Verifactu: Qué es, cómo funciona y cómo te afecta en 2025
Si eres autónomo o tienes una empresa en España, el término Verifactu ha pasado de ser un concepto lejano a una realidad inminente que transformará la manera en que se emiten y registran las facturas. No es un software, ni una nueva app de Hacienda, sino un conjunto de reglas técnicas y legales que tu programa de facturación deberá cumplir obligatoriamente. Pero, ¿qué es Verifactu exactamente y qué implica para tu día a día?
Impulsado por la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal y desarrollado por el Real Decreto 1007/2023, Verifactu es la respuesta de la Agencia Tributaria para erradicar el «software de doble uso» y la economía sumergida. Su objetivo es simple pero potente: asegurar que cada factura emitida quede registrada de forma inalterable y trazable.
Esta guía definitiva te explicará en profundidad qué es Verifactu, a quién afecta, cómo funciona su tecnología subyacente (como el hash y el QR), y te proporcionará un plan de acción claro para que puedas adaptar tu negocio sin estrés y evitar las cuantiosas sanciones. Empezamos por el principio, diferenciándolo de otros conceptos clave como la Ley Crea y Crece.
1. ¿Qué es Verifactu y Cuál es su Objetivo Principal?
Verifactu no es un software, sino un estándar técnico y legal. Es el conjunto de requisitos que todos los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) —es decir, cualquier programa, TPV o aplicación que expida facturas— deben cumplir en España. El término correcto es «sistema de emisión de facturas verificable», pero Verifactu es el nombre común que ha adoptado.
El objetivo principal de Verifactu es acabar con el fraude fiscal asociado a la manipulación de la facturación. Concretamente, persigue:
- Eliminar el «Software de Doble Uso»: Programas que permiten llevar una contabilidad oficial (Caja A) y otra oculta (Caja B), borrando o modificando ventas a voluntad.
- Garantizar la Integridad de los Datos: Asegurar que una vez que una factura se emite, su registro no puede ser alterado o eliminado sin dejar un rastro detectable.
- Asegurar la Trazabilidad: Poder seguir la secuencia completa y correlativa de todas las facturas emitidas, evitando huecos o saltos en la numeración.
- Facilitar las Actuaciones de Control: Proporcionar a la Agencia Tributaria herramientas para verificar de forma rápida y remota la correcta facturación de los contribuyentes.
2. ¿Cuándo entra en vigor y quién está obligado?
2.1. Plazos Oficiales de Implementación (2025-2026)
Es crucial entender que hay dos plazos diferentes: uno para los desarrolladores de software y otro para los usuarios finales (empresas y autónomos).
- Productores de Software: Deben tener sus programas completamente adaptados y haber presentado la declaración responsable antes del 29 de julio de 2025.
- Empresas (sujetas al Impuesto de Sociedades): La obligación de usar un sistema Verifactu comienza el 1 de enero de 2026.
- Autónomos y resto de contribuyentes (sujetos a IRPF): La obligación de uso empieza el 1 de julio de 2026.
Aunque la fecha límite para ti como usuario sea 2026, la transición real comienza en 2025. Esperar al último momento es la receta perfecta para encontrar problemas con Verifactu.
2.2. Colectivos Obligados y Excepciones Clave
La obligación de usar un sistema Verifactu es muy amplia. Afecta a:
- Todos los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- Todos los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas (autónomos en estimación directa, normal o simplificada).
- Entidades en régimen de atribución de rentas (Comunidades de Bienes, Sociedades Civiles).
Sin embargo, existen excepciones notables:
- Suministro Inmediato de Información (SII): Las empresas ya sujetas al SII están exentas, ya que su sistema de reporte es aún más exigente.
- Régimen de Módulos: Los autónomos que tributan por estimación objetiva están, de momento, excluidos, aunque esta exención podría revisarse en el futuro.
- Ciertos regímenes agrarios y operaciones exentas de IVA muy específicas.
Si eres un autónomo en estimación directa o tienes una SL, la obligatoriedad de Verifactu para autónomos y empresas es prácticamente segura.
3. ¿Cómo Funciona Verifactu? La Tecnología Detrás del Sistema
Para el usuario, el proceso de facturación diario no cambiará drásticamente. Sin embargo, «bajo el capó», el software realizará una serie de operaciones criptográficas para garantizar la seguridad y la integridad. Los dos pilares tecnológicos son el encadenamiento hash y el código QR.
3.1. El Registro Inalterable y el Encadenamiento Hash
Cuando emites una factura, el sistema Verifactu no solo genera el documento visible (el PDF o el ticket), sino que crea un «registro de facturación de alta» en segundo plano. Este registro contiene todos los datos de la factura.
- Creación del Hash: Inmediatamente, el software aplica un algoritmo matemático (como el SHA-256) a ese registro para crear una «huella digital» única, llamada hash. Es una cadena de caracteres que representa inequívocamente el contenido del registro.
- Encadenamiento: Lo crucial es que, para generar el hash del «Registro 2», el sistema no solo usa los datos del «Registro 2», sino también el hash del «Registro 1». De esta forma, cada registro queda «encadenado» criptográficamente con el anterior.
Este sistema, similar a la tecnología blockchain, hace que sea imposible borrar o modificar un registro intermedio sin romper toda la cadena posterior, lo cual sería detectado inmediatamente por el software y, en caso de inspección, por la AEAT.
3.2. El Código QR Obligatorio: La Cara Visible de Verifactu
Todas las facturas, tanto completas como simplificadas (tickets), emitidas con un sistema Verifactu deberán incluir obligatoriamente un código QR. Este QR no es meramente decorativo; contiene información esencial de la factura que permite una verificación rápida.
Al escanearlo con un dispositivo móvil, un cliente o un inspector de Hacienda puede verificar instantáneamente ciertos datos de la factura contra los registros de la AEAT (si se usa la modalidad VERI*FACTU) o simplemente validar la estructura de los datos. Esto dificulta la creación de facturas falsas.
4. Las Dos Modalidades: ¿VERI*FACTU o «NO VERI*FACTU»?
Una de las decisiones que deberás tomar es bajo qué modalidad quieres que opere tu sistema. La ley permite dos opciones:
- Sistemas Verifactu (Opción por defecto): Estos sistemas cumplen todos los requisitos de integridad, trazabilidad, etc., pero NO envían automáticamente los registros de facturación a la AEAT. Simplemente los almacenan de forma segura para una posible inspección futura.
- Sistemas VERI*FACTU (con asterisco): Además de cumplir todos los requisitos, estos sistemas SÍ envían de forma automática, segura y continua cada registro de facturación a la Agencia Tributaria.
Optar por la modalidad VERI*FACTU es voluntario, pero ofrece ventajas, como la posibilidad de simplificar ciertos libros de registro y dar mayores garantías de cumplimiento a tus clientes y a la propia AEAT. Las facturas emitidas bajo esta modalidad llevarán la mención «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
¿Necesitas una Solución que se Adapte a Ti?
La elección entre VERI*FACTU y la modalidad sin envío depende de tu modelo de negocio y nivel de digitalización. Un buen proveedor de software debería ofrecerte ambas opciones y asesorarte sobre cuál te conviene más.
👉 Explora las claves para elegir un TPV versátil: Guía para elegir el mejor TPV Verifactu
5. Requisitos que Debe Cumplir un Software para ser Verifactu
Para que un software sea considerado conforme a Verifactu, debe cumplir una larga lista de requisitos técnicos detallados en el reglamento técnico de Verifactu. Los más importantes para ti, como usuario, son:
- Inalterabilidad: Impedir por completo la modificación o eliminación de registros de facturación.
- Trazabilidad: Garantizar el encadenamiento correcto de los registros mediante hash.
- Generación de QR: Crear el código QR con el formato y contenido exactos que exige la AEAT.
- Conservación: Almacenar todos los registros de facturación y eventos durante el plazo legal exigido (mínimo 4 años).
- Registro de Eventos: Guardar un log de todas las acciones importantes que ocurren en el sistema (inicios de sesión, actualizaciones, errores, etc.).
- Firma Electrónica: Aunque no es obligatoria para cada ticket, el sistema debe ser capaz de gestionar la firma electrónica para el envío de registros en la modalidad VERI*FACTU y para cumplir con la Ley Crea y Crece.
5.1. La Importancia de la «Declaración Responsable»
La AEAT no «homologa» ni «certifica» software de terceros. En su lugar, ha creado una figura clave: la Declaración Responsable. Es un documento legal que el fabricante del software debe presentar a la AEAT, afirmando bajo su responsabilidad que su programa cumple con todos y cada uno de los requisitos de Verifactu.
Para ti, esta declaración es tu principal garantía. Antes de comprar o actualizar un software, es tu derecho y tu deber exigir al proveedor una copia de este documento. Un proveedor que dude o se niegue a proporcionarlo es una señal de alarma inmediata. Es la única forma real de verificar si tu software cumple con Verifactu.
6. Aclarando Conceptos: Verifactu vs. Factura Electrónica vs. TicketBAI
Es fácil confundir estos tres sistemas, pero son diferentes. Aquí tienes una tabla para diferenciarlos:
Característica | Verifactu | Factura Electrónica (Ley Crea y Crece) | TicketBAI |
Ámbito | Nacional (España, excepto forales) | Nacional | País Vasco y Navarra (Haciendas Forales) |
Objetivo | Lucha antifraude (integridad del registro) | Lucha contra la morosidad y digitalización (formato de factura) | Lucha antifraude (similar a Verifactu pero con envío obligatorio) |
A quién afecta | Casi todas las empresas y autónomos | Transacciones entre empresas y autónomos (B2B) | Todas las empresas y autónomos del territorio foral |
Envío a Hacienda | Voluntario (modalidad VERI*FACTU) | No directamente (se envía a una plataforma pública) | Obligatorio y casi inmediato |
Para más detalles, consulta nuestras guías sobre las diferencias con la Ley Crea y Crece.
7. Plan de Adaptación: ¿Qué Tienes que Hacer para Prepararte?
La adaptación a Verifactu no es solo comprar un software, es un proyecto. Ignorar la planificación es la causa principal de los problemas con Verifactu.
7.1. Checklist de Preparación para Autónomos y PYMES
- Auditoría (12-9 meses antes): Habla con tu proveedor de software actual. ¿Van a adaptar el programa? ¿Cuándo? ¿Qué coste tendrá? Pide un compromiso por escrito.
- Investigación (9-6 meses antes): Si tu proveedor actual no te da garantías, empieza a buscar alternativas. Pide demos, compara precios y, sobre todo, evalúa la calidad del soporte técnico.
- Decisión y Contratación (6-4 meses antes): Elige a tu nuevo proveedor y firma el contrato. Asegúrate de que incluye un plan de migración de datos si es necesario.
- Implementación y Migración (4-2 meses antes): Instala el nuevo sistema y realiza la migración de tus datos de clientes y productos. Es un proceso delicado que requiere supervisión.
- Formación (2-1 mes antes): Dedica tiempo a formar a todo el personal que vaya a utilizar el sistema. Asegúrate de que entienden los nuevos procesos, especialmente la emisión de facturas rectificativas.
- Pruebas Finales (1 mes antes): Realiza pruebas exhaustivas en un entorno real pero controlado. Emite facturas de prueba, rectificativas, comprueba los QR, etc.
- Puesta en Marcha: Llega a tu fecha de obligatoriedad con el sistema funcionando, probado y con el personal formado.
Un plan detallado te ahorrará mucho estrés y dinero. Puedes usar nuestra guía sobre cómo adaptar tu negocio a Verifactu para profundizar.
8. ¿Qué Beneficios Aporta el Nuevo Sistema Verifactu?
Aunque se percibe como una obligación, la adopción de Verifactu trae consigo beneficios tangibles para los negocios:
- Seguridad Jurídica: Saber que tu sistema de facturación cumple con la ley y que tus registros son inalterables te proporciona una gran tranquilidad ante posibles inspecciones.
- Lucha contra la Competencia Desleal: Verifactu ayuda a crear un entorno de mercado más justo, donde todas las empresas juegan con las mismas reglas fiscales.
- Impulso a la Digitalización: Actúa como un catalizador para que muchas PYMES y autónomos modernicen sus procesos, abandonando el papel y las hojas de cálculo.
- Eficiencia Operativa: Un buen software Verifactu automatiza muchas tareas, reduce errores humanos y proporciona una visión más clara y en tiempo real de la facturación.
- Mejora de la Relación con la Asesoría: Al proporcionar a tu gestor datos de facturación fiables y estructurados, su trabajo se simplifica y se evitan errores en la presentación de impuestos.
9. Conclusión: Verifactu como un Cambio Inevitable y Estratégico
En definitiva, Verifactu es mucho más que una simple obligación técnica. Representa un cambio de paradigma en la relación entre los contribuyentes y la Agencia Tributaria, moviéndose hacia un modelo de mayor transparencia y control en tiempo real. Entender qué es Verifactu no es solo conocer una norma, es comprender la dirección hacia la que se dirige la fiscalidad en España y en Europa.
La clave del éxito en esta transición no reside en la resistencia, sino en la anticipación y la adaptación inteligente. Ver este cambio como una oportunidad para modernizar tu negocio, mejorar la eficiencia y ganar en seguridad jurídica te pondrá en una posición de ventaja. Los plazos son claros y las consecuencias de la inacción, severas. Por tanto, el momento de actuar es ahora.
10. Preguntas Frecuentes (FAQs) sobre Verifactu
1. ¿Es lo mismo Verifactu que la factura electrónica?
No. Verifactu regula cómo debe ser tu software para garantizar que los registros de facturas sean inalterables (Ley Antifraude). La factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece) regula el formato que deben tener las facturas en transacciones entre empresas (B2B). Necesitarás un software Verifactu para emitir facturas electrónicas.
2. ¿Puedo seguir usando Excel para hacer mis facturas?
No. Una vez que entre en vigor tu obligación, no podrás usar Excel, Word o programas similares, ya que no cumplen los requisitos de inalterabilidad, trazabilidad y registro de eventos que exige Verifactu. Hacerlo te expondría a graves sanciones.
3. ¿El envío de facturas a Hacienda con Verifactu es obligatorio?
No por defecto. La modalidad estándar de Verifactu no implica un envío automático de datos. Solo es obligatorio si eliges voluntariamente la modalidad «VERI*FACTU», que sí remite los registros a la AEAT. Tu software debe permitir ambas opciones.
4. ¿Qué pasa si mi proveedor de software no adapta el programa a tiempo?
Si tu proveedor no te garantiza el cumplimiento antes de tu fecha de obligatoriedad (1 de enero o 1 de julio de 2026), serás tú el responsable del incumplimiento. Por eso es vital empezar a hablar con ellos ahora y, si no te dan garantías, buscar una alternativa con tiempo.
5. Soy autónomo en módulos, ¿de verdad no me afecta Verifactu?
Actualmente, estás exento. Sin embargo, esta exención es vista por muchos expertos como temporal. Además, si por cualquier motivo debes emitir una factura completa a un cliente que es empresa, dicha factura debe cumplir los requisitos del reglamento de facturación. Es prudente mantenerse informado.
6. ¿Cuánto cuesta adaptarse a Verifactu?
No hay una tasa de la AEAT, pero sí costes indirectos: la actualización o suscripción a un software compatible, la posible compra de un TPV nuevo, o el coste de la formación. Puedes investigar si las ayudas del Kit Digital cubren parte de esta inversión.
7. ¿Cómo puedo estar seguro de que un software es realmente Verifactu?
No te fíes solo de la publicidad. La única garantía real es que el proveedor te facilite una copia de la «Declaración Responsable» que ha presentado ante la Agencia Tributaria. Este documento es tu salvavidas legal.
8. ¿Verifactu afecta a las facturas rectificativas?
Sí, de forma crucial. Un sistema Verifactu debe tener un procedimiento específico para emitir facturas rectificativas que genere un registro de anulación o rectificación, enlazado con el registro de la factura original. Aprender a usuarlo es vital, como explicamos en nuestra guía sobre facturas rectificativas.
9. ¿Qué información exacta contiene el código QR de Verifactu?
Contiene datos clave como el NIF del emisor, número y serie de la factura, fecha de expedición, importes totales, desglose de impuestos y, en algunos casos, el hash del registro para permitir su verificación.
10. Si tengo una tienda online, ¿cómo me afecta Verifactu?
Te afecta plenamente. Las ventas de tu eCommerce deben ser registradas a través de un sistema Verifactu. Necesitarás que tu plataforma (ej. WooCommerce, Shopify) se integre con un software de facturación compatible o que la propia plataforma cumpla con los requisitos. Consulta nuestra guía sobre la adaptación de tiendas online a Verifactu.
11. ¿La AEAT ofrecerá un software Verifactu gratuito?
Sí, la ley contempla que la AEAT pondrá a disposición una aplicación informática gratuita para cumplir con la obligación. Sin embargo, es probable que sea una solución muy básica, pensada para autónomos con bajo volumen de facturación y sin necesidades complejas como gestión de stock, TPV, etc.
12. ¿Qué pasa si se va la luz o internet? ¿Puedo seguir facturando?
Sí. Un sistema Verifactu debe ser capaz de operar sin conexión a internet. Debe generar y almacenar los registros de facturación localmente de forma segura. Una vez se restablezca la conexión, si opera en modo VERI*FACTU, enviará los registros pendientes.
13. ¿Verifactu me obliga a tener un certificado digital?
No directamente para la modalidad por defecto. Sin embargo, si optas por la modalidad VERI*FACTU (con envío a la AEAT) o si emites facturas electrónicas a otras empresas (Ley Crea y Crece), necesitarás un certificado digital para la firma electrónica. Es altamente recomendable tenerlo.
14. ¿Cuál es la principal diferencia entre Verifactu y el SII?
El público objetivo y el método. El SII es para grandes empresas y exige un reporte detallado de facturas en 4 días. Verifactu es para casi todo el resto y su principal requisito es la integridad del registro en origen, siendo el envío a la AEAT voluntario por defecto.
15. ¿Qué sanción tengo si no me adapto a Verifactu?
La sanción para el usuario (empresa o autónomo) por no utilizar un sistema Verifactu conforme es muy grave: una multa fija de 50.000 euros por ejercicio fiscal. Para los fabricantes de software, las multas son aún mayores.
