¿Se puede anular un registro de facturación ya enviado a Hacienda a través de VeriFactu?
El pánico es real: acabas de enviar una factura a través de tu sistema VeriFactu y te das cuenta de que hay un error garrafal. En el pasado, quizás una llamada rápida o un email solucionaban el problema, pero ahora el registro ya está en manos de la Agencia Tributaria. La pregunta es inmediata y urgente:
¿se puede anular un registro de facturación ya enviado a Hacienda a través de VeriFactu?La respuesta es uno de los cambios de paradigma más importantes del nuevo sistema y entenderla es vital para evitar sanciones. Para una visión general de la normativa, te recomendamos nuestra guía pilar sobre VeriFactu 2025. La propia Agencia Tributaria ofrece una FAQ que aclara el procedimiento oficial.
1. Respuesta Directa: No se Puede Borrar, se Debe Corregir Oficialmente
No, un registro de facturación enviado a la AEAT a través de un sistema VERI*FACTU no se puede borrar, eliminar ni modificar. El pilar fundamental del sistema es la inalterabilidad de los registros. Una vez que un registro de alta de facturación ha sido creado y enviado, existe para siempre en los servidores de Hacienda.
Sin embargo, esto no significa que no se puedan corregir errores. El procedimiento correcto no es la eliminación, sino la creación de un nuevo registro que anule o rectifique el original.
2. ¿Por Qué no se Puede Borrar? El Principio de Inalterabilidad
La prohibición de borrar registros es la esencia de la lucha contra el software de doble uso y el fraude fiscal. La tecnología detrás de VeriFactu se basa en el encadenamiento de facturas.
Como explicamos en nuestro artículo sobre qué es el hash y el encadenado de facturas, cada factura contiene la «huella digital» de la anterior. Si se permitiera borrar una factura intermedia, toda la cadena se rompería, evidenciando la manipulación. Por eso, el sistema no contempla la acción de «borrar».
3. La Solución Correcta: Anulación vs. Rectificación
Dado que no puedes borrar, el sistema te ofrece dos herramientas para corregir la situación. La elección depende del tipo de error.
3.1. Cuándo Crear un Registro de Anulación
Debes generar un «registro de facturación de anulación» cuando la factura original nunca debió haberse emitido. Es decir, la operación comercial que documentaba no existió o es nula. Casos típicos son:
- Una factura emitida por duplicado.
- Una factura emitida al cliente equivocado.
- La operación se canceló completamente antes de entregar el bien o prestar el servicio.
3.2. Cuándo Emitir una Factura Rectificativa
Debes emitir una factura rectificativa cuando la operación comercial sí existió y es válida, pero la factura original contiene errores que hay que subsanar. Por ejemplo:
- Errores en el precio o en la cantidad.
- Tipo de IVA incorrectamente aplicado.
- Faltan datos obligatorios o son incorrectos (NIF, dirección, etc.).
- Aplicación de descuentos o devoluciones posteriores.
4. Proceso de Anulación en VeriFactu Paso a Paso
El procedimiento para anular o rectificar un registro ya enviado es el siguiente:
- No toques la factura original: Bajo ningún concepto intentes modificarla o borrarla de tu sistema.
- Crea el registro de corrección: A través de tu software VeriFactu, selecciona la factura errónea y elige la opción «Anular» o «Rectificar».
- Si anulas, el software generará un «registro de facturación de anulación» que hará referencia a la factura original.
- Si rectificas, generarás una nueva factura rectificativa con su propia numeración y que también hará referencia a la factura original.
- Envío a Hacienda: Si utilizas la modalidad VERI*FACTU, este nuevo registro (de anulación o de alta de la rectificativa) se enviará a la AEAT.
- Cadena intacta: Este nuevo registro se encadenará con el último registro válido, manteniendo la integridad de tu facturación y dejando una traza clara y legal de la corrección.
Para evitar estos problemas, es crucial contar con un software robusto. Los futuros TPV como VeriTPV.com estarán diseñados con interfaces claras para minimizar errores y facilitar los procesos de corrección, protegiéndote de posibles sanciones.
5. Preguntas Frecuentes
1. ¿Se puede anular una factura ya emitida si el cliente ya la ha pagado?
Si la factura tiene errores y ya está pagada, no debes anularla (porque la operación existió). Debes emitir una factura rectificativa para corregir los datos. Si la operación se cancela y debes devolver el dinero, primero se emite la factura rectificativa por abono y luego se procede a la devolución del importe.
2. ¿Cuánto tiempo después de emitir una factura se puede anular o rectificar?
Debes hacerlo tan pronto como detectes el error. Si el error afecta a la liquidación del IVA, tienes un plazo de cuatro años para rectificar, pero lo ideal es hacerlo siempre dentro del mismo trimestre para evitar declaraciones complementarias.
3. ¿Puedo reutilizar el número de una factura que he anulado?
No. La normativa de facturación exige que la numeración de las facturas sea correlativa y sin saltos dentro de cada serie. Un número de factura, una vez utilizado (incluso si luego es anulado), no puede volver a usarse.
4. ¿Cómo registro una anulación en el sistema? ¿Como un ingreso negativo?
Tu software VeriFactu se encarga de ello. Generará un «registro de facturación de anulación» que es un tipo de registro específico, no un simple asiento negativo. Este registro informa a la AEAT de que la factura original queda sin efecto a nivel fiscal.
5. ¿Qué pasa si me equivoco al emitir la factura rectificativa?
Si la factura rectificativa también contiene errores, deberás emitir una segunda factura rectificativa que corrija a la primera rectificativa. Cada corrección debe dejar un rastro claro y referenciar al documento que subsana.
6. ¿La anulación de un registro es lo mismo que una nota de crédito?
No exactamente. Un registro de anulación es para operaciones que no debieron existir. Una nota de crédito suele documentarse a través de una factura rectificativa por abono, y se usa para devoluciones de mercancía, descuentos posteriores, etc., en operaciones que sí fueron reales.
7. ¿Mi cliente ve que he anulado una factura que le envié?
Si utilizas la modalidad VERI*FACTU y tu cliente verifica el QR de la factura original en la sede de la AEAT, el sistema podría mostrarle que ese registro ha sido posteriormente anulado. Es una buena práctica comunicarle siempre la corrección que has realizado.
8. Si uso un sistema NO VERI*FACTU, ¿también tengo que crear registros de anulación?
Sí. La obligación de no borrar y de corregir mediante registros de anulación o facturas rectificativas es un requisito fundamental de todos los sistemas SIF, tanto los que envían datos a la AEAT (VERI*FACTU) como los que no.
9. ¿Qué información debo incluir en el registro de anulación?
Tu software lo hará automáticamente, pero el registro debe identificar claramente la factura que se está anulando (su serie, número y fecha de expedición).
10. ¿Anular una factura tiene algún coste o sanción?
Anular o rectificar una factura porque se ha cometido un error no tiene sanción, siempre que se haga siguiendo el procedimiento legal. La sanción se produce si se intenta borrar, modificar el original o no se corrigen los errores detectados.
11. ¿Cuál es la diferencia entre VeriFactu y una factura electrónica?
VeriFactu es el sistema que regula el *software* con el que se emiten las facturas. Factura electrónica se refiere al *formato* del fichero de la factura. Puedes leer más sobre las diferencias entre VeriFactu y la factura electrónica en nuestro artículo.
12. ¿Cómo se corrige una factura si el error lo detecta mi cliente?
El procedimiento es el mismo. Debes agradecerle el aviso y emitir una factura rectificativa lo antes posible, enviársela y registrarla correctamente en tu sistema VeriFactu. La factura original queda corregida por la nueva.
13. ¿Necesito el consentimiento del cliente para anular una factura?
No necesitas su consentimiento para crear el registro de anulación en tu sistema, ya que es tu obligación fiscal corregir el error. Sin embargo, siempre debes informarle de que la factura que recibió ha sido anulada para evitar confusiones en su propia contabilidad.
14. Si emito una factura por error y la anulo, ¿afecta a mi declaración de IVA?
Sí. Al crear el registro de anulación, el IVA de la factura original queda neutralizado. Si la anulación se produce en el mismo trimestre, el efecto es nulo. Si se hace en un trimestre posterior, se ajustará en la declaración correspondiente al periodo de la anulación.
15. ¿Puede Hacienda multarme por cometer muchos errores y hacer muchas rectificaciones?
Si bien cometer errores y corregirlos no es sancionable, un número excesivamente alto de anulaciones o rectificaciones podría ser un indicador de una mala gestión administrativa y llamar la atención de la Inspección para que revisen tus procesos de facturación.
