SEF Xunta: Guía Fácil para Acceder y Enviar Facturas 2025
Si tu empresa o tú como autónomo sois proveedores de la Xunta de Galicia, seguramente os habréis topado con la necesidad de enviar facturas electrónicas y términos como SEF Xunta. ¿Qué es exactamente? ¿Es lo mismo que FACe? ¿Cómo se utiliza para enviar una factura y asegurarse de que se cobra?
La facturación a las administraciones públicas tiene sus particularidades, y entender el funcionamiento del SEF Xunta (Sistema Electrónico de Facturación) es fundamental para evitar rechazos y agilizar los pagos. Aunque el sistema general FACe es el más extendido, conocer el SEF Xunta específico es importante si interactúas con la administración gallega.
En esta guía completa y clara, te desglosaremos todo lo que necesitas saber sobre el SEF Xunta: qué es realmente, quién está obligado a interactuar con estos sistemas, los requisitos técnicos indispensables (como el certificado digital), una guía paso a paso para subir tus facturas, cómo solucionar errores comunes y la diferencia crucial con la plataforma estatal FACe. Evita errores comunes y cobra más rápido. ¡Vamos al detalle sobre el SEF Xunta!
1. ¿Qué es Exactamente el SEF Xunta? (Sistema Electrónico de Facturación)
El SEF Xunta son las siglas de Sistema Electrónico de Facturación de la Xunta de Galicia. En teoría, es la plataforma o punto de entrada telemático específico que la administración autonómica gallega pone a disposición de sus proveedores (empresas y autónomos) para que puedan presentar sus facturas electrónicas.
Su función principal es actuar como un «buzón digital» oficial donde los proveedores depositan sus facturas en el formato electrónico requerido (Facturae) para que sean recibidas, registradas y tramitadas por los distintos organismos y entidades dependientes de la Xunta de Galicia. El uso del SEF Xunta se enmarca dentro de la obligación general de facturación electrónica con las Administraciones Públicas (B2G – Business to Government).
Sin embargo, es crucial entender que en la práctica, la mayoría de los organismos de la Xunta de Galicia están adheridos al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado (FACe). Por lo tanto, aunque exista la denominación «SEF Xunta», a menudo el proceso real de envío se realiza a través de FACe, que actúa como el punto centralizado para gran parte de la administración española.
Es posible que el término SEF Xunta se refiera a una interfaz propia de la Xunta que conecta internamente con FACe, o a puntos de entrada específicos para ciertos organismos no adheridos a FACe (aunque esto es menos común). La clave es siempre confirmar con la unidad contratante de la Xunta cuál es el punto de entrada correcto para ellos: su SEF Xunta específico o el portal general FACe.
2. ¿Quién Está Obligado a Usar el SEF Xunta (o FACe)?
La obligación de utilizar un sistema electrónico como el SEF Xunta o FACe para presentar facturas a la Xunta de Galicia viene determinada por la Ley 25/2013, que impulsó la factura electrónica en el sector público. Están obligados a facturar electrónicamente a la Xunta (y por tanto, a usar SEF Xunta o FACe):
- Sociedades Anónimas (S.A.).
- Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L.).
- Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica sin nacionalidad española.
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes.
- Uniones Temporales de Empresas (UTE).
- Agrupaciones de Interés Económico (AIE), Fondos de Pensiones, Fondos de Capital Riesgo, etc.
- IMPORTANTE: Cualquier proveedor (incluidos autónomos persona física) si la factura individual supera los 5.000 euros (IVA incluido).
¡Atención Autónomos y Pequeñas Empresas! Aunque tu factura sea inferior a 5.000€ y seas persona física, muchas unidades de la Xunta prefieren o incluso exigen recibir todas las facturas por vía electrónica (SEF Xunta o FACe) por eficiencia administrativa. Confirma siempre con la unidad pagadora si debes usar el SEF Xunta o FACe, independientemente del importe.
Además, esta obligación se suma a la factura electrónica obligatoria 2025 general, que aunque se enfoca en B2B y Verifactu, refuerza la necesidad de contar con sistemas de facturación electrónica adecuados.
3. Requisitos Técnicos para Usar el SEF Xunta
Para poder interactuar correctamente con la plataforma SEF Xunta (o con FACe, que es lo más habitual), necesitas cumplir unos requisitos técnicos básicos:
3.1. Certificado Digital Válido: Tu Llave de Acceso
Es el requisito indispensable. Necesitas un certificado electrónico en vigor emitido por una Autoridad de Certificación reconocida por la plataforma (la FNMT, Camerfirma, etc.). Este certificado sirve para:
- Autenticarte: Identificarte de forma segura al acceder al portal SEF Xunta o FACe.
- Firmar la Factura: Firmar electrónicamente el archivo Facturae antes de enviarlo, garantizando su autenticidad e integridad.
Puede ser un certificado de persona física (si eres autónomo), de representante de persona jurídica (para administradores de sociedades) o un sello electrónico de empresa.
3.2. Navegador y Sistema Operativo Compatibles
Asegúrate de utilizar un navegador web actualizado (Chrome, Firefox, Edge…) y un sistema operativo (Windows, macOS, Linux) que sean compatibles con la plataforma SEF Xunta o FACe y con la ejecución de los componentes necesarios para la firma electrónica (por ejemplo, la aplicación AutoFirma si usas FACe).
Consulta la sección de «Requisitos Técnicos» o «Ayuda» del portal SEF Xunta o FACe para ver las versiones específicas soportadas.
3.3. Factura en Formato Facturae (XML Firmado)
Como ya mencionamos, no puedes subir un PDF. Necesitas generar la factura en el formato Facturae (versión 3.2.1 o 3.2.2 son las más comunes) utilizando un software de facturación adecuado. Este software debe permitirte:
- Incluir todos los datos obligatorios de la factura.
- Introducir los códigos DIR3 de la unidad de la Xunta destinataria.
- Generar el archivo XML estructurado según el esquema Facturae.
- Firmar electrónicamente dicho archivo XML con tu certificado digital (generando habitualmente un fichero .xsig o .xml firmado).
Sin un software que genere correctamente el archivo Facturae firmado, no podrás usar el SEF Xunta.
4. Guía Paso a Paso: Cómo Subir una Factura al SEF Xunta
Aunque la interfaz exacta del SEF Xunta puede variar ligeramente o redirigir a FACe, el proceso general para enviar una factura electrónica suele seguir estos pasos:
- Prepara tu Factura Facturae: Genera el archivo .xml o .xsig firmado electrónicamente desde tu software de facturación, asegurándote de que incluye los códigos DIR3 correctos de la unidad administrativa de la Xunta (Oficina Contable, Órgano Gestor, Unidad Tramitadora). ¡Este paso previo es crucial!
- Accede al Portal: Ve a la dirección web del SEF Xunta (si te la han proporcionado específicamente) o, más comúnmente, al portal FACe.
- Identifícate: Utiliza tu certificado digital para autenticarte en la plataforma. Elige el certificado correcto si tienes varios instalados.
- Busca la Opción «Remitir Factura» o similar: Dentro del portal, localiza el apartado para enviar nuevas facturas.
- Sube el Archivo Facturae: Selecciona el archivo Facturae (.xml o .xsig) que has preparado previamente en tu ordenador.
- Completa/Verifica Datos: La plataforma normalmente extraerá los datos principales del archivo (NIFs, número de factura, importe). Es posible que te pida verificar o completar alguna información adicional, como un correo electrónico de contacto para recibir notificaciones sobre el estado de la factura. Revisa que los códigos DIR3 extraídos sean los correctos.
- Confirma el Envío: Revisa todo por última vez y confirma el envío de la factura a través del SEF Xunta (o FACe).
- Guarda el Justificante: La plataforma te proporcionará un número de registro único para esa factura y, generalmente, un justificante en PDF. Guárdalo bien, es tu comprobante de la presentación.
El proceso a través del SEF Xunta o FACe está diseñado para ser seguro y dejar constancia de la entrega. Seguir estos pasos cuidadosamente es clave para asegurar que tu factura llega correctamente.
5. Errores Comunes y Rechazos en el SEF Xunta: ¿Qué Hacer?
Es relativamente frecuente que las primeras facturas enviadas al SEF Xunta (o FACe) sean rechazadas. No te desesperes, analiza el motivo y corrige. Los errores más comunes son:
- ❌ Códigos DIR3 Incorrectos o Faltantes: El error estrella. Asegúrate de tener los 3 códigos (OC, OG, UT) exactos proporcionados por la unidad de la Xunta. Si falta uno o es erróneo, la factura no llegará a su destino.
- ❌ Formato de Archivo Inválido: Subir un PDF, un XML mal formado o una versión de Facturae no soportada. Usa siempre un software que genere Facturae válido.
- ❌ Certificado Digital Inválido: Certificado caducado, revocado o no reconocido por la plataforma. Verifica tu certificado.
- ❌ Firma Electrónica Incorrecta: El archivo Facturae no está firmado, la firma está corrupta o no cumple el estándar XAdES esperado.
- ❌ Factura Duplicada: Intentar enviar una factura con el mismo número (misma serie, mismo emisor, mismo año) que una ya registrada previamente en el SEF Xunta o FACe.
- ❌ Datos Fiscales Erróneos: NIF/CIF del emisor o del receptor (unidad de la Xunta) incorrectos en el archivo Facturae.
- ❌ Falta Información Obligatoria: Ausencia de algún dato requerido en la factura según el Reglamento de Facturación.
¿Qué hacer si te rechazan una factura enviada al SEF Xunta?
- Lee el Motivo del Rechazo: La notificación de rechazo (que recibirás por email o podrás consultar en la plataforma) indicará la causa específica.
- Corrige el Error en Origen: Modifica la factura en tu propio software de facturación para subsanar el error detectado (corregir DIR3, datos fiscales, etc.).
- Genera una NUEVA Factura (Generalmente): Lo habitual es que tengas que emitir una nueva factura con un número diferente (o una factura rectificativa si procede legalmente) una vez corregido el error. No intentes reenviar el mismo archivo fallido.
- Vuelve a Enviar: Sube el nuevo archivo Facturae corregido y firmado al SEF Xunta o FACe.
- Consulta el Estado: Verifica que la nueva factura se registra correctamente.
Evitar estos errores comunes te ahorrará tiempo y retrasos en el cobro de tus trabajos para la Xunta de Galicia.
6. Consulta de Estado de Facturas en el SEF Xunta
Una vez que has enviado tu factura a través del SEF Xunta o FACe, la plataforma te permite hacer un seguimiento de su tramitación. Esto es fundamental para saber si ha sido aceptada y cuándo puedes esperar el pago.
Normalmente, podrás consultar estados como:
- Registrada: La factura ha sido recibida y registrada correctamente en el punto de entrada (SEF Xunta o FACe).
- Enviada a Oficina Contable / Unidad Tramitadora: La factura ha sido redirigida al organismo competente de la Xunta.
- Aceptada / Conforme: La unidad tramitadora ha validado la factura y la considera correcta para su pago.
- Rechazada: La factura ha sido rechazada por algún motivo (ver sección anterior).
- Contabilizada: La factura ha sido registrada en el sistema contable de la Xunta.
- Pagada: La orden de pago ha sido emitida.
Para consultar el estado:
- Accede al portal SEF Xunta o FACe con tu certificado digital.
- Busca la opción «Consultar Facturas» o similar.
- Puedes buscar por el número de registro que te dieron al enviarla, por número de factura, fechas, etc.
- La plataforma te mostrará el estado actual de la factura y, a veces, un historial de los estados por los que ha pasado.
Revisar periódicamente el estado de tus facturas en el SEF Xunta o FACe te permite detectar incidencias a tiempo y tener una previsión más clara de tus cobros.
7. Diferencias Clave: SEF Xunta vs. FACe (¡Muy Importante!)
Entender la relación y las diferencias entre el SEF Xunta y FACe es crucial para no cometer errores al enviar tus facturas electrónicas a la administración gallega.
- FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas): Es la plataforma estatal, el punto único para la mayoría de las Administraciones Públicas en España. Centraliza la recepción y distribución de facturas electrónicas. La gran mayoría de los organismos de la Xunta de Galicia están adheridos a FACe.
- SEF Xunta (Sistema Electrónico de Facturación): Es, en teoría, el punto de entrada específico de la Xunta. Podría ser una interfaz propia que se conecta por detrás con FACe, o un sistema para organismos muy específicos que no usen FACe directamente (menos habitual).
¿Cuál usar entonces? La regla general es:
Prioriza SIEMPRE FACe a menos que la unidad específica de la Xunta a la que facturas te indique explícita y claramente que debes usar una dirección o portal diferente (su SEF Xunta particular). En la duda, FACe es la apuesta segura para la Xunta.
7.1. Tabla Comparativa SEF Xunta y FACe
Característica | SEF Xunta (Teórico/Específico) | FACe (General/Estatal) |
Ámbito | Específico de la Xunta de Galicia (o sus entidades). | Administración General del Estado + CCAA, EELL y otros organismos adheridos (incluida la mayoría de la Xunta). |
Uso Principal para la Xunta | Menos común, para casos específicos o como interfaz propia. | El más habitual y recomendado para enviar facturas a la Xunta. |
Formato Requerido | Facturae (XML firmado). | Facturae (XML firmado). |
Identificación | Certificado Digital. | Certificado Digital (Cl@ve también para consulta). |
Códigos DIR3 | Necesarios. | Necesarios (identifican al organismo dentro de FACe). |
La existencia de sistemas autonómicos como el SEF Xunta es común, pero la tendencia es la centralización en FACe. Puedes consultar nuestra guía completa de facturación electrónica por Comunidades Autónomas para ver otros ejemplos, como la factura electrónica en el Gobierno Vasco o La Rioja.
8. Alternativas al Portal SEF: Plataformas Privadas Compatibles
Si bien puedes usar directamente el portal SEF Xunta (si aplica) o FACe, existen plataformas de facturación electrónica privadas en el mercado que pueden simplificar el proceso. Estas plataformas suelen ofrecer:
- Conexión tanto con FACe como, en algunos casos, con puntos de entrada autonómicos específicos.
- Generación del formato Facturae directamente desde la plataforma.
- Gestión de certificados digitales y firma electrónica.
- Seguimiento centralizado del estado de las facturas enviadas a diferentes administraciones.
- Funcionalidades adicionales de facturación B2B, preparación para Verifactu, etc.
Empresas como B2BRouter, Edicom, Seres u otras ofrecen estos servicios. Si gestionas un volumen considerable de facturas con la Xunta u otras AAPP, o buscas una solución integrada también para B2B, explorar estas alternativas puede ser interesante.
Recuerda que, uses el portal público (SEF Xunta / FACe) o una plataforma privada, los requisitos de formato (Facturae), firma (certificado) y datos (DIR3) son los mismos.
A menudo, un software integral de facturación ya incluye estas conexiones o se integra fácilmente con dichas plataformas.
9. Ejemplo Práctico: Enviando una Factura al SEF Xunta (Simulado)
Ejemplo: «Servicios Informáticos Pérez SL» factura a la Consellería de Educación
- Preparación: Servicios Informáticos Pérez SL realiza un mantenimiento. Genera la factura en su software (compatible Facturae y Verifactu). Introduce los códigos DIR3 facilitados por la Consellería (OC, OG, UT específicos de esa Consellería). Exporta la factura como «Factura_ConsEduc_123.xsig» (Facturae firmado con su certificado de empresa).
- Acceso: El administrativo accede a FACe (ya que la Consellería está adherida a FACe, no usan un SEF Xunta específico) con el certificado de la empresa.
- Envío: Va a «Remitir Factura», sube el archivo «Factura_ConsEduc_123.xsig». Verifica que los datos y DIR3 son correctos. Añade un email de contacto. Confirma el envío.
- Registro: FACe le da el número de registro E20240012345. Guarda el justificante PDF.
- Seguimiento: Días después, entra en FACe, busca por el número de registro y ve que el estado ha cambiado de «Registrada» a «Aceptada por la Oficina Contable». Espera el pago en el plazo legal.
Este ejemplo ilustra el flujo típico, donde FACe suele ser el canal principal incluso cuando el destinatario es la Xunta, aunque la lógica sería similar si se usara un portal SEF Xunta específico.
10. Conclusión: Dominando el SEF Xunta para Cobrar sin Problemas
El SEF Xunta, o más comúnmente la interacción con la Xunta de Galicia a través del punto general FACe, es un procedimiento estándar y obligatorio para la mayoría de proveedores de la administración autonómica. Aunque pueda parecer técnico al principio, entender su funcionamiento y requisitos es esencial para asegurar la correcta presentación y el cobro ágil de tus facturas.
Las claves del éxito son:
- Utilizar un software de facturación que genere correctamente el formato Facturae.
- Disponer de un certificado digital válido y operativo.
- Obtener y utilizar los códigos DIR3 correctos proporcionados por la unidad pagadora de la Xunta.
- Utilizar preferentemente la plataforma FACe, salvo indicación expresa de usar un SEF Xunta específico.
- Revisar la factura cuidadosamente antes de enviarla para evitar errores comunes.
- Consultar periódicamente el estado de la factura en la plataforma.
Dominar el proceso de envío a través del SEF Xunta o FACe no solo te asegura cumplir la ley, sino que también optimiza tus procesos administrativos y mejora tu relación como proveedor de la Xunta de Galicia.
11. Preguntas Frecuentes (FAQ) sobre el SEF Xunta
1. ¿Qué es el SEF Xunta?
El SEF Xunta (Sistema Electrónico de Facturación) es la plataforma específica o el punto de entrada telemático que la Xunta de Galicia habilita para que sus proveedores (empresas, autónomos) puedan presentar sus facturas electrónicas en formato Facturae. Actúa como el ‘buzón digital’ oficial para la recepción de estas facturas dirigidas a organismos de la administración autonómica gallega, aunque a menudo está interconectado o incluso redirige al punto general FACe.
2. ¿Es obligatorio usar el SEF Xunta para facturar a la Xunta de Galicia?
Si eres un proveedor obligado a emitir factura electrónica a la Xunta (la mayoría de empresas y autónomos en muchos casos), debes usar un punto de entrada electrónico oficial. El SEF Xunta es una de las vías, pero el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas del Estado (FACe) es el sistema principal y más extendido, al que la mayoría de organismos de la Xunta están adheridos. Es crucial confirmar con la unidad específica de la Xunta qué punto de entrada prefieren o requieren (SEF Xunta o FACe).
3. ¿Necesito un certificado digital para usar el SEF Xunta?
Sí, es indispensable. Para acceder al SEF Xunta (o a FACe) y para firmar electrónicamente la factura en formato Facturae necesitas un certificado digital válido y en vigor (de persona física, de representante de persona jurídica o de sello de empresa), emitido por una Autoridad de Certificación reconocida.
4. ¿Puedo subir un PDF al SEF Xunta?
No. El SEF Xunta (al igual que FACe) está diseñado para procesar facturas electrónicas en formato estructurado, principalmente Facturae (archivos .xml o .xsig firmados). Un PDF simple no es un formato estructurado y será rechazado por la plataforma.
5. ¿Qué hago si el SEF Xunta rechaza mi factura?
Si el SEF Xunta (o FACe) rechaza tu factura, te notificará el motivo del rechazo (ej. formato incorrecto, códigos DIR3 erróneos, firma inválida, factura duplicada). Debes analizar el error, corregirlo en tu software de facturación (generando una nueva factura con un número distinto si es necesario, o una rectificativa), y volver a enviar el archivo Facturae corregido a través de la plataforma.
6. ¿Cuál es la diferencia entre SEF Xunta y FACe?
FACe es el Punto General de Entrada de facturas electrónicas para TODA la Administración General del Estado y muchas otras administraciones adheridas (incluida la Xunta). SEF Xunta sería, en teoría, el punto específico de la Xunta. En la práctica, la mayoría de las facturas a la Xunta se gestionan a través de FACe porque sus organismos están adheridos a él. SEF Xunta podría ser una interfaz propia que conecta con FACe o para casos muy específicos. La recomendación general es usar FACe a menos que la unidad de la Xunta te indique explícitamente usar el SEF.
