Cuáles son los requisitos legales que debe cumplir un software para ser considerado VeriFactu
Elegir un software de facturación a partir de 2025 ya no es solo una cuestión de funcionalidades o precio. Ahora, es una decisión de cumplimiento legal. Saber cuáles son los requisitos legales que debe cumplir un software para ser considerado VeriFactu es fundamental para evitar sanciones y garantizar que tu negocio opera conforme a la ley.
Estos requisitos no son sugerencias; son obligaciones técnicas y funcionales detalladas en el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la Ley Antifraude. Para una visión completa de esta normativa, te recomendamos leer nuestra guía principal sobre qué es Verifactu y cómo te afecta.
1. Checklist de Requisitos Esenciales de un Software VeriFactu
Un software no «es VeriFactu» por decisión propia. Debe incorporar una serie de funcionalidades técnicas muy específicas para obtener esa consideración legal. A continuación, desglosamos cada una.
1.1. Integridad e Inalterabilidad de los Registros
Este es el pilar de la normativa. El software debe asegurar, por medios técnicos (como el uso de firma electrónica o huellas digitales tipo «hash»), que una vez se ha emitido una factura, esta no puede ser modificada o eliminada sin que quede rastro. El objetivo es acabar con la manipulación de la contabilidad para ocultar ventas.
1.2. Trazabilidad y Encadenamiento de Facturas
Cada nueva factura debe estar «encadenada» con la anterior. Imagina una cadena donde cada eslabón (factura) está unido al anterior mediante un código único (hash). Si un eslabón se rompe o altera, la cadena se rompe. Esto permite a la Agencia Tributaria detectar cualquier salto o hueco en la serie de facturación, un claro indicio de fraude.
1.3. Conservación, Legibilidad y Acceso a los Datos
El software debe garantizar que todos los registros de facturación se conservan de forma segura durante el periodo legalmente exigido (generalmente, cuatro años a efectos fiscales). Los datos deben ser:
- Conservados en un formato que asegure su autenticidad.
- Legibles por la Administración Tributaria.
- Accesibles, permitiendo a la empresa exportar todos los registros si una inspección lo requiere.
1.4. Registro de Eventos del Sistema
El programa debe funcionar como una «caja negra». Tiene que registrar automáticamente cualquier evento relevante que ocurra, como el inicio y parada del programa, la entrada de nuevos usuarios, o intentos de modificación. Este registro de eventos es una prueba crucial para una inspección.
1.5. Generación de Código QR en todas las Facturas
Otro requisito muy visible. Todas las facturas, tanto completas como simplificadas (tickets), deben incluir un código QR impreso. Este código contiene los datos principales de la factura y permite al cliente final (y a Hacienda) verificar su validez de forma instantánea usando una aplicación.
2. ¿Cómo Saber si tu Software Cumple? La Declaración Responsable
La ley pone la carga de la prueba en el fabricante del software. El desarrollador o comercializador del programa está obligado a expedir una «declaración responsable» en la que manifiesta, bajo su responsabilidad, que su producto cumple con todos los requisitos del Real Decreto 1007/2023.
Como usuario, tu deber es exigir este documento a tu proveedor. Es tu salvoconducto y la prueba que demuestra que has actuado de buena fe al elegir una herramienta para cumplir con la ley. Sin esta declaración, te expones a ser corresponsable en caso de que el software no sea legal.
3. ¡Cuidado! Lo que NO se Considera un Software VeriFactu
Es crucial entender que ciertas herramientas de ofimática, aunque útiles, no son ni serán nunca un software VeriFactu válido. Utilizarlas para la facturación principal de tu negocio será motivo de sanción a partir de la entrada en vigor de la norma.
- Microsoft Excel o Google Sheets: No garantizan la inalterabilidad ni la trazabilidad. Son fácilmente manipulables.
- Microsoft Word o Google Docs: Tampoco cumplen ninguno de los requisitos de seguridad y encadenamiento.
- Generadores de PDF simples: Un programa que solo crea un PDF sin una base de datos segura y sin los mecanismos de firma y registro de eventos, no es válido.
El incumplimiento no solo reside en no tener un software adecuado, sino en utilizar uno que no cumpla. Las sanciones por no usar un sistema VeriFactu pueden alcanzar los 50.000€, por lo que la elección del software correcto es una decisión crítica.
4. Tabla Resumen: Requisitos Clave
Requisito Legal | ¿Qué Significa en la Práctica? |
Inalterabilidad | No se pueden borrar ni cambiar facturas emitidas. |
Trazabilidad | Cada factura se "enlaza" con la anterior, creando una cadena segura. |
Registro de Eventos | El software registra quién, cuándo y qué se hace en el sistema. |
Código QR | Todos los tickets y facturas deben llevar un QR verificable. |
Declaración Responsable | Tu proveedor debe darte un certificado que garantice que el software es legal. |
5. Preguntas Frecuentes (FAQs) sobre los Requisitos del Software VeriFactu
1. ¿Mi software actual se actualizará solo o tengo que comprar uno nuevo?
Depende de tu proveedor. La mayoría de los desarrolladores de software de facturación serios están adaptando sus programas y lanzarán actualizaciones. Debes contactarles para confirmar si tu versión actual recibirá la actualización o si necesitas migrar a un nuevo plan o producto. Los programas más antiguos o sin soporte podrían no actualizarse.
2. ¿Un software tiene que estar «homologado» por Hacienda para ser VeriFactu?
No existe un proceso de «homologación» formal donde Hacienda revise y apruebe cada software uno por uno. La responsabilidad recae en el desarrollador, que debe firmar una «declaración responsable» asegurando que su producto cumple la ley. Hacienda podrá verificarlo a posteriori mediante inspecciones.
3. ¿Qué es un SIF (Sistema de Emisión de Facturas)?
SIF es el término técnico que usa la ley para referirse a cualquier sistema informático que expida facturas. Un «software VeriFactu» es, por tanto, un SIF que cumple con todos los requisitos del Real Decreto 1007/2023.
4. ¿La firma electrónica es obligatoria en todas las facturas?
El software debe garantizar la integridad, y una de las formas de hacerlo es mediante firma electrónica. La ley también permite el uso de «hashes» encadenados, que es una huella digital. En la práctica, el software utilizará estos mecanismos internamente para asegurar el registro, sin que necesariamente el usuario tenga que firmar cada factura manualmente.
5. ¿Qué diferencia hay entre un sistema VeriFactu y un sistema VERI*FACTU?
Un sistema «VeriFactu» es aquel que cumple todos los requisitos de integridad, trazabilidad, etc. Un sistema «VERI*FACTU» (con asteriscos) es un sistema VeriFactu que, además, envía voluntaria y automáticamente los registros de cada factura a la Agencia Tributaria. Acogerse al envío voluntario puede simplificar algunas obligaciones informativas.
6. ¿Puedo usar una solución de código abierto (open source)?
Sí, siempre y cuando esa solución cumpla con absolutamente todos los requisitos legales y el desarrollador o la comunidad que lo respalda pueda emitir la correspondiente declaración responsable. La responsabilidad final de usar un software compliant es tuya.
7. ¿Qué pasa si mi empresa está en el SII? ¿Necesito también VeriFactu?
No. Las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII) están exentas de los requisitos de VeriFactu, ya que la Agencia Tributaria considera que el SII ya cumple con los objetivos de control fiscal.
8. ¿La obligación de tener software VeriFactu afecta a todos los autónomos?
Sí, afecta a todos los autónomos y empresas que utilicen sistemas informáticos para facturar, sin importar su tamaño o volumen de facturación (salvo los acogidos al SII). Puedes ver las pocas excepciones en nuestro artículo sobre quién está exento de VeriFactu.
9. ¿El software debe estar en la nube o puede estar instalado en mi ordenador?
La ley no especifica si el software debe ser en la nube (SaaS) o de escritorio (instalado localmente). Ambas opciones son válidas siempre que el programa cumpla con todos los requisitos técnicos de seguridad y registro.
10. ¿Qué datos debe contener el código QR de la factura?
El código QR debe contener, como mínimo, el número de factura, la fecha de expedición, el NIF del emisor y del receptor (si procede), los importes y un resumen de la huella digital o «hash» del registro de facturación para su verificación.
11. ¿Tengo que enviar yo las facturas a Hacienda con este software?
No por defecto. Un sistema VeriFactu base solo registra la información de forma segura. Si eliges la modalidad VERI*FACTU (con envío voluntario), el software lo hará de forma automática. El envío no es manual.
12. ¿Qué ocurre si mi proveedor de software quiebra o desaparece?
Es un riesgo importante. Debes asegurarte de que el software te permite exportar y conservar todos tus registros de facturación de forma independiente. Elegir proveedores consolidados y fiables reduce este riesgo.
13. ¿Un TPV de un bar o tienda debe cumplir estos requisitos?
Sí, sin duda. Un Terminal Punto de Venta (TPV) es un sistema informático de facturación (SIF) y, por tanto, debe cumplir todos los requisitos de VeriFactu. Los bares y comercios están plenamente obligados a adaptar sus TPV.
14. ¿Cuánto cuesta un software que cumpla con VeriFactu?
Los precios varían enormemente entre proveedores. Algunos podrían incluir la adaptación en sus cuotas mensuales existentes, mientras que otros pueden cobrar una tarifa de actualización. Es de esperar que el coste de los programas de facturación se mantenga competitivo, pero es un factor a consultar con tu proveedor.
15. ¿Qué es el «registro de eventos de alta y baja» que menciona la ley?
Se refiere a que el software debe guardar un registro de auditoría de todas las facturas y también de las facturas rectificativas. Si anulas una factura, el sistema debe generar una factura rectificativa (registro de alta) y vincularla a la factura anulada (registro de baja), manteniendo siempre la trazabilidad.
