¿Hacienda te ha notificado un error en un registro VeriFactu? Guía 2025 para solucionarlo
Recibir una notificación de la Agencia Tributaria puede generar una alarma inmediata. Con la entrada en vigor del sistema VeriFactu, donde cada factura se registra de forma inalterable, un error ya no es algo que se pueda «editar» discretamente. Pero no hay que entrar en pánico. Este sistema, aunque estricto, tiene procedimientos claros para subsanar cualquier equivocación.
En esta guía te explicaremos, de forma directa y sin tecnicismos, qué significa exactamente esa notificación, por qué no puedes simplemente borrar la factura y cuál es el procedimiento paso a paso que debes seguir para corregir el registro ante la AEAT y evitar cualquier tipo de sanción. Si quieres una guía completa sobre el sistema, te recomendamos consultar nuestro artículo pilar sobre qué es Verifactu
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1. ¿Qué hago si recibo una notificación de error de Hacienda sobre un registro VeriFactu?
La respuesta directa es: no puedes borrar ni modificar el registro original. La normativa de VeriFactu se basa en la inalterabilidad. Debes utilizar tu software de facturación para generar un nuevo registro que corrija el anterior, ya sea a través de una factura rectificativa o de un registro de anulación, dependiendo de la naturaleza del error.
Este nuevo registro quedará vinculado al original, manteniendo la trazabilidad que exige la Agencia Tributaria y solucionando la incidencia de forma legal.
2. ¿Por qué no puedo simplemente borrar un registro VeriFactu erróneo?
No puedes borrar un registro VeriFactu por el principio de inalterabilidad y trazabilidad, que es el pilar fundamental de la Ley Antifraude y del Reglamento que regula los sistemas de facturación (Real Decreto 1007/2023).
Cada vez que emites una factura, tu sistema genera un registro único con una «huella» o hash digital que lo encadena con el registro anterior. Esta cadena secuencial es lo que garantiza a Hacienda que no se han eliminado ni alterado operaciones para ocultar ventas. Borrar un registro rompería esa cadena, lo cual es considerado una infracción grave. La única vía para corregir es añadir un nuevo «eslabón» a la cadena: el registro de anulación o la factura rectificativa.
3. La Solución Correcta: Anulación vs. Factura Rectificativa
La clave para actuar correctamente es diferenciar cuándo debes anular la factura y cuándo debes rectificarla. La elección depende del tipo de error que hayas cometido.
3.1. ¿Cuándo debo crear un Registro de Anulación?
Debes crear un registro de anulación cuando la factura nunca debió ser emitida. Es decir, la operación comercial que documentaba no existió o fue cancelada por completo antes de realizarse.
- Factura emitida por duplicado.
- Factura a un cliente equivocado para una operación que no se realizó.
- Una factura emitida para un servicio que fue cancelado antes de prestarse.
3.2. ¿Cuándo debo emitir una Factura Rectificativa?
Debes emitir una factura rectificativa cuando la operación comercial sí existió, pero la factura original contiene datos incorrectos. Es la situación más común.
- Error en el NIF, nombre o dirección del cliente.
- Importes, base imponible o tipo de IVA incorrectos.
- Descripción errónea de los productos o servicios.
- Aplicación incorrecta de descuentos.
- Devolución de un producto por parte del cliente.
🛠️ Herramienta Práctica: Paso a Paso para Rectificar sin Errores
Sabemos que tocar una factura ya enviada a Hacienda da vértigo. No improvises probando botones. Hemos preparado un tutorial visual que te guía clic a clic para emitir la rectificativa o abono en tu sistema VeriFactu, asegurando que los importes cuadren y la AEAT acepte la corrección a la primera.
👉 Descubre Cómo Emitir una Factura Rectificativa Paso a Paso
4. Guía Paso a Paso: Cómo Corregir un Error Notificado por Hacienda
Hemos creado una guía sencilla para que puedas actuar con seguridad y rapidez.
- Analiza la Notificación de la AEAT: Lee detenidamente la comunicación de Hacienda. Te indicará el número de factura y, generalmente, el tipo de error detectado (ej. «NIF de destinatario no identificado en el censo»). Esto te dará la pista sobre si debes anular o rectificar.
- Localiza la Factura en tu Software: Accede a tu programa de facturación homologado y busca la factura original que contiene el error. No intentes editarla directamente.
- Genera la Corrección Apropiada:
- Si el error requiere anular la factura (ej. duplicada), busca la opción «Anular Factura» o «Crear Registro de Anulación». Tu software generará el registro de anulación y lo enviará a la AEAT.
- Si el error es de contenido (datos, importes), selecciona la opción «Crear Factura Rectificativa». El sistema te guiará para introducir los datos correctos y hará referencia a la factura original.
- Notifica al Cliente (si aplica): Si la factura original ya fue enviada a tu cliente, es fundamental que le hagas llegar la nueva factura rectificativa para que su contabilidad también sea correcta.
5. Consecuencias de Ignorar una Notificación: ¿A qué sanciones me expongo?
Ignorar una notificación de la Agencia Tributaria sobre un error en la facturación nunca es una buena idea. Las consecuencias pueden ir desde problemas administrativos hasta sanciones económicas significativas.
- Requerimientos y Auditorías: No corregir un error señalado es una bandera roja para Hacienda, lo que puede derivar en un requerimiento formal o una inspección más detallada de tu facturación.
- Sanciones Económicas: Según el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, los incumplimientos relacionados con el software de facturación pueden acarrear multas de hasta 50.000 euros por ejercicio para el usuario. Para conocerlas en detalle, puedes leer nuestra guía sobre sanciones VeriFactu para autónomos.
- Problemas para tu Cliente: Si tu cliente se dedujo el IVA de una factura que Hacienda considera errónea, también podría enfrentarse a problemas en sus propias declaraciones tributarias.
6. Preguntas Frecuentes (FAQs)
1. ¿Cuánto tiempo tengo para corregir un error en VeriFactu tras la notificación?
Debes actuar tan pronto como recibas la notificación. Generalmente, la AEAT otorga un plazo (que suele ser de 10 a 15 días hábiles) para responder o subsanar el error. No esperes al último día para evitar problemas.
2. ¿Qué pasa si el error está en el NIF del cliente y emito una rectificativa?
Al emitir la factura rectificativa con el NIF correcto, el nuevo registro se enviará a la AEAT, sustituyendo la información fiscal errónea. Es fundamental que verifiques el NIF de tus clientes antes de facturar para evitar este error común.
3. Mi software no me deja crear una factura rectificativa, ¿qué hago?
Si tu software está adaptado a VeriFactu, DEBE permitirte crear facturas rectificativas y registros de anulación. Si no encuentras la opción, contacta inmediatamente con el soporte técnico de tu proveedor. Usar un software que no cumple con todos los requisitos funcionales es un riesgo que puede acarrear sanciones.
4. ¿Anular o rectificar una factura tiene algún coste?
No, el acto de corregir una factura mediante anulación o rectificativa no tiene ningún coste ni sanción si se realiza correctamente y a tiempo. La sanción se produce si no se subsana el error o si se intenta manipular el registro original.
5. ¿Tengo que responder a Hacienda después de emitir la factura rectificativa?
Sí, es muy recomendable. Tras enviar la corrección a través de tu sistema VeriFactu, es una buena práctica responder a la notificación de Hacienda a través de la Sede Electrónica, confirmando que el error ha sido subsanado.
6. ¿Qué serie y numeración uso para la factura rectificativa?
La factura rectificativa debe tener su propia serie de numeración, distinta a la de las facturas ordinarias (por ejemplo, R2025/1, R2025/2…). Tu software VeriFactu debería gestionar esto automáticamente al seleccionar la opción de rectificar.
7. ¿Y si soy yo quien descubre el error antes que Hacienda?
El procedimiento es exactamente el mismo. Debes corregir el error de forma proactiva emitiendo una anulación o una rectificativa tan pronto como lo detectes. Actuar antes de que te lo requiera la AEAT demuestra buena fe.
8. ¿Corregir un error aumentará mis posibilidades de una inspección fiscal?
No, al contrario. Subsanar un error de forma voluntaria y siguiendo el procedimiento legal demuestra transparencia y cumplimiento. Ignorar los errores es lo que realmente puede levantar sospechas y provocar una inspección.
9. ¿Cómo afecta la rectificación al IVA que ya he declarado?
La factura rectificativa ajustará la cuota de IVA. Si la corrección implica un mayor IVA a ingresar, deberás presentar una declaración complementaria del período correspondiente. Si resulta en un menor IVA, podrás deducir esa diferencia en la declaración actual o en las siguientes.
10. El error es de céntimos, ¿realmente debo hacer una factura rectificativa?
Sí. La normativa no establece un importe mínimo para la corrección. Cualquier dato incorrecto, por pequeño que sea, debe ser subsanado para garantizar la integridad y exactitud de los registros fiscales.
11. ¿Una factura rectificativa es lo mismo que un abono?
Funcionalmente, pueden servir para lo mismo (devolver dinero al cliente), pero con VeriFactu el término correcto y el procedimiento a seguir es la «factura rectificativa con importes negativos». El concepto de «abono» como documento independiente no se contempla de la misma manera.
12. ¿Cómo sabré que Hacienda ha recibido y aceptado mi corrección?
Tu software VeriFactu debería darte una confirmación de que el registro de anulación o rectificación ha sido enviado y aceptado por los servidores de la AEAT. Guardar esta confirmación es una buena práctica.
13. ¿Qué datos específicos debe contener obligatoriamente una factura rectificativa?
Además de los datos habituales, debe indicar su condición de «factura rectificativa», el motivo de la rectificación, y una referencia clara a la factura original que corrige (su número y fecha).
14. ¿Puede mi gestoría hacer este proceso por mí?
Sí, si tu asesor o gestor tiene acceso a tu software de facturación o si le proporcionas la información necesaria, puede encargarse de emitir la factura rectificativa o el registro de anulación en tu nombre.
15. ¿Qué pasa si cometo otro error en la propia factura rectificativa?
Si te equivocas en la factura rectificativa, el proceso se repite: deberás emitir una segunda factura rectificativa que corrija la primera, haciendo siempre referencia a la factura que se está subsanando en cada caso.
