Guía Definitiva de la Aplicación Gratuita de Facturación de la AEAT
La llegada del sistema VeriFactu ha traído consigo una avalancha de dudas, normativas y, sobre todo, una nueva herramienta que ha generado tanto interés como confusión: la aplicación de facturación de la AEAT. Si eres autónomo o pyme, es probable que te estés preguntando si esta solución gratuita es el salvavidas que esperabas o un parche temporal con limitaciones ocultas.
Estás en el lugar correcto. En esta guía definitiva, haremos lo que el manual oficial no hace: traducir la jerga, mostrarte el proceso paso a paso con capturas reales y, lo más importante, darte una visión honesta y experta para que decidas si esta herramienta es para ti. Si quieres dominar el concepto general, te recomendamos empezar por nuestra guía completa sobre qué es VeriFactu.
1. ¿Qué es Exactamente la Aplicación Gratuita de la AEAT?
La aplicación de facturación de la AEAT es un formulario web gratuito, accesible desde la Sede Electrónica, que permite a autónomos y pymes emitir facturas completas que cumplen con la normativa VeriFactu. Su función es crear la factura y enviar el registro a Hacienda de forma simultánea, pero no es un software de gestión empresarial.
Vamos a simplificarlo al máximo. Imagina que la AEAT ha instalado un buzón digital directo en tu ordenador. El proceso es siempre el mismo:
- Escribes la factura en el formulario web que te proporcionan.
- La «metes» en el buzón (pulsando «Firmar y Enviar»).
- Hacienda la recibe al instante, la sella digitalmente con un código QR y te da el resguardo (el PDF para tu cliente).
Eso es todo. Ni más, ni menos. Es una herramienta para un propósito muy concreto: crear una factura básica que cumpla la ley. No está diseñada para ayudarte a dirigir tu negocio, solo para que cumplas con una obligación fiscal. Para entender el marco legal completo, puedes consultar la información oficial sobre los Sistemas Informáticos de Facturación en la web de la Agencia Tributaria.
2. El Veredicto: ¿Es Esta Aplicación Realmente Para Mí?
Esta es la pregunta más importante, y la respuesta requiere honestidad. Este capítulo es una herramienta de diagnóstico. Al terminar, sabrás con un 99% de certeza si esta solución es la que necesitas ahora o si, por el contrario, se convertirá en un freno para tu crecimiento.
2.1. El Perfil de Usuario IDEAL: ¿Cuándo es tu mejor aliada?
La aplicación gratuita es una herramienta específica para un perfil de contribuyente con un proceso de facturación muy simple. Si tu día a día se parece a esto, estás de enhorabuena.
Checklist del Usuario Ideal:
- Emites un número muy reducido de facturas al mes (menos de 10-15 facturas).
- Tus facturas son casi siempre iguales (mismos conceptos, precios, sin descuentos complejos).
- Vendes principalmente servicios profesionales, no productos físicos que requieran gestionar stock.
- Trabajas solo, sin empleados ni un gestor que necesite acceso directo a tu facturación.
- Tu proceso es 100% manual y no buscas conectar la facturación con otras herramientas.
- El coste cero es tu máxima prioridad, asumiendo las limitaciones funcionales.
2.2. Las Señales de Alerta: ¿Cuándo se te quedará corta?
Crecer significa que tus procesos se vuelven más complejos. Lo que hoy te sirve, mañana puede ser un ancla. Presta atención a estas señales.
Checklist de las Señales de Alerta:
- El volumen de facturas empieza a crecer (superas las 20-30 mensuales).
- Tus facturas son variadas (descuentos, diferentes líneas, retenciones, etc.).
- Vendes productos físicos y necesitas un control de inventario.
- Tienes un equipo o colaboras con un gestor que necesita acceso.
- Quieres automatizar y ahorrar tiempo (conectar con el banco, enviar facturas recurrentes…).
- Necesitas tomar decisiones basadas en datos (saber qué facturas, qué cliente o qué servicio es más rentable).
- La imagen de tu marca es importante y quieres facturas con un diseño profesional y tu logo.
2.3. Casos de Uso Específicos (La Tabla de la Verdad)
La teoría está clara, pero la pregunta clave es: ¿servirá esta aplicación para *mis* facturas del día a día? Para despejar de un plumazo las dudas más comunes sobre su uso práctico, hemos condensado toda la información esencial en la siguiente tabla. Considérala tu chuleta definitiva para saber al instante qué puedes y qué no puedes hacer.
Caso de Uso | ¿Es Compatible con la App Gratuita? | Lo que DEBES Saber (La Letra Pequeña) |
Facturar a Clientes Particulares (B2C) |  SÍ | No genera tickets. Exige siempre los datos fiscales completos del cliente. |
Facturar a otras Empresas y Autónomos (B2B) | SÍ | Es su función principal y está optimizada para ello. |
Facturar a la Administración Pública |  Usa otra herramienta | No compatible. Requiere usar la plataforma gratuita FACe y el formato FacturaE. |
Crear Facturas Rectificativas | SÍ | El proceso es totalmente manual, referenciando la factura original. |
Emitir Tickets / Facturas Simplificadas |  NO | Incompatible. Solo emite facturas completas, nunca tickets de venta. |
3. Acceso y Puesta a Punto en Menos de 10 Minutos
Has superado la fase de análisis. Ahora llegamos a la parte que suele generar más dudas: el acceso y la configuración inicial en la Sede Electrónica. Sigue estos tres sencillos pasos y tendrás tu cuenta lista para emitir tu primera factura.
3.1. Los 3 Requisitos Indispensables para Empezar
Antes de empezar, necesitas una «llave digital» para que Hacienda sepa que eres tú. Solo necesitas una de estas tres:
- Cl@ve (Recomendada): El sistema más moderno y ágil. Funciona con una app en tu móvil para confirmar tu identidad. Es el más rápido para el día a día.
- Certificado Digital: Un archivo instalado en tu navegador. Es el estándar profesional usado por empresas y gestorías. Si ya presentas impuestos online, probablemente ya lo tengas.
- DNI electrónico (DNIe): Requiere un lector de tarjetas conectado a tu ordenador y el PIN de tu DNI. Es el método menos común.
¿Necesitas Ayuda con tu Identidad Digital?
Si no tienes claro qué es un certificado digital o cómo conseguirlo, hemos preparado una guía que te lo explica todo desde cero.
👉 Consulta la guía completa aquí: Cómo Obtener tu Certificado Digital (Paso a Paso)
3.2. El Enlace de Acceso DIRECTO (El que guardarás en favoritos)
La Sede Electrónica de la AEAT es un laberinto. Para ahorrarte tiempo, aquí tienes el enlace directo y definitivo a la aplicación. Guárdalo en tus favoritos y olvídate de buscarlo nunca más.
Enlace de Acceso a la Aplicación de Facturación de la AEAT
3.3. Configuración Inicial: Rellenando «Mis Datos» una sola vez
¡Ya estás dentro! Antes de nada, vamos a hacer una inversión de 5 minutos que te ahorrará horas. En el menú principal, busca y haz clic en la opción «Mis datos». Aquí rellenarás tus datos de emisor (NIF, nombre, domicilio). Una vez guardada, esta información se autocompletará en todas tus futuras facturas. Es un trabajo que solo harás una vez.
4. Tu Primera Factura con la App de la AEAT (Paso a Paso)
Manos a la masa. Vamos a crear, firmar y enviar tu primera factura cumpliendo con la normativa. Verás que, una vez entiendes la lógica, el proceso es sencillo.
4.1. El Escritorio Principal: Entendiendo la interfaz
Al acceder, verás un menú principal con dos áreas clave:
- Gestión de facturas (Izquierda): Aquí es donde trabajarás habitualmente para emitir nuevas facturas, consultar las enviadas y gestionar tus borradores.
- Otros Servicios (Derecha): Esta es tu zona de configuración. Aquí es donde debes crear tu base de datos de Clientes y Productos para no teclear los mismos datos una y otra vez.
4.2. Creando Clientes y Productos: Cómo ahorrar tiempo en el futuro
Antes de empezar, haz algo inteligente: añade tu primer cliente y producto. Desde «Otros Servicios», haz clic en «Clientes» y luego en «Productos». El proceso es intuitivo: pulsa «Nuevo…», rellena los datos fiscales y guarda. Esta base de datos es la clave para pasar de tardar 5 minutos por factura a menos de 1.
4.3. Emitiendo la Factura: Rellenando los campos clave sin errores
En el menú principal, haz clic en «Nueva factura». El formulario se divide en secciones que debes rellenar de arriba a abajo:
- Datos del obligado emisión: Aparecerán ya rellenos gracias al paso 3.3.
- Datos del destinatario: Usa la opción «Seleccionar destinatario» para cargar automáticamente los datos de tu cliente guardado.
- Identificación y Clasificación: Asigna un Nro. de serie y Nro. de factura. Asegúrate de que «Factura ordinaria» está marcada.
- Datos y Lista de Productos: Escribe una descripción general y luego usa «+ Recuperar producto/servicio» para añadir las líneas de factura. El precio y el IVA se cargarán solos.
- Validación y Envío: Al final, pulsa el botón azul «Validar/Generar Factura». El sistema verificará que todo es correcto antes de pasar a la firma.
4.4. El Resultado Final: El PDF, el QR y el envío automático
Una vez validas y firmas la factura, el proceso termina. Esto es lo que ha ocurrido:
- Registro enviado a la AEAT: La factura ha quedado registrada instantáneamente en Hacienda.
- PDF Oficial generado: Tienes la opción de descargar la factura en PDF para enviársela a tu cliente.
- Código QR VeriFactu incluido: Este código es el «sello digital» de Hacienda que garantiza la autenticidad de la factura. Comprender su función es clave, como detallamos en nuestro artículo sobre qué es y para qué sirve el código QR en una factura VeriFactu.
5. ¿Cómo es la Gestión del Día a Día con la Herramienta?
Emitir una factura es solo el principio. Un negocio requiere una gestión continua, y aquí es donde la aplicación muestra sus funcionalidades y sus carencias más importantes.
5.1. Consultando tus facturas emitidas
Para revisar tus facturas emitidas, ve a «Consulta de facturas» en el menú principal. Podrás usar filtros por NIF, número de factura o fechas para localizar cualquier documento y descargarlo de nuevo si es necesario.
5.2. El «Gran Pero»: La Imposibilidad de Exportar Tus Datos
No, la aplicación gratuita de la AEAT no permite exportar tus datos de facturación (clientes, productos, facturas) en formatos como Excel o CSV. Esta es su mayor limitación y un factor decisivo a largo plazo.
Esta falta de portabilidad de datos significa que:
- Tus datos están «atrapados»: Viven y mueren dentro de la aplicación, impidiendo análisis propios.
- Dificulta el trabajo con tu gestor: No puedes enviarle un archivo resumen, complicando la contabilidad.
- Frena tu crecimiento: Si decides migrar a un software más potente, tendrás que empezar de cero, sin poder importar tu historial.
5.3. Borradores y Plantillas: Un truco para agilizar tu trabajo
A pesar de sus limitaciones, la función «Guardar Borrador» es un truco muy útil. En lugar de generar la factura, guárdala como borrador para dos fines:
- Facturas Incompletas: Si te falta un dato, guárdala y retómala más tarde desde la sección «Borradores».
- Crear Plantillas: Crea una factura modelo para un cliente recurrente y guárdala como borrador con un nombre claro (ej: «Plantilla Cliente X»). Cuando la necesites, solo tendrás que abrirla, cambiar la fecha y el número de factura. ¡Listo!
6. La Comparativa Honesta: Ventajas y Desventajas
Toda herramienta implica una elección. Para que la tuya sea informada, aquí tienes, cara a cara, los pros y los contras de la aplicación gratuita de la AEAT.
6.1. Ventajas Claras: Los 3 Pilares de la Aplicación Gratuita
Sus argumentos a favor son sólidos, especialmente para un perfil de usuario concreto:
- Coste Cero, Ahorro Directo: Es y será siempre gratuita, eliminando la barrera económica para cumplir la ley.
- Cumplimiento Normativo Garantizado: Al ser de la AEAT, siempre estará actualizada a la última normativa de facturación.
- Simplicidad Extrema: No tiene curva de aprendizaje; su interfaz es básica y está limitada a lo esencial.
6.2. Limitaciones CRÍTICAS que Debes Conocer
Optar por lo gratuito implica aceptar ciertos compromisos que pueden frenar la agilidad y el crecimiento de tu negocio:
- Dependencia Total de la Sede Electrónica: Si la web de la AEAT se cae o va lenta, tú no puedes facturar.
- Nula Personalización de las Facturas: Tus facturas serán genéricas. No podrás usar tu logo ni un diseño propio, perdiendo una oportunidad para reforzar tu imagen de marca.
- Cero Integración con tu Ecosistema de Trabajo: La aplicación es una isla. No se conecta con nada: ni con tu banco, ni con tu gestor, ni con otras herramientas.
- Sin Analíticas de Negocio: No te ofrece ningún dato sobre tu negocio. Para tomar decisiones, seguirás dependiendo de hojas de cálculo manuales.
- No es una Herramienta Colaborativa: Está diseñada para una sola persona. Ni tu equipo podrá emitir facturas ni tu gestor podrá acceder para consultar datos.
⚠️ Advertencia: Riesgo de Sanciones
Usar un software no adecuado o cometer errores en la emisión de facturas puede acarrear graves consecuencias. Las multas por incumplir la normativa VeriFactu son cuantiosas y es vital conocerlas para proteger tu negocio.
👉 Aprende a Evitar Sanciones aquí: Guía Completa sobre Sanciones VeriFactu
7. Conclusión: Tu Futuro con la Facturación Electrónica
Has invertido tu tiempo y ahora tienes una visión clara y honesta de esta herramienta. Ya no eres un espectador; tienes la información para tomar una decisión estratégica. Este último capítulo es una brújula para identificar el momento exacto para dar el siguiente paso.
7.1. Resumen: ¿Cuándo dar el salto de la app gratuita a un software de mercado?
La pregunta no es si necesitarás un sistema más potente, sino cuándo. Todo negocio que aspira a crecer se encontrará tarde o temprano con un muro. Este es el checklist definitivo para saber si ese momento es AHORA.
Señales de que tu negocio está pidiendo a gritos una evolución:
- Dedicas más tiempo a rellenar facturas que a vender.
- Necesitas que tus facturas reflejen la calidad de tu marca.
- Te frustra no saber cuánto has facturado o quién te debe dinero sin un Excel a mano.
- Tienes un equipo o un gestor y el proceso de «yo me encargo de todo» se ha vuelto un cuello de botella.
- Sueñas con automatizar tareas como enviar recordatorios de pago o crear facturas recurrentes.
7.2. El Siguiente Paso Lógico: Cómo un software certificado no solo cumple la ley, sino que impulsa tu negocio
Dar el salto a un software de facturación comercial no es un gasto, es una inversión. Es la diferencia entre simplemente «cumplir la ley» y «usar la ley a tu favor». Mientras la app gratuita se limita a enviar un registro a Hacienda, un software de gestión trabaja para ti:
- Recuperas tu tiempo: Automatizas tareas repetitivas.
- Tomas el control de tu tesorería: Sabes en tiempo real qué facturas están pagadas y cuáles no.
- Proyectas una imagen profesional: Envías facturas impecables y personalizadas.
- Tomas decisiones basadas en datos: Con dashboards e informes, entiendes tus métricas clave al instante.
- Integras y optimizas tu negocio: Conectas la facturación con tu TPV, tienda online, CRM o gestor.
8. Tu Partner en la Transformación Digital
El mercado del software de facturación es amplio y elegir puede ser abrumador. ¿Cómo saber cuál es el correcto para ti sin pasarte semanas investigando?
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Has dado el primer paso informándote con esta guía. Ahora, da el siguiente.
9. Preguntas Frecuentes
1. ¿Es VeriFactu lo mismo que la aplicación gratuita de la AEAT?
No exactamente. VeriFactu es el nombre del sistema tecnológico que deben cumplir todos los softwares de facturación para garantizar la inalterabilidad de los registros. La «aplicación gratuita de la AEAT» es simplemente una de las herramientas que cumplen con ese sistema VeriFactu. Para entender todas las diferencias, te recomendamos nuestra guía «¿Cuál es la diferencia entre una factura electrónica y VeriFactu?».
2. ¿Es obligatoria la aplicación de facturación de la AEAT?
No. Lo que es obligatorio a partir de 2026 es usar un sistema de facturación que cumpla con VeriFactu. La aplicación de la AEAT es solo una de las opciones disponibles y gratuitas, pero eres libre de usar cualquier software comercial del mercado que esté certificado.
3. ¿Cuándo entra en vigor la obligación de usar un sistema como este?
La obligación de usar un sistema VeriFactu (ya sea la app de la AEAT u otro software) entra en vigor el 1 de enero de 2026 para empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros, y el 1 de julio de 2026 para el resto de empresas y autónomos. Puedes consultar todas las fechas en nuestro artículo sobre cuándo entra en vigor VeriFactu.
4. ¿Puedo emitir tickets o facturas simplificadas con esta aplicación?
No. Esta es una de sus limitaciones más importantes. La aplicación gratuita de la AEAT solo permite emitir facturas completas, exigiendo todos los datos fiscales del destinatario. No es una solución válida para comercios o negocios que necesiten emitir tickets de venta rápida.
5. ¿Qué autónomos o empresas están exentos de usar VeriFactu?
La mayoría de actividades empresariales y profesionales están obligadas. Sin embargo, existen algunas exenciones muy específicas, como ciertas operaciones del sector agrario o aquellas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII). Hemos preparado una guía detallada sobre quién está exento de VeriFactu.
6. ¿La aplicación gratuita sirve para facturar a la Administración Pública?
No. Para facturar a cualquier organismo público en España es obligatorio usar el formato electrónico estructurado FacturaE y, generalmente, la plataforma FACe. La aplicación gratuita de la AEAT no genera este formato.
7. ¿Qué pasa si cometo un error en una factura ya enviada?
No puedes borrarla. Un registro enviado a la AEAT a través de un sistema VeriFactu no se puede eliminar. Deberás emitir una factura rectificativa para corregir el error, referenciando la factura original.
8. ¿Puedo usar la aplicación desde el móvil?
Sí, al ser una aplicación web, puedes acceder a ella desde el navegador de cualquier dispositivo, incluido tu móvil o tablet, siempre que dispongas de un sistema de identificación compatible como Cl@ve.
9. ¿Cómo sé si un software de pago cumple con VeriFactu?
El desarrollador del software debe proporcionarte una declaración responsable que certifique que su programa cumple con todos los requisitos del Reglamento VeriFactu. En nuestra comparativa de programas VeriFactu, solo analizamos software que garantiza este cumplimiento.
10. ¿Mis datos están seguros en la aplicación de la AEAT?
Sí, la seguridad es máxima, ya que operas directamente dentro de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. El problema no es la seguridad, sino la portabilidad: tus datos están seguros, pero «atrapados» en su plataforma.
11. ¿Sustituye esta app a mi TPV si tengo un comercio?
No, en absoluto. Si tienes un comercio, bar o restaurante, necesitas un Terminal Punto de Venta (TPV) para gestionar las ventas rápidas. Tu TPV deberá ser un software compatible con VeriFactu. La app de la AEAT no sirve para esta función. Te lo explicamos todo en nuestra guía sobre TPV Verifactu.
12. ¿Tengo que guardar copia de las facturas que emito con la app?
Sí. La obligación de conservar las facturas durante el periodo legalmente establecido (generalmente 4 años a efectos fiscales) sigue vigente. Aunque la AEAT tenga el registro, la responsabilidad de la conservación es tuya.
13. ¿Cuál es la diferencia entre esta aplicación y la de Facturae?
Son herramientas distintas para propósitos diferentes. La aplicación «VeriFactu» sirve para emitir facturas y enviar el registro a la AEAT cumpliendo la Ley Antifraude. La aplicación «Gestión de Facturación Electrónica» del gobierno sirve para generar el formato XML Facturae, necesario para facturar a las Administraciones Públicas. Aclaramos todas las dudas en VeriFactu vs Facturae: 7 Diferencias Clave.
14. Si uso la app gratuita, ¿mi gestor puede ver mis facturas?
No directamente. No puedes crearle un usuario de «solo consulta». Tu gestor tendría que acceder a la información a través de sus propios canales de comunicación con la AEAT como colaborador social o bien podrías apoderarle para que actúe en tu nombre y acceda a la aplicación con su propio certificado.
15. Si empiezo con la app gratuita, ¿puedo cambiar a un software de pago más adelante?
Sí, puedes cambiar en cualquier momento. Sin embargo, como la aplicación no permite exportar datos, no podrás migrar tu historial de facturas ni tu lista de clientes al nuevo software. Deberás empezar de cero en la nueva plataforma.
