¿Cómo se Documenta en VeriFactu la Devolución de un Producto Pagado con Tarjeta?
Es una de las operaciones más comunes en cualquier comercio: un cliente devuelve un producto que pagó con tarjeta. Con los sistemas antiguos, el proceso era sencillo. Pero con la llegada del sistema VeriFactu, la inmutabilidad de los registros convierte esta tarea cotidiana en una fuente de pánico y dudas.
La pregunta es clara: si no puedes borrar la factura original, ¿cómo registras la devolución para que tu contabilidad cuadre y Hacienda quede satisfecha? Afortunadamente, el procedimiento es claro, aunque requiere seguir unos pasos específicos que garantizan la integridad de tus registros, tal como establece el Reglamento de Facturación.
1. El Error Común: ¿Por Qué No Puedes Simplemente «Devolver el Dinero»?
El primer instinto ante una devolución es simplemente reembolsar el importe en el datáfono y olvidarse. Sin embargo, a efectos fiscales, esto crea un problema grave: tienes una factura emitida que refleja un ingreso, pero no tienes ningún documento que justifique legalmente la salida de ese dinero por la devolución.
Ignorar este descuadre puede ser interpretado por la AEAT como una irregularidad, pudiendo acarrear sanciones por incumplimiento de las obligaciones de facturación. Con VeriFactu, donde cada registro es inalterable, este problema se magnifica.
2. La Solución Correcta: La Factura Rectificativa Paso a Paso
La única vía legal para documentar una devolución es a través de una factura rectificativa, comúnmente conocida como «factura de abono». Este documento anula fiscalmente la venta original y justifica el reembolso del dinero.
2.1. Paso 1: Localiza la Factura de Venta Original
El primer paso es siempre identificar la factura (completa o simplificada) que corresponde a la venta que se va a devolver. Necesitarás su número y fecha para vincularla correctamente a la rectificativa. Un buen sistema de TPV Verifactu debería permitirte encontrarla fácilmente.
2.2. Paso 2: Emite una Nueva Factura Rectificativa
Tu software debe tener una función específica para «Rectificar» o «Crear Abono». Esta acción creará una nueva factura que, por ley, debe tener su propia serie de numeración, distinta a la de las facturas ordinarias (por ejemplo, «R-2025»).
2.3. Paso 3: Detalla la Devolución y los Importes en Negativo
En el cuerpo de la nueva factura rectificativa, debes incluir los mismos productos que se devuelven, pero con las **cantidades y los importes en negativo**. Por ejemplo, si se devuelve un artículo de 50€ (+IVA), la línea en la rectificativa será «-1 unidad» y el total «-50€» (-IVA correspondiente).
2.4. Paso 4: Vincula la Rectificativa a la Factura Original
Es un requisito legal indispensable. La factura rectificativa debe incluir una mención expresa a la factura que está corrigiendo, indicando su **número y fecha**. Tu software debería hacer esto de forma automática al usar la función de «Rectificar».
💡 Guía Esencial: La Factura Rectificativa
Este proceso se basa en la emisión de una factura rectificativa. Si quieres dominar el proceso completo de cómo se emite una, desde los diferentes tipos que existen hasta los plazos legales y la diferencia exacta con un «abono», hemos preparado una guía detallada.
3. Caso Práctico: Devolución de una Camisa Pagada con Tarjeta
Imagina que un cliente te devuelve una camisa de 40€ (IVA incluido) que pagó con tarjeta y para la que emitiste la factura simplificada «TS-2025-0550».
- Localizas la factura «TS-2025-0550».
- Usas la función «Rectificar» y tu sistema crea la factura «RTS-2025-0015».
- En la nueva factura, aparece: «Camisa Modelo X», Cantidad: -1, Precio: -40€.
- Se incluye una nota: «Factura rectificativa que anula la factura simplificada nº TS-2025-0550 de fecha dd/mm/aaaa».
- Procedes al reembolso de los 40€ en el datáfono.
- Guardas y emites la factura rectificativa. Tu sistema VeriFactu enviará el registro de anulación del ticket original y el alta del nuevo registro rectificativo a la AEAT.
4. ¿Y qué pasa con el Pago? Reflejando la Devolución en la Tarjeta
La emisión de la factura rectificativa es el documento fiscal que justifica la operación. De forma paralela, debes realizar el **reembolso del dinero a través de tu TPV o pasarela de pago online**. La mayoría de los datáfonos modernos tienen una función de «Devolución» que te permite procesar el reembolso a la misma tarjeta con la que se hizo el pago original.
Es crucial guardar el justificante de esta devolución junto con la factura rectificativa para tener una trazabilidad completa no solo a nivel fiscal, sino también contable y bancario.
5. Errores Críticos a Evitar al Gestionar Devoluciones
- Nunca borres la factura original: Es ilegal y el sistema VeriFactu está diseñado para impedirlo.
- No emitas una nueva factura con importes negativos sin más: Debe ser una factura rectificativa, con su propia serie y numeración.
- No olvides referenciar la factura original: Sin esta vinculación, la rectificativa no es válida.
- No confundas el documento fiscal con el reembolso: Son dos acciones separadas pero complementarias. Debes hacer ambas.
6. La Importancia de un Buen Software para Simplificar el Proceso
Gestionar todo este proceso manualmente es propenso a errores. Un buen software VeriFactu es clave, ya que automatiza la mayor parte del trabajo: crea la nueva serie, hereda los datos, vincula los documentos y genera los registros correctos para la AEAT. Si tu sistema actual no facilita este proceso, es una señal de alarma de que podrías no estar cumpliendo con la normativa.
7. ¿Cómo se Gestiona una Devolución Parcial?
El procedimiento es exactamente el mismo. Si un cliente compró tres artículos y solo devuelve uno, la factura rectificativa que emitas solo incluirá en negativo el artículo devuelto. El sistema calculará automáticamente el nuevo total y el importe a reembolsar, manteniendo la trazabilidad de toda la operación.
8. Conclusión: Trazabilidad es Tranquilidad para tu Negocio
Documentar correctamente una devolución en un sistema VeriFactu puede parecer complejo al principio, pero en realidad es un proceso muy lógico. Se basa en un principio fundamental: **nunca se borra nada, solo se corrige.** Al emitir siempre una factura rectificativa, creas un rastro de auditoría perfecto que te protege ante Hacienda y demuestra tu profesionalidad a tus clientes, dándote una total tranquilidad en tu gestión diaria.
9. Preguntas Frecuentes
1. ¿Cuál es la diferencia entre una factura rectificativa y una de abono?
Coloquialmente, «abono» se usa para facturas con importes negativos que documentan una devolución. Técnicamente, un abono es un tipo de factura rectificativa. La clave es que el documento cumpla todos los requisitos legales de una rectificativa (serie propia, referencia a la original, etc.).
2. ¿Tengo que enviar la factura rectificativa al cliente?
Sí, es obligatorio. El cliente necesita la factura rectificativa para su propia contabilidad, ya que anula el gasto y el IVA que se dedujo con la factura original.
3. ¿El proceso es el mismo si el pago fue en efectivo?
El procedimiento fiscal de emitir la factura rectificativa es exactamente el mismo. La única diferencia es la forma en que devuelves el dinero, que en este caso sería en efectivo en lugar de a través de un TPV.
4. ¿Cuánto tiempo tengo para emitir la factura rectificativa?
Debes emitirla en el momento en que se produce la devolución. Legalmente, no puede pasar del día 16 del mes siguiente a aquel en que se realizó la operación. Sin embargo, en un comercio, la práctica habitual y correcta es hacerlo de forma inmediata.
5. ¿Qué pasa si el cliente no me trae el ticket de compra original?
Aunque es recomendable, si puedes identificar la venta original en tu sistema por otros medios (fecha, importe, tarjeta de cliente), puedes y debes emitir la factura rectificativa. La obligación de corregir el registro prevalece.
6. ¿La factura rectificativa lleva también un código QR?
Sí. Al ser una nueva factura, el sistema VeriFactu generará su propio registro y su código QR único, que estará vinculado al de la factura original.
7. ¿Y si la devolución es de una compra online?
El procedimiento es idéntico. Cuando recibas el producto devuelto en tu almacén, deberás generar una factura rectificativa en tu plataforma de e-commerce (que debe ser compatible con VeriFactu) y procesar el reembolso a través de la pasarela de pago. Aquí tienes una guía sobre cómo adaptar tu tienda online a VeriFactu.
8. ¿Puedo agrupar varias devoluciones en una sola factura rectificativa?
Sí, es posible siempre que todas las devoluciones pertenezcan al mismo cliente y se identifiquen claramente todas las facturas originales que se están rectificando. Sin embargo, por claridad y simplicidad operativa, lo más recomendable es emitir una rectificativa por cada factura original.
9. ¿Qué serie de numeración uso para estas facturas?
Debes usar una serie completamente diferente a la de tus facturas normales. Por ejemplo, si tus facturas son «F2025-…», tus rectificativas podrían ser «R2025-…». Esto es un requisito legal indispensable.
10. ¿Afecta esto a mi declaración de IVA?
Sí, y mucho. La factura rectificativa reduce tu base imponible y el IVA repercutido que debes ingresar a Hacienda. Es fundamental que tu gestor tenga constancia de todas las rectificativas para que tus declaraciones de impuestos sean correctas.
11. ¿El sistema VeriFactu avisa a Hacienda automáticamente de la anulación?
Sí. Al emitir la factura rectificativa, tu software enviará dos registros a la AEAT: un registro de «anulación» de la factura original y un registro de «alta» de la nueva factura rectificativa, manteniendo una trazabilidad perfecta.
12. ¿Qué ocurre si la devolución se produce en un periodo de IVA diferente a la venta?
La factura rectificativa se debe registrar con la fecha en la que se emite. La regularización del IVA se realizará en la declaración trimestral correspondiente al periodo en que se emitió la rectificativa, no en el periodo de la venta original.
13. Mi software no me deja poner importes en negativo, ¿qué hago?
Si tu software no te permite crear facturas rectificativas con importes negativos y series separadas, significa que **no es compatible con la normativa de facturación española ni con VeriFactu**. Debes cambiar de proveedor urgentemente para evitar graves sanciones.
14. ¿Y si la factura original era una factura simplificada (un ticket)?
El procedimiento es el mismo. Debes emitir una factura rectificativa que haga referencia a la factura simplificada original. Este nuevo documento anulará fiscalmente el ticket y registrará la devolución.
15. ¿Tengo que guardar el ticket original que me devuelve el cliente?
Aunque la factura rectificativa es el documento clave, siempre es una buena práctica conservar también el ticket original devuelto, grapado a la copia de la rectificativa, como prueba adicional del proceso de devolución para tu contabilidad interna.
