¿Qué hago si mi sistema VeriFactu se cae durante varias horas y cómo registro las ventas?
El escenario es la pesadilla de cualquier negocio: estás en plena hora punta, los clientes esperan y tu sistema de facturación VeriFactu se cae. El pánico es real, pero la normativa contempla estas situaciones. Actuar con un método claro no solo te permitirá seguir vendiendo, sino que te protegerá de posibles sanciones.
Antes de entrar en materia, es fundamental entender el marco general en el que operamos. Para ello, te recomendamos consultar nuestra guía completa sobre qué es Verifactu y cómo afecta a tu negocio. Según el Real Decreto 1007/2023, que regula estos sistemas, la integridad y conservación de los registros es clave, incluso durante fallos técnicos, tal y como establece la Agencia Tributaria.
1. El Pánico de un Sistema Caído: ¿Qué está en Juego?
Una caída del sistema de facturación no solo significa una interrupción de las ventas. Implica un riesgo directo de incumplimiento con Hacienda. Cada operación no registrada es un potencial problema, ya que VeriFactu exige la creación de un registro de facturación por cada venta, de forma simultánea a la expedición de la factura.
El verdadero peligro no es la caída en sí, que es un evento técnico posible, sino cómo se gestiona esa contingencia. Una gestión incorrecta puede interpretarse como una alteración u ocultación de datos, lo que conlleva duras sanciones.
2. Respuesta Directa: Qué Hacer Inmediatamente si tu Sistema VeriFactu Falla
Si tu sistema VeriFactu se cae, no puedes facturar de la manera habitual. Lo primero es no intentar manipular registros anteriores. La solución inmediata es activar un protocolo de contingencia: si tu software tiene «modo offline», úsalo. Si no, comienza a registrar cada venta de forma manual en un soporte físico o digital (un libro de registro, una hoja de cálculo) con todos los datos necesarios para generar la factura más tarde.
3. Plan de Contingencia Paso a Paso ante una Caída del Sistema
Un plan bien definido es tu mejor herramienta. Aquí te detallamos el proceso exacto que debes seguir para actuar con seguridad y cumplir con la ley.
3.1. Paso 1: Mantén la Calma y Evalúa la Situación
Lo primero es no tomar decisiones precipitadas. Respira hondo y analiza: ¿es un problema de tu TPV? ¿Se ha ido la conexión a internet? ¿Es un fallo generalizado del proveedor? Un diagnóstico rápido te ayudará a entender la magnitud del problema.
3.2. Paso 2: Activa el Modo Offline de tu Software (Si lo Tiene)
Los sistemas VeriFactu más robustos están preparados para esto. Cuentan con un «modo offline» o de contingencia que te permite seguir generando facturas y guardando los registros de facturación localmente en tu dispositivo. Estos registros se enviarán automáticamente a la AEAT en cuanto se restablezca la conexión.
3.3. Paso 3: Inicia tu Registro Manual de Contingencia
Si tu software no tiene modo offline o el fallo es total, debes pasar al plan B: el registro manual. Prepara una hoja de cálculo (Excel, Google Sheets) o incluso un libro de contabilidad físico. Por cada venta, anota:
- Número de factura/ticket (sigue una serie correlativa).
- Fecha y hora de la operación.
- Descripción de los productos o servicios.
- Base imponible.
- Tipo de IVA aplicado.
- Importe total.
- Datos del cliente (si es una factura completa).
3.4. Paso 4: Comunícate con tu Proveedor y tu Equipo
Informa inmediatamente a tu proveedor de software sobre la incidencia para que puedan trabajar en una solución. A la vez, asegúrate de que tu equipo sabe exactamente cómo proceder según este plan de contingencia para evitar errores y caos.
3.5. Paso 5: Qué Hacer en Cuanto se Restablezca el Sistema
Una vez el sistema VeriFactu vuelva a estar operativo, tu trabajo no ha terminado:
- Si usaste el modo offline: Verifica que el software ha sincronizado y enviado todos los registros pendientes a la AEAT. La mayoría lo hace de forma automática, pero es crucial confirmarlo.
- Si usaste el registro manual: Debes introducir una por una todas las ventas que anotaste en tu sistema. Expide las facturas correspondientes con su fecha real y envíalas a tus clientes si es necesario. El sistema generará los registros VeriFactu y los enviará a Hacienda.
4. ¿Qué Dice la Normativa sobre las Caídas del Sistema?
La Ley Antifraude y el reglamento que desarrolla VeriFactu son claros: el sistema informático debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. La normativa no sanciona el fallo técnico, sino la ausencia de un plan para salvaguardar estos principios durante el mismo.
El sistema debe ser capaz de registrar cualquier interacción, incluyendo los eventos que ocurran en el sistema, como una caída y su posterior arranque. Esto queda reflejado en el registro de eventos que exige la ley.
5. ¿Es Responsable mi Proveedor del Software?
La responsabilidad final ante la Agencia Tributaria es siempre del contribuyente, es decir, tuya. Sin embargo, el proveedor del software tiene la obligación de ofrecer un sistema que cumpla con los requisitos técnicos. Si el fallo es recurrente o el software no ofrece un plan de contingencia adecuado, podrías tener base para una reclamación. Es crucial que el software que uses para emitir tus facturas con VeriFactu sea fiable y ofrezca un buen soporte técnico.
6. Cómo Prevenir Futuros Problemas: Elige un Software VeriFactu Fiable
La mejor solución a una crisis es la prevención. A la hora de elegir tu TPV o software de facturación, no te fijes solo en el precio. Valora aspectos clave:
- Función de modo offline: Es la característica más importante para evitar interrupciones.
- Soporte técnico de calidad: Necesitas un proveedor que responda rápidamente cuando tengas un problema.
- Copias de seguridad automáticas: Asegúrate de que tus datos están a salvo y se guardan en la nube.
- Actualizaciones constantes: Un buen software se actualiza para cumplir con la ley y corregir errores.
7. Sanciones por una Mala Gestión de las Incidencias
No seguir un plan de contingencia puede salir muy caro. Si durante una inspección se detecta que los registros no son coherentes o que faltan operaciones, la AEAT puede interpretarlo como una «manipulación de datos». Las sanciones por incumplir Verifactu son severas y pueden alcanzar una multa fija de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal para el empresario.
8. Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué hago si mi sistema VeriFactu no tiene modo offline?
Debes recurrir inmediatamente a un registro manual de contingencia. Utiliza una hoja de cálculo o un libro de registro para anotar cada venta con todo detalle (fecha, hora, concepto, importes, IVA). Este será tu respaldo legal hasta que puedas introducir los datos en el sistema restablecido.
2. ¿Cómo registro manualmente las ventas para que sean válidas después?
Anota todos los datos necesarios para emitir una factura simplificada o completa. Una vez el sistema funcione, deberás introducir estas operaciones una a una, con su fecha y hora originales, para que el software genere el registro VeriFactu correspondiente y lo envíe a la AEAT.
3. ¿La AEAT me puede sancionar si su propio sistema está caído?
No. Si la incidencia se debe a una caída de los servidores de la Agencia Tributaria, no serás sancionado. Tu sistema VeriFactu debe estar preparado para reintentar el envío de los registros de facturación automáticamente hasta que los sistemas de la AEAT vuelvan a estar operativos.
4. ¿Cuánto tiempo tengo para enviar los registros de facturación tras una caída?
La normativa exige el envío inmediato. Sin embargo, contempla los fallos técnicos. Lo importante es que envíes los registros tan pronto como el sistema se restablezca. No hay un plazo fijo estipulado en horas, pero debe hacerse de forma diligente para demostrar que no hay intención de ocultación.
5. ¿Puedo usar hojas de cálculo como Excel durante la emergencia?
Sí, como sistema de registro manual de contingencia es perfectamente válido. Lo que no puedes hacer es usar Excel para emitir la factura final, ya que a partir de la entrada en vigor de la ley, no se considerará un software válido para cumplir con VeriFactu, como explicamos en nuestro artículo sobre si Word y Excel dejarán de ser válidos para facturar en 2026.
6. ¿Qué información mínima debe contener mi registro manual de contingencia?
Como mínimo: número de ticket/factura, fecha y hora, descripción, base imponible, tipo de IVA, e importe total. Si es una factura completa, también los datos fiscales del cliente.
7. ¿Cómo se emite una factura rectificativa si cometí un error durante la caída?
Una vez restablecido el sistema y habiendo introducido la factura original (con el error), deberás emitir una nueva factura, esta vez rectificativa, que anule o corrija la anterior. Nunca borres o modifiques el registro original.
8. ¿Un simple ticket de caja es válido durante la caída del sistema?
Un ticket de caja manual puede servir como comprobante para el cliente, pero para ti lo fundamental es el registro interno detallado de la operación en tu sistema de contingencia. Ese registro es el que te permitirá cumplir con la AEAT posteriormente.
9. ¿Debo informar a la Agencia Tributaria de que mi sistema ha sufrido una incidencia?
No es necesario informar proactivamente. Tu sistema VeriFactu, a través de su registro de eventos, ya dejará constancia de la parada y el reinicio del sistema. La prueba de tu diligencia es tener un plan de contingencia y regularizar los registros en cuanto sea posible.
10. ¿Perderé la información de ventas si el sistema se cae?
No deberías. Un buen software VeriFactu con copias de seguridad en la nube y/o modo offline está diseñado para proteger tus datos. Si dependes de un sistema que guarda todo localmente sin respaldo, el riesgo es mucho mayor, de ahí la importancia de elegir una solución profesional.
11. ¿Qué pasa si la caída ocurre durante el cierre de caja diario?
Debes finalizar tu cierre de caja basándote en los datos de tu registro de contingencia (manual o del modo offline). Una vez el sistema se restablezca, introduce esas operaciones y verifica que los totales cuadran con lo que registraste manualmente.
12. ¿El código QR sigue siendo obligatorio si facturo manualmente?
Si durante la caída emites un comprobante manual para el cliente, este no podrá llevar el QR de VeriFactu. La obligación de incluir el QR recae sobre la factura final que emitirás con tu sistema una vez esté operativo, la cual sí deberá contenerlo.
13. ¿Cómo verifico que los datos se han enviado correctamente una vez restablecido el sistema?
Tu software VeriFactu debería tener una sección o un panel de estado donde puedas ver los registros de facturación y confirmar si su estado es «Enviado» o «Aceptado por la AEAT». Consulta el manual de tu proveedor para saber dónde encontrar esta información.
14. ¿Qué características debe tener un buen software VeriFactu para evitar estos problemas?
Principalmente: un modo de funcionamiento offline robusto, copias de seguridad automáticas y en la nube, un servicio de soporte técnico rápido y eficaz, y actualizaciones periódicas garantizadas por el proveedor.
15. ¿Y si el problema no es mío, sino de la conexión a Internet?
A efectos prácticos, es lo mismo que una caída del sistema. El sistema no puede comunicarse con la AEAT. Por eso es vital que tu software tenga un modo offline que no dependa de una conexión constante para poder seguir registrando ventas de forma segura y legal.
