¿Los presupuestos y las facturas proforma deben cumplir algún requisito de VeriFactu?
Con la inminente entrada en vigor del sistema VeriFactu, muchos autónomos y pymes se preguntan hasta qué punto la nueva normativa afecta a todos los documentos que emiten en su día a día. Una de las dudas más comunes es: ¿qué pasa con los documentos previos a la factura, como los presupuestos o las facturas proforma? ¿También deben llevar un código QR o cumplir algún requisito especial?
En este artículo resolvemos esta duda de forma clara y directa, explicando el alcance del sistema y cómo debes actuar para cumplir la ley. Entender esta distinción es crucial, ya que la correcta gestión documental es la base para una facturación sin fisuras. Si quieres una visión global, te recomendamos consultar primero nuestra guía completa sobre qué es VeriFactu, que es el punto de partida de toda esta nueva regulación.
1. ¿Afecta VeriFactu a las facturas proforma y presupuestos? La respuesta corta
No. Los presupuestos y las facturas proforma, al ser documentos informativos y sin validez fiscal, no están sujetos directamente a los requisitos de VeriFactu. Esto significa que no necesitan incluir el código QR, ni el hash encadenado, ni se envían a la Agencia Tributaria. Son, a efectos legales, borradores o propuestas comerciales que sirven para pactar las condiciones de una futura operación.
La propia Agencia Tributaria, en la documentación relativa al Real Decreto 1007/2023, aclara que la obligación de registro y control se aplica a las facturas (completas o simplificadas) que documentan operaciones reales. Dado que una proforma no es una factura definitiva, queda fuera del ámbito de aplicación directo. Sin embargo, y aquí viene el matiz importante, el software que utilizas para crear estos documentos sí está afectado.
2. ¿Por qué el software SÍ debe cumplir con VeriFactu aunque la proforma no lo haga?
Aquí reside la clave de la normativa. Aunque el presupuesto es un documento «no oficial», la ley exige que el sistema informático que lo genera (y que posteriormente creará la factura definitiva) esté homologado y cumpla con todos los requisitos de VeriFactu. No es legal usar un sistema no homologado para las proformas y otro diferente para las facturas. Las razones son de peso:
2.1. Garantía de integridad e inalterabilidad
El núcleo de VeriFactu es asegurar que, una vez emitida una factura, esta no pueda ser modificada o eliminada sin dejar rastro. El software debe garantizar que el paso de «borrador» (proforma) a «definitivo» (factura) sea un proceso controlado y que la factura final cumpla con todas las garantías de inalterabilidad que exige la normativa de facturación.
2.2. Trazabilidad desde el presupuesto hasta la factura final
El sistema informático debe ser capaz de vincular el presupuesto o proforma inicial con la factura final. Esto forma parte del control interno y de la trazabilidad de las operaciones. Aunque la proforma no tenga validez fiscal, es el origen de una operación comercial que culminará en una factura con plenos efectos tributarios. Un software VeriFactu certificado mantiene ese vínculo de forma coherente y segura.
2.3. Lucha contra el software de doble uso
Uno de los principales objetivos de la Ley Antifraude es erradicar el «software de doble uso», programas que permiten ocultar parte de la facturación real. Obligando a que todo el proceso, desde la oferta inicial hasta la factura final, se realice en un único sistema certificado, Hacienda cierra la puerta a la manipulación de datos y a la contabilidad B.
3. Diferencias clave: Proforma vs. Factura Definitiva con VeriFactu
Aquí tienes una tabla comparativa que resume las diferencias fundamentales en el contexto de VeriFactu:
Característica | Presupuesto / Factura Proforma | Factura Definitiva (con software VeriFactu) |
Validez Fiscal | Ninguna. Es un documento informativo y comercial. | Total. Justifica la operación y obliga al pago y liquidación de impuestos. |
Obligatoriedad de Código QR | No, no debe llevarlo. Incluirlo sería un error. | Sí, el código QR en facturas es obligatorio. |
Numeración | No sigue una serie oficial. Puede tener su propia numeración interna. | Debe seguir una serie numérica correlativa y sin saltos. |
Registro Contable | No se registra en la contabilidad oficial. | Es obligatorio su registro en los libros contables. |
Modificable | Sí, se puede modificar y volver a enviar las veces que sea necesario. | No. Una vez emitida no se puede alterar; solo corregir mediante una factura rectificativa. |
4. Riesgos y Sanciones por usar un software no conforme
Utilizar un software de facturación que no cumpla con los requisitos de VeriFactu, incluso si solo lo usas para presupuestos con la intención de facturar luego «a mano» o con otro sistema, es un riesgo enorme. Te expones a duras sanciones económicas. Las multas por no utilizar un sistema informático adecuado pueden ser muy elevadas. Para conocer el detalle, te recomendamos leer nuestro artículo específico sobre las sanciones de VeriFactu.
5. Mejores prácticas para gestionar presupuestos en la era VeriFactu
Lejos de ser un problema, usar facturas proforma se convierte en una excelente práctica con VeriFactu. Te ayuda a evitar errores y la necesidad de emitir facturas rectificativas, un proceso más complejo y controlado.
- Usa la proforma para validar: Envía siempre un presupuesto o factura proforma detallado para que tu cliente confirme los productos, servicios, precios y datos de facturación.
- Obtén confirmación por escrito: Pide a tu cliente que acepte la proforma (un simple email de confirmación es suficiente). Esto te da seguridad antes de emitir la factura final.
- Emite la factura definitiva solo tras la validación: Una vez que todo esté confirmado, convierte la proforma en una factura definitiva. Tu software VeriFactu se encargará de añadir el QR y generar el registro correspondiente.
- Asegúrate de que tu software esté certificado: Confirma con tu proveedor que tu programa de facturación cumple con todos los requisitos de un software VeriFactu. Si no lo está, deberás cambiarlo para evitar sanciones.
6. Preguntas Frecuentes
1. ¿Puedo usar un programa para hacer presupuestos y otro para las facturas VeriFactu?
No es recomendable y podría considerarse ilegal. La normativa establece que el sistema informático de facturación debe formar una unidad que garantice la trazabilidad. Usar sistemas separados podría interpretarse como una forma de eludir el control y la integridad que busca la ley, exponiéndote a sanciones.
2. ¿Qué pasa si emito una proforma y el cliente nunca la acepta ni se realiza la venta?
Absolutamente nada. La factura proforma no tiene implicaciones fiscales. Si la operación no se realiza, simplemente se archiva o elimina sin necesidad de ninguna acción contable o tributaria.
3. Mi TPV emite «pro-tickets» o borradores antes del ticket final, ¿es lo mismo?
Sí, el principio es el mismo. Las facturas simplificadas (tickets) también están bajo el paraguas de VeriFactu. La emisión de un borrador o «pre-cuenta» es una práctica permitida, siempre que el ticket final se emita desde el mismo TPV homologado y cumpla con todos los requisitos, incluido el QR.
4. ¿El cliente puede deducir el IVA con una factura proforma?
No, en ningún caso. La deducción de gastos e IVA solo es posible con una factura definitiva y válida que cumpla con todos los requisitos legales establecidos en el Reglamento de Facturación.
5. ¿Tengo que conservar las facturas proforma?
Aunque no es una obligación fiscal estricta como la de las facturas definitivas, es una buena práctica de control interno conservarlas, especialmente si están vinculadas a facturas finalmente emitidas. Ayuda a mantener un registro completo de la relación comercial.
6. ¿Una factura proforma firmada o pagada me obliga a usar VeriFactu para la factura final?
Sí. Una proforma aceptada (firmada o pagada) representa un acuerdo comercial. La factura definitiva que documenta esa operación debe emitirse obligatoriamente a través de un software que cumpla con VeriFactu.
7. ¿Qué datos debe tener una factura proforma para ser clara, aunque no sea fiscal?
Debe contener los mismos datos que una factura normal (datos del emisor y receptor, descripción de productos/servicios, importes, impuestos aplicables) pero indicando claramente en el encabezado «Factura Proforma» para no confundirla con una factura real.
8. ¿Cómo convierto una proforma en una factura final dentro de un software VeriFactu?
La mayoría de programas certificados tendrán una función de «Convertir a Factura» o similar. Con un solo clic, el software tomará los datos de la proforma, le asignará un número de factura de una serie oficial y generará el registro VeriFactu con su QR correspondiente.
9. Si mi presupuesto es muy simple, ¿puedo hacerlo en Word y luego la factura en mi software VeriFactu?
Legalmente es una zona gris y no es recomendable. La ley busca la trazabilidad dentro de un único sistema. Hacerlo fuera del sistema rompe esa cadena y, aunque la factura final sea correcta, podría ser cuestionado en una inspección.
10. ¿Afecta VeriFactu a los albaranes de entrega que se emiten antes de la factura?
No directamente. Al igual que las proformas, los albaranes no son facturas. Sin embargo, el software con el que los gestionas idealmente debería ser el mismo de facturación para mantener la trazabilidad de la operación (entrega de mercancía -> facturación).
11. ¿Cuál es la diferencia legal principal entre un presupuesto y una factura proforma?
Un presupuesto es una oferta sin compromiso. Una factura proforma suele emitirse cuando ya hay un acuerdo comercial y se utiliza para que el cliente realice el pago antes de recibir el bien o servicio. A efectos de VeriFactu, ambos se consideran documentos pre-factura sin validez fiscal.
12. ¿Qué ocurre si por error pongo un código QR de VeriFactu en una factura proforma?
Sería un error grave de tu software de facturación. Un sistema homologado nunca debería permitirlo. Si ocurriera, esa proforma podría ser interpretada como una factura real, generando confusión y posibles problemas fiscales. Debes asegurarte de que tu software distinga claramente ambos documentos.
13. ¿El sistema VeriFactu registrará de alguna forma mis presupuestos y proformas?
No. El sistema VeriFactu solo genera registros de las facturas definitivas (ordinarias o simplificadas). Los documentos previos como presupuestos, proformas o albaranes no generan ningún registro fiscal ni se comunican a Hacienda.
14. ¿Las facturas rectificativas tienen alguna relación con las proformas previas?
Indirectamente. Si emites una factura final basándote en una proforma incorrecta y necesitas corregirla, deberás emitir una factura rectificativa. Por eso es tan importante usar la proforma para validar todos los datos y evitar tener que hacer correcciones posteriores.
15. ¿Hay alguna excepción para autónomos o pymes pequeñas respecto a este requisito del software?
No. La obligación de utilizar un software de facturación que cumpla con VeriFactu se aplica a todos los empresarios y profesionales que expidan facturas, independientemente de su tamaño o volumen de facturación, salvo las excepciones tasadas en la ley (como el régimen de agricultura, ganadería y pesca).
