¿Es obligatorio entregar la factura VeriFactu en formato digital (PDF) o puedo imprimirla?
Una de las dudas más recurrentes que surgen con la implementación del nuevo sistema de facturación es precisamente sobre el formato final que debemos entregar a nuestros clientes. La confusión entre lo digital y lo físico es comprensible.
¿Basta con un PDF enviado por correo? ¿Debo dar siempre una copia en papel? La respuesta corta es: depende de quién sea tu cliente.
Para entender a fondo las obligaciones y no cometer errores que puedan derivar en sanciones, es fundamental comprender la diferencia entre el sistema de emisión y el formato de entrega. Si quieres una guía completa sobre el sistema en sí, te recomendamos leer primero nuestro artículo pilar sobre qué es Verifactu.
1. Respuesta Directa: ¿Puedo Imprimir una Factura VeriFactu o Debe ser Digital?
Sí, puedes imprimir una factura VeriFactu, pero solo en ciertos casos. La obligación de entregar un formato digital o permitir una impresión depende directamente de la naturaleza de tu cliente. La normativa distingue claramente entre operaciones con consumidores finales (B2C) y operaciones entre empresas o autónomos (B2B).
La regla general es que toda factura, en su representación gráfica (sea un PDF o un papel), debe incluir un código QR que la valide. Como establece el Real Decreto 1007/2023, el foco principal no está en el medio de entrega, sino en la integridad del registro que genera el software de facturación.
2. La Clave No Está en el Formato, Sino en el Sistema de Emisión
Es crucial entender que VeriFactu es un sistema de emisión de facturas verificables, no un formato de fichero. Lo que la Agencia Tributaria exige es que tu programa de facturación (TPV, software de gestión, etc.) cumpla unos requisitos técnicos muy estrictos para garantizar que cada factura emitida sea inalterable y trazable.
Este software genera un registro por cada operación y lo enlaza con el anterior, creando una cadena segura (hash encadenado). Por tanto, la verdadera obligación recae en usar un software que cumpla con los requisitos legales de VeriFactu, independientemente de si al final envías un PDF o imprimes un ticket.
3. Diferencias Clave: Entrega de Facturas a Particulares (B2C) vs. Empresas (B2B)
Aquí reside el núcleo de la cuestión. La forma en que debes entregar la factura cambia radicalmente si tu cliente es un consumidor final o si es otra empresa que necesita deducir el IVA.
3.1. Facturas a Clientes Finales (B2C): Flexibilidad con Matices
Cuando vendes a un particular, tienes más flexibilidad. Puedes entregar la factura (completa o simplificada) de estas formas:
- Formato Digital (PDF): Puedes enviarle un PDF por correo electrónico, WhatsApp o ponerlo a su disposición en un área de cliente. Es la opción más común y eficiente.
- Formato Impreso: Tienes la obligación de proporcionar una representación impresa de la factura si el cliente te la solicita expresamente. No es necesario imprimirla por defecto, pero debes tener la capacidad de hacerlo.
3.2. Facturas entre Empresas y Autónomos (B2B): La Revolución del Formato Estructurado
Aquí la situación es completamente diferente. Debido a la Ley Crea y Crece, la facturación entre empresas y profesionales (B2B) debe ser exclusivamente electrónica y en un formato estructurado.
Un simple PDF no se considera un formato estructurado porque no permite una lectura e integración automática por parte de los sistemas informáticos del receptor. Los formatos válidos son, por ejemplo, XML (como el formato Facturae), UBL, EDIFACT, etc.
Por lo tanto, para una factura B2B, no es válido entregar únicamente un PDF o una copia impresa. Debes enviar el fichero electrónico estructurado que te exija la ley, aunque adicionalmente puedas facilitar una representación visual en PDF para mayor comodidad.
4. ¿Qué Debe Contener Siempre tu Factura, Sea en Papel o PDF?
Independientemente del formato de entrega que utilices (digital o impreso), cualquier representación visible de una factura emitida bajo el sistema VeriFactu debe incluir dos elementos clave para ser válida:
- Código QR: Un código QR que contiene la información esencial para verificar la factura. Te explicamos en detalle qué facturas deben incluir el código QR de VeriFactu en nuestra guía.
- Frase Identificativa: El texto «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» debe aparecer de forma legible.
⚠️ Advertencia: No Confundir Formatos con Sistemas
Es un error común pensar que VeriFactu y Facturae son lo mismo. VeriFactu es el sistema de seguridad que garantiza que tu factura no se pueda manipular, mientras que Facturae es un formato de fichero (XML) específico. Entender sus diferencias es vital para cumplir con todas las normativas.
5. El Papel del PDF en el Ecosistema VeriFactu: Una Representación Visual
Un PDF con el código QR es una «copia legible» o una «representación gráfica» de la factura. Su función es facilitar la lectura y comprensión por parte de un humano. Sin embargo, el documento que tiene la validez legal principal es el registro electrónico generado y custodiado por el sistema informático de facturación.
Piénsalo así: el registro electrónico es el «original» inalterable, y el PDF o el papel son simplemente sus «impresiones» autorizadas para el cliente.
6. ¿Cómo Afecta Esto a la Conservación de las Facturas?
Esta distinción es crucial para el archivo legal. La obligación de conservar las facturas durante el periodo legalmente establecido (generalmente 4 años a efectos fiscales) se refiere al registro electrónico original.
Aunque guardes copias impresas o los PDF, lo que la Agencia Tributaria te exigirá en una inspección es el acceso a los registros originales generados por tu software. Por ello, es importante saber que VeriFactu no sustituye la obligación de conservar las facturas; la refuerza en el plano digital.
7. Pasos Prácticos para Asegurar el Cumplimiento en la Entrega
- Verifica tu Software: Asegúrate de que tu programa de facturación o TPV está certificado como sistema VeriFactu. Consulta con tu proveedor o aprende a verificar si tu software cumple con VeriFactu.
- Distingue a tus Clientes: Antes de emitir la factura, ten claro si es una operación B2C o B2B. Esto determinará el formato de entrega obligatorio.
- Establece un Protocolo de Entrega: Para clientes B2C, define tu método preferido (email con PDF) pero ten preparado el proceso para imprimir si te lo piden. Para clientes B2B, asegúrate de que tu sistema puede generar y enviar los formatos estructurados requeridos.
- Revisa Siempre los Elementos Visuales: Antes de enviar o imprimir, comprueba que el código QR y la frase «Factura verificable…» son visibles y legibles.
8. Conclusión: La Flexibilidad Depende Siempre del Receptor
En resumen, no es obligatorio entregar la factura VeriFactu siempre en formato digital (PDF). La posibilidad de imprimirla es perfectamente válida y legal, pero está condicionada por el tipo de cliente. Mientras que con los particulares tienes flexibilidad, el entorno B2B te obliga a usar formatos electrónicos estructurados que van más allá de un simple PDF.
La verdadera obligación no está en el papel o el PDF, sino en el corazón del sistema: tu software de facturación, que debe ser el garante de la integridad y trazabilidad que exige la Agencia Tributaria.
9. Preguntas Frecuentes (FAQs)
1. ¿Es válida una factura en PDF con VeriFactu?
Sí, una factura en PDF es una representación visual válida, especialmente para clientes particulares (B2C), siempre que incluya el código QR obligatorio y la frase de verificación. Sin embargo, para transacciones entre empresas (B2B), un PDF por sí solo no es suficiente; se requiere un formato electrónico estructurado como XML. Puedes aprender más sobre la diferencia entre una factura digital y una electrónica en nuestro artículo.
2. ¿Qué pasa si un cliente particular me exige la factura en papel?
Estás obligado a proporcionársela. Aunque tu sistema de trabajo sea principalmente digital, debes tener la capacidad de imprimir una representación física de la factura que contenga todos los elementos requeridos por VeriFactu (QR, datos, etc.).
3. ¿Tengo que guardar las facturas impresas que entrego?
No. Tu obligación es conservar el registro electrónico original que genera tu software de facturación. La copia impresa es solo para el cliente. El archivo digital es el que tiene plena validez legal a efectos de conservación y ante una posible inspección.
4. ¿Una factura en PDF sin código QR es válida bajo VeriFactu?
No, en absoluto. Cualquier representación visible de una factura, ya sea digital (PDF) o impresa, debe contener obligatoriamente el código QR para permitir su verificación. Una factura sin QR emitida desde un sistema obligado a VeriFactu es una factura incorrecta y puede acarrear graves sanciones.
5. ¿Para una factura a un autónomo, vale con un PDF?
No. A efectos de la Ley Crea y Crece, una operación entre un autónomo y una empresa, o entre dos autónomos, se considera B2B. Por lo tanto, se exige el intercambio a través de un formato electrónico estructurado, no siendo suficiente un PDF.
6. ¿Puedo enviar la factura por WhatsApp?
Sí, siempre que sea a un cliente particular (B2C) y el formato sea un PDF que cumpla con todos los requisitos (QR, etc.). Enviar por WhatsApp es simplemente un canal de entrega digital más, como el correo electrónico.
7. ¿Cuándo desaparecen las facturas en papel definitivamente?
Para las transacciones entre empresas y autónomos (B2B), las facturas en papel desaparecerán con la entrada en vigor de la obligatoriedad de la factura electrónica. Para las facturas a clientes finales (B2C), el papel seguirá existiendo como una opción a solicitud del cliente. Puedes consultar aquí cuándo desaparecen las facturas en papel.
8. ¿La factura impresa tiene la misma validez que la digital?
Para el cliente que la recibe, sí, tiene la misma validez para justificar una compra o una garantía. Sin embargo, a nivel legal y de conservación para el emisor, el documento original y con plena validez es el registro electrónico generado por el software.
9. ¿Cómo puede mi cliente verificar una factura impresa?
Tu cliente puede escanear el código QR impreso en la factura con su teléfono móvil. Esto le redirigirá a una pasarela segura (en la sede de la AEAT o a través de un tercero) donde podrá comprobar que los datos de la factura son correctos y que fue registrada debidamente.
10. ¿Afecta esto a los tickets o facturas simplificadas?
Sí, las reglas son exactamente las mismas. Las facturas simplificadas (comúnmente llamadas tickets) deben ser emitidas por un software VeriFactu y su representación en PDF o papel debe incluir el código QR. Aquí te aclaramos si VeriFactu afecta a los tickets.
11. Mi TPV solo imprime tickets, ¿cómo cumplo?
Debes asegurarte de que el software de tu TPV está adaptado a VeriFactu. Si lo está, el ticket que imprima ya incluirá el código QR y toda la información necesaria, por lo que estarás cumpliendo la normativa para tus ventas B2C.
12. ¿Qué ocurre si imprimo un PDF firmado electrónicamente?
La impresión «rompe» la validez de la firma electrónica. La firma digital solo tiene validez en el propio archivo digital. Una copia en papel de un documento firmado digitalmente es simplemente eso, una copia, no un documento con firma válida.
13. ¿Necesito un certificado digital para enviar un PDF de una factura VeriFactu?
No necesariamente para el mero envío del PDF a un particular. El sistema VeriFactu en sí no exige una firma electrónica en cada factura, sino que el sistema garantice la integridad. Sin embargo, para la facturación B2B en formato estructurado, la firma electrónica sí es un requisito indispensable.
14. ¿Puedo entregar una factura escrita a mano si mi ordenador falla?
No. Si estás obligado a usar un sistema VeriFactu, no puedes recurrir a facturas manuales como contingencia. Tu software debe ser capaz de almacenar las operaciones sin conexión y enviarlas a la AEAT una vez recuperada. Averigua qué hacer si tu conexión a internet falla.
15. ¿El formato de entrega es el mismo para una factura a un cliente extranjero?
Sí, las obligaciones de emisión bajo VeriFactu se aplican a tu empresa como contribuyente español, independientemente de la nacionalidad del cliente. Si es un particular extranjero (B2C), se aplican las mismas reglas de flexibilidad (PDF o papel con QR).
