Sanciones VeriFactu 2025: ¿Multas por Software No Homologado? 🚨
1. ¿Pueden sancionarme si mi software VeriFactu no está homologado por la AEAT?
Sí, rotundamente. El uso de un software de facturación que no cuente con la certificación de la AEAT (o la declaración responsable del fabricante) constituye una infracción tributaria grave una vez finalice el periodo de adaptación voluntaria. La Ley General Tributaria, modificada por la Ley Antifraude 11/2021, establece sanciones específicas para garantizar la integridad de los registros contables.
No se trata solo de un error formal. Hacienda considera que utilizar un sistema que permita la alteración de registros (borrar facturas, modificarlas sin rastro o llevar una contabilidad ‘B’) es un ataque directo a la transparencia fiscal. Por tanto, aunque tu intención no sea defraudar, la simple tenencia de un software que no cumpla los requisitos técnicos de inalterabilidad y trazabilidad ya es motivo de sanción.
2. Desglose de Multas: ¿Cuánto tendré que pagar si incumplo?
Las sanciones económicas están claramente tipificadas en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria y varían según la gravedad de la infracción y el rol del infractor (usuario o desarrollador).
2.1. La multa de 50.000€ para usuarios
Para autónomos y empresas (los usuarios finales del software), la sanción base es de 50.000 euros por ejercicio fiscal. Esta multa se aplica por la tenencia de sistemas informáticos que no cumplan con las especificaciones técnicas exigidas por la normativa VeriFactu.
Esto significa que si utilizas un programa que permite, por ejemplo, facturar sin generar un registro de eventos o sin encadenar los hashes de las facturas (huella digital), te enfrentas a esta sanción, independientemente de si has ocultado ingresos o no.
2.2. La multa de 150.000€ por manipulación
La sanción se eleva drásticamente a 150.000 euros si la Inspección de Hacienda demuestra que el software se ha utilizado activamente para:
- Llevar contabilidades distintas referidas a una misma actividad (Doble contabilidad).
- No reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizada
- Registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas.
- Alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable.
Es vital entender que el objetivo de VeriFactu y los programas de la AEAT es precisamente impedir estas prácticas mediante el envío inmediato o la certificación de los registros.
3. ¿Qué sanciones afectan a los fabricantes y comercializadores de software?
Los creadores y vendedores de software (ISV) tienen una responsabilidad enorme. La ley sanciona con 150.000 euros por cada ejercicio y por cada tipo de software comercializado a quienes:
- Fabriquen, produzcan o comercialicen sistemas que permitan la doble contabilidad o la alteración de registros.
- Vendan programas que no cuenten con la debida certificación o declaración responsable exigida por la AEAT.
💡 Guía Esencial: Adaptar tu Negocio a VeriFactu
Evitar sanciones no es solo cuestión de miedo, sino de anticipación. ¿Sabes exactamente qué pasos técnicos y legales debes dar antes de la fecha límite? No dejes la seguridad de tu negocio al azar.
4. Nuevos Plazos 2025: ¿Cuándo empiezan realmente las multas?
Aunque la normativa ya está aprobada, los plazos de obligatoriedad (y por tanto, de sanción por no uso) se han escalonado para permitir la adaptación tecnológica. Según el Reglamento VeriFactu (RD 1007/2023) y sus últimas actualizaciones:
- Desarrolladores de Software: Deben ofrecer productos adaptados obligatoriamente a partir del 29 de julio de 2025. Desde esa fecha, vender software no adaptado es sancionable.
- Empresas y Profesionales (Usuarios): Tienen un plazo mayor. Se prevé que la obligatoriedad total llegue para el 1 de julio de 2026 (para grandes empresas y quienes opten voluntariamente) o enero de 2027, dependiendo de la facturación y el desarrollo final de la Orden Ministerial.
5. Paso a Paso: ¿Cómo saber si mi software cumple con la normativa?
Para evitar sorpresas desagradables y sanciones de la AEAT, verifica tu sistema actual siguiendo estos puntos clave:
- Declaración Responsable: Solicita a tu proveedor un documento donde declare explícitamente que su software cumple con el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria y el Reglamento VeriFactu.
- Inalterabilidad: Prueba a emitir una factura. Una vez emitida, el sistema no debe permitirte modificarla ni borrarla sin dejar rastro. La única forma legal de corregir un error es mediante una factura rectificativa.
- Trazabilidad (Logs): El sistema debe registrar cada acción (alta, modificación, anulación) con fecha, hora y usuario.
- Código QR: Si el software está en «modo VeriFactu», debe ser capaz de generar un código QR en la factura con los datos de la misma. Puedes leer más sobre esto en nuestro artículo sobre multas por emitir facturas sin QR.
6. Más allá de la multa: Consecuencias fiscales y reputacionales
El impacto económico directo no es el único riesgo. Utilizar un software no homologado tiene efecto
s colaterales devastadores para tu negocio:
- Pérdida de deducciones: Si tus facturas no cumplen los requisitos técnicos (falta de QR, huella digital corrupta), Hacienda podría considerar que no son válidas, impidiendo que tu cliente se deduzca el gasto. Esto dañará gravemente tu relación comercial.
- Mayor riesgo de inspección: Los sistemas VeriFactu envían datos a la AEAT. Si tus datos presentan inconsistencias o lagunas temporales (propias de sistemas manipulados), saltarán las alarmas automáticas del sistema antifraude, provocando una inspección integral.
- Cierre de expediente registral: En casos graves, se puede impedir que la empresa realice trámites oficiales hasta regularizar su situación.
Si necesitas asesoramiento legal específico, te recomendamos contactar con expertos. Consulta nuestra sección sobre abogados especializados en VeriFactu para defender tus intereses.
7. ¿Por qué Excel y Word están prohibidos para facturar?
Es la pregunta del millón para muchos pequeños autónomos. «¿Ya no puedo hacer mis facturas en Excel?«. No, no podrás.
Los programas ofimáticos como Word o Excel son editables por naturaleza. No garantizan la inalterabilidad ni la trazabilidad. Cualquiera puede cambiar una fecha o un importe en un Excel y volver a guardar el archivo sin que quede un registro auditoriable del cambio. Esto incumple directamente los principios de la Ley Antifraude y el Reglamento VeriFactu.
Seguir usando estas herramientas una vez sea obligatorio el reglamento te expone directamente a la sanción de 50.000 euros por uso de sistemas no conformes. La solución pasa por digitalizarse con herramientas accesibles y legales. Si aún no tienes una, revisa las opciones para adquirir un adaptador VeriFactu económico.
8. Preguntas Frecuentes sobre Sanciones VeriFactu
1. ¿Qué pasa si no instalo VeriFactu cuando sea obligatorio?
Si no adaptas tus sistemas una vez vencido el plazo legal, estarás cometiendo una infracción tributaria grave sancionada con 50.000 euros por ejercicio fiscal. Además, tus facturas podrían carecer de validez legal para tus clientes.
2. ¿Quién está obligado a utilizar VeriFactu y enfrenta estas sanciones?
Están obligados todos los empresarios y profesionales (autónomos y pymes) que expidan facturas, excepto aquellos que ya estén en el Suministro Inmediato de Información (SII) o que tributen en regímenes forales (País Vasco y Navarra, que tienen sus propios sistemas como TicketBAI).
3. ¿Qué ley sanciona la no utilización de un software homologado?
La norma principal es la Ley 11/2021 (Ley Antifraude) que modifica la Ley General Tributaria (Ley 58/2003), introduciendo el artículo 201 bis que tipifica estas infracciones y sanciones.
4. ¿Cuándo entran en vigor las sanciones para las comunidades de bienes?
Las comunidades de bienes siguen el mismo calendario que el resto de empresas y profesionales. Se espera la obligatoriedad efectiva para mediados de 2026 o principios de 2027, dependiendo de la aprobación final de la Orden Ministerial.
5. ¿Qué ocurre si un empresario utiliza un software que permite borrar facturas?
Estaría utilizando un «software de doble uso». Si Hacienda detecta esta funcionalidad, la sanción puede ser de 50.000 euros por tenencia, o dispararse a 150.000 euros si se demuestra que se usó para ocultar ventas.
6. ¿Puedo reducir la sanción si colaboro con Hacienda?
Sí, la Ley General Tributaria contempla reducciones por conformidad (30%) y por pronto pago (25% adicional sobre el importe reducido) si se aceptan los hechos y no se recurre la sanción.
7. ¿Qué pasa si facturo con un software ilegal sin saberlo?
La responsabilidad recae sobre el obligado tributario (tú). Sin embargo, si tienes una declaración responsable del fabricante que aseguraba que el software era legal, podrías derivar la responsabilidad hacia ellos. Por eso es vital exigir este documento.
8. ¿Es un delito utilizar software sin licencia o pirata?
Sí, además de las sanciones fiscales de VeriFactu, el uso de software pirata es un delito contra la propiedad intelectual (Código Penal) que conlleva sus propias multas y penas de prisión, además de indemnizaciones al fabricante.
9. ¿Cómo sabe Hacienda si mi software no está homologado?
Hacienda puede personarse en tu negocio y exigir acceso al sistema informático. Además, con VeriFactu, al recibir facturas con códigos QR o huellas digitales, sus sistemas automáticos pueden detectar inconsistencias en los encadenamientos de facturas que revelen el uso de software no conforme.
10. ¿Qué pasa si no uso VeriFactu y sigo con papel?
La facturación electrónica B2B será obligatoria por la Ley Crea y Crece. Si tus clientes son empresas, no podrás usar papel. Si facturas a consumidor final (B2C), podrías usar papel, pero el sistema que genera la factura debe ser VeriFactu internamente. Hacer facturas a mano será residual y muy vigilado.
11. ¿Cuál es la multa por declarar datos falsos en 2025?
Declarar datos falsos u omitir operaciones puede considerarse una infracción tributaria grave o muy grave, con sanciones que van del 50% al 150% de la cuota defraudada, independientemente de las multas específicas por el software.
12. ¿Qué consecuencias tiene emitir una factura sin QR?
La falta del código QR obligatorio en un sistema VeriFactu invalida la factura a efectos de comprobación rápida y evidencia que el software no está cumpliendo los requisitos técnicos, exponiéndote a la sanción de 50.000 euros.
13. ¿Qué pasa si mi proveedor de software quiebra o no se adapta?
Debes migrar a otro sistema homologado antes de que finalice el plazo voluntario. Seguir usando un software obsoleto («legacy») que no se actualice a los estándares de la AEAT te dejará en situación de incumplimiento.
14. ¿Las sanciones aplican si facturo poco dinero?
Sí. La normativa VeriFactu no establece un mínimo de facturación para la obligación del software. Si emites facturas, debes usar un sistema certificado, factures 1.000€ o 1.000.000€.
15. ¿Qué debo hacer si sospecho que mi competencia usa software de doble uso?
La AEAT dispone de canales de denuncia pública tributaria. El uso de software de doble uso es competencia desleal, ya que permite a otros bajar precios evadiendo impuestos.
