¿Qué Tipos de Facturas Electrónicas Existen en España?
Al hablar de facturación electrónica, muchos profesionales y empresas tienden a pensar en un único concepto. Sin embargo, es crucial entender qué tipos de facturas electrónicas existen, ya que no todas son iguales ni tendrán la misma validez bajo la nueva normativa. La diferencia fundamental reside en su formato, que determina si pueden ser procesadas automáticamente por un ordenador o no.
Esta distinción es la piedra angular de la Ley Crea y Crece, una legislación que busca la digitalización total de las transacciones B2B. Para un entendimiento completo, te recomendamos nuestra guía pilar sobre qué es la factura electrónica. La normativa, publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE), define claramente qué se considerará una factura electrónica válida a efectos de la nueva obligación.
1. La Diferencia Clave: Facturas Estructuradas vs. No Estructuradas
La clasificación principal y más importante de las facturas electrónicas se basa en su estructura de datos. Esto define si son «inteligentes» para las máquinas o si son simplemente un documento digital.
1.1. Facturas Electrónicas de Formato Estructurado
Una factura de formato estructurado es aquella que se crea y se representa mediante un lenguaje de datos específico, como XML. Esto significa que no es solo un documento para ser leído por humanos, sino que contiene datos y metadatos que los sistemas informáticos (como programas de facturación o ERPs) pueden leer, interpretar y procesar automáticamente.
Ventajas principales:
- Automatización: Permiten la contabilización automática, la verificación de datos y la integración en los flujos de pago sin intervención manual.
- Reducción de errores: Al eliminar la entrada manual de datos, el riesgo de errores humanos se reduce drásticamente.
- Eficiencia: Aceleran todo el ciclo de facturación, desde la emisión hasta el pago.
Ejemplos comunes: Facturae (el formato XML español), UBL, EDIFACT, CII.
1.2. Facturas Electrónicas de Formato No Estructurado
Una factura de formato no estructurado es, en esencia, una imagen digital de una factura. Aunque se genera y transmite por medios electrónicos, los datos que contiene no están etiquetados de forma que un sistema informático pueda procesarlos automáticamente.
Para extraer la información de estas facturas, se requiere intervención humana (alguien que teclee los datos en el sistema) o el uso de tecnologías de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), que no siempre son 100% precisas.
Ejemplos comunes: Un archivo PDF, una imagen (JPG, PNG) o un documento de Word.
2. ¿Qué Tipo de Factura Electrónica será Obligatoria en España?
Esta es la pregunta clave. Con la plena entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, solo las facturas electrónicas con formato estructurado serán válidas para cumplir con la obligación en las transacciones entre empresas y autónomos (B2B).
El objetivo de la ley es, precisamente, aprovechar las ventajas de la automatización para agilizar los pagos y mejorar la gestión empresarial. Un simple PDF no cumple este propósito y, por tanto, no será suficiente. Es fundamental entender la diferencia entre una factura electrónica real y una factura digital.
3. Tipos de Facturas según su Contenido (Igual que en Papel)
Aunque el formato digital cambia, el propósito fiscal y comercial de las facturas sigue siendo el mismo. Por lo tanto, seguiremos encontrando los mismos tipos de facturas según la operación que documentan:
3.1. Factura Ordinaria
Es la factura estándar que documenta una operación de compraventa o prestación de servicios. Debe contener todos los datos requeridos por la normativa de facturación.
3.2. Factura Simplificada
Conocida anteriormente como ticket, documenta operaciones de menor cuantía (generalmente hasta 400€). Tiene menos requisitos de datos que la ordinaria. Para más detalles, puedes consultar nuestro artículo sobre qué es una factura simplificada.
3.3. Factura Rectificativa
Se emite para corregir errores o modificar datos de una factura ordinaria anterior. Debe indicar claramente a qué factura rectifica y el motivo de la corrección.
4. Formatos de Factura Electrónica Aceptados por la Ley
El reglamento de la Ley Crea y Crece definirá los detalles técnicos, pero se espera que los formatos estructurados admitidos sean los estándares más reconocidos, entre ellos:
- Facturae: Es el formato XML oficial en España, obligatorio desde 2015 para facturar a las Administraciones Públicas. Puedes aprender más sobre él en nuestro artículo «¿Qué es Facturae?».
- UBL (Universal Business Language): Un estándar internacional muy extendido.
- EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport): Un estándar global de la ONU, muy utilizado en grandes empresas y en el sector retail.
- CII (Cross-Industry Invoice): Otro estándar internacional.
Tu software de facturación deberá ser capaz de generar y procesar facturas en alguno de estos formatos.
5. Preguntas Frecuentes
1. ¿Cuáles son los dos tipos principales de facturas electrónicas?
Los dos tipos principales son las de formato estructurado (datos legibles por máquinas, como XML) y las de formato no estructurado (imágenes digitales para humanos, como un PDF).
2. ¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y factura digital?
Aunque a menudo se usan como sinónimos, «factura digital» suele referirse a cualquier factura en formato digital (incluido un PDF), mientras que «factura electrónica» legalmente se refiere a aquella con formato estructurado que cumple con los requisitos de autenticidad e integridad.
3. ¿Un PDF se considera una factura electrónica?
Un PDF simple es una factura de formato no estructurado. No será válido para cumplir con la nueva obligación B2B de la Ley Crea y Crece, que exige un formato estructurado. Solo es válido si lleva una firma electrónica avanzada, y aun así no cumple el requisito de ser estructurado.
4. ¿Qué formato de factura electrónica será obligatorio en España?
Será obligatorio un formato estructurado. Facturae (XML) es el estándar en el sector público, y será uno de los admitidos para el sector privado, junto con otros estándares internacionales como UBL, EDIFACT o CII.
5. ¿Qué es una factura ordinaria electrónica?
Es el equivalente digital de una factura ordinaria en papel. Documenta una transacción comercial con todos los datos requeridos por la ley, pero en un formato electrónico estructurado.
6. ¿Existen también las facturas rectificativas electrónicas?
Sí. Si necesitas corregir una factura electrónica ya emitida, deberás emitir una factura rectificativa también en formato electrónico estructurado, haciendo referencia a la factura original.
7. ¿Por qué el gobierno exige un formato estructurado?
Porque el objetivo de la ley es la automatización de procesos para reducir los tiempos de gestión y los plazos de pago. Esto solo se puede conseguir si las facturas pueden ser procesadas automáticamente por los sistemas informáticos, algo que un PDF no permite.
8. ¿Qué es Facturae?
Facturae es el formato de factura electrónica estructurada (basado en XML) que se utiliza en España para facturar a las Administraciones Públicas. Es uno de los formatos que serán válidos para la facturación B2B obligatoria.
9. ¿Cómo se ve una factura de formato estructurado?
Si abres el archivo, verás líneas de código y etiquetas (por ejemplo, en XML), no un diseño visual de factura. El software de facturación es el que interpreta ese código para mostrarlo en un formato legible para las personas.
10. ¿Los autónomos también deben usar facturas estructuradas?
Sí. La obligación se aplica a todas las transacciones entre empresarios y/o profesionales. Por tanto, los autónomos también deberán emitir y recibir facturas en formato estructurado cuando operen con otras empresas.
11. ¿Cuáles son los 4 tipos de facturas más comunes?
Los cuatro tipos más habituales según su contenido son: la factura ordinaria, la factura simplificada, la factura rectificativa y la factura recapitulativa. Todas ellas tendrán su equivalente en formato electrónico.
12. ¿Qué pasa si envío un PDF cuando la ley me obligue a un formato estructurado?
Estarías incumpliendo la normativa. Esto podría acarrear sanciones de hasta 10.000 euros por factura y tu cliente podría rechazar la factura por no ser legalmente válida.
13. ¿Necesito un software especial para gestionar estos tipos de facturas?
Sí, necesitarás un programa de facturación adaptado a la nueva ley que sea capaz de generar, enviar, recibir e interpretar facturas en los formatos estructurados requeridos.
14. ¿La factura proforma también puede ser electrónica?
Sí, una factura proforma puede emitirse en cualquier formato digital, como PDF. Al no ser una factura real con efectos fiscales, no está sujeta a los requisitos del formato estructurado.
15. ¿Cuándo desaparecerán las facturas en papel y PDF en el ámbito B2B?
Desaparecerán progresivamente según los plazos de la Ley Crea y Crece. Se estima que para 2026 lo harán para las grandes empresas y para 2027 para el resto de empresas y autónomos.
