¿Qué ocurre si mi software de facturación no es compatible con VeriFactu?
Afrontar la nueva normativa de facturación puede generar una enorme incertidumbre, pero ignorarla no es una opción. La duda más crítica que asalta a miles de autónomos y pymes es saber exactamente qué ocurre si mi software de facturación no es compatible con VeriFactu.No se trata solo de un tecnicismo.
La respuesta a esta pregunta tiene implicaciones directas, tanto económicas como operativas, que pueden poner en jaque la viabilidad de tu negocio. Si quieres una visión completa de la normativa, te recomendamos leer nuestra guía definitiva sobre qué es VeriFactu 2025 y cómo te afecta.
1. El problema: ¿Qué significa que un software no sea compatible?
En pocas palabras, que tu programa de facturación no cumple con los requisitos técnicos y legales establecidos por la Ley 11/2021, de 9 de julio, conocida como Ley Antifraude. Esto significa que tu software no puede:
- Generar un registro de facturación por cada operación de forma simultánea e inalterable.
- Encadenar los registros creando un «hash» que impida su borrado o modificación posterior.
- Incluir un código QR en cada factura emitida con la información necesaria para su verificación.
- Garantizar la integridad, conservación y accesibilidad de los datos para la Agencia Tributaria (AEAT).
Si tu sistema actual permite modificar o eliminar facturas sin dejar rastro, o simplemente no ha sido certificado como «sistema VeriFactu», estás en una situación de incumplimiento.
2. Consecuencias directas de usar un software no compatible con VeriFactu
Las implicaciones van más allá de un simple aviso. Mantener un software obsoleto te expone a los siguientes riesgos:
2.1. Sanciones económicas: el golpe más duro
La Ley Antifraude es muy clara en este aspecto. Las empresas que desarrollen, produzcan o comercialicen software de doble uso (que permita manipular la contabilidad) se enfrentan a multas de hasta 150.000€. Para las empresas y autónomos que utilicen estos sistemas, la sanción es también contundente.
La multa por tener un software no compatible con VeriFactu puede alcanzar los 50.000€ por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado. Este es el riesgo más directo y doloroso para cualquier negocio.
2.2. Invalidez de facturas: un riesgo operativo y comercial
Las facturas que emitas con un programa no homologado podrían ser consideradas como no válidas por la Agencia Tributaria. Esto tiene un efecto dominó:
- Tus clientes podrían rechazar tus facturas, ya que no podrían deducirse el IVA ni el gasto correspondiente, afectando a tu flujo de caja.
- Tú mismo podrías tener problemas para justificar tus ingresos y gastos ante una posible revisión.
2.3. Mayor riesgo de inspección de Hacienda
El objetivo de VeriFactu es precisamente facilitar a la AEAT el control del fraude fiscal. Utilizar un sistema no verificado es como encender una luz de neón para los inspectores. La falta de comunicación de registros o el uso de un software «pirata» incrementa exponencialmente las probabilidades de que tu empresa sea seleccionada para una inspección fiscal.
2.4. Problemas con clientes y proveedores
En un entorno B2B, la confianza es clave. Si tus clientes y proveedores saben que no cumples con la normativa de facturación, tu imagen profesional se verá seriamente dañada. Nadie quiere hacer negocios con una empresa que no cumple con sus obligaciones fiscales, por el riesgo de que sus propias operaciones se vean salpicadas.
3. La solución: Pasos para evitar el desastre
Afortunadamente, estás a tiempo de actuar. No esperes a la fecha límite. Aquí tienes una hoja de ruta clara para asegurar tu cumplimiento:
3.1. Paso 1: Audita tu software actual
El primer paso es saber dónde estás parado. Revisa la documentación de tu programa de facturación o busca en su web oficial si mencionan el cumplimiento con «VeriFactu», «Ley Antifraude» o el «Reglamento de sistemas informáticos de facturación».
3.2. Paso 2: Contacta con tu proveedor
Si no encuentras información clara, contacta directamente con el soporte técnico de tu proveedor. Realiza estas preguntas clave:
- ¿Vuestro software será compatible con el sistema VeriFactu?
- ¿Cuándo estará disponible la actualización?
- ¿Tendrá algún coste adicional?
Un proveedor serio y fiable debe darte una respuesta clara y un compromiso firme. La incertidumbre o la falta de respuesta son malas señales.
3.3. Paso 3: Cambia a un software compatible
Si tu proveedor actual no te garantiza la compatibilidad o si directamente utilizas un sistema obsoleto (como hojas de cálculo), la única solución es migrar a un software que sí cumpla. Al buscar alternativas, asegúrate de que el nuevo programa no solo sea compatible, sino que también se adapte a las necesidades de tu negocio. Si te preguntas por el coste, puedes consultar nuestro artículo sobre el precio de un software VeriFactu para tener una idea clara.
4. El beneficio: ¿Por qué la adaptación es una inversión inteligente?
Más allá de evitar multas, adaptarte a VeriFactu con un software compatible te aporta ventajas:
- Tranquilidad fiscal: Sabrás que cumples al 100% con tus obligaciones, reduciendo el estrés y el riesgo de inspecciones.
- Seguridad jurídica: Tus facturas serán siempre válidas, protegiendo tus relaciones comerciales y tu contabilidad.
- Eficiencia y automatización: Los software modernos suelen ser más eficientes, automatizando tareas y ahorrándote tiempo y dinero.
- Mejora de la imagen de marca: Demuestras ser una empresa seria, actualizada y comprometida con la legalidad.
No veas la adaptación a VeriFactu como un gasto, sino como una inversión en la seguridad y el futuro de tu negocio. Si quieres conocer más detalles sobre los documentos que deben cumplir, te recomendamos nuestro artículo sobre qué facturas deben incluir el código QR de VeriFactu.
5. Preguntas Frecuentes sobre la compatibilidad de software con VeriFactu
1. ¿Cómo puedo saber con total seguridad si mi software actual cumple con VeriFactu?
La única forma 100% segura es a través de una confirmación oficial de tu proveedor. Deben proporcionarte un certificado o una declaración de responsabilidad que asegure que su software cumple con todos los requisitos del Real Decreto 1007/2023. Si no lo hacen, asume que no es compatible.
2. ¿Sirve cualquier programa que genere facturas con un código QR?
No. El código QR es solo uno de los requisitos. El software debe, además, registrar y encadenar las facturas de forma inalterable y segura. Un simple generador de QR no es un sistema VeriFactu.
3. ¿Tengo que enviar yo manualmente las facturas a Hacienda con un software VeriFactu?
Depende del sistema. Los sistemas VeriFactu registran la información, pero no todos la envían automáticamente. Algunos requerirán que tú o tu gestor enviéis voluntariamente los registros a la AEAT. La obligación de comunicación continua es para el sistema SII, no necesariamente para todos los usuarios de Verifactu.
4. ¿Y si uso Excel o Word para hacer mis facturas?
Definitivamente no son compatibles. Estos programas permiten la modificación y eliminación de datos sin dejar rastro, que es precisamente lo que la Ley Antifraude prohíbe. Necesitarás cambiar a un software de facturación específico.
5. ¿El Kit Digital cubre la adaptación a un software VeriFactu?
Sí, la implantación de un software de facturación electrónica que cumpla con la normativa es una de las soluciones subvencionables por el programa Kit Digital. Es una excelente oportunidad para realizar la transición con una ayuda económica significativa.
6. ¿Mi proveedor me dice que «están en ello», es suficiente?
No. Necesitas un compromiso claro y una fecha de lanzamiento de la versión compatible. Una respuesta vaga puede significar que no llegarán a tiempo, dejándote en una situación de incumplimiento. Exige concreción.
7. ¿Qué diferencia hay entre «VeriFactu» y «factura electrónica»?
VeriFactu es el nombre del *sistema* que verifica que el software de facturación cumple la ley. La factura electrónica es el *documento* en sí, en un formato estructurado (como FacturaE). Puedes emitir una factura electrónica con un software que no sea VeriFactu, pero si estás obligado, estarías incumpliendo la ley. Consulta nuestro artículo sobre la diferencia entre Verifactu y la factura electrónica.
8. Si cambio de software, ¿puedo perder mis datos de facturación antiguos?
No deberías. La mayoría de los programas de facturación modernos ofrecen herramientas de importación de datos (clientes, productos, facturas) desde otros sistemas o desde formatos estándar como CSV o Excel. Asegúrate de que el nuevo proveedor te ofrezca soporte durante la migración.
9. ¿Un software gratuito puede ser compatible con VeriFactu?
Sí, es posible. El precio no determina la compatibilidad. Sin embargo, debes asegurarte de que el desarrollador del software gratuito certifique explícitamente el cumplimiento. Investiga sobre el coste real de VeriFactu y las opciones gratuitas en nuestro análisis.
10. ¿Quién es el responsable final si mi software no cumple, yo o mi proveedor?
La responsabilidad de utilizar un sistema de facturación que cumpla con la ley es tuya como empresario o profesional. La sanción de 50.000€ recae sobre el usuario del software. Aunque podrías intentar reclamar a tu proveedor, ante Hacienda, el responsable eres tú.
11. ¿Afecta esto a mi TPV del comercio o restaurante?
Sí, totalmente. Los Terminales Punto de Venta (TPV) son considerados sistemas informáticos de facturación. Por tanto, tu TPV también debe ser compatible con VeriFactu, emitiendo tickets (facturas simplificadas) con su correspondiente QR y registro inalterable.
12. ¿Tengo que cambiar mi ordenador para usar un software nuevo?
Generalmente no. La mayoría de los software de facturación modernos son soluciones en la nube (SaaS), lo que significa que accedes a ellos a través de un navegador web. No requieren una gran potencia de hardware, solo una conexión a internet estable.
13. ¿Cuándo exactamente tengo que tener mi software adaptado?
Debes tener tu software adaptado antes de que la obligación de expedir facturas con sistemas VeriFactu entre en vigor para tu colectivo, lo cual puedes consultar en nuestro artículo sobre cuándo entra en vigor Verifactu. Sin embargo, es altamente recomendable hacerlo mucho antes para evitar prisas y problemas de última hora.
14. ¿La AEAT publicará una lista de software compatibles?
No, la Agencia Tributaria no va a certificar ni a publicar una lista oficial de software compatibles. La responsabilidad de garantizar y declarar que el software cumple la normativa recae en cada empresa desarrolladora a través de una declaración responsable.
15. ¿Qué hago si mi proveedor desaparece o deja de dar soporte?
Esta es una señal de alarma clara y una razón de peso para migrar de software inmediatamente. Estarías utilizando un sistema sin soporte ni actualizaciones, lo que te deja totalmente expuesto a incumplimientos y problemas de seguridad. Debes buscar un proveedor nuevo y fiable lo antes posible.
