte en el emisor de esta prueba de cumplimiento.

4. Tipos de TPV: ¿Cuál necesita mi negocio para cumplir con la ley?

No existe un TPV único para todos. La mejor solución depende de las particularidades de tu sector. Sin embargo, hay un requisito común e innegociable para todos: el software debe estar certificado como sistema Verifactu. A partir de esa premisa, puedes elegir el hardware y las funcionalidades que mejor se adapten a tu día a día.

4.1. TPV para Hostelería: Bares y Restaurantes

El sector de la hostelería tiene unas necesidades muy específicas. Un TPV para hostelería debe ser robusto, rápido y capaz de gestionar un entorno de trabajo dinámico y a menudo caótico. Las funcionalidades clave, además del cumplimiento Verifactu, son:

• Gestión de mesas: Un plano visual de las mesas del local que permita abrir, cerrar y modificar cuentas fácilmente.

• Comanderos móviles (PDAs): Dispositivos que permiten a los camareros tomar nota directamente en la mesa y enviar la comanda a cocina al instante, agilizando el servicio.

• Gestión de menús y modificadores: Facilidad para configurar platos, menús del día, y añadir modificadores (ej. «poco hecho», «sin sal»).

• Impresoras en cocina: Capacidad para enviar comandas a diferentes impresoras (cocina, barra, parrilla).

• División de cuentas: Una función sencilla para dividir el ticket entre varios comensales.

4.2. TPV para Retail: Comercios y Tiendas

En el sector retail, el control del inventario es el rey. Un TPV para comercio debe ser una herramienta potente para la gestión de stock, además de agilizar el proceso de cobro en el mostrador.

• Gestión de inventario avanzada: Control de stock por tallas, colores, números de serie, lotes y fechas de caducidad.

• Lector de códigos de barras: Integración total con escáneres para una venta rápida y sin errores.

• Programa de fidelización: Módulo para gestionar puntos, descuentos y promociones para clientes recurrentes.

• Gestión de etiquetas: Capacidad para diseñar e imprimir etiquetas con precios y códigos de barras.

• Informes de ventas por producto: Análisis detallado de qué productos se venden más y cuáles menos, para optimizar las compras.

4.3. TPV para Servicios: Peluquerías, Talleres y Clínicas

Para los negocios que venden servicios más que productos, la gestión de clientes y citas es fundamental. Un TPV para servicios debe combinar la facturación con una agenda potente.

• Agenda de citas: Un calendario para gestionar las reservas de los clientes, asignar empleados y enviar recordatorios.

• Base de datos de clientes: Fichas de cliente con historial de servicios, preferencias y datos de contacto.

• Gestión de empleados y comisiones: Asignar ventas a empleados específicos y calcular comisiones automáticamente.

• Bonos y suscripciones: Posibilidad de vender bonos de varias sesiones o modelos de suscripción.

• Facturación de servicios complejos: Capacidad para añadir a la factura tanto servicios realizados como productos vendidos (ej. un tinte más el champú vendido).

4.4. TPV Virtual y TPV Móvil: La solución para autónomos y ecommerce

No todos los negocios tienen un local físico. Para ellos, existen soluciones de TPV adaptadas a la movilidad y al entorno online.

• TPV Virtual: Es la pasarela de pago de una tienda online. Aunque no es un TPV físico, el sistema que registra esas ventas también debe cumplir con Verifactu. Se integra en la web para procesar pagos con tarjeta de forma segura.

• TPV Móvil (mPOS): Son aplicaciones que convierten un smartphone o una tablet en un TPV completo. Combinadas con un datáfono Bluetooth, permiten cobrar y emitir facturas legales desde cualquier lugar. Son ideales para profesionales que trabajan a domicilio (fontaneros, fisioterapeutas), mercados ambulantes o ferias.

Independientemente del tipo, recuerda siempre que la clave en 2025 es la certificación Verifactu del software. Elige primero el software que cumpla y luego el hardware que mejor se adapte a tu operativa.

5. ¿Cómo saber si mi TPV actual cumple? Checklist Práctico

Ante la inminente obligatoriedad, es normal que te preguntes: «¿Mi TPV actual está preparado o necesito cambiarlo?». Realizar una pequeña auditoría de tu sistema es el primer paso para evitar sorpresas desagradables. La respuesta casi siempre requerirá una conversación directa y clara con tu proveedor de software.

Característica	TPV Tradicional (Ilegal desde 2025)	TPV Adaptado a Verifactu (Obligatorio)
Registro de Ventas	Permite modificar o borrar ventas, dejando huecos en la contabilidad.	Inalterable. Cada venta genera una "huella digital" y se encadena con la anterior.
Tickets (Fact. Simplificada)	Imprime un simple recibo sin validación externa.	Incluye un código QR obligatorio para la verificación por parte de la AEAT y del cliente.
Facturación a Empresas (B2B)	Genera facturas en PDF o papel, un proceso manual no integrado.	Capaz de emitir facturas electrónicas en formato estructurado (ej. Facturae).
Seguridad y Trazabilidad	Baja. Es vulnerable a la manipulación y al software de doble uso.	Máxima seguridad. Garantiza la integridad y trazabilidad de cada operación.
Validez Legal (post-2025)	Ilegal. No cumple con la Ley Antifraude ni con el reglamento Verifactu.	100% legal. Cumple con toda la normativa de facturación vigente.
Riesgo Fiscal	Sanción de 50.000 € por la simple tenencia del sistema.	Tranquilidad fiscal. Evita sanciones y asegura una correcta relación con Hacienda.

5.1. Checklist de cumplimiento: 10 puntos a verificar en tu TPV

Usa esta lista para evaluar tu sistema actual y para guiar la conversación con tu proveedor. Un proveedor serio y preparado debería poder responder afirmativamente a todas estas preguntas.

1. ¿El software está certificado como sistema Verifactu por la AEAT (o en proceso de certificación)? (Esta es la pregunta más importante).
2. ¿El proveedor me entregará una declaración responsable de cumplimiento?
3. ¿El sistema impide borrar o modificar facturas ya emitidas? (Solo debe permitir facturas rectificativas).
4. ¿Genera e imprime un código QR válido en todas las facturas simplificadas?
5. ¿Puede mi TPV generar facturas electrónicas en formato estructurado (ej. Facturae) para clientes B2B?
6. ¿El sistema registra un log de eventos inalterable?
7. ¿El proveedor asegura actualizaciones automáticas del software para adaptarse a futuros cambios normativos?
8. ¿El hardware actual (impresora, pantalla) es compatible con la nueva versión del software?
9. ¿El TPV permite un registro y exportación sencilla de los datos de facturación en caso de una inspección?
10. ¿El contrato de soporte técnico cubre la asistencia relacionada con el cumplimiento de Verifactu?

5.2. ¿Actualizar o reemplazar? Ventajas y desventajas

Una vez que hables con tu proveedor, te encontrarás ante dos posibles escenarios:

Escenario 1: Actualización del software

Es la mejor opción y la más económica. Ocurre cuando tu proveedor ha desarrollado una nueva versión de su software que ya es compatible con Verifactu y tu hardware actual puede soportarla.

• Ventajas: Menor coste (a veces es una actualización gratuita o de bajo coste incluida en tu cuota), no necesitas aprender a usar un sistema nuevo, proceso de transición más rápido.
• Desventajas: Puede que tu hardware antiguo ralentice el nuevo software, o que la impresora no sea capaz de imprimir el QR con la calidad necesaria.

Escenario 2: Reemplazo completo del sistema

Será necesario si tu proveedor no va a actualizar el software (por ejemplo, si es una empresa que ha cerrado o no tiene recursos) o si tu hardware es demasiado obsoleto para la nueva versión.

• Ventajas: Es una oportunidad para modernizar tu negocio con tecnología más rápida y eficiente, accedes a nuevas funcionalidades, te aseguras un sistema compatible durante años.
• Desventajas: Mayor inversión inicial, requiere un proceso de instalación y una curva de aprendizaje para ti y tus empleados.

5.3. ¡Cuidado! El peligro del software de doble uso

Es fundamental entender que la Ley Antifraude prohíbe explícitamente no solo el desarrollo, sino también la mera tenencia de software que permita la manipulación de la contabilidad. Si tu TPV actual tiene funciones como «borrar ventas» o no deja un rastro claro de cada operación, estás utilizando un software de doble uso, aunque no lo uses con mala intención.

Continuar utilizando un sistema así después de la fecha límite te expone a sanciones muy graves. La responsabilidad recae enteramente sobre el empresario. Por ello, la migración a un sistema TPV Verifactu certificado no es solo una actualización tecnológica, es un seguro de tranquilidad fiscal.

6. Beneficios de un TPV Adaptado: Más allá de la Obligación Legal

Adaptar tu TPV a Verifactu y la factura electrónica puede parecer una carga, una obligación impuesta. Sin embargo, enfocarlo de esta manera es perder de vista la gran oportunidad que representa. Esta modernización, aunque forzada por la ley, trae consigo una serie de beneficios que pueden mejorar la gestión, eficiencia y rentabilidad de tu negocio.

En definitiva, esta actualización normativa es el empujón definitivo hacia la digitalización total del punto de venta. Aprovecha la ocasión no solo para cumplir la ley, sino para dar un salto cualitativo en la gestión de tu empresa.

7. Sanciones por Incumplimiento: El Coste de Ignorar la Ley

La Agencia Tributaria se ha tomado muy en serio la implementación de la Ley Antifraude y el sistema Verifactu. El régimen sancionador asociado es excepcionalmente duro, con el objetivo de disuadir por completo el uso de sistemas de facturación no conformes. Ignorar la obligación de adaptar tu TPV no es una opción viable y el riesgo económico es altísimo.

Las sanciones se dividen en dos grandes grupos: las dirigidas al usuario del sistema (el empresario o profesional) y las dirigidas a los fabricantes y desarrolladores del software.

Para el empresario que utiliza un TPV no certificado:

La sanción por la mera tenencia de un software o sistema informático que no cumpla con los requisitos de Verifactu es una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya mantenido. Es importante recalcar que la sanción es por «tenencia», no por «uso malicioso». Simplemente tener un TPV obsoleto en tu negocio a partir de la fecha límite ya es motivo de sanción.

Para los productores y desarrolladores de software:

La ley es aún más dura con quienes crean y comercializan software que permite la ocultación de datos. La multa por producir y vender este tipo de programas es de 150.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se hayan producido ventas. Esto presiona a las empresas de software a adaptarse y a ofrecer únicamente soluciones que cumplan con la ley.

Más allá de la multa directa, las consecuencias de no adaptarse pueden ser aún peores. Una inspección podría llevar a la anulación de las facturas emitidas con un sistema no válido, lo que podría derivar en liquidaciones complementarias de IVA, recargos, intereses de demora y una revisión completa de la contabilidad de los últimos años. El coste total podría poner en jaque la viabilidad de cualquier pyme o autónomo.

8. Preguntas Frecuentes sobre TPV, Verifactu y Facturación