Errores Verifactu Comunes y Cómo Evitarlos (Guía Práctica)
La implementación de Verifactu supone un gran cambio en cómo gestionamos la facturación. Aunque el objetivo es bueno (luchar contra el fraude y modernizar), la transición puede traer consigo quebraderos de cabeza. Anticiparse a los posibles errores Verifactu es la mejor estrategia para una adaptación tranquila y, sobre todo, para evitar las temidas sanciones de hasta 50.000€. Para una visión general, puedes consultar nuestra guía pilar sobre qué es Verifactu.
En esta guía definitiva, desglosamos los problemas Verifactu más comunes, desde los estratégicos hasta los técnicos, y te damos las claves para esquivar estos costosos errores Verifactu.
1. El Error Estratégico: Procrastinación y Falta de Planificación
Antes de los fallos técnicos, el mayor de los errores Verifactu es estratégico: dejarlo para el último minuto. Pensar que la adaptación es «instalar un programa y listo» es una receta para el desastre. La implementación de Verifactu es un proyecto que requiere planificación, investigación y, a menudo, cambios en los procesos de trabajo.
Consecuencias de la Falta de Planificación:
- Decisiones Precipitadas: Elegir el primer software que encuentras sin verificarlo, a menudo pagando de más por una solución inadecuada.
- Ruptura de Stock de Hardware: Esperar al final puede significar que no encuentres TPVs o impresoras compatibles disponibles.
- Falta de Formación: Implementar el sistema un día antes de la fecha límite sin tiempo para formar a tus empleados garantiza errores operativos desde el primer minuto.
- Saturación de Asesores y Proveedores: Tu gestor y los proveedores de software estarán desbordados. No podrán darte la atención personalizada que necesitas.
Plan de Acción Preventivo
Empieza al menos 6 meses antes de tu fecha de obligatoriedad. Audita tus procesos actuales, investiga proveedores, habla con tu asesor y crea un calendario de implementación. La anticipación es tu mejor defensa contra los errores Verifactu.
2. Error Fatal: Elegir un Software «Verifactu» que NO lo es
2.1. El Problema: Creerse el Marketing sin Verificar
Este es, sin duda, el más grave de los errores Verifactu. Con la cercanía de la obligación, muchos proveedores afirmarán que su software es «compatible». Pero un software Verifactu debe cumplir milimétricamente todos los requisitos del Real Decreto 1007/2023, y su desarrollador debe haber presentado una declaración responsable ante la AEAT. Confiar en promesas sin verificar te deja completamente expuesto.
Caso Práctico:
Una pequeña boutique invierte en un software TPV que el comercial asegura que es «totalmente Verifactu». Seis meses después, en una comprobación, la AEAT determina que el software no genera correctamente el encadenamiento de hashes, considerándolo un «software de doble uso». La boutique se enfrenta a una sanción de 50.000€, a pesar de haber actuado de buena fe.
2.2. Cómo Evitarlos: Checklist de Verificación de Software
- Exige la Declaración Responsable: Pide al proveedor una copia del documento de declaración responsable presentado ante la AEAT. Es tu principal prueba.
- Verifica el Cumplimiento Punto por Punto: Pide un documento técnico o certificado que confirme que el software cumple con los puntos clave del RD 1007/2023: inalterabilidad, conservación, trazabilidad, generación de QR, etc.
- Busca Opiniones Independientes: No te fíes solo de los testimonios de su web. Busca en foros y asociaciones de tu sector.
- Prioriza Proveedores Especializados: Valora empresas con experiencia demostrada en software de facturación y fiscalidad en España.
- Consulta los Requisitos Clave: Asegúrate de entender los requisitos de un software de facturación para no depender solo de la palabra del vendedor.
¿Tu TPV Actual te Genera Dudas?
No esperes a tener problemas. Un TPV adecuado es la piedra angular de un cumplimiento sin estrés. Es el momento de evaluar si tu sistema actual está a la altura del reto.
👉 Analiza las claves para una elección segura: Guía para elegir tu TPV Verifactu
3. Caos en las Series: Configuración Incorrecta
3.1. El Problema: Mezclar, Reutilizar o No Seguir las Normas
Verifactu exige un control riguroso de las series de facturación para garantizar la correlación numérica y temporal. Un error aquí es una bandera roja para la AEAT.
Caso Práctico:
Un taller mecánico empieza a usar su nuevo software Verifactu el 1 de julio, pero continúa usando su serie de siempre «F-2025/». El sistema intercala las nuevas facturas Verifactu con las antiguas, creando saltos numéricos y temporales. La AEAT detecta automáticamente la inconsistencia en las series, iniciando un requerimiento.
3.2. Cómo Evitarlo: Planificación y Configuración Meticulosa
- Crea Series Nuevas y Específicas: Es la práctica más recomendada. Por ejemplo: «VFT-2025/A» para la tienda A, «VFT-2025/B» para la tienda B.
- Consulta a tu Asesor Fiscal: Define con tu gestoría una estructura de series lógica y documentada que se adecúe a tu operativa.
- Configuración Inicial Asistida: Realiza la configuración inicial de las series junto al soporte técnico de tu proveedor de software.
- Realiza Pruebas en un Entorno de Test: Antes de emitir la primera factura real, utiliza un entorno de pruebas (si tu software lo ofrece) para emitir varias facturas y verificar que las series y la numeración son correctas.
4. El QR Rebelde: Problemas con el Código QR
4.1. El Problema: No se Genera, No se Lee o Contiene Errores
El código QR es la cara visible de Verifactu. Un fallo aquí, aunque parezca menor, puede invalidar la factura a efectos de la inspección.
Caso Práctico:
Un restaurante imprime los tickets con una impresora térmica de baja calidad. El QR sale borroso y es ilegible para los escáneres. Un cliente inspector de Hacienda no puede verificar el ticket, lo que levanta sospechas y puede derivar en una inspección más a fondo del local.
4.2. Cómo Evitarlo: Software, Impresión y Verificación
- Verifica la Plantilla: Asegúrate de que en la plantilla de tu factura o ticket hay un espacio reservado, limpio y de tamaño suficiente para el QR.
- Calidad de Impresión: Invierte en una impresora de tickets o de facturas de calidad y utiliza consumibles recomendados por el fabricante.
- Autoverificación Periódica: Una vez a la semana, escanea con tu propio móvil el QR de un ticket real que hayas emitido. Comprueba que te lleva a la web de la AEAT y que los datos son correctos.
5. El Intocable: Intentar Borrar o Modificar Registros
5.1. El Problema: No Entender la Inalterabilidad
El pilar de Verifactu es la inalterabilidad. Cada registro se encadena con el anterior mediante un hash criptográfico. Intentar borrar o modificar un registro rompe esa cadena, lo que equivale a una manipulación detectable y gravemente sancionada.
5.2. La ÚNICA Solución: Facturas Rectificativas
Si te equivocas, el registro erróneo debe quedar grabado. La única forma de subsanarlo es emitiendo una factura rectificativa. Es un proceso que debes dominar a la perfección.
👉 Aprende el proceso en detalle: Guía paso a paso sobre cómo hacer una factura rectificativa.
6. Rectificar Mal: Errores con las Facturas Rectificativas
6.1. El Problema: No Seguir el Procedimiento Verifactu
Incluso sabiendo que hay que rectificar, se pueden cometer errores Verifactu graves si no se sigue el procedimiento formal.
Caso Práctico:
Una consultora emite una factura por 1.000€, pero el cliente avisa de que el importe correcto era 800€. El administrativo, para «arreglarlo rápido», emite una nueva factura marcada como «abono» por -200€, sin marcarla como rectificativa y sin referenciar la factura original. Fiscalmente, esta operación es incorrecta y crea una inconsistencia contable.
6.2. Cómo Hacerlo Bien: El Proceso Correcto
- Usa la Función Específica: Tu software debe tener un botón o menú claro: «Emitir Factura Rectificativa».
- Selecciona la Factura a Corregir: El sistema debe enlazar la nueva factura rectificativa con la original.
- Elige el Método: Por sustitución (anula la vieja y crea una nueva) o por diferencias (ajusta importes). Consulta a tu asesor cuál usar.
- Detalla el Motivo: Es un campo obligatorio. «Error en el importe», «Devolución de mercancía», etc.
7. Error Técnico: Códigos de Error de la AEAT
Cuando tu sistema envíe los registros de facturación a la Agencia Tributaria, puede recibir respuestas automáticas con códigos de error si algo no está bien. Entender estos códigos es vital para una rápida solución.
7.1. Los Códigos de Error Más Comunes y su Solución
Código | Significado Simplificado | Solución Práctica |
1103 | El NIF del cliente es incorrecto o está mal formado. | Verifica la letra del NIF y que no falten números. Edita la ficha del cliente en tu software y vuelve a emitir la factura (previamente rectificando la errónea). |
1109 | El NIF del cliente no está identificado en el censo de la AEAT (no existe o está de baja). | Pide a tu cliente un certificado de situación censal. Si no está dado de alta, no puedes emitirle una factura deducible. Considera emitir una factura simplificada si es un consumidor final. |
1116 | El NIF del emisor (tu propia empresa) no está identificado en el censo. | ¡Error crítico! Revisa la configuración de tu empresa en el software. Si los datos son correctos, contacta con la AEAT urgentemente para solucionar tu situación censal. |
4105 | El certificado digital utilizado para firmar el envío no es correcto o está caducado. | Verifica la fecha de caducidad de tu certificado. Asegúrate de que el software está configurado para usar el certificado correcto. Es posible que necesites renovarlo e instalarlo de nuevo. |
Para una lista más exhaustiva, la propia Agencia Tributaria publica la documentación técnica con todos los posibles códigos de validación.
8. Agujero Negro Digital: Fallos en la Conservación
8.1. El Problema: Perder los Registros
Verifactu te obliga a conservar los registros de facturación de forma segura y accesible durante los plazos legales (mínimo 4 años). Un fallo de disco duro, un robo o un ciberataque podrían hacerte perder toda tu facturación, lo que supone un error Verifactu catastrófico ante una inspección.
8.2. Cómo Evitarlo: La Estrategia de Backup 3-2-1
- 3 Copias: El original en tu TPV/ordenador y dos copias de seguridad.
- 2 Soportes Distintos: Por ejemplo, un disco duro externo y un servicio en la nube (Google Drive, Dropbox, etc.).
- 1 Copia Off-site: Una de las copias debe estar en una ubicación física diferente. La copia en la nube cumple perfectamente esta función.
9. El Certificado Olvidado (o Incorrecto)
9.1. El Problema: Necesitar un Certificado Digital y No Tenerlo
Si bien no es obligatorio firmar cada ticket, la firma electrónica SÍ es indispensable para la factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece), que gestionarás con el mismo software. Operar sin un certificado válido o caducado te impedirá facturar a otras empresas.
9.2. Cómo Evitarlo: Gestión Proactiva de Certificados
- Verifica la Necesidad: Confirma con tu proveedor si tu operativa requiere un certificado y de qué tipo. Es un paso clave que explicamos en nuestra guía sobre el certificado digital.
- Agenda la Caducidad: Ponte un recordatorio en el calendario 2 meses antes de que caduque tu certificado.
- Custodia Segura: Guarda una copia de seguridad de tu certificado (el archivo .p12 o .pfx) con su contraseña en un lugar seguro.
10. Otros Posibles Fallos Verifactu a Tener en Cuenta
- Falta de Formación del Personal: El eslabón más débil puede ser un empleado que no sabe cómo usar el nuevo sistema.
- Errores en la Migración de Datos: Al cambiar de software, importar mal la base de datos de clientes puede causar errores en cadena.
- No Actualizar el Software: Ignorar las actualizaciones del proveedor puede dejarte vulnerable a bugs o a pequeños cambios normativos.
11. Clasificación de Errores Verifactu por Gravedad
Nivel | Ejemplos | Consecuencia |
 Crítico | Usar software no compatible, permitir borrar registros. | Sanción económica elevada (hasta 50.000€). |
 Grave | Configuración incorrecta de series, no generar QR, gestionar mal rectificativas. | Requerimiento de Hacienda, posible inicio de sanción. |
 Leve | Errores puntuales en datos (subsanables con rectificativa), fallos de conectividad. | Problemas administrativos, rechazo de facturas por clientes. |
12. Conclusión: La Prevención es la Mejor Solución Verifactu
La adaptación a Verifactu no tiene por qué ser traumática. La clave está en la anticipación, la elección correcta de herramientas y la formación. Conocer los posibles errores Verifactu es el primer paso para evitarlos. Desde asegurarte de que tu software es realmente compatible, hasta entender los códigos de error de la AEAT, cada detalle cuenta.
Ignorar estos puntos te expone a sanciones muy cuantiosas. La mejor inversión es dedicar tiempo ahora a entender la normativa, elegir un buen proveedor de software y formar a tu equipo. Con una buena planificación, la transición a Verifactu puede ser fluida y segura.
13. Preguntas Frecuentes (FAQs) sobre Errores Verifactu
1. ¿Qué hago si mi software Verifactu da un error al generar el hash o el QR?
Contacta inmediatamente con el soporte técnico de tu proveedor. Un fallo en la generación del hash o del QR es un problema crítico que indica que el software no está funcionando correctamente. No sigas emitiendo facturas hasta que el problema esté resuelto.
2. ¿Puedo corregir manualmente un dato en una factura ya registrada en Verifactu?
No, nunca. La inalterabilidad es un pilar de Verifactu. Cualquier corrección debe hacerse SIEMPRE mediante la emisión de una factura rectificativa que haga referencia a la original.
3. Mi TPV es antiguo pero funciona, ¿tengo que cambiarlo sí o sí por Verifactu?
Depende del software. Si el software NO puede ser actualizado para cumplir todos los requisitos de Verifactu y el fabricante no presenta la declaración responsable, entonces sí, tendrás que cambiar el software o el TPV completo.
4. ¿Qué pasa si se va internet justo cuando voy a enviar los registros Verifactu a la AEAT?
Los sistemas Verifactu deben ser capaces de funcionar y generar registros offline. Deben almacenarlos de forma segura y enviarlos a la AEAT tan pronto como se restablezca la conexión. No es un error sancionable si el sistema está preparado para enviarlos después.
5. Si uso la herramienta gratuita de la AEAT, ¿puedo cometer Errores Verifactu?
Sí. La herramienta cumplirá técnicamente, pero el usuario puede cometer errores humanos: introducir un NIF incorrecto, equivocarse en los importes, etc. Estos fallos en la introducción de datos también son errores Verifactu.
6. ¿Cuál es la multa por hacer mal una factura bajo Verifactu?
Las sanciones varían. La más grave, por usar un software que permite la manipulación, es de 50.000€ por ejercicio para el usuario del software.
7. ¿Cómo corrijo un error en el NIF de un cliente en una factura ya emitida?
No puedes editarla. Debes emitir una factura rectificativa por sustitución. Esta anulará la factura original y creará una nueva, completamente correcta.
8. ¿Se considera un error no entregar una factura simplificada (ticket) si el cliente no la pide?
Sí. Con Verifactu, estás obligado a expedir una factura (completa o simplificada) por cada operación y a generar su correspondiente registro, independientemente de si el cliente la pide o no. No hacerlo es una ocultación de ventas.
9. He emitido dos facturas con el mismo número por error, ¿cómo lo soluciono?
Este es un error grave de configuración. Debes anular una de las dos (la incorrecta) mediante una factura rectificativa. Luego, contacta con tu proveedor para solucionar el problema en la configuración de las series.
10. ¿Qué ocurre si un empresario no utiliza un software compatible con VeriFactu?
Se enfrenta a una de las sanciones más duras de la Ley Antifraude: una multa de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. Es considerado un error Verifactu crítico.
11. ¿Los errores en las facturas proforma o presupuestos se consideran errores Verifactu?
No. El sistema Verifactu solo afecta a las facturas emitidas (completas y simplificadas). Los presupuestos, albaranes o facturas proforma están fuera de su ámbito.
12. ¿Qué pasa si mi TPV se estropea y no puedo emitir facturas Verifactu temporalmente?
Debes tener un plan de contingencia. La ley exige que la facturación no se detenga. Esto podría implicar tener un sistema alternativo (incluso la aplicación gratuita de la AEAT) o la capacidad de emitir facturas a mano y mecanizarlas después con una serie específica para contingencias.
13. ¿Un error en el tipo de IVA aplicado se puede corregir fácilmente?
Sí, es un error de datos común. Se soluciona emitiendo una factura rectificativa que anule la original y cree una nueva con el tipo de IVA correcto, o una por diferencias que ajuste las cuotas.
14. Mi gestor ha detectado un error en una factura de hace dos meses. ¿Aún puedo rectificarla?
Sí. Tienes un plazo de cuatro años desde la fecha de devengo del impuesto para rectificar una factura. Sin embargo, lo ideal es hacerlo tan pronto como detectes el error.
15. ¿Qué significa el código de error 1259 de la AEAT?
Este código suele indicar un problema con la identificación del destinatario de la factura. Específicamente, que el NIF indicado en la factura corresponde a una empresa que está en el régimen de criterio de caja, pero en la factura no se ha marcado como tal. La solución es marcar la casilla de «operación en régimen especial de criterio de caja» en tu software y volver a emitir la factura (previa rectificación de la incorrecta).
