Cómo Verificar si mi Software Cumple Verifactu ✅ [Guía Definitiva 2025]
La entrada en vigor de Verifactu el 1 de julio de 2025 ha desatado una pregunta clave en miles de autónomos y pymes: «¿cómo verificar si mi software cumple Verifactu?«. Ya no es suficiente con tener un programa de facturación cualquiera; este debe cumplir con los estrictos requisitos técnicos del Real Decreto 1007/2023 para evitar sanciones devastadoras. Si quieres una visión global de la normativa, puedes consultar nuestra guía completa sobre qué es Verifactu 2025.
La incertidumbre es comprensible y generalizada. ¿Sirve tu programa actual? ¿El que te instalaron con el Kit Digital está realmente preparado? Saber cómo verificar si mi software cumple Verifactu no es un proceso intuitivo, ya que no existe un único «sello oficial» que puedas buscar. La responsabilidad, en última instancia, recae sobre ti, el usuario.
¡Pero no hay motivo para alarmarse! En esta guía exhaustiva, te llevaremos de la mano, paso a paso, para que sepas cómo verificar si mi software cumple Verifactu utilizando métodos realistas, prácticos y accesibles. Te ayudaremos a comprobar tu software Verifactu, a entender los requisitos del software de factura electrónica y, lo más importante, a asegurar tu cumplimiento Verifactu para que puedas centrarte en lo que de verdad importa: tu negocio.
1. ¿Por Qué es Crucial Verificar tu Software Verifactu? (Riesgos y Obligación)
Antes de sumergirnos en el «cómo», es fundamental entender el «porqué». No estamos hablando de una simple actualización o una recomendación. Usar un software de facturación que no cumpla con la normativa a partir del 1 de julio de 2025 te expone a riesgos que pueden poner en jaque la viabilidad de tu negocio.
- Sanciones Elevadas: La Ley Antifraude es implacable. Contempla multas de hasta 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que hayas utilizado un software que permita la manipulación de datos o simplemente no cumpla con los requisitos de integridad y registro. No es una multa única; es recurrente. Puedes conocer en detalle las sanciones de Verifactu aquí.
- Nulidad de Gastos Deducibles: Si recibes una factura de un proveedor cuyo software no es conforme (y por tanto, la factura no incluye el QR o los datos correctos), Hacienda podría considerar esa factura como no válida. Esto implica que no podrías deducirte ni el IVA ni el gasto correspondiente.
- Incumplimiento Legal Directo: Más allá de las multas, estarías operando fuera de la legalidad fiscal. Esto genera una mancha en tu historial tributario y te coloca en el punto de mira para futuras inspecciones.
- Problemas Graves con Auditorías: Una inspección de Hacienda detectará de forma casi instantánea el incumplimiento. La ausencia de registros encadenados o de un QR válido es una bandera roja imposible de ocultar.
2. Test Rápido de 5 Minutos: Señales de Alerta de que tu Software NO Cumple
¿Tienes dudas? Antes de iniciar el protocolo detallado, responde a estas preguntas. Si contestas «sí» a una o más de ellas, es muy probable que tu software actual esté en riesgo de incumplimiento y debas actuar de inmediato.
- ¿Facturas con Excel, Word o programas ofimáticos? Estos programas no cumplen ni de lejos con los requisitos de inalterabilidad, trazabilidad y registro de eventos. Su uso para facturar será ilegal.
- ¿Tu proveedor de software no ha mencionado «Verifactu» o «RD 1007/2023» en ninguna comunicación? Un silencio total a estas alturas (2025) es una señal muy preocupante. Los proveedores serios llevan meses comunicando su plan de adaptación.
- ¿Es un software gratuito, muy antiguo o sin actualizaciones recientes? El desarrollo necesario para cumplir con Verifactu es complejo y tiene costes. Es poco probable que soluciones abandonadas o gratuitas muy básicas realicen la inversión necesaria.
- ¿El programa te permite modificar o eliminar facturas ya emitidas sin dejar un rastro claro? Si puedes simplemente borrar una factura y crear otra con el mismo número, tu software no cumple el requisito de inalterabilidad. Verifactu exige la creación de facturas rectificativas.
- ¿Tu contacto de soporte técnico duda o da respuestas ambiguas sobre el tema? Si quienes deben darte soporte no tienen una respuesta clara, concisa y por escrito, es una mala señal sobre la preparación de la empresa.
3. Recordatorio Rápido: Requisitos Clave del Software Verifactu
Para saber qué buscar al comprobar tu software Verifactu, recordemos brevemente los requisitos del software de factura electrónica bajo esta normativa. Tu software debe garantizar:
- Integridad e Inalterabilidad: Cada factura debe generar un registro informático asociado que no se pueda alterar ni eliminar. Cualquier modificación debe hacerse a través de una factura rectificativa que deja constancia de la original.
- Trazabilidad: Los registros de facturación se encadenan entre sí mediante «hashes» (firmas digitales únicas), creando una cadena de bloques que impide la inserción o eliminación de facturas intermedias sin que se rompa la cadena.
- Conservación Segura: Debe garantizar el almacenamiento seguro de todos los registros de facturación durante el periodo legalmente exigido.
- Legibilidad: Los datos deben estar en un formato legible y estándar.
- Accesibilidad: Debe permitir el acceso y volcado de datos a la Administración Tributaria de forma segura y completa cuando esta lo requiera.
- Generación de QR: Obligatoriamente, debe incluir un código QR con información específica y estandarizada en cada factura, sea esta simplificada o completa.
- Registro de Eventos: El sistema debe guardar un log inalterable de ciertas acciones críticas, como el inicio y parada del sistema o las interacciones del usuario.
4. El Protocolo Definitivo: 7 Pasos Clave sobre Cómo Verificar si mi Software Cumple Verifactu
No existe un único botón mágico, pero combinando estos pasos de forma sistemática, obtendrás una certeza casi total sobre el cumplimiento Verifactu de tu programa. Aquí te detallamos el protocolo definitivo sobre cómo verificar si mi software cumple Verifactu:
4.1. Paso 1: Pregunta Directamente a tu Proveedor (¡Pero con estrategia!)
Es el método más directo, pero la clave está en cómo preguntas. No te conformes con un simple «sí, cumplimos» en una llamada telefónica.
Qué preguntar exactamente (por escrito):
Utiliza una plantilla como esta en un correo electrónico para dejar constancia:
Asunto: Consulta Urgente sobre Cumplimiento Verifactu (RD 1007/2023) – [Tu Nombre/Nombre de tu Empresa]
Estimado equipo de [Nombre del Proveedor],
Como cliente y usuario de su software [Nombre y Versión del Software], les escribo para solicitar una confirmación explícita y por escrito de que el producto mencionado cumple con todos los requisitos técnicos y funcionales establecidos en el Real Decreto 1007/2023 para ser considerado un Sistema de Emisión de Facturas Verificables (Verifactu).
En particular, les ruego que me confirmen:
- Si la versión que tengo actualmente instalada es la que cumple o si, por el contrario, requiere una actualización específica.
- Cuál es el procedimiento y la fecha prevista para dicha actualización, si fuera necesaria.
- Si disponen de una «Declaración Responsable» oficial o documentación técnica que acredite dicho cumplimiento y cómo puedo acceder a ella.
Agradezco su pronta respuesta, ya que esta información es crucial para la planificación fiscal y legal de mi negocio de cara a la fecha límite del 1 de julio de 2025.
Un saludo cordial,
[Tu Nombre]
Una respuesta clara, por escrito, que haga referencia a la normativa y que adjunte documentación es la señal más fiable que puedes obtener. Este es el primer paso ineludible sobre cómo verificar si mi software cumple Verifactu.
4.2. Paso 2: Realiza un Análisis Forense de la Web y Documentación Oficial
Los proveedores serios y preparados gritan su cumplimiento a los cuatro vientos. Para comprobar tu software Verifactu, conviértete en un detective digital:
- Busca Secciones Específicas: Navega por su sitio web buscando páginas dedicadas a «Verifactu», «Ley Antifraude», «Cumplimiento Normativo», «RD 1007/2023» o «Software Homologado AEAT». La ausencia de una sección dedicada es una mala señal.
- Revisa las Características del Producto: En la descripción del software, busca menciones explícitas a la generación de código QR Verifactu, registro inalterable de facturas, hash encadenado, o firma digital.
- Consulta la Documentación, Blog y FAQs: Los manuales de usuario, las bases de conocimiento (knowledge base), las notas de las últimas actualizaciones (changelogs) y las secciones de preguntas frecuentes son minas de oro. Usa el buscador de su web con estos términos.
4.3. Paso 3: Busca Pistas Visuales (QR, Menciones – ¡Con Cautela!)
Este método es el menos fiable por sí solo, pero puede darte pistas iniciales si tu software ya ha implementado alguna actualización preliminar.
- Generación de Código QR: ¿Tu software ya genera un código QR en las facturas que emites? Si es así, ¿es un código denso y complejo? Un simple QR que solo lleva a una web no es válido. El QR de Verifactu contiene datos estructurados.
- Mención «VERI*FACTU»: El Real Decreto indica que el software debe poder incluir la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o similar en el pie de la factura. Comprueba si tu programa ya tiene esta opción.
4.4. Paso 4: Exige la «Declaración Responsable» del Fabricante
Este es un punto técnico pero crucial. La normativa establece que los productores de software deben firmar una «declaración responsable» asegurando que su sistema cumple con la ley. Este documento es jurídicamente vinculante para ellos.
Aunque no tienes la obligación de tenerlo físicamente, sí tienes derecho a saber que existe. En tu comunicación con el proveedor (Paso 1), pregúntales directamente si ya han emitido esta declaración y si pueden facilitarte una copia o un enlace a ella. La negativa o evasiva a confirmar la existencia de este documento es un indicativo muy negativo.
4.5. Paso 5: Consulta Listados Oficiales o de Terceros (Cuando existan)
La Agencia Tributaria no «certifica» ni «homologa» software de forma individual como lo haría un organismo certificador. Sin embargo, sí se espera que publique listados de entidades que han presentado su declaración responsable.
- Web de la AEAT: Mantén vigilada la página informativa sobre Verifactu de la Sede Electrónica de la AEAT. Es el lugar más probable donde se publicarán estos listados de software verificado.
- Asociaciones Sectoriales y Colegios Profesionales: Organizaciones de asesores fiscales, contables o desarrolladores de software podrían crear sus propios listados de soluciones recomendadas y verificadas.
- Comparadores y Directorios Especializados: Sitios web especializados en software de gestión (como el nuestro) pueden ofrecer listados y comparativas de programas que declaran cumplir con Verifactu. Siempre, eso sí, contrasta la información con el proveedor.
4.6. Paso 6: Consulta a tu Gestor o Asesor Especializado
Tu gestoría o asesor fiscal es tu mejor aliado en esta transición. Están al día de la normativa y, lo que es más importante, tienen experiencia con múltiples clientes y programas de software.
- Asesoramiento sobre tu Software Actual: Es posible que ya conozcan la reputación de tu proveedor o que otros de sus clientes ya hayan hecho la misma consulta.
- Recomendaciones de Soluciones Fiables: Si concluyes que necesitas cambiar, pueden sugerirte programas que ellos ya usan, conocen y confían que son compatibles con Verifactu.
- Interpretación de Respuestas: Si la respuesta de tu proveedor es ambigua o demasiado técnica, tu asesor puede ayudarte a «traducirla» y entender sus implicaciones reales.
4.7. Paso 7: Considera una Auditoría Técnica (Casos Extremos)
Este paso es poco común para autónomos o pymes, pero puede ser relevante para empresas más grandes con software a medida o sistemas complejos. Si las dudas persisten y el riesgo es alto, se podría contratar a un consultor tecnológico especializado en fiscalidad para que realice una auditoría básica del sistema y verifique si cumple con los principios de Verifactu.
¿Entiendes las Diferencias Clave entre Normativas?
Verificar el cumplimiento de Verifactu es un paso, pero el ecosistema de facturación en España es más complejo. ¿Sabes si tu solución te prepara también para la Ley Crea y Crece?
👉 Aprende más aquí: Diferencias entre Verifactu y la Ley Crea y Crece
5. Casos Especiales: Cómo Verificar Software del Kit Digital, a Medida y Más
Algunas situaciones requieren un enfoque ligeramente distinto en el proceso de verificación.
5.1. Caso Especial: Cómo Verificar Software del Kit Digital
Si obtuviste tu software de facturación a través del programa Kit Digital, el proceso de cómo verificar si mi software cumple Verifactu es similar, pero cuentas con un actor clave adicional: el Agente Digitalizador.
- Contacta Directamente a tu Agente Digitalizador: Él es tu principal punto de contacto y responsable. Utiliza la misma plantilla de correo del Paso 1, pero dirigida a ellos. Tienen la obligación de proporcionarte una solución que cumpla con la normativa vigente.
- Revisa el Acuerdo de Prestación: El contrato o acuerdo que firmaste con el Agente Digitalizador debería incluir cláusulas sobre el cumplimiento normativo del software implantado.
- Responsabilidad del Agente: Los agentes están obligados por las bases del programa, gestionado por Red.es, a que las soluciones que implementan sean funcionales y legales durante todo el periodo de prestación del servicio (normalmente 12 meses).
5.2. Caso Especial: Software a Medida o Desarrollo Propio
Si tu empresa utiliza un software de facturación desarrollado internamente o por un programador externo a medida, la responsabilidad es totalmente tuya. En este caso, debes:
- Reunirte con tu Equipo de Desarrollo (interno o externo): Debes trasladarles los requisitos técnicos del RD 1007/2023 y solicitarles un plan de adaptación.
- Realizar Pruebas Exhaustivas: Tu equipo deberá poder demostrarte que el software genera los registros, los encadena con hashes, crea el QR correcto y registra los eventos como exige la ley.
- Generar tu Propia «Declaración Responsable»: Como productor del software, tu empresa deberá emitir y custodiar su propia declaración responsable, asumiendo todas las consecuencias legales si el software no cumple.
6. Plan de Acción: ¿Qué Hacer si tu Software NO Cumple Verifactu?
Si tras aplicar el protocolo sobre cómo verificar si mi software cumple Verifactu, llegas a la dolorosa conclusión de que tu programa actual no estará listo a tiempo o el proveedor no te ofrece garantías fiables, es hora de actuar. No dejes que el pánico te paralice; sigue este plan de acción:
- Habla con el Proveedor (Una Última Vez): Comunícales tu conclusión y exige un plan de actualización por escrito con fechas concretas e irrevocables. Si su respuesta sigue siendo vaga o poco convincente, pasa al siguiente punto sin dudarlo.
- Inicia la Búsqueda de Alternativas de Inmediato: No esperes. Empieza a investigar y comparar software de facturación que sí declare de forma explícita y prominente su cumplimiento Verifactu. Busca demos, lee opiniones y pide presupuestos.
- Planifica la Migración de Datos: Este es el paso más crítico. Cambiar de software no es trivial. Debes planificar cómo exportar tus datos de clientes, productos y facturas del sistema antiguo e importarlos al nuevo. Consulta con los nuevos proveedores qué herramientas de migración ofrecen.
- Establece un Calendario Realista: No dejes el cambio para junio de 2025. Un proceso de migración, configuración, aprendizaje y pruebas puede llevar varias semanas. Empieza el proceso con al menos 3-4 meses de antelación a la fecha límite.
- Considera Ayudas (Kit Digital): Si aún no has solicitado el Kit Digital o tienes bonos remanentes, puede ser una excelente vía para financiar el coste del nuevo verifactu software obligatorio.
Descubrir que necesitas cambiar de software puede ser estresante, pero actuar con anticipación y de forma organizada es la clave para una transición sin sobresaltos.
7. ¿Es Posible Hacer un ‘Test Verifactu Software’ Propio?
Muchos usuarios se preguntan si pueden realizar un test Verifactu software técnico y exhaustivo por su cuenta. La respuesta honesta es que, para un usuario no experto, es prácticamente imposible.
Un test real implicaría verificar aspectos técnicos complejos como:
- La correcta generación y el encadenamiento criptográfico de los hashes de cada registro de facturación.
- La estructura exacta y el contenido del fichero XML que se codifica dentro del código QR, según el anexo técnico del Real Decreto.
- La inaccesibilidad a nivel de base de datos para modificar o eliminar registros una vez que han sido creados.
- El registro adecuado y seguro de los eventos del sistema, como el log de actividad.
8. Conclusión: La Verificación Activa es tu Mejor Aliado
Saber cómo verificar si mi software cumple Verifactu no es un simple trámite administrativo, es una tarea estratégica y esencial para cualquier negocio en España de cara a la fecha límite de julio de 2025. La pasividad o el dar por sentado el cumplimiento no es una opción viable y puede acarrear consecuencias económicas muy graves.
No confíes únicamente en las apariencias (como la simple presencia de un código QR) ni en promesas verbales. La combinación de un enfoque proactivo —preguntando directamente al proveedor con las preguntas correctas y por escrito—, junto con la revisión de su documentación oficial y la consulta con tu asesor de confianza, te proporcionará la mayor certeza y seguridad.
Recuerda siempre que la responsabilidad final de utilizar un sistema de facturación conforme a la ley recae sobre ti. ¡No dejes para mañana lo que puedes verificar hoy! Comienza ahora tu proceso de cómo verificar si mi software cumple Verifactu y asegura la continuidad y legalidad de tu negocio en el nuevo paradigma fiscal.
9. Preguntas Frecuentes (FAQs) sobre Cómo Verificar Software Verifactu
1. ¿Hay alguna herramienta oficial de la AEAT para verificar mi software Verifactu?
Actualmente (mayo de 2025), la AEAT no ofrece una herramienta pública para que los usuarios finales realicen un ‘test Verifactu software’ completo. La verificación se basa en un modelo de confianza, donde el fabricante emite una «Declaración Responsable» y la AEAT puede realizar auditorías posteriores. Por eso es crucial usar los métodos descritos en esta guía para obtener garantías del proveedor.
2. ¿Si mi factura tiene un código QR significa que ya cumple Verifactu?
No necesariamente. La presencia del QR es el requisito más visible, pero no garantiza el cumplimiento de los requisitos internos, que son más importantes (registro inalterable, encadenamiento hash, etc.). Un software podría generar un QR simple sin cumplir con el resto de la normativa. Por tanto, saber cómo verificar si mi software cumple Verifactu va mucho más allá de solo comprobar la existencia del QR.
3. ¿Qué hago si mi proveedor dice que cumple pero no me da nada por escrito?
Insiste en recibir una confirmación por escrito haciendo referencia explícita al RD 1007/2023. Si se niegan o te dan largas, considéralo una señal de alerta máxima. Busca información en su web oficial y en su documentación. Si sigues teniendo dudas, consulta con tu gestor. Ante la falta de transparencia y la proximidad de la fecha límite, lo más seguro es empezar a buscar una alternativa fiable.
4. Mi software es muy antiguo o gratuito, ¿es probable que cumpla Verifactu?
Es extremadamente improbable. Los requisitos técnicos de Verifactu (criptografía, bases de datos seguras, etc.) requieren una inversión significativa en desarrollo. La mayoría de soluciones gratuitas o software que no se actualiza desde hace años no cumplirán. Es fundamental aplicar los pasos de cómo verificar si mi software cumple Verifactu en estos casos y estar preparado para cambiar.
5. ¿Cuándo entra en funcionamiento Verifactu exactamente?
La obligación de usar un software adaptado a Verifactu entra en vigor el 1 de julio de 2025 para todos los empresarios y profesionales que no estén en el Suministro Inmediato de Información (SII).
6. ¿Qué programas son compatibles con Verifactu?
No hay una lista oficial y cerrada a día de hoy. Serán compatibles todos aquellos programas cuyos desarrolladores hayan implementado los requisitos del RD 1007/2023 y hayan emitido la correspondiente Declaración Responsable. Los principales proveedores de software de gestión del mercado español ya han anunciado sus planes de adaptación.
7. ¿Qué ocurre si un empresario no utiliza un software compatible con Verifactu?
Se enfrenta a una sanción de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. Además, las facturas que emita pueden ser consideradas no válidas, y las que reciba de otros en la misma situación podrían no ser deducibles, generando un grave problema fiscal. Conoce todas las sanciones Verifactu aquí.
8. ¿Es obligatorio Verifactu para los autónomos?
Sí, es obligatorio para la inmensa mayoría de los autónomos, independientemente de su régimen de tributación (con algunas excepciones muy concretas, como el régimen de agricultura, ganadería y pesca o aquellos acogidos a regímenes especiales que no obligan a emitir factura). Puedes consultar más sobre la obligación de Verifactu para autónomos en nuestro artículo detallado.
9. ¿Cuál es la diferencia entre Verifactu y la factura electrónica de la Ley Crea y Crece?
Verifactu se enfoca en la integridad y la inalterabilidad del software de facturación (lucha contra el fraude), mientras que la Ley Crea y Crece obliga a que las facturas entre empresas y profesionales (B2B) se emitan en un formato electrónico estructurado (como Facturae) para mejorar la trazabilidad de los pagos y combatir la morosidad. Son dos normativas complementarias pero distintas.
10. Si mi software cumple Verifactu, ¿ya cumple con la Ley Crea y Crece?
No necesariamente. Un software puede cumplir Verifactu (generando QR, registros inalterables, etc.) pero no ser capaz de generar y enviar facturas en el formato estructurado que exigirá la Ley Crea y Crece. Una solución completa debe cumplir con ambas normativas.
11. ¿Necesito una «homologación» de la AEAT para mi software?
No, el término «homologación» no es correcto. La AEAT no homologa ni certifica software. El modelo se basa en la «Declaración Responsable» del fabricante, donde este asegura bajo su responsabilidad que el producto cumple la ley. La AEAT podrá publicar listados de software cuyos fabricantes han presentado dicha declaración.
12. ¿Quién está exento de usar Verifactu?
Están exentos principalmente los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), aquellos en regímenes fiscales que no obligan a emitir factura, y las operaciones realizadas en territorios con regímenes forales propios (País Vasco y Navarra), que tienen sus propias normativas como TicketBAI.
13. ¿Puedo seguir usando facturas en papel o PDF?
Sí, puedes seguir entregando a tus clientes particulares (B2C) una factura en papel o PDF, pero el software con el que la generes SÍ debe cumplir con Verifactu. Esto significa que esa factura en papel/PDF debe incluir obligatoriamente el código QR y la mención a «VERI*FACTU», y que se ha generado el correspondiente registro inalterable en tu sistema.
14. ¿Qué es la «Declaración Responsable» y por qué es importante para verificar mi software?
Es un documento legal que debe ser generado y firmado por la empresa desarrolladora del software. En él, declaran bajo su responsabilidad que el programa cumple con todos los requisitos del RD 1007/2023. Pedir a tu proveedor que te confirme la existencia de este documento es uno de los pasos más fiables en tu proceso de verificación.
15. Mi software es un TPV para mi tienda, ¿también debe cumplir Verifactu?
Absolutamente. Los Terminales Punto de Venta (TPV) son considerados sistemas informáticos de facturación a todos los efectos. Si tu TPV emite facturas simplificadas (tickets), debe estar adaptado a Verifactu, generar el QR en cada ticket y cumplir con todos los requisitos de registro e inalterabilidad. Descubre más sobre TPV y Verifactu aquí.
