¿Cómo se emite una factura rectificativa (o abono) con un sistema VeriFactu?
1. El Dolor: Los Riesgos de Rectificar una Factura Incorrectamente con VeriFactu
Te ha pasado. Envías una factura y, minutos después, detectas un error: un NIF incorrecto, un importe mal calculado o un concepto equivocado. La frustración es inmediata, pero el verdadero problema empieza ahora. Con la entrada de los sistemas VeriFactu, una simple corrección manual o una factura en negativo ya no es una opción válida y puede acarrear serios problemas.
Emitir mal una factura rectificativa o de abono bajo esta normativa no solo te expone a sanciones de hasta 50.000 euros, sino que rompe la cadena de trazabilidad que exige la Agencia Tributaria. Esto invalida tanto la factura original como la corrección a efectos fiscales, impidiendo que tu cliente pueda deducirse el IVA y generando una desconfianza difícil de reparar. Si quieres entender a fondo el sistema, te recomendamos leer nuestra guía completa sobre qué es Verifactu y sus obligaciones para 2025.
2. ¿Por Qué Ocurren los Errores? Causas Frecuentes al Rectificar Facturas
El riesgo de equivocarse es alto porque las prácticas antiguas ya no sirven. Las principales causas de error al intentar cómo se emite una factura rectificativa o abono con un sistema VeriFactu son:
- Crear una factura nueva con importes negativos: Es la práctica más común y la más peligrosa. Un sistema VeriFactu bloqueará o registrará incorrectamente esta operación, ya que no la considera una rectificación formal.
- Editar la factura original ya enviada: Los sistemas VeriFactu están diseñados para impedir la modificación de registros de facturación ya generados. Cualquier intento de alteración es una violación directa de la normativa.
- No usar la serie de numeración específica: Las facturas rectificativas deben pertenecer a una serie numérica diferente (ej. «R/2025/…») para distinguirlas de las ordinarias.
- Omitir la referencia a la factura original: Es un requisito obligatorio. La factura de corrección debe identificar claramente qué factura está modificando, tal y como establece el Reglamento de facturación de la AEAT.
3. Solución: Cómo Emitir una Factura Rectificativa con VeriFactu Paso a Paso
Para corregir una factura de forma segura y legal, debes seguir el procedimiento que tu software VeriFactu te ofrece. Olvídate de trucos manuales y sigue estos pasos.
3.1. Paso 1: Identifica la Factura Original
Navega por tu listado de facturas emitidas y localiza aquella que contiene el error. No intentes borrarla ni modificarla. Simplemente selecciónala.
3.2. Paso 2: Utiliza la Función «Rectificar» de tu Software
Un software que cumple con VeriFactu tendrá una opción visible y clara como «Crear factura rectificativa», «Rectificar» o «Generar abono». Al pulsarla sobre la factura original, el sistema iniciará el proceso de forma automática y controlada.
3.3. Paso 3: Elige el Tipo de Rectificación
El sistema te podría preguntar qué tipo de rectificación deseas hacer, según lo estipulado por la normativa de facturación. Las dos opciones principales son:
- Por sustitución: Esta opción anula completamente la factura original y crea una nueva con los datos correctos. Es la más usada para errores en datos del cliente, NIF, fechas o conceptos.
- Por diferencias: Se utiliza principalmente para corregir importes o bases imponibles. La factura rectificativa solo reflejará el ajuste (positivo o negativo) sobre la factura original, sin anularla.
3.4. Paso 4: Completa los Datos de la Nueva Factura
El software autocompletará la mayoría de los datos. Tu trabajo es:
- Corregir el error: Modifica el dato que estaba mal en la factura original.
- Especificar el motivo: Rellena el campo «Motivo de la rectificación» de forma clara. Por ejemplo: «Error en el cálculo del IVA», «Datos fiscales del cliente incorrectos» o «Devolución de mercancía».
- Verificar la serie y numeración: Asegúrate de que el software ha asignado una serie de numeración distinta (ej: «RECT-1») y una fecha actual.
3.5. Paso 5: Verifica el Registro VeriFactu
Al emitir la factura rectificativa, tu sistema generará un nuevo registro VeriFactu. Este registro contendrá su propio HASH de seguridad y, crucialmente, estará encadenado al registro de la factura original. Esta es la clave de la trazabilidad: la Agencia Tributaria puede ver que la factura «A» fue anulada o corregida por la factura «B», manteniendo un rastro inalterable de la operación.
4. El Beneficio Inmediato: Tranquilidad Fiscal y Control Total
Al seguir este proceso, no solo cumples con la ley, sino que ganas en seguridad. Sabrás que tu contabilidad es correcta y a prueba de inspecciones. Tu cliente recibirá un documento válido para sus deducciones y tu empresa proyectará una imagen de profesionalidad y rigor. Se acabaron las dudas y el miedo a las sanciones por errores administrativos.
Este procedimiento es fundamental, especialmente para ciertos colectivos. Si te preguntas sobre la obligación de Verifactu para autónomos, dominar la emisión de facturas rectificativas es un paso esencial para una transición sin sobresaltos.
5. Preguntas Frecuentes
1. ¿Cuál es la diferencia entre una factura rectificativa y una de abono?
A efectos prácticos y bajo la normativa actual, ambos términos se usan de forma intercambiable. Una «factura de abono» es un tipo de factura rectificativa que generalmente documenta una devolución o corrige un importe a favor del cliente. Lo importante es que cualquier «abono» debe emitirse como una factura rectificativa oficial, siguiendo la serie numérica y los requisitos legales.
2. ¿Cómo se puede corregir una factura ya emitida con VeriFactu?
No se puede «corregir» o editar directamente. La única forma es emitir una nueva factura rectificativa (ya sea por sustitución o por diferencias) que anule o ajuste la original. Este nuevo documento quedará encadenado al primero, garantizando la trazabilidad.
3. ¿Cuánto tiempo hay para emitir una factura rectificativa?
Debe emitirse tan pronto como se tenga constancia del error que la motiva, y siempre dentro del plazo de cuatro años desde la fecha de devengo del impuesto (la fecha de la operación original).
4. ¿Qué numeración llevan las facturas rectificativas?
Deben llevar una serie de numeración propia y diferente a la de las facturas ordinarias. Es una práctica común usar un prefijo como «R», «REC» o similar, seguido del año y un número correlativo (ej. «R-2025/001»).
5. ¿Qué son las facturas rectificativas por sustitución o por diferencias?
La rectificativa por sustitución anula por completo la factura original y la reemplaza con una nueva correcta. La rectificativa por diferencias no anula la original, sino que emite un documento que solo refleja el ajuste (positivo o negativo) a los importes.
6. ¿Cuándo es obligatorio emitir una factura rectificativa?
Es obligatorio cuando la factura original no cumple los requisitos legales, se han calculado mal las cuotas de IVA, o se producen circunstancias que alteran la base imponible (descuentos post-factura, devoluciones, etc.).
7. ¿Es delito modificar facturas?
Sí, modificar una factura ya emitida y registrada en un sistema VeriFactu es ilegal. Se considera una alteración de registros de facturación y es una infracción grave sancionada por la Ley Antifraude. La única vía legal para la corrección es la factura rectificativa.
8. ¿Puedo abonar una factura del año anterior?
Sí, es posible siempre que no hayan transcurrido más de cuatro años desde la fecha de la operación. Deberás emitir una factura rectificativa con fecha actual, referenciando la factura original del año anterior.
9. ¿Qué tipos de facturas rectificativas existen?
Principalmente dos: por sustitución y por diferencias. La elección depende del tipo de error a corregir. Para errores en datos esenciales (cliente, fecha, concepto), se suele usar la sustitución. Para ajustes de importes, la de diferencias.
10. ¿Qué signo lleva una factura rectificativa?
Depende. Si es para devolver dinero o anular un ingreso (un abono), los importes de la base imponible y el IVA serán negativos. Si es para corregir un importe a la alza, serán positivos. El software VeriFactu gestiona esto correctamente al generar la rectificación.
11. ¿Qué tecnología de seguridad deben incorporar los registros de facturación en VeriFactu?
Deben incorporar un HASH o huella digital que encadena cada factura con la anterior, y un código QR que permite a la Agencia Tributaria verificar su validez de forma instantánea. Esto asegura la inalterabilidad e integridad de los datos.
12. ¿Cuál es la multa por hacer mal una factura?
No cumplir con los requisitos de facturación, incluyendo la correcta emisión de rectificativas, puede acarrear sanciones. Para empresas y profesionales, la sanción puede ser del 1% de la facturación del ejercicio anterior, con un mínimo de 1.200€. Si se detecta manipulación del software, la multa asciende a 50.000€.
13. ¿Quién está obligado al sistema VeriFactu?
Están obligados todos los empresarios y profesionales sujetos a la normativa española del IRPF o del Impuesto de Sociedades, con algunas excepciones como los que ya usan el Suministro Inmediato de Información (SII) o ciertos regímenes especiales.
14. ¿Qué pasa si te equivocas en una factura electrónica?
El procedimiento es el mismo que con una factura en otro formato. Debes emitir una factura rectificativa electrónica que corrija la anterior. Si ya la has enviado a través de una plataforma como FACeB2B, deberás enviar también la rectificativa por el mismo medio.
15. ¿Cómo detecta Hacienda las facturas falsas o manipuladas con VeriFactu?
Hacienda puede detectarlas de varias formas: escaneando el código QR de la factura, que mostrará si el registro es válido y está en sus sistemas, o analizando los registros que envían los sistemas VeriFactu, donde cualquier salto en la serie o ruptura en la cadena HASH es una alerta inmediata de manipulación.
