Si mi cliente pierde su factura, ¿cómo puedo re-emitir un duplicado con VeriFactu?
«Mi cliente ha perdido la factura, ¿puedo enviarle otra vez la misma?». Esta es una de las preguntas más comunes en el día a día de cualquier negocio. Antes, la solución era tan simple como volver a imprimir o reenviar el mismo PDF. Sin embargo, con la llegada de los sistemas de facturación verificables, la respuesta ha cambiado radicalmente.
Con la implementación de VeriFactu, la integridad y la trazabilidad de cada registro de facturación son inalterables. Por eso, si te preguntas «si mi cliente pierde su factura, ¿cómo puedo re-emitir un duplicado con VeriFactu?«, la respuesta corta es: no puedes. Lo que debes hacer es emitir una factura rectificativa por sustitución. Este procedimiento es crucial para cumplir con la normativa de la Agencia Tributaria y evitar futuras complicaciones. Si quieres entender a fondo este sistema, te recomendamos leer nuestra guía completa sobre qué es VeriFactu.
1. ¿Qué Dice la Normativa sobre Duplicados y Copias?
La base del sistema VeriFactu, establecida en el Reglamento que desarrolla la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Enviar un «duplicado» o una «copia» idéntica del original viola directamente estos principios. El sistema no puede distinguir si esa copia es para reemplazar un documento perdido o para una doble contabilidad. Por ello, la normativa exige que cualquier modificación o anulación de una factura ya emitida deje un rastro indeleble, algo que solo se consigue mediante una factura rectificativa.
2. El Único Camino Legal: La Factura Rectificativa por Sustitución
Frente a una factura perdida, la solución no es replicar, sino reemplazar de forma controlada. Aquí es donde entra en juego la factura rectificativa por sustitución.
Este tipo de documento cumple una doble función:
- Anula la factura original: Deja constancia en el sistema de que la primera factura emitida (la que se perdió) queda sin efecto legal ni fiscal.
- Crea una nueva factura válida: Genera un documento completamente nuevo, con su propia numeración y código QR, que es legalmente el que tu cliente debe usar para sus deducciones.
Este proceso asegura que la cadena de registros VeriFactu no se rompa, manteniendo una trazabilidad perfecta para la Agencia Tributaria.
![¿Cliente Perdió su Factura VeriFactu? Guía para Re-emitir [2025] 1 Infografía comparando el proceso incorrecto de re-emitir un duplicado con el proceso correcto de emitir una factura rectificativa bajo VeriFactu.](http://leyfacturaelectronica.com/wp-content/uploads/2025/10/proceso-correcto-factura-rectificativa-verifact.webp)
3. Guía Práctica: Cómo Emitir la Factura Rectificativa Paso a Paso
Tu software de facturación compatible con VeriFactu debe tener esta función integrada. Sigue estos pasos:
- Localiza la factura original: Accede a tu programa y busca la factura que tu cliente ha extraviado. No la modifiques ni la elimines.
- Utiliza la función «Rectificar»: Selecciona la factura original y busca una opción como «Crear factura rectificativa», «Rectificar» o similar.
- Elige el tipo «Por sustitución»: El software probablemente te dará a elegir entre rectificar «por diferencias» o «por sustitución». La opción correcta en este caso es por sustitución.
- Verifica los datos: El sistema creará un nuevo documento con los mismos datos que el original, pero con una nueva serie y numeración. Revisa que todo sea correcto.
- Emite y envía: Al emitirla, se generará un nuevo registro VeriFactu y un nuevo QR. Envía este nuevo documento a tu cliente.
4. Diferencias Clave: Copia vs. Duplicado vs. Rectificativa
Entender estos términos es crucial para evitar algunos de los errores más comunes en facturación.
- Copia: Una simple impresión o archivo PDF del original. No tiene validez legal por sí misma para justificar una nueva operación y no genera registro fiscal.
- Duplicado: Tradicionalmente, era una copia con la palabra «Duplicado» para indicar que no era la original. En el contexto VeriFactu, este concepto es obsoleto y peligroso, ya que no sigue el cauce legal del encadenamiento.
- Factura Rectificativa: Es un documento nuevo y legalmente válido que anula al anterior. Tiene su propia serie, su propio número y su propio registro VeriFactu. Es la única opción válida.
5. Riesgos y Sanciones por un Simple «Reenviar»
La tentación de hacer clic en «reenviar» es grande, pero las consecuencias son graves:
- Para ti (el emisor): Si una inspección detecta que has facilitado duplicados como si fueran facturas nuevas o que tu sistema permite la alteración de registros, te enfrentas a sanciones que pueden llegar a los 50.000 euros.
- Para tu cliente (el receptor): El documento que le has dado no es válido para deducir el IVA ni el gasto. Si lo hace y es inspeccionado, Hacienda le reclamará las cantidades deducidas más los intereses y una posible sanción.
6. Cómo Comunicar la Situación a tu Cliente (Sin Fricciones)
Para evitar confusiones, sé claro y didáctico. No digas «te envío un duplicado». Utiliza un lenguaje preciso:
«Hola [Nombre del Cliente],
Atendiendo a tu solicitud, te informo de que, según la nueva normativa de facturación VeriFactu, la factura original (Nº XXXXX) ha sido anulada legalmente.Te adjunto la factura rectificativa que la sustituye. Esta es la única válida a efectos fiscales para tus declaraciones. Por favor, asegúrate de utilizar este nuevo documento y desechar el original si lo encuentras.
Un saludo.»
Este tipo de comunicación te posiciona como un profesional actualizado y protege a tu cliente.
7. La Prevención como Solución: El Papel de tu Software
El problema de las facturas perdidas se reduce drásticamente con la tecnología adecuada. Un buen software de facturación o TPV compatible con VeriFactu no solo debe permitirte rectificar facturas correctamente, sino también prevenir estos escenarios.
Funcionalidades como un portal de cliente, donde puedan acceder y descargar su historial de facturas en cualquier momento, eliminan la dependencia de que te pidan copias. Este será un pilar en futuras soluciones como VeriTPV.com, diseñadas para automatizar y dar tranquilidad tanto al negocio como al cliente final.
8. Preguntas Frecuentes
1. ¿Puedo simplemente imprimir otra copia de la factura original y dársela?
No. Con VeriFactu, una simple copia impresa o un reenvío del PDF original no tiene validez fiscal si el cliente la presenta como un documento nuevo. El único procedimiento válido es emitir una factura rectificativa por sustitución.
2. ¿Qué pasa si mi software no tiene una opción clara de «rectificativa por sustitución»?
Si tu software no cumple con los requisitos de VeriFactu, como la capacidad de emitir facturas rectificativas correctamente encadenadas, no es un software válido. Deberás actualizarlo o cambiar a uno que sí cumpla con la normativa para evitar posibles sanciones VeriFactu.
3. ¿La nueva factura rectificativa tendrá un número y serie diferente?
Sí. Las facturas rectificativas deben llevar una serie de numeración diferente a la ordinaria para poder identificarlas claramente. Tu software de facturación debería gestionar esto de forma automática.
4. ¿Afecta esto a mi declaración de impuestos trimestral?
No debería. Al anular la original y sustituirla por una nueva con la misma fecha e importes, el resultado neto en tu declaración de IVA e IRPF será el mismo. Simplemente, asegúrate de que en tu contabilidad conste la factura rectificativa como la válida y la original como anulada.
5. ¿Cuánto tiempo tengo para emitir la factura rectificativa?
Debes emitirla tan pronto como tengas constancia de la necesidad de hacerlo (en este caso, la notificación de pérdida por parte del cliente). No dejes pasar el tiempo para no perjudicar a tu cliente en sus propias declaraciones.
6. ¿Es legal cobrar por emitir un duplicado o una factura rectificativa?
No es una práctica recomendada y puede generar una mala imagen. La ley no lo prohíbe explícitamente, pero se considera un servicio postventa básico. Céntrate en facilitar el proceso a tu cliente.
7. ¿Qué información debe contener la factura rectificativa?
Debe contener todos los datos de una factura ordinaria, además de una mención expresa de su condición de «factura rectificativa» y los datos identificativos de la factura que se está rectificando (número y fecha).
8. ¿Cómo sabe mi cliente que la factura original ya no es válida?
Debes comunicárselo claramente al enviarle el nuevo documento. Explícale que la factura con la nueva numeración de rectificativa es la única que tiene validez fiscal y que la anterior ha sido anulada en el sistema.
9. ¿Este proceso es el mismo si me equivoqué en los datos de la factura?
Sí, exactamente el mismo. Tanto si el cliente la pierde como si contenía un error (un NIF incorrecto, una base imponible mal calculada, etc.), el procedimiento correcto es emitir una factura rectificativa.
10. ¿Qué ocurre si elimino la factura original por error?
Eliminar una factura es una de las «líneas rojas» de VeriFactu. Si lo haces, romperás la cadena de registros y tu software podría ser considerado ilegal. Esto podría acarrear sanciones graves. Nunca borres, siempre rectifica.
11. ¿El código QR de la factura rectificativa es diferente al de la original?
Sí. Cada factura emitida a través de un sistema VeriFactu, incluidas las rectificativas, genera un registro y un código QR únicos. El QR de la nueva factura apuntará a la información del nuevo registro, que a su vez está vinculado al registro anulado.
12. ¿Cómo afecta la pérdida de facturas a las facturas simplificadas o tickets?
El principio es el mismo. Si un cliente necesita una factura completa a partir de un ticket perdido para poder deducir el gasto, deberás generar una factura rectificativa que anule esa factura simplificada y la sustituya por una completa.
13. ¿Qué responsabilidad tengo yo si el cliente pierde la factura repetidamente?
Tu única responsabilidad es asegurarte de que el procedimiento de rectificación se hace correctamente. Si bien puede ser una molestia administrativa, no tienes responsabilidad sobre la custodia de los documentos de tu cliente.
14. ¿Puedo anular la factura en lugar de rectificarla?
En la práctica de VeriFactu, la «anulación» se realiza mediante una factura rectificativa por sustitución. No existe un botón de «anular» que simplemente haga desaparecer la factura. El objetivo es siempre dejar rastro de todas las operaciones.
15. ¿Qué sanción enfrento si simplemente re-emito un duplicado idéntico?
Hacerlo sería una irregularidad, ya que estarías entregando un documento sin validez fiscal. Si se detecta, podría considerarse que tu sistema de facturación permite la alteración de registros, lo que conlleva multas de hasta 50.000 € para ti y para el fabricante del software.