¿Qué Hago si Emito una Factura VeriFactu con un Error en el NIF del Cliente?
Es uno de los errores más humanos y, a la vez, uno de los que más pánico genera: acabas de enviar una factura a un cliente, la registras en tu sistema VeriFactu y, de repente, te das cuenta. El NIF está mal. Con los sistemas de facturación antiguos, quizás lo solucionabas con una llamada o borrando la factura y creando una nueva.
Pero con VeriFactu, las reglas del juego han cambiado drásticamente.La inmutabilidad de los registros es una de las características clave del nuevo sistema.Una vez que una factura se emite y se genera su registro VeriFactu, no se puede eliminar. Intentar hacerlo o simplemente ignorar el error puede tener serias consecuencias.
Afortunadamente, existe un procedimiento claro y legal para solucionarlo sin incurrir en sanciones. Este procedimiento es crucial dentro de las nuevas normativas, como explicamos en nuestra guía completa de Verifactu 2025.
1. El Dolor: Las Consecuencias de un NIF Erróneo en VeriFactu
Un simple error tipográfico en el NIF del cliente invalida la factura a efectos fiscales. Esto crea un problema doble:
- Para tu cliente: No puede deducir el IVA ni el gasto correspondiente a esa factura, ya que la Agencia Tributaria no la reconocerá como válida al cruzar los datos. Esto genera frustración y puede dañar tu relación comercial.
- Para ti: Tienes un registro de facturación incorrecto enviado a la AEAT. Ignorarlo puede ser interpretado como una negligencia y, en el peor de los casos, acarrear sanciones por incumplimiento de las obligaciones de facturación, que pueden llegar a ser cuantiosas.
2. La Solución Definitiva: La Factura Rectificativa Paso a Paso
El procedimiento correcto está regulado en el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. La única vía para corregir un error en una factura ya emitida es a través de una factura rectificativa.
2.1. Paso 1: No Borres Nada, Identifica la Factura Original
Lo primero es mantener la calma. Bajo ningún concepto intentes borrar la factura original. El sistema VeriFactu está diseñado para impedirlo. Localiza la factura con el NIF erróneo en tu programa de facturación y ten a mano su número y fecha.
2.2. Paso 2: Utiliza la Función «Rectificar» de tu Software
Un buen software de facturación o un TPV Verifactu debe tener una opción visible para «Rectificar» o «Crear factura rectificativa» a partir de una ya existente. Esta función automatiza gran parte del proceso y asegura que se mantenga la trazabilidad.
2.3. Paso 3: Emite la Factura Rectificativa por Sustitución
Existen dos tipos de facturas rectificativas, pero para corregir datos del destinatario, la más adecuada es la rectificativa por sustitución. Tu software creará una nueva factura que heredará los datos de la original. En este nuevo documento:
- Debe tener su propia serie y numeración (a menudo una serie especial como «R2025-«).
- Debes corregir el campo del NIF del cliente con la información correcta.
- Debe hacer referencia expresa a la factura que rectifica (indicando su número y fecha).
💡 Guía Esencial: La Factura Rectificativa
Este artículo explica que la solución a un error es una factura rectificativa. Si quieres dominar el proceso completo de cómo se emite una, desde la serie de numeración correcta hasta los plazos legales y la diferencia con un «abono», hemos preparado una guía detallada paso a paso.
2.4. Paso 4: Verifica y Envía la Nueva Factura
Antes de finalizar, revisa todos los datos una última vez. Una vez emitida, la factura rectificativa generará su propio registro y su propio código QR VeriFactu. Envíala a tu cliente explicándole que esta nueva factura sustituye a la anterior para que pueda gestionarla correctamente en su contabilidad.
3. Caso Práctico: Corrigiendo un NIF en Tiempo Real
Imagina que emites la factura «2025-0123» con el NIF «12345678A» cuando el correcto era «87654321B».
- Localizas la factura «2025-0123».
- Usas la opción «Rectificar» y tu sistema crea la factura «R2025-0010».
- En la factura «R2025-0010» cambias el NIF a «87654321B».
- El concepto de la nueva factura indica: «Factura rectificativa que sustituye a la factura nº 2025-0123 de fecha dd/mm/aaaa».
- Guardas y envías. Automáticamente, tu sistema envía el registro de anulación de la «2025-0123» y el alta de la «R2025-0010» a la AEAT.
4. El Beneficio: Tranquilidad Fiscal y Confianza del Cliente
Al seguir estos pasos, no solo resuelves el problema, sino que demuestras profesionalidad. Ganas tranquilidad al saber que tu facturación cumple rigurosamente con la ley, evitando futuras inspecciones o sanciones. Además, proporcionas a tu cliente un documento válido rápidamente, reforzando su confianza en tu gestión.
5. La Clave de VeriFactu: Procedimiento, no Pánico
El cambio más importante que introduce VeriFactu no es técnico, sino de mentalidad. Nos obliga a pasar del «borrar y empezar de nuevo» a un sistema basado en la trazabilidad y la transparencia. Un error ya no es un callejón sin salida, sino el inicio de un procedimiento de corrección claro y legal.
Aunque pueda parecer más rígido, este sistema es, en realidad, una garantía. Asegura que cada paso de tu facturación queda registrado, protegiéndote a ti ante futuras inspecciones y dándole a tu cliente la certeza de que sus documentos son fiscalmente válidos.
La clave para navegar este nuevo paradigma sin estrés es doble: primero, entender el procedimiento correcto como el que hemos desglosado aquí; y segundo, contar con un software de facturación fiable que convierta estos pasos en un simple par de clics.
6. Preguntas Frecuentes
1. ¿Puedo simplemente anular la factura y hacer una nueva?
No. Con VeriFactu, «anular» no es borrar. El sistema crea un registro de anulación, pero la factura original permanece. El procedimiento correcto siempre implica la emisión de una factura rectificativa que justifique por qué se anula la anterior y, si es necesario, la sustituya.
2. ¿Qué pasa si el error no es en el NIF, sino en el importe?
El procedimiento es el mismo: debes emitir una factura rectificativa. En este caso, puede ser una rectificativa «por diferencias», donde solo se abonan o cargan los importes incorrectos, o «por sustitución» si prefieres reemplazar la factura completa.
3. ¿Cuánto tiempo tengo para corregir una factura con un NIF erróneo?
Debes hacerlo tan pronto como te des cuenta del error. Legalmente, tienes un plazo de cuatro años desde la fecha de devengo del impuesto para rectificar, pero no es recomendable esperar. Cuanto antes lo corrijas, menos problemas generarás para la deducibilidad de tu cliente y para tus propias declaraciones de impuestos.
4. La factura rectificativa, ¿lleva una numeración diferente?
Sí, es obligatorio. Las facturas rectificativas deben tener una serie de numeración distinta y correlativa a las demás facturas de esa serie. Por ejemplo, si tus facturas normales son la serie «F-2025», las rectificativas podrían ser la serie «R-2025».
5. ¿Qué documento le envío a mi cliente, el de anulación o la rectificativa?
Debes enviarle la factura rectificativa. Este es el documento legalmente válido que reemplaza al original y que él necesita para poder deducir el gasto y el IVA correctamente en su contabilidad.
6. ¿Y si el cliente no me ha pagado aún la factura errónea?
No importa si la factura ha sido cobrada o no. La obligación de rectificar existe desde el momento en que la factura ha sido emitida con un error. El proceso de corrección es independiente del estado de cobro.
7. ¿Qué es el «registro de anulación» que genera VeriFactu?
Es un mensaje específico que tu software envía a la AEAT para indicar que una factura previamente registrada queda sin efecto. Este registro está siempre ligado a la emisión de una factura rectificativa posterior, manteniendo la cadena de trazabilidad.
8. ¿Puedo corregir varias facturas erróneas con una sola rectificativa?
Sí, es posible. Se puede emitir una única factura rectificativa que corrija varias facturas, siempre y cuando se identifiquen claramente todas las facturas que se están rectificando. Sin embargo, por claridad, suele ser más práctico emitir una rectificativa por cada factura errónea.
9. ¿Qué sanción puedo tener si no corrijo una factura con el NIF mal?
No corregir un error de facturación se considera una infracción tributaria. Las sanciones por incumplimiento de las obligaciones de facturación pueden ser del 1% del importe de las operaciones facturadas incorrectamente, con un mínimo que la ley establece.
10. Mi software no tiene un botón de «Rectificar», ¿qué hago?
Si tu software no está preparado para emitir facturas rectificativas de acuerdo a la normativa, no es compatible con VeriFactu. Es una de las obligaciones de los autónomos con la factura electrónica usar un sistema que cumpla todos los requisitos. Deberías actualizar o cambiar de proveedor urgentemente.
11. ¿El NIF de un cliente extranjero también debe corregirse así?
Sí. Si facturas a un cliente de la UE con un número de IVA intracomunitario (VAT number) o a un cliente extracomunitario con su identificador fiscal, y cometes un error, el procedimiento de corrección mediante factura rectificativa es exactamente el mismo.
12. ¿Qué diferencia hay entre una factura rectificativa y un abono?
Coloquialmente, «abono» se usa para facturas con importes negativos. Técnicamente, un abono es un tipo de factura rectificativa, generalmente usada para devoluciones de mercancía o descuentos post-venta. Para corregir un error de datos como el NIF, el término correcto es «factura rectificativa por sustitución».
13. ¿Debo informar a mi gestoría si emito una rectificativa?
Absolutamente. Tu gestor debe ser consciente de la factura original errónea, la anulación y la nueva factura rectificativa para poder presentar correctamente tus declaraciones de impuestos (IVA e IRPF) y evitar descuadres.
14. ¿La factura rectificativa afecta a la declaración del IVA?
Si la rectificación no altera la base imponible ni la cuota de IVA (como en un error de NIF), no afectará a los importes a declarar. Simplemente corrige la información del destinatario. Si el error fuera en los importes, sí habría que regularizar el IVA en la declaración del periodo correspondiente.
15. ¿Y si el NIF del cliente no está en el censo de la AEAT?
Si tu software está conectado al censo VIES o de la AEAT, puede que te avise antes de emitir la factura. Si la emites y luego descubres que el NIF es incorrecto o no está censado, el problema es del cliente, pero la factura podría no ser deducible para él. Lo correcto es hablar con el cliente para que te proporcione un NIF válido y emitir una rectificativa si fuera necesario.
