Cómo afecta VeriFactu a la facturación recurrente (suscripciones, igualas, alquileres)
1. Respuesta Directa: ¿Afecta VeriFactu a la facturación recurrente?
Sí, VeriFactu afecta de forma directa y obligatoria a toda la facturación recurrente. Cualquier empresa o autónomo que emita facturas periódicas —como cuotas de suscripción, recibos de alquiler o igualas de servicios— deberá hacerlo a través de un sistema informático que cumpla con Verifactu. Se acabaron los cobros recurrentes registrados en Excel o la generación manual de facturas periódicas.
El objetivo de la normativa, detallada en el Real Decreto 1007/2023, es garantizar la integridad y trazabilidad de cada una de esas facturas desde el mismo instante de su emisión. Para una visión global, puedes consultar nuestra guía principal sobre qué es Verifactu.
2. ¿Qué considera Hacienda «facturación recurrente»?
La facturación recurrente se refiere a cualquier modelo de negocio que implique emitir facturas de forma periódica (mensual, trimestral, anual) a un mismo cliente por un mismo concepto y, generalmente, por el mismo importe. Algunos de los casos más comunes afectados son:
- Alquileres de inmuebles: Tanto de locales comerciales como de viviendas, siempre que el arrendador esté obligado a emitir factura (por ejemplo, si es una sociedad o el alquiler lleva IVA).
- Suscripciones y membresías: Cuotas de gimnasios, plataformas de software (SaaS), servicios de streaming, academias online, etc.
- Igualas y servicios de mantenimiento: Contratos con profesionales (asesorías, abogados, informáticos) que cobran una cuota fija mensual por sus servicios.
- Servicios básicos: Empresas de suministros como telefonía, internet o seguridad.
3. Los 4 principios clave de Verifactu aplicados a la recurrencia
Para entender el cambio, es crucial conocer los pilares del sistema y cómo se aplican a las facturas periódicas:
3.1. Obligatoriedad del software homologado
Tu sistema de gestión o facturación debe estar certificado como «software Verifactu». Esto significa que un programa de contabilidad estándar o una plantilla de Excel ya no son válidos para generar estas facturas. Debes verificar si tu software actual cumple con Verifactu o migrar a uno que sí lo haga.
3.2. Registro automático e inalterable
En el momento en que tu software genera la factura recurrente del mes, debe crear simultáneamente un registro de facturación. Este registro se «encadena» con el anterior mediante un hash criptográfico, haciendo imposible borrar o modificar la factura sin dejar rastro. Si te equivocas, la única vía es emitir una factura rectificativa.
3.3. Código QR en cada factura periódica
Cada una de las facturas recurrentes debe incluir un código QR. Este código permite al cliente y a la AEAT escanearlo para verificar que la factura es auténtica y ha sido registrada correctamente en un sistema Verifactu válido. Puedes aprender más sobre qué facturas deben incluir el código QR en nuestro artículo detallado.
3.4. Opción de envío de registros a la AEAT
El sistema permite que tu software envíe automáticamente cada registro de facturación a la Agencia Tributaria. Aunque para la mayoría será voluntario (frente al sistema SII), se espera que muchos programas ofrezcan esta automatización para simplificar la gestión fiscal.
4. Cómo adaptar tu negocio a Verifactu: Guía paso a paso
- Audita tu situación actual: Identifica si tu actividad económica te obliga a emitir facturas (no simples recibos). Si alquilas un local comercial, por ejemplo, estás obligado. Si eres un particular que alquila una vivienda, generalmente no, a menos que se considere actividad económica.
- Contacta a tu proveedor de software: Pregunta a tu proveedor de software de gestión o facturación si su solución será compatible con Verifactu y si gestiona correctamente la automatización, el registro y la generación de QR para facturas recurrentes.
- Planifica la migración: Si tu software no será compatible, busca alternativas. Un buen programa Verifactu debe tener un módulo específico para gestionar suscripciones o contratos de alquiler.
- Automatiza el proceso: Configura tu nuevo sistema para que genere y registre las facturas de forma automática en las fechas previstas. Esto te ahorrará tiempo y garantizará el cumplimiento.
💡 Guía Esencial: Corrección de Errores
¿Qué pasa si una cuota mensual es incorrecta o un cliente devuelve un cargo? Con Verifactu no puedes borrar facturas. La única solución es emitir una factura rectificativa. Dominar este proceso es vital en la facturación recurrente.
5. Casos prácticos por sector: Alquileres, Gimnasios y Asesorías
- Arrendador de locales: Deberá usar un software que cada mes genere automáticamente la factura del alquiler con su IVA y retenciones, cree el registro Verifactu e incluya el QR antes de enviársela al inquilino.
- Gimnasio: Su sistema de gestión de socios deberá estar integrado con un software Verifactu. El día 1 de cada mes, debe generar en segundo plano las facturas simplificadas (tickets) de las cuotas de todos los socios, cada una con su registro y QR.
- Asesoría con igualas: Su programa de facturación deberá generar las facturas de las igualas mensuales a sus clientes. Si un mes hay servicios extra, la factura de ese mes reflejará el importe total, y el sistema Verifactu lo registrará sin problema.
6. Errores a evitar en la facturación recurrente con Verifactu
Adaptarse a Verifactu implica cambiar hábitos. Estos son los errores más peligrosos:
- Seguir usando recibos no fiscales: Emitir un simple «recibo» desde Word o un gestor de recibos no es válido si estás obligado a facturar.
- Modificar una factura ya emitida: Intentar cambiar una factura después de generarla es la principal conducta que Verifactu persigue. Siempre se debe emitir una rectificativa.
- No incluir el código QR: Una factura recurrente sin su código QR es una factura inválida a ojos de Hacienda, exponiéndote a una sanción.
- Usar un software de «doble uso»: Utilizar programas que permiten llevar una contabilidad B o borrar registros es una de las infracciones más graves.
7. ¿Qué buscar en un software para facturación recurrente con Verifactu?
Si tu negocio depende de ingresos recurrentes, tu software es tu mejor aliado. Asegúrate de que tenga:
- Módulo de suscripciones/contratos: Para automatizar la creación de facturas periódicas.
- Certificación Verifactu: El proveedor debe garantizar el cumplimiento total de la normativa.
- Gestión de remesas bancarias (SEPA): Para automatizar no solo la facturación sino también el cobro.
- Portal de cliente: Un área donde tus clientes puedan descargar sus facturas mensuales de forma autónoma.
- Integración con TPV: Si tienes un negocio físico como un gimnasio, tu TPV Verifactu debe gestionar las membresías.
8. ¿Y la Aplicación Gratuita de la AEAT? ¿Sirve para Alquileres y Cuotas?
Es la pregunta del millón. Si Hacienda ofrece una herramienta gratuita, ¿por qué buscar más? La respuesta corta y directa es: la aplicación gratuita de la AEAT no es una solución práctica ni eficiente para la facturación recurrente.
Esta herramienta está diseñada como una solución de cumplimiento mínimo para contribuyentes con un volumen de facturación muy bajo y simple. Piensa en ella como un formulario web, no como un programa de gestión. Aquí te explicamos por qué se quedará corta para tus alquileres, igualas o suscripciones:
- Cero Automatización: La aplicación NO tiene una función para programar facturas recurrentes. Deberías entrar cada mes, uno a uno, y crear manualmente la factura para cada cliente. Lo que en un software comercial es un proceso automático, aquí es un trabajo manual repetitivo.
- Plantillas Improvisadas: Como vimos en nuestra guía, el único «truco» para agilizar el proceso es guardar una factura como «Borrador» y usarla como plantilla. Es un parche manual, no una función real de plantillas o contratos.
- Incompatible con Tickets: La aplicación gratuita solo emite facturas completas, no facturas simplificadas (tickets). Si tu modelo de negocio (como un gimnasio) se basa en emitir tickets a tus socios, esta herramienta simplemente no te sirve.
- Datos Atrapados: Como hemos analizado, la app no permite exportar datos. No podrás sacar un listado de tus ingresos por alquileres o analizar qué suscripción es más rentable.
En resumen, aunque técnicamente podrías emitir una factura de alquiler cada mes, la herramienta te obliga a un proceso manual que es insostenible a medida que tu negocio crece. Está pensada para cumplir la ley, no para optimizar tu tiempo ni gestionar tu empresa.
💡 Guía Esencial: La App Gratuita de la AEAT al Descubierto
¿Estás pensando en usar la herramienta gratuita de Hacienda? Antes de decidir, es crucial que entiendas todas sus ventajas y, sobre todo, sus limitaciones ocultas. Hemos creado un manual definitivo que desvela para quién es ideal y cuándo se convierte en un freno para tu negocio.
9. Sanciones por no adaptar tu facturación recurrente
Ignorar esta obligación no es una opción. Las sanciones por incumplimiento de Verifactu son muy severas: una multa de 50.000 € por ejercicio fiscal para la empresa que utiliza un software no conforme. El riesgo financiero y la complejidad operativa hacen que la adaptación sea una prioridad estratégica.
10. Preguntas Frecuentes
1. Soy un particular con un piso alquilado, ¿me afecta?
Generalmente no. Si eres una persona física que alquila una vivienda (sin IVA), no estás obligado a emitir factura, por lo que Verifactu no te afecta. La cosa cambia si eres una empresa o si el alquiler se considera una actividad económica (por ejemplo, si tienes contratada a una persona para gestionarlo).
2. ¿Los recibos de comunidades de propietarios están afectados?
No. Las cuotas de las comunidades de propietarios no se consideran una contraprestación por una operación económica sujeta a IVA, por lo que no requieren factura y quedan fuera del ámbito de Verifactu.
3. ¿Cada factura de alquiler mensual debe llevar un QR diferente?
Sí. Aunque el importe sea el mismo cada mes, cada factura es un documento independiente. Tu software debe generar una factura nueva cada mes, con su propia fecha, numeración, registro y, por tanto, un código QR único.
4. ¿Qué pasa si un cliente no paga una cuota? ¿Se registra la factura igualmente?
Sí. La obligación de Verifactu es registrar la factura en el momento de su *emisión*, no de su *cobro*. La factura se genera y registra. Si finalmente no la cobras, deberás gestionar el impago contablemente y, si es necesario, emitir una factura rectificativa por anulación.
5. Mi software actual me permite «duplicar» facturas de un mes a otro. ¿Es válido?
No. Esa función no será suficiente. El sistema Verifactu exige que cada nueva factura genere un registro criptográfico único y encadenado con el anterior. Simplemente copiar los datos de una factura pasada en una nueva no cumple con el requisito de trazabilidad e inalterabilidad.
6. ¿Las cuotas de asociaciones o clubes sin ánimo de lucro deben usar Verifactu?
Depende. Si la cuota no corresponde a una prestación de servicios sujeta a IVA, podría estar exenta. Sin embargo, si la asociación realiza actividades económicas (como gestionar un bar o vender merchandising), esas ventas sí deben cumplir con Verifactu. Es un área gris que conviene consultar con un asesor.
7. ¿Cuándo entra en vigor esta obligación para mi negocio?
La obligación de usar un software adaptado a Verifactu entra en vigor el 1 de enero de 2026 para empresas y el 1 de julio de 2026 para autónomos. Te lo explicamos en detalle en nuestro artículo sobre cuándo va a ser obligatorio Verifactu.
8. Si gestiono el alquiler a través de una inmobiliaria, ¿quién es el responsable?
La responsabilidad final de la emisión correcta de la factura es del arrendador (el obligado tributario). Sin embargo, la agencia inmobiliaria, como intermediaria, deberá usar un software de gestión de alquileres que sea compatible con Verifactu para emitir las facturas en tu nombre.
9. ¿Cómo afecta a la subida anual del IPC en un alquiler?
Es muy sencillo. Cuando apliques la subida del IPC, simplemente actualizas el importe base en tu software de facturación recurrente. A partir de esa fecha, las nuevas facturas se generarán automáticamente con el importe actualizado, y cada una se registrará en Verifactu sin mayor complicación.
10. ¿Los recibos de los autónomos en módulos están afectados?
Los autónomos en el régimen de módulos tienen las mismas obligaciones de facturación que el resto. Si emiten facturas (aunque no estén obligados a llevar una contabilidad tan exhaustiva), dichas facturas deben cumplir con Verifactu.
11. ¿Puedo usar la aplicación gratuita de la AEAT para facturas recurrentes?
La AEAT ofrecerá una aplicación gratuita, pero es probable que esté pensada para un volumen de facturación muy bajo y sin automatizaciones. No será una solución práctica para gestionar decenas o cientos de facturas recurrentes cada mes.
12. ¿Qué pasa con los servicios con consumo variable, como la luz o el agua?
Aunque el cobro es recurrente, el importe varía. El proceso es el mismo: cada mes, la empresa de suministros calcula el consumo, genera una factura con el importe correspondiente, y esa factura debe ser registrada en su sistema Verifactu con su QR antes de enviarla.
13. ¿Tengo que conservar las facturas recurrentes además de tener el registro Verifactu?
Sí. Verifactu es un sistema para garantizar la integridad de la *emisión*, pero no sustituye la obligación legal de *conservar* las facturas (tanto emitidas como recibidas) durante el periodo que marca la normativa tributaria y mercantil.
14. Si un cliente me paga varias cuotas por adelantado, ¿cómo lo facturo?
Lo correcto es emitir una única factura por el importe total del pago anticipado, especificando el periodo de servicio que cubre (por ejemplo, «Suscripción anual de enero a diciembre»). Esa factura se registra una sola vez en Verifactu en el momento de la emisión.
15. ¿Verifactu es lo mismo que la factura electrónica obligatoria de la Ley Crea y Crece?
No, son normativas diferentes pero complementarias. Verifactu se asegura de que no se pueda manipular el registro de NINGUNA factura, mientras que la Ley Crea y Crece obliga a que las facturas entre empresas y autónomos (B2B) se emitan en un formato electrónico estructurado. Ambas normativas confluirán. Te explicamos las diferencias entre Verifactu y la Ley Crea y Crece en esta guía.
