¿Están los Arquitectos y Estudios de Arquitectura Obligados a Usar VeriFactu?
1. Respuesta Directa: Sí, los Arquitectos Están Obligados
Sí, de forma rotunda. Tanto los arquitectos que ejercen como autónomos como los estudios de arquitectura constituidos como sociedades están obligados a usar un sistema de facturación adaptado a VeriFactu. La normativa no distingue por sector profesional o volumen de facturación, por lo que, si emites facturas por tu actividad, debes cumplir con este requisito legal. Para una guía completa, puedes consultar nuestro artículo sobre qué es Verifactu.
Esta medida, impulsada por la Agencia Tributaria, implica que cualquier factura, ya sea por el diseño de un proyecto, la dirección de obra, una certificación o una consulta, debe ser generada a través de un software certificado que garantice su integridad y trazabilidad.
2. ¿Por Qué Existe esta Obligación para los Arquitectos? La Base Legal
La obligación emana de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (conocida como Ley Antifraude) y se desarrolla en el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos de facturación (conocido como Reglamento SIF).
El objetivo principal de Hacienda es doble:
- Luchar contra el software de doble uso: Erradicar los programas que permiten ocultar o alterar la facturación real de las empresas y profesionales.
- Garantizar la integridad de los registros: Asegurar que todas las facturas emitidas sean inalterables y trazables desde su creación. Esto se consigue mediante la inclusión de un código QR y la generación de registros encadenados con firma digital.
3. Plazos Clave para Arquitectos: ¿Cuándo Entra en Vigor VeriFactu?
La fecha de implementación depende de la forma jurídica bajo la cual operes. Es crucial conocerla para evitar sanciones y realizar la adaptación con tiempo.
3.1. Plazo para Estudios de Arquitectura (Sociedades)
Para los estudios de arquitectura que tributan por el Impuesto sobre Sociedades (la mayoría de las S.L.P. o S.L.), la obligación entra en vigor a partir del 1 de enero de 2026. A partir de esa fecha, todo su software de facturación debe estar adaptado.
3.2. Plazo para Arquitectos Autónomos
Para los arquitectos que ejercen como profesionales individuales (autónomos), el plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2026. Este plazo adicional da un margen extra para que el colectivo más numeroso de profesionales pueda realizar la transición.
4. ¿Cómo Afecta VeriFactu a la Facturación de un Arquitecto?
La normativa VeriFactu impacta directamente en los procesos de facturación más comunes del sector de la arquitectura, desde la gestión de proyectos hasta el cobro de minutas.
4.1. Facturación por Proyectos y Certificaciones de Obra
La facturación por hitos o fases de proyecto, un método muy extendido, no exime del cumplimiento. Cada certificación de obra que genere una factura debe registrarse en el nuevo sistema VeriFactu. Esto significa que cada factura emitida, aunque sea parcial, debe generar su correspondiente registro y código QR.
4.2. ¿Afecta a las Facturas a Particulares (B2C)?
Sí. La obligación es idéntica independientemente del destinatario. Tanto las facturas completas a promotoras (B2B) como las facturas simplificadas a clientes particulares (B2C) por una pequeña reforma o consulta, deben generarse con el sistema certificado.
4.3. Gestión de Provisiones de Fondos y Suplidos
Las provisiones de fondos deben documentarse con una factura de anticipo, la cual también está sujeta a la normativa VeriFactu. Los suplidos (gastos pagados en nombre del cliente) no requieren una factura VeriFactu, pero la minuta final que los incluya sí debe ser generada con un software que cumpla la normativa.
5. ¿Hay Excepciones para Arquitectos en VeriFactu?
Las excepciones son muy limitadas. La principal es para aquellos profesionales o empresas acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), un sistema de reporte de IVA casi en tiempo real con Hacienda. Sin embargo, este régimen solo es obligatorio para empresas con una facturación superior a 6 millones de euros anuales.
Para la inmensa mayoría de arquitectos y estudios de arquitectura, esta excepción no es aplicable, por lo que la obligación de adaptar su software es firme.
💡 Guía Esencial: Adaptar tu Negocio a VeriFactu
Adaptar tu despacho a VeriFactu puede parecer complejo, pero es un proceso que puedes dominar. Si quieres una guía completa para realizar la transición sin errores y evitar sanciones, tenemos el recurso perfecto para ti.
6. Los 4 Pasos para Adaptar tu Despacho de Arquitectura a VeriFactu
Para una transición sin sobresaltos y garantizando el cumplimiento, te recomendamos seguir estos pasos:
- Paso 1: Evalúa tu Software Actual. Contacta a tu proveedor y pregunta directamente: «¿Mi software estará certificado como VeriFactu antes de mi fecha límite?». Pide una confirmación por escrito.
- Paso 2: Busca Alternativas (Si es Necesario). Si tu software actual no se adaptará o usas métodos manuales como Excel o Word (que dejarán de ser legales para facturar), es momento de buscar un sistema de facturación moderno que garantice el cumplimiento.
- Paso 3: Coordínate con tu Asesor Fiscal. Habla con tu gestoría para alinear los nuevos procesos. Un buen software debe permitir exportar los registros de facturación de forma sencilla para facilitar su trabajo y evitar errores.
- Paso 4: Planifica la Implementación. No esperes a 2026. Empieza el proceso de adaptación con varios meses de antelación para poder formar a tu equipo, migrar datos si es necesario y ajustar los flujos de trabajo sin prisas.
7. Sanciones por Incumplimiento: ¿A Qué Riesgos te Enfrentas?
El uso de un software de facturación no certificado o la alteración de los registros de facturación se considera una infracción tributaria grave. La Agencia Tributaria ha establecido un régimen sancionador muy claro y contundente para desincentivar el fraude.
La sanción por no utilizar un sistema informático conforme a la ley es de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya producido el incumplimiento. Dada la cuantía, el riesgo de no adaptarse es demasiado elevado.
8. ¿Puedo Usar el Kit Digital para Adaptarme a VeriFactu?
Sí, afortunadamente. Las ayudas del programa Kit Digital, financiadas con fondos europeos, son una excelente oportunidad para financiar esta adaptación. La categoría de solución «Factura Electrónica» está diseñada específicamente para este propósito.
Puedes usar el bono digital para contratar un «Agente Digitalizador» que te implante un software de facturación que no solo cumpla con VeriFactu, sino que también modernice la gestión de tu despacho. Para más detalles, consulta nuestra guía sobre el Kit Digital para VeriFactu.
9. Preguntas Frecuentes sobre VeriFactu para Arquitectos
1. ¿Qué pasa si solo facturo a través del Colegio de Arquitectos?
Si el Colegio de Arquitectos emite las facturas en tu nombre, es el Colegio quien debe asegurar que su sistema de facturación cumple con VeriFactu. Sin embargo, si emites alguna factura por tu cuenta, por pequeña que sea, tu propio sistema debe cumplir la normativa.
2. ¿Puedo seguir usando mi plantilla de Excel o Word para las minutas?
No. Una vez que la normativa entre en vigor, el uso de software ofimático como Excel o Word para generar facturas será ilegal, ya que no pueden asegurar la inalterabilidad y trazabilidad que exige la ley.
3. ¿Qué pasa si emito muy pocas facturas al año?
El número de facturas es irrelevante. La obligación existe desde la primera factura que emitas por tu actividad económica. No hay un umbral mínimo de facturación para estar exento.
4. Si trabajo a través de una Sociedad Profesional (S.L.P.), ¿también estoy obligado?
Sí. La obligación se mantiene. La entidad que emite la factura, ya sea una persona física o una sociedad, está sujeta a la normativa VeriFactu, con fecha límite el 1 de enero de 2026.
5. ¿Cómo afecta VeriFactu al secreto profesional con mis clientes?
El sistema VeriFactu no requiere el envío del detalle completo de los servicios a la AEAT, sino los datos clave de la factura (NIF, fechas, importes, etc.). La descripción de los servicios puede mantenerse genérica para proteger la confidencialidad, cumpliendo siempre con los mínimos del reglamento.
6. ¿Afecta VeriFactu a las facturas rectificativas?
Sí, las facturas rectificativas también deben ser generadas y registradas a través de un sistema VeriFactu, asegurando que queden vinculadas a la factura original.
7. ¿Es lo mismo VeriFactu que la facturación electrónica B2B?
No. VeriFactu es un sistema de control sobre la expedición de todas las facturas, mientras que la factura electrónica obligatoria B2B (Ley Crea y Crece) regula el formato en que deben intercambiarse las facturas entre empresas. Son dos normativas complementarias, pero diferentes.
8. Mi cliente es extranjero, ¿tengo que usar VeriFactu?
Sí. Si tu actividad económica se desarrolla en territorio español, debes cumplir con el reglamento, aunque tu cliente sea extranjero. La factura puede emitirse en otro idioma o moneda, pero el registro VeriFactu debe generarse igualmente.
9. ¿Qué información contiene el código QR de una factura VeriFactu?
El código QR contiene datos clave que permiten a la AEAT y al cliente final verificar la validez de la factura, como el NIF del emisor, el número de factura, la fecha y los importes totales.
10. ¿Tengo que enviar mis facturas a Hacienda en tiempo real?
No necesariamente. VeriFactu permite dos modalidades: el envío inmediato de los registros a la AEAT o simplemente generar los registros con todos los requisitos de seguridad y conservarlos para una posible inspección futura.
11. ¿Afecta también a los aparejadores y arquitectos técnicos?
Sí. La normativa afecta a todos los profesionales liberales que emiten facturas por su actividad, incluyendo aparejadores, arquitectos técnicos, ingenieros, etc.
12. ¿Qué es un software de «doble uso» y por qué lo prohíbe la ley?
Es un programa informático que permite llevar una contabilidad «B» o paralela, ocultando parte de los ingresos reales. La Ley Antifraude prohíbe tanto su producción y comercialización como su tenencia, con sanciones para desarrolladores y usuarios.
13. ¿Necesito un certificado digital para cumplir con VeriFactu?
Sí, tu software de facturación necesitará un certificado digital para firmar los registros de cada factura, garantizando así su autenticidad e integridad.
14. Si me equivoco en una factura, ¿puedo anularla?
Con VeriFactu, las facturas no se anulan o borran. Si cometes un error, debes emitir una factura rectificativa que corrija la original. Ambos registros quedarán enlazados en tu sistema.
15. ¿Cuál es la sanción exacta por no cumplir con VeriFactu?
La sanción por la tenencia o uso de un software de facturación no certificado es una multa fija de 50.000 € por ejercicio. Puedes encontrar más información en nuestro artículo sobre sanciones VeriFactu.
