Obligación Verifactu 2025: ¿Qué Empresas y Autónomos Deben Cumplir YA? ⚠️
1. Introducción: La Urgencia de la Obligación Verifactu 2025
El término «obligación Verifactu 2025» resuena cada vez con más fuerza entre empresas y autónomos españoles. La cercanía de las fechas y la complejidad de la normativa generan una pregunta clave: ¿está mi negocio obligado? ¿Exactamente a partir de cuándo? ¿Qué implica realmente?
La respuesta corta es que sí, la obligación Verifactu es una realidad inminente que afectará a la inmensa mayoría del tejido empresarial español. Sin embargo, la referencia a «2025» requiere una matización importante que aclararemos a lo largo de esta guía.
Entender quién debe usar Verifactu, cuáles son las excepciones, las fechas críticas de 2025 y 2026, y qué pasos dar para cumplir es fundamental para evitar sanciones y adaptarse correctamente a esta nueva era de la digitalización fiscal 2025. ¡Sigue leyendo y despeja todas tus dudas sobre la obligación Verifactu 2025!
2. ¿Qué es Verifactu? Breve Recordatorio Esencial
Antes de detallar la obligación, recordemos qué es Verifactu. No es un programa de Hacienda, sino el sistema de emisión de facturas verificables regulado por el Real Decreto 1007/2023. En esencia, Verifactu establece un conjunto de requisitos técnicos y de seguridad que debe cumplir el software de facturación que utilizas.
Su objetivo es garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros de facturación, luchando así contra el fraude fiscal. Esto se logra mediante mecanismos como el encadenamiento de registros (hash), la inclusión de códigos QR en las facturas y el registro detallado de eventos.
3. ¿Qué Significa Realmente la «Obligación Verifactu»?
Cuando hablamos de la obligación Verifactu, no nos referimos a la obligación de tener Verifactu como si fuera un aparato o un impuesto. La obligación consiste en UTILIZAR EXCLUSIVAMENTE sistemas informáticos de facturación (software) que cumplan TODOS los requisitos definidos por la normativa Verifactu.
Esto implica que, a partir de las fechas que detallaremos, ya no será legal utilizar programas de facturación que:
- Permitan alterar o eliminar registros de facturas ya emitidas sin dejar rastro.
- No generen el registro de facturación con el contenido y formato exigidos.
- No incluyan el código QR obligatorio en las facturas.
- No cumplan con los estándares de seguridad y trazabilidad definidos en el RD 1007/2023.
La obligación Verifactu 2025 (y sus plazos posteriores) se traduce, por tanto, en la necesidad de asegurarse de que el software que usas en tu día a día está adaptado y certificado (mediante declaración responsable del fabricante) como conforme a Verifactu.
4. La Gran Pregunta: ¿Quién Debe Usar Verifactu Obligatoriamente?
La normativa es clara y de amplio alcance. Están obligados a utilizar sistemas informáticos de facturación conformes a Verifactu:
TODOS los empresarios y profesionales sujetos al Impuesto sobre Sociedades (IS) o al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que desarrollen actividades económicas, siempre y cuando expidan facturas y utilicen sistemas informáticos para ello.
Esto responde directamente a la pregunta de quién debe usar Verifactu: prácticamente todo el tejido productivo que factura mediante software. Esto incluye:
- Sociedades Mercantiles (S.L., S.A., etc.).
- Empresarios individuales y profesionales autónomos en estimación directa (normal o simplificada).
- Autónomos en régimen de estimación objetiva (módulos) que elijan llevar libros registro según el Código de Comercio o emitan facturas (por ejemplo, si facturan a otros empresarios o profesionales).
- Entidades sin ánimo de lucro que realicen actividades económicas.
- Establecimientos permanentes de entidades no residentes.
La obligación Verifactu 2025/2026 es, por tanto, muy extensa.
5. Verifactu PYMES y Verifactu Autónomos: ¿Hay Diferencias?
A efectos de la obligación de usar un software conforme a Verifactu, no existen diferencias sustanciales entre verifactu pymes y verifactu autónomos. Ambos colectivos están, por regla general, obligados si utilizan sistemas informáticos para expedir sus facturas.
La única diferencia relevante podría venir en los plazos de entrada en vigor de la obligación de uso, que como veremos, dependen de si la empresa o autónomo está afectado por la Ley Crea y Crece o no. Pero la obligación de fondo (usar software adaptado) es la misma.
Tanto las pequeñas y medianas empresas como los trabajadores por cuenta propia deben asegurarse de que su software cumple con Verifactu. Para las PYMES, esto puede implicar revisar sus sistemas ERP o programas de contabilidad; para los autónomos, verificar el software de facturación que utilizan, sea de escritorio, online o una app. La necesidad de digitalizar la contabilidad en pymes se vuelve aún más crítica con esta normativa.
6. ¡Importante! Excepciones a la Obligación Verifactu
Aunque la regla general es amplia, existen algunas excepciones notables a la obligación de utilizar sistemas Verifactu. Los principales colectivos EXENTOS son:
- Contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII): Aquellos que ya reportan el detalle de sus facturas a la AEAT casi en tiempo real a través del SII están exentos de Verifactu. El SII ya proporciona un nivel de control similar o superior.
- Contribuyentes acogidos al Régimen Especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca (REAGYP) del IVA: Para las operaciones dentro de este régimen especial, no se aplica la obligación Verifactu.
- Determinadas operaciones exentas de IVA: Operaciones específicas exentas según el artículo 20 de la Ley del IVA (como algunas educativas, sanitarias o financieras) no obligan por sí solas a usar Verifactu, salvo que el contribuyente realice otras operaciones sí sujetas y no exentas o deba expedir factura por otras razones legales.
- Facturación por destinatario o terceros: En casos donde la facturación la realiza el destinatario o un tercero autorizado, la responsabilidad del cumplimiento Verifactu recae sobre quien efectivamente expide la factura.
Es fundamental analizar si tu actividad o régimen fiscal encaja en alguna de estas excepciones antes de asumir la obligación Verifactu 2025.
7. Fechas Clave: Desentrañando la Obligación Verifactu 2025 y 2026
Aquí llegamos al punto que más confusión genera, especialmente por la keyword «obligación Verifactu 2025«. Hay que distinguir dos tipos de obligaciones con fechas diferentes:
- Obligación para Productores y Comercializadores de Software:
- Fecha Clave: 1 de julio de 2025
- ¿Qué Ocurre?: A partir de esta fecha, quienes fabriquen, produzcan o vendan software de facturación en España SÓLO podrán ofrecer programas que cumplan íntegramente con los requisitos Verifactu. Ya no podrán vender ni actualizar versiones antiguas no conformes.
- Relevancia 2025: Por eso la obligación Verifactu 2025 es real, pero afecta directamente a los proveedores. Indirectamente, te afecta a ti como usuario porque a partir de esa fecha, cualquier software nuevo o actualización que recibas ya debería ser Verifactu.
- Obligación para los Usuarios Finales (Empresas y Autónomos):
- Fecha Clave 1: 1 de enero de 2026
- ¿Quiénes?: Empresas y profesionales obligados a expedir factura electrónica B2B según la Ley Crea y Crece (aquellos con facturación anual superior a 8 millones de euros, según el desarrollo reglamentario pendiente).
- ¿Qué Ocurre?: Deben empezar a usar exclusivamente software conforme a Verifactu.
- Fecha Clave 2: 1 de julio de 2026
- ¿Quiénes?: El RESTO de empresarios y profesionales (PYMES y autónomos no incluidos en el grupo anterior) que utilicen software de facturación.
- ¿Qué Ocurre?: Deben empezar a usar exclusivamente software conforme a Verifactu.
En resumen: La obligación Verifactu 2025 es el pistoletazo de salida para que el software esté disponible. Tu obligación como usuario de empezar a usarlo comienza en 2026. ¡Pero no esperes al último día para adaptarte!
8. Verifactu, Ley Crea y Crece y Factura B2B: ¿Cómo Encaja Todo?
Es importante entender que Verifactu y la obligación de factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece son normativas complementarias pero distintas:
- Verifactu: Se centra en cómo debe ser el software de facturación internamente (seguridad, registro, QR) para todas las facturas emitidas con él.
- Ley Crea y Crece (Factura B2B): Se centra en la obligación de intercambiar facturas electrónicas estructuradas (como Facturae u otros formatos) entre empresas y profesionales. Afecta al intercambio de la factura.
¿Cómo se relacionan? Necesitarás un software que cumpla Verifactu (requisitos internos) y que, además, sea capaz de generar y recibir facturas en los formatos estructurados que exija la Ley Crea y Crece (requisitos de intercambio B2B). Ambas normativas impulsan la factura electrónica obligatoria 2025 y la digitalización general.
8. El Rol de la AEAT: Supervisión (`AEAT verifactu`)
La Agencia Tributaria (AEAT) juega un papel fundamental en el sistema Verifactu, aunque no proporcione el software. Sus funciones principales (`AEAT verifactu`) son:
- Definir la Normativa: Establecer los requisitos técnicos (RD 1007/2023 y Orden Ministerial).
- Supervisar a los Productores: Verificar que los desarrolladores de software cumplen con la obligación de adaptar sus programas y emitir la declaración responsable.
- Controlar a los Usuarios: Comprobar que los empresarios y profesionales utilizan software conforme a Verifactu y no programas que permitan la ocultación de ventas.
- Recibir Datos (Opcional): Habilitar los sistemas para recibir los registros de facturación de aquellos contribuyentes que voluntariamente opten por el sistema de envío automático VERIFACTU.
- Sancionar Incumplimientos: Aplicar las sanciones previstas en la Ley General Tributaria y la Ley Antifraude en caso de detectar irregularidades.
La presencia de la `AEAT verifactu` es, por tanto, de regulación y control para asegurar el cumplimiento de la obligación Verifactu 2025/2026.
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9. ¿Qué Pasa si Ignoro la Obligación Verifactu 2025/2026?
Ignorar la obligación Verifactu 2025/2026 no es una opción recomendable. La Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal estableció un régimen sancionador específico para el uso de software de doble uso o no conforme:
- Para los usuarios (empresas/autónomos): La simple tenencia de programas no adecuados o que no cumplan los requisitos Verifactu puede ser sancionada con una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en que se haya tenido.
- Para los fabricantes/comercializadores: Las multas por producir o vender software que permita la manipulación de datos son aún mayores, alcanzando los 150.000 euros por cada ejercicio y licencia vendida.
Más allá de las multas, el uso de software no conforme puede generar problemas en inspecciones fiscales, dificultades para demostrar la veracidad de la contabilidad y un riesgo reputacional. Cumplir la obligación Verifactu es, por tanto, una necesidad.
10. Pasos Prácticos: ¿Qué Debes Hacer AHORA Mismo?
Aunque la obligación de uso para la mayoría empieza en 2026, la obligación Verifactu 2025 para los proveedores significa que debes actuar ya:
- Evalúa tu Situación: ¿Usas software para facturar? ¿Estás en alguna de las excepciones (SII, REAGYP)? Confirma si te aplica la obligación.
- Contacta con tu Proveedor de Software: Pregúntale explícitamente si su programa cumplirá con Verifactu (RD 1007/2023) y cuándo tendrán disponible la versión adaptada. Pide confirmación por escrito o su declaración responsable.
- Planifica la Adaptación/Migración: Si tu proveedor no se adapta o no te convence, empieza a buscar alternativas. Si se adapta, planifica cuándo realizarás la actualización necesaria.
- Revisa tus Procesos Internos: Asegúrate de que tu forma de facturar es correcta (series, datos obligatorios…). Verifactu no cambia las normas básicas de facturación, pero un buen software te ayudará a cumplirlas.
- Considera la Opción VERIFACTU: Valora si te interesa optar por el envío automático de registros a la AEAT o si prefieres simplemente cumplir los requisitos internos sin envío proactivo.
- Consulta a tu Asesor: Si tienes dudas específicas sobre tu caso, habla con tu asesor fiscal o contable.
La proactividad es clave para afrontar la obligación Verifactu 2025 y llegar preparado a 2026.
11. Preguntas Frecuentes (FAQs) sobre la Obligación Verifactu 2025
¿Es obligatoria la adaptación a Verifactu en 2025?
La obligación Verifactu 2025 es crucial, pero afecta principalmente a los FABRICANTES y COMERCIALIZADORES de software. A partir del 1 de julio de 2025, solo podrán vender programas que cumplan Verifactu. La OBLIGACIÓN para los USUARIOS FINALES (empresas, autónomos) de empezar a USAR estos sistemas comienza el 1 de enero o el 1 de julio de 2026, dependiendo de si les aplica o no la Ley Crea y Crece.
¿Quién debe usar Verifactu obligatoriamente?
Prácticamente todos los empresarios y profesionales que expidan facturas utilizando sistemas informáticos (software de facturación) están sujetos a la obligación de usar software conforme a Verifactu. Esto incluye a la mayoría de PYMES y autónomos. Las principales excepciones son los acogidos al SII, al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, y algunas operaciones exentas específicas.
Soy autónomo, ¿tengo la obligación Verifactu 2025?
Como usuario final, tu obligación de usar un software adaptado a Verifactu comienza el 1 de julio de 2026. Sin embargo, la obligación Verifactu 2025 sí te afecta indirectamente: a partir de julio de 2025, cualquier software nuevo que adquieras o actualices ya deberá ser conforme a Verifactu. Por tanto, debes empezar a prepararte ya.
¿Qué pasa si no cumplo con la obligación Verifactu?
Incumplir la obligación Verifactu puede acarrear sanciones significativas por parte de la AEAT. La Ley Antifraude contempla multas de hasta 50.000 euros por la tenencia o uso de software no certificado o que permita la manipulación de datos.
¿Si uso Verifactu, tengo que enviar mis facturas a la AEAT?
No necesariamente. La obligación Verifactu exige que tu software cumpla unos requisitos técnicos internos (registro seguro, QR, etc.). El envío automático de los registros de facturación a la AEAT (sistema VERIFACTU) es VOLUNTARIO para el contribuyente. Puedes cumplir Verifactu sin enviar los datos automáticamente.
12. Conclusión: La Obligación Verifactu 2025 es el Pistoletazo de Salida
La obligación Verifactu 2025 marca un antes y un después en la disponibilidad de software de facturación en España. Aunque la obligación de uso para la mayoría de empresas (verifactu pymes) y profesionales (verifactu autónomos) se materializa en 2026, 2025 es el año clave para la preparación y la adaptación. A partir de julio, el mercado solo ofrecerá software conforme.
Salvo excepciones muy concretas (como el SII), si utilizas un sistema informático para facturar, estarás afectado por esta normativa. Ignorarla no es una opción viable debido a las importantes sanciones previstas.
La clave es actuar ahora: verifica tu situación, contacta con tu proveedor de software, planifica la transición y asegúrate de llegar a 2026 cumpliendo con todos los requisitos. La obligación Verifactu es un paso más hacia un entorno fiscal más digital y transparente. ¡Anticípate y evita problemas!
