¿Sustituye VeriFactu la obligación de conservar las facturas originales durante los próximos años?
Con la digitalización fiscal acelerada por VeriFactu, surge una duda legal y administrativa de máxima importancia para autónomos y pymes. Si ahora mis facturas se generan en un sistema seguro y (opcionalmente) se envían a Hacienda, ¿sustituye VeriFactu la obligación de conservar las facturas originales durante los próximos años?Confundir estos dos conceptos puede llevar a graves incumplimientos y sanciones.
En este artículo, aclaramos de forma definitiva la relación entre ambas obligaciones. Para un entendimiento completo del sistema, te recomendamos leer primero nuestra guía pilar sobre qué es VeriFactu 2025. La obligación de conservación está regulada principalmente en la Ley General Tributaria (Artículo 29).
1. Respuesta Clara y Directa: No, VeriFactu no sustituye esta obligación
La respuesta es un rotundo no. VeriFactu y la obligación de conservar las facturas son dos deberes legales diferentes y complementarios. El hecho de que tus facturas se emitan con un software certificado por VeriFactu no te exime en absoluto de tu responsabilidad de guardarlas y conservarlas durante los plazos que marca la ley.
Pensar que el envío a la AEAT (en la modalidad VERI*FACTU) equivale a un «archivo en la nube de Hacienda» es un error peligroso. La custodia y disponibilidad de los documentos originales sigue siendo tu responsabilidad.
2. Entendiendo la Diferencia: Creación vs. Conservación
Para entender por qué son obligaciones separadas, hay que comprender su finalidad:
2.1. El Papel de VeriFactu: Garantizar la Inalterabilidad en el Origen
El objetivo principal de VeriFactu es asegurar que, una vez se emite una factura, esta no pueda ser alterada o borrada sin dejar rastro. Lo consigue obligando a los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) a:
- Generar una «huella» o hash para cada factura.
- Encadenar cada nueva factura con la huella de la anterior.
- Incluir un código QR para su verificación.
2.2. La Obligación de Conservación: Garantizar la Disponibilidad a Futuro
La obligación de conservación, por otro lado, busca asegurar que puedas presentar los documentos originales que soportan tu contabilidad ante un requerimiento de la Agencia Tributaria o de otros organismos, incluso varios años después de haberlos emitido. Se centra en la custodia y disponibilidad de la prueba documental a largo plazo.
3. ¿Cuántos Años Debo Guardar las Facturas? Plazos Legales
La normativa española establece varios plazos de conservación que debes tener en cuenta. Los principales son:
- Desde el punto de vista fiscal: La Ley General Tributaria establece un plazo general de 4 años, que es el periodo de prescripción para que Hacienda pueda revisar y liquidar los impuestos (IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades).
- Desde el punto de vista mercantil: El Código de Comercio (Artículo 30) obliga a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a tu negocio durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.
4. ¿Cómo Conservar las Facturas en la Era VeriFactu?
El hecho de que la factura se genere digitalmente con VeriFactu facilita su conservación. La factura en formato electrónico (por ejemplo, el PDF que generas) se considera un original válido. Para conservarlas correctamente:
- Garantiza la legibilidad: Debes poder acceder y leer las facturas durante todo el plazo legal.
- Asegura la autenticidad e integridad: Debes conservarlas de un modo que impida su alteración. El uso de la firma digital es un método que aporta garantías adicionales.
- Crea copias de seguridad: Es tu responsabilidad mantener backups para evitar la pérdida de información por fallos técnicos.
5. ¡Ojo! La Trazabilidad se Extiende a Borradores y Proformas
Una de las novedades más importantes de la normativa es que no solo las facturas finales deben registrarse. El sistema VeriFactu debe registrar también los documentos «preparatorios» o borradores que, aunque no se conviertan en una factura definitiva, forman parte del proceso de facturación. Esto refuerza la idea de que la conservación es más importante que nunca, ya que la trazabilidad es ahora total.
6. Preguntas Frecuentes
1. ¿Cuántos años es obligatorio guardar las facturas para Hacienda?
Desde una perspectiva fiscal, el plazo de prescripción general es de 4 años. Sin embargo, la normativa mercantil exige conservarlas durante 6 años. Por seguridad, siempre se debe tomar como referencia el plazo más largo, es decir, 6 años.
2. ¿Si uso el sistema VERI*FACTU con envío a la AEAT, tampoco me libro de guardarlas?
Correcto. Aunque la AEAT reciba un registro de tu factura, la factura original (el documento PDF o en papel que entregas al cliente) y todos los datos asociados deben ser conservados por ti. El envío a la AEAT no equivale a un servicio de archivo o custodia documental.
3. ¿Tengo que guardar las facturas en papel o el formato digital es suficiente?
El formato digital es perfectamente válido, siempre y cuando garantices su legibilidad, autenticidad e integridad durante todo el plazo legal. Si emites en digital, puedes conservar en digital. Si emites en papel, puedes digitalizarlas para su archivo si el proceso garantiza una imagen fiel e íntegra del original.
4. ¿La obligación de conservación afecta tanto a las facturas emitidas como a las recibidas?
Sí, la obligación es doble. Debes conservar una copia de todas las facturas que emites a tus clientes y el original de todas las facturas de gastos que recibes de tus proveedores.
5. ¿Qué pasa si pierdo una factura durante una inspección?
La no aportación de los justificantes de tus registros contables puede acarrear sanciones. Hacienda podría no admitir la deducción de un gasto (si es una factura recibida) o incluso estimar los ingresos de forma indirecta, además de las multas correspondientes.
6. ¿Cuál es la diferencia entre VeriFactu y la factura electrónica de la Ley Crea y Crece?
VeriFactu se centra en el *software* de emisión para garantizar la inalterabilidad. La Ley Crea y Crece se centra en el *formato* de la factura en operaciones B2B, exigiendo que sea electrónica y estructurada. Ambas obligaciones deberán cumplirse. Consulta aquí las diferencias entre VeriFactu y factura electrónica.
7. ¿Debo guardar también los albaranes y otros documentos comerciales?
Sí, es muy recomendable. El Código de Comercio habla de conservar «documentación y justificantes». Un albarán firmado es el mejor justificante de la entrega de un bien, por lo que forma parte de la documentación mercantil que debes custodiar.
8. ¿A partir de qué fecha se cuenta el plazo de conservación de 6 años?
El plazo se cuenta a partir del último asiento realizado en los libros de contabilidad relacionado con esos documentos. Para simplificar, se suele tomar como referencia la fecha de cierre del ejercicio fiscal en el que se emitió o recibió la factura.
9. ¿VeriFactu me ayuda de alguna forma en la conservación de las facturas?
Indirectamente, sí. Al obligarte a usar un software de facturación digital, se promueve un archivo más ordenado y sistematizado que el papel. Un buen software VeriFactu debería incluir funcionalidades para gestionar y archivar de forma segura tus facturas emitidas.
10. Si Hacienda me pide facturas de hace más de 6 años, ¿estoy obligado a tenerlas?
En circunstancias normales, no. Sin embargo, existen casos muy específicos (por ejemplo, en la amortización de inmuebles o si hay bases imponibles negativas pendientes de compensar) donde los plazos pueden ser más largos. Por ello, la prudencia aconseja conservar ciertos documentos clave incluso más allá de los 6 años.
11. ¿La obligación de conservación afecta a los profesionales liberales como abogados o arquitectos?
Sí, absolutamente. La obligación de conservar las facturas se aplica a todos los empresarios y profesionales, sin distinción de su actividad. Un abogado o arquitecto debe conservar sus minutas y las facturas de sus proveedores igual que cualquier otro negocio.
12. ¿Tengo que conservar los tiques o facturas simplificadas?
Sí. Las facturas simplificadas son justificantes fiscales a todos los efectos y, por tanto, deben conservarse durante los mismos plazos que las facturas completas.
13. ¿Qué ocurre si un empresario no utiliza un software compatible con VeriFactu?
Se enfrenta a sanciones graves que pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio. Es un incumplimiento de una obligación tributaria formal.
14. ¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria?
La obligatoriedad de la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece se aplicará de forma escalonada, previsiblemente un año después de la aprobación del desarrollo reglamentario para empresas que facturen más de 8 millones de euros, y dos años después para el resto.
15. ¿Qué pasa con las facturas si mi empresa cierra?
La obligación de conservación persiste incluso después del cese de la actividad. Los liquidadores de la sociedad son los responsables de custodiar los libros y la documentación de la empresa durante los 6 años posteriores a la extinción de la misma.
