¿Cómo funciona exactamente el envío de registros a Hacienda con VeriFactu?
Entender el mecanismo detrás de VeriFactu es clave para cualquier empresario o autónomo que deba cumplir con la nueva normativa de facturación. No se trata solo de tener un programa informático, sino de comprender cómo fluye la información desde tu negocio hasta la Agencia Tributaria para garantizar el cumplimiento y evitar sanciones.
Este sistema, regulado por el Real Decreto 1007/2023, establece un nuevo paradigma en la lucha contra el fraude fiscal, automatizando la comunicación de la facturación. Si quieres una visión global de la normativa, puedes consultar nuestra guía completa sobre Verifactu 2025, que es el pilar de este cambio.
1. El proceso de envío de registros con VeriFactu: La comunicación con Hacienda
El envío de registros a Hacienda con VeriFactu es un proceso mayoritariamente automático que se realiza a través de un software de facturación certificado. Olvídate de los procesos manuales; el sistema está diseñado para ser eficiente y a prueba de errores humanos.
El funcionamiento se puede resumir en los siguientes pasos:
- Emisión de la Factura: Creas una factura para un cliente como lo harías normalmente desde tu programa de facturación (TPV o software de gestión).
- Generación Automática del Registro: En el mismo instante en que emites la factura, el software crea un registro de facturación de alta. Este no es la factura en sí, sino un archivo informático (generalmente en formato XML) con los datos clave de la operación.
- Firma y «Huella Digital»: El sistema aplica una «huella digital» o hash al registro, vinculándolo con el registro anterior. Esto crea una cadena de bloques que garantiza la integridad y la inalterabilidad de los datos. Nadie puede modificar una factura emitida sin romper la cadena.
- Envío a la AEAT: De forma inmediata y segura, tu software se conecta con los servidores de la Agencia Tributaria y envía este registro. La AEAT lo recibe, lo valida y lo almacena.
- Inclusión del Código QR: Una vez completado el envío, el software genera un código QR obligatorio y lo incrusta en el PDF de la factura que entregas a tu cliente. Este QR permite a tu cliente (y a la propia Hacienda) verificar que la factura ha sido declarada correctamente.
2. Desglose del proceso: ¿Qué datos exactos se envían a Hacienda?
Es importante aclarar que no se envía el PDF completo de la factura a la Agencia Tributaria. Lo que se remite es un fichero estructurado con la información esencial para el control fiscal. Los datos principales que contiene este registro son:
- Identificación del emisor: NIF y razón social.
- Identificación del receptor: NIF y razón social (si aplica).
- Número y serie de la factura.
- Fecha de expedición y de operación.
- Tipo de factura: Completa, simplificada, rectificativa.
- Descripción general de los bienes o servicios.
- Importe total de la operación.
- Desglose de impuestos: Bases imponibles, tipos de IVA e IRPF y cuotas.
- Hash del registro anterior: Para garantizar el encadenamiento y la trazabilidad.
Esta información permite a Hacienda tener una visión en tiempo real de la actividad económica, facilitando la detección de irregularidades sin necesidad de acceder al contenido privado o detallado de tus facturas.
3. Requisitos técnicos para un envío correcto a Hacienda
Para que el envío de registros funcione correctamente, no basta con la intención. Es indispensable cumplir con tres pilares tecnológicos que garantizan la legalidad y seguridad del proceso.
3.1. Software homologado
El requisito más importante es utilizar un software de facturación que esté certificado como sistema VeriFactu. La Agencia Tributaria mantendrá un listado de proveedores que cumplen con todos los requisitos técnicos y funcionales. Usar un programa no adaptado equivale a no cumplir la ley.
3.2. Certificado digital
La comunicación entre tu software y la AEAT debe estar autenticada. Para ello, necesitas un certificado digital de persona física o de representante de persona jurídica en vigor. Este certificado actúa como tu DNI en el mundo digital, asegurando que eres tú quien envía la información.
3.3. Conexión segura
Finalmente, es necesaria una conexión a internet estable y segura. El software utilizará protocolos de comunicación cifrados (como HTTPS) para proteger la confidencialidad e integridad de los datos durante su transmisión a los servidores de la Agencia Tributaria.
4. Seguridad y Garantías del sistema VeriFactu
El sistema VeriFactu no es solo una herramienta de control; también ofrece garantías tanto para el contribuyente como para la administración. La clave reside en la tecnología que utiliza.
- Inalterabilidad: Gracias al encadenamiento con hash, es prácticamente imposible modificar una factura ya emitida sin que se detecte. Esto te protege a ti y a tus clientes de posibles manipulaciones.
- Integridad: La firma electrónica del registro asegura que la información que llega a Hacienda es exactamente la misma que salió de tu sistema, sin alteraciones en el camino.
- Trazabilidad: Se crea un rastro digital completo de toda tu facturación, lo que simplifica enormemente las auditorías y comprobaciones.
- Automatización: Al eliminar la necesidad de presentar modelos de IVA trimestrales basados en facturas emitidas (como el 303), se reduce la carga administrativa y el riesgo de errores manuales.
En resumen, el envío de registros con VeriFactu es un proceso robusto y automatizado que transforma la relación fiscal. Asegura que la información fluya de manera segura y estandarizada, aportando transparencia y eficiencia al sistema tributario español.
5. Preguntas Frecuentes
1. ¿Cómo funciona el sistema Verifactu?
Funciona a través de un software de facturación homologado que genera un registro por cada factura emitida. Este registro se envía de forma automática e instantánea a la Agencia Tributaria, garantizando su integridad mediante un encadenamiento con ‘hash’ y facilitando su verificación con un código QR.
2. ¿Se envía la factura completa (PDF) a Hacienda?
No, no se envía el PDF ni la factura completa. Lo que se remite es un fichero informático (registro de facturación) con los datos clave de la operación: identificadores, importes, impuestos y un hash que asegura su inalterabilidad.
3. ¿Qué pasa si me quedo sin internet en el momento de emitir una factura?
Los sistemas VeriFactu están diseñados para gestionar estas situaciones. El software generará el registro y lo almacenará de forma segura. En cuanto se restablezca la conexión a internet, procederá al envío automático de los registros pendientes a la AEAT.
4. ¿Cuál es la diferencia entre VeriFactu y la factura electrónica?
VeriFactu es un sistema de comunicación de registros de facturación con Hacienda. La factura electrónica es un formato de factura (como FacturaE) que se envía entre empresas. Aunque están relacionados, son obligaciones distintas. VeriFactu afecta a cómo comunicas tus facturas a la AEAT, mientras que la factura electrónica afecta a cómo se las envías a tus clientes empresariales.
5. ¿El envío de datos es en tiempo real?
Sí, en la modalidad estándar de VeriFactu, el envío de los registros de facturación a la Agencia Tributaria se realiza de forma automática e instantánea en el momento en que se expide la factura.
6. ¿Necesito un nuevo certificado digital para VeriFactu?
No necesariamente uno nuevo. Si ya dispones de un certificado digital de persona física o representante de persona jurídica en vigor y válido, podrás utilizarlo para autenticar la comunicación de tu software con la AEAT.
7. ¿Cómo puedo saber si mi software es compatible con VeriFactu?
Tu proveedor de software debe informarte explícitamente si su sistema está certificado como «sistema VeriFactu». Además, la Agencia Tributaria publicará un listado de entidades desarrolladoras de software que cumplen con los requisitos.
8. ¿Este sistema reemplaza al Suministro Inmediato de Información (SII)?
No. El SII y VeriFactu son sistemas distintos. El SII sigue siendo obligatorio para las empresas que cumplen ciertos criterios (gran empresa, inscrito en REDEME, etc.). VeriFactu se aplica al resto de empresarios y profesionales que no están acogidos al SII.
9. ¿Qué ocurre si un empresario no utiliza un software compatible con VeriFactu?
Incumplir la obligación de usar un sistema VeriFactu se considera una infracción tributaria grave. Las sanciones pueden llegar a los 50.000 euros por ejercicio fiscal, además de posibles multas para los fabricantes del software no homologado.
10. ¿Los datos enviados pueden ser modificados posteriormente?
No. Un registro de facturación enviado a través de VeriFactu no puede modificarse. Si necesitas corregir un error, deberás emitir una factura rectificativa, la cual generará un nuevo registro que se enviará a la AEAT y que hará referencia a la factura original.
11. ¿Quién es el responsable del envío de los datos?
El responsable último del cumplimiento de la obligación es siempre el contribuyente (la empresa o autónomo que emite la factura), aunque el proceso técnico lo ejecute de forma automática el software de facturación.
12. ¿Tengo que guardar los registros de facturación en mi ordenador?
Sí, la normativa exige que el software VeriFactu no solo envíe los registros, sino que también los conserve de forma segura, ordenada y accesible durante el plazo legalmente establecido (generalmente, 4 años a efectos fiscales).
13. ¿El cliente final interviene en el proceso de envío?
No, el cliente no interviene en el envío de datos a Hacienda. Su única interacción es recibir la factura (que debe incluir el código QR) y, opcionalmente, usar dicho QR para verificar que la factura ha sido registrada correctamente en la AEAT.
14. ¿Cuándo entra en vigor la obligación de usar VeriFactu?
La obligación entrará en vigor el 1 de julio de 2025 para todos los empresarios y profesionales. Los fabricantes de software deben tener sus productos adaptados antes de esa fecha.
15. ¿Afecta VeriFactu a las facturas simplificadas (tickets)?
Sí, el sistema VeriFactu se aplica tanto a facturas completas como a facturas simplificadas. Por cada ticket que emitas, tu software deberá generar y enviar el correspondiente registro de facturación a la Agencia Tributaria.
