¿Puede mi Gestoría Acceder Directamente a mis Registros de VeriFactu? Guía 2025
Con la entrada en vigor de VeriFactu, una de las preguntas más importantes para autónomos y pymes es cómo afectará a la relación con sus asesorías. La colaboración es clave, pero ¿significa eso que tu gestor tendrá una puerta abierta a tus datos? La respuesta es más compleja de lo que parece.
Entender el flujo de trabajo y los permisos necesarios no solo te mantendrá seguro, sino que optimizará la gestión de tu negocio. Si quieres una visión global, te recomendamos empezar por nuestra guía completa sobre VeriFactu 2025, un punto de partida esencial.
1. La Respuesta Directa: ¿Acceso Libre o con Permiso?
No, tu gestoría no puede acceder directamente a tus registros de VeriFactu por defecto. El sistema está diseñado para que el control de la información fiscal resida siempre en el contribuyente. Para que tu asesor pueda gestionar o consultar tus registros, debes concederle un poder de representación específico a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT).
Este mecanismo de autorización asegura que solo las personas o entidades que tú decidas puedan actuar en tu nombre, protegiendo la integridad y confidencialidad de tus datos. La obligación principal es tuya, pero una buena coordinación es fundamental.
2. ¿Por Qué tu Gestoría Necesita tu Permiso Explícito?
La necesidad de una autorización formal no es un capricho burocrático, sino una medida de seguridad fundamental con dos pilares clave: la responsabilidad legal y la protección de datos.
2.1. La Responsabilidad Legal Recae Sobre Ti
Aunque delegues la gestión, ante la AEAT, el responsable último de la veracidad y el envío de las facturas eres tú, el titular del negocio. El sistema VeriFactu está ligado a tu NIF, no al de tu gestor.
Otorgar un poder es el acto legal que te permite designar a un tercero para que actúe en tu representación, pero no le transfiere la responsabilidad final. Por eso, cualquier sanción por incumplimiento de Verifactu recaería sobre ti. Puedes consultar más en la web oficial de la Agencia Tributaria.
2.2. Protección de Datos y Confidencialidad
Tus registros de facturación contienen información sensible sobre tus clientes, proveedores y operaciones. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obliga a garantizar que solo personal autorizado acceda a esta información.
El sistema de apoderamiento de la AEAT funciona como un cortafuegos, asegurando que el acceso de tu gestoría se limita estrictamente a las gestiones fiscales para las que ha sido autorizada, protegiendo así la confidencialidad.
3. Cómo Autorizar a tu Gestoría para VeriFactu: Guía Paso a Paso
Dar acceso a tu gestoría es un proceso estructurado. Seguir estos pasos te garantizará una transición segura y eficiente, evitando problemas futuros.
3.1. Paso 1: Confirma que su Software es Compatible
Antes de nada, habla con tu asesor. Confirma que el software de facturación que utilizan es compatible con VeriFactu y que están preparados para gestionar los registros de sus clientes. No todos los programas están adaptados todavía.
3.2. Paso 2: Otorga un Poder de Representación en la AEAT
Este es el paso más importante. Debes acceder a la Sede Electrónica de la AEAT con tu certificado digital, DNIe o Cl@ve PIN. Desde allí, podrás dar de alta un «apoderamiento» a favor del NIF de tu gestoría, concediéndole permiso para realizar trámites relacionados con los sistemas informáticos de facturación.
3.3. Paso 3: Define el Alcance de su Acceso
Durante el proceso de apoderamiento, podrás especificar qué trámites puede realizar tu gestor. Asegúrate de seleccionar solo los necesarios para la gestión de VeriFactu. Esto garantiza que no tengan acceso a otras áreas de tu fiscalidad que no les competen.
3.4. Paso 4: Establece un Protocolo de Trabajo Claro
Una vez concedido el permiso técnico y legal, establece con tu gestoría cómo será el flujo de trabajo. Acordad cómo y cuándo les enviarás la información, cómo te notificarán las gestiones realizadas y cómo resolveréis posibles incidencias. La comunicación es clave.
4. ¿Qué Información Exacta de VeriFactu Podrá Consultar tu Gestor?
Una vez autorizado, tu gestor no verá «todo» tu sistema, sino la información específica que se envía a la Agencia Tributaria. Principalmente, tendrán acceso a:
- Los registros de facturación: Podrán ver las facturas emitidas, sus datos (fecha, importe, NIF del cliente, tipo de IVA) y el hash o huella digital que garantiza su integridad.
- El estado de los envíos: Podrán verificar si los registros se han enviado correctamente a la AEAT y si han sido aceptados o si hay algún error que subsanar.
- Registros de anulación y rectificativas: Tendrán acceso a las facturas rectificativas y los registros de anulación que se hayan generado.
5. Errores a Evitar al Colaborar con tu Gestoría en VeriFactu
- Asumir que tienen acceso automático: El error más grave es pensar que tu gestor puede «simplemente entrar». Sin el apoderamiento, no podrán hacer nada.
- No verificar su software: Trabajar con una gestoría cuyo software no es compatible con VeriFactu te causará graves problemas y posibles sanciones.
- Falta de comunicación: No informar a tu gestor de facturas especiales, rectificativas o anulaciones puede llevar a errores en la contabilidad y en las declaraciones de impuestos.
- Delegar la responsabilidad al 100%: Recuerda que el responsable final eres tú. Mantén una supervisión periódica para asegurarte de que todo se está gestionando correctamente.
6. Preguntas Frecuentes
1. ¿Necesito comprar un software específico para mi gestoría?
No, tú necesitas un software VeriFactu para tu facturación. Tu gestoría necesita su propio software compatible que pueda interactuar con la AEAT y gestionar los datos de sus clientes. La clave es que ambos sistemas cumplan la normativa.
2. ¿El acceso es en tiempo real?
Tu gestoría accederá a los registros que ya han sido enviados y procesados por la AEAT. No es un acceso en tiempo real a tu programa de facturación, sino a la información fiscal ya declarada y registrada en los servidores de Hacienda.
3. ¿Puedo revocar el acceso a mi gestoría si cambio de asesor?
Sí, de la misma manera que otorgas el poder de representación en la Sede Electrónica de la AEAT, puedes revocarlo en cualquier momento. Es un paso crucial que debes dar inmediatamente al cambiar de asesor fiscal.
4. Si mi gestoría comete un error, ¿quién es el responsable de la sanción?
La responsabilidad tributaria ante la AEAT es tuya como contribuyente. Aunque podrías tener un acuerdo contractual con tu gestoría sobre su responsabilidad profesional, la sanción de Hacienda se te impondrá a ti. De ahí la importancia de elegir un buen profesional.
5. ¿Afecta esto a las facturas simplificadas o tickets?
Sí. VeriFactu afecta tanto a las facturas completas como a las simplificadas (tickets). Tu gestoría también necesitará gestionar estos registros si forman parte de tu obligación fiscal.
6. ¿Qué pasa si facturo desde un TPV?
El proceso es el mismo. Si tu TPV cumple con la normativa VeriFactu, generará los registros y los enviará a la AEAT. Tu gestoría, una vez autorizada, podrá acceder a esos registros de la misma forma.
7. ¿Mi gestor puede emitir facturas en mi nombre desde su software?
Depende del poder otorgado y del software. Algunos sistemas avanzados podrían permitirlo si se les concede un poder de facturación por cuenta de terceros, pero lo más habitual es que tú emitas la factura y ellos gestionen el registro ya creado.
8. ¿Cuánto tarda en ser efectivo el poder de representación?
El alta del apoderamiento en la Sede Electrónica de la AEAT suele ser inmediata. Una vez completado el proceso, tu gestoría debería poder actuar en tu nombre en cuestión de minutos.
9. ¿Este proceso tiene algún coste?
El trámite de apoderamiento en la web de la AEAT es gratuito. Sin embargo, tu gestoría podría ajustar sus honorarios en función de las nuevas tareas de gestión y supervisión que requiere el sistema VeriFactu.
10. ¿La gestoría puede ver mis datos de clientes?
Sí, la gestoría verá los datos de la factura, lo que incluye el NIF, nombre o razón social y dirección de tus clientes, ya que son datos obligatorios en una factura y en su registro fiscal.
11. ¿Qué hago si mi gestoría no sabe cómo funciona VeriFactu?
Es una señal de alerta. La adaptación a VeriFactu es una obligación profesional para las asesorías. Si no están preparados, deberías considerar buscar un asesor que sí esté actualizado para evitar riesgos y sanciones.
12. ¿Puede la gestoría acceder si no tengo certificado digital?
Tú, como contribuyente, necesitas un método de identificación seguro (certificado digital, DNIe o Cl@ve) para poder otorgar el poder. Una vez otorgado, tu gestoría usará su propio certificado para acceder como tu representante.
13. ¿Mi gestor verá las facturas que emito a clientes extranjeros?
Sí. Si estas facturas forman parte de tu contabilidad y están sujetas a la normativa española, deben generar un registro VeriFactu. Por tanto, tu gestor tendrá acceso a estos registros para poder incluirlos en tus declaraciones de impuestos.
14. ¿Y si soy autónomo en módulos (estimación objetiva)?
Los autónomos en módulos que emiten facturas también están obligados a usar un sistema VeriFactu. Por lo tanto, si tienes una gestoría, el proceso de autorización es exactamente el mismo.
15. ¿El acceso de mi gestoría a VeriFactu sustituye la obligación de conservar las facturas?
No. El acceso a los registros de VeriFactu no sustituye la obligación legal de conservar las facturas originales (generalmente en formato electrónico) durante el plazo que marca la ley, que suele ser de varios años.
