¿Puedo seguir usando mi actual serie de numeración de facturas con VeriFactu?
La respuesta es tranquilizadora, pero tiene matices importantes que dependen de cómo facturas actualmente y del software que elijas. VeriFactu no busca reinventar las bases de la facturación, sino reforzarlas con tecnología. Para entender el porqué, es esencial conocer a fondo qué es VeriFactu y los principios que lo sustentan según la normativa oficial.
1. La Respuesta Rápida: Sí, Puedes y Debes Continuar tu Serie Actual
Sí, puedes mantener tu serie de numeración actual. De hecho, es lo más recomendable. La normativa de facturación exige que la numeración de las facturas sea correlativa, sin saltos y cronológica. Interrumpir tu serie actual sin un motivo justificado iría en contra de este principio básico.
Al empezar a usar un software VeriFactu, simplemente configurarás el sistema para que la primera factura que emita continúe desde el último número que expediste con tu sistema anterior. Por ejemplo, si tu última factura fue la 2025/150, la primera con el nuevo software será la 2025/151.
2. El Principio Fundamental: Correlatividad, la Norma que no Cambia
VeriFactu no modifica las reglas básicas de numeración establecidas en el Artículo 6 del Reglamento de Facturación. Estas reglas son:
- Numeración correlativa: Los números de las facturas dentro de una misma serie deben ser secuenciales (1, 2, 3…).
- Sin saltos: No puede haber huecos en la numeración.
- Series diferentes para casos justificados: Se pueden usar distintas series si hay razones que lo justifiquen, como tener varios establecimientos o líneas de negocio.
- Fecha correlativa: La fecha de expedición de las facturas debe ser también correlativa con la numeración.
3. El Papel Clave de tu Software: Continuidad sin Interrupciones
El cambio real no está en la numeración, sino en el sistema que la genera. Al adoptar un software de facturación adaptado a VeriFactu, este se encargará de:
- Continuar tu serie: Le indicarás el número de la última factura emitida y él continuará la secuencia.
- Generar el registro VeriFactu: Por cada factura (con su número correlativo), creará un registro de alta con su huella digital.
- Encadenar los registros: Vinculará cada nuevo registro con el anterior, creando la cadena de trazabilidad.
- Añadir el código QR: Incluirá en el PDF de la factura el código QR obligatorio.
4. ¿Cuándo Sí Debes Crear una Nueva Serie de Facturación?
Aunque puedes continuar tu serie principal, existen situaciones en las que es legal y recomendable crear series de numeración separadas:
- Distintas actividades económicas: Si tienes varias actividades con epígrafes de IAE diferentes.
- Varios establecimientos: Para diferenciar la facturación de cada local o sucursal.
- Facturas rectificativas: Es obligatorio que tengan una serie específica y distinta a la ordinaria.
- Inicio de un nuevo año fiscal (Opcional): Muchos negocios reinician la numeración cada año (ej: 2025/1, 2025/2…), lo cual es una práctica válida y aceptada.
5. El Caso Especial y Obligatorio: La Serie para Facturas Rectificativas
Este es el único caso en el que estás obligado a usar una serie de numeración nueva y separada. Cuando necesitas corregir o anular una factura, debes emitir una factura rectificativa.
Esta factura debe pertenecer a una serie distinta (por ejemplo, «R1», «RECTI-2025», etc.) para que se diferencie claramente de la facturación ordinaria. Tu software VeriFactu debe permitirte configurar y gestionar esta serie separada de forma automática, como explicamos en la guía sobre cómo rectificar una factura.
6. La Transición: De Facturar a Mano o con Excel a un Sistema VeriFactu
Si hasta ahora facturabas manualmente o con una hoja de cálculo, puedes seguir haciéndolo hasta que entren en vigor los plazos obligatorios de VeriFactu. Tu serie de numeración manual sigue siendo válida.
El cambio llegará cuando adoptes un sistema informático de facturación (SIF). En ese momento, deberás «traspasar» tu serie actual al nuevo programa. Es decir, si tu última factura en papel fue la número 95, configurarás el software para que la primera que emita sea la 96.
7. Errores a Evitar para no Romper la Continuidad Numérica
- Reiniciar la numeración a mitad de año sin motivo: No puedes decidir empezar de 1 en junio porque sí. Esto rompería la correlatividad.
- Tener dos series para la misma actividad y establecimiento: Esto puede ser interpretado como un intento de doble contabilidad y acarrear duras sanciones.
- Corregir un número manualmente: Un software VeriFactu no debería permitirte editar el número de una factura ya emitida. Si hay un error, el proceso correcto es anularla y emitir una nueva con el número correcto.
8. Preguntas Frecuentes
1. Si empiezo a usar VeriFactu a mitad de año, ¿reinicio la numeración?
No, nunca debes reiniciar la numeración a mitad de año sin una causa justificada. Simplemente continúas la secuencia numérica que ya tenías con tu sistema anterior.
2. ¿Las facturas rectificativas tienen que llevar su propia serie numérica?
Sí, es obligatorio. Las facturas rectificativas deben tener una serie de numeración específica y diferente de la serie de facturación ordinaria para poder distinguirlas claramente.
3. ¿Puedo tener una serie para facturas normales y otra para facturas simplificadas (tickets)?
Sí, es una práctica totalmente válida y común, especialmente en negocios que tienen ventas de mostrador (con tickets) y ventas a otras empresas (con facturas completas). Lo importante es que cada serie sea correlativa en sí misma.
4. ¿Qué pasa si me salto un número de factura por error?
Un salto en la numeración es una irregularidad. Si ocurre, la forma de subsanarlo es emitiendo una factura rectificativa que anule la factura posterior al salto y reemitiéndola con el número correcto, o creando un documento interno que justifique por qué ese número quedó inutilizado (por ejemplo, por un error del sistema).
5. Al cambiar de año, ¿es obligatorio empezar la numeración desde 1?
No es obligatorio, pero sí muy recomendable y es la práctica más extendida. Puedes continuar la serie del año anterior, pero iniciar una nueva serie para cada ejercicio (ej. 2025-001, 2026-001) facilita enormemente la gestión y la contabilidad.
6. ¿El número de la factura y la serie deben aparecer en el registro VeriFactu?
Sí, absolutamente. El número de factura y la serie son datos fundamentales del registro de alta que se genera. Son la clave para identificar de forma única cada operación.
7. ¿Qué es la «serie» de una factura exactamente?
La serie es un prefijo (letras, números o una combinación) que se antepone al número correlativo de la factura para diferenciar distintos tipos de operaciones o puntos de venta. Por ejemplo, en «TDA-2025/150», la serie sería «TDA-2025».
8. Mi software actual me permite editar el número de una factura. ¿Es compatible con VeriFactu?
Probablemente no. Un requisito fundamental de VeriFactu es la inalterabilidad de los registros. Si tu software permite modificar un dato tan crítico como el número de una factura ya emitida, es una señal de alarma y es muy posible que no cumpla la normativa.
9. ¿Cuántas series de facturación diferentes puedo tener?
Puedes tener tantas como necesites, siempre y cuando cada una esté debidamente justificada por una razón operativa (diferentes locales, líneas de actividad, tipos de factura, etc.). No hay un límite numérico, pero debe tener una lógica empresarial detrás.
10. ¿Afecta esto a la facturación para clientes extranjeros?
No. Las facturas emitidas a clientes extranjeros también deben seguir tu serie de numeración correlativa y cumplir con VeriFactu, ya que la obligación recae sobre ti como emisor en territorio español.
11. Si tengo dos tiendas, ¿pueden compartir la misma serie de numeración?
No es recomendable, ya que podría generar duplicados y problemas de correlatividad cronológica. Lo correcto es que cada establecimiento tenga su propia serie de facturación para poder llevar un control separado y ordenado.
12. ¿Qué pasa si emito dos facturas con el mismo número por error?
Es un error grave que debe subsanarse de inmediato. Deberás anular una de las dos facturas (la incorrecta) mediante una factura rectificativa y, si es necesario, emitir una nueva factura con el número correlativo que corresponda.
13. ¿Tengo que pedir autorización a Hacienda para mi serie de numeración?
No, en España no se requiere una autorización previa de la AEAT para las series de numeración de facturación. Eres tú quien las define y gestiona, siempre cumpliendo las reglas del Reglamento de Facturación.
14. ¿La serie debe incluir el año?
No es obligatorio por ley, pero es una práctica de gestión casi universal (ej. 2025/XXXX). Facilita enormemente la organización, la búsqueda de documentos y evita tener que manejar números correlativos infinitos a lo largo de los años.
15. ¿VeriFactu asigna su propio número a mis facturas?
No. VeriFactu no interfiere en tu numeración. Tu software asigna el número de factura siguiendo tu serie, y VeriFactu simplemente «sella» y registra esa factura con ese número, garantizando que no se pueda alterar.
