¿Los bares, restaurantes y comercios minoristas están obligados a usar VeriFactu?
La entrada en vigor del sistema VeriFactu ha generado una ola de dudas, especialmente en el sector HORECA y el retail. Si gestionas un negocio de este tipo, es muy probable que te estés preguntando si esta nueva normativa te afecta directamente. La respuesta es clara y directa: sí, te afecta, y es fundamental entender cómo y cuándo.
Esta obligación emana del Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, y su desarrollo reglamentario busca estandarizar los sistemas de facturación para garantizar la integridad de los registros. Para una visión global del sistema, puedes consultar nuestra guía completa sobre VeriFactu 2025.
1. Respuesta Directa: ¿Por Qué Están Obligados Bares y Comercios?
Sí, los bares, restaurantes y comercios minoristas están obligados a usar VeriFactu. La normativa no distingue por sector o tamaño de la empresa, sino por el método de facturación. Si utilizas cualquier tipo de sistema informático para expedir tickets o facturas (como un TPV, una caja registradora computerizada o un software en un ordenador), este debe cumplir con los requisitos VeriFactu.
El objetivo de Hacienda es claro: acabar con el «software de doble uso» que permite ocultar parte de las ventas reales. VeriFactu garantiza que cada transacción quede registrada de forma segura, inalterable y trazable.
2. ¿Qué Implica VeriFactu para tu TPV y tu Día a Día?
La adaptación a VeriFactu va más allá de una simple actualización. Implica cambios técnicos y funcionales en la forma de registrar las ventas.
2.1. Requisitos del Software
Tu TPV o software de facturación deberá ser capaz de:
- Generar un registro de facturación por cada venta, encadenando cada registro con el anterior (trazabilidad).
- Firmar electrónicamente dichos registros para garantizar su autenticidad e integridad.
- No permitir la alteración o eliminación de registros una vez generados.
- Registrar cualquier evento relevante del sistema (como arranques, paradas, etc.).
2.2. Emisión de Facturas con Código QR
Una de las novedades más visibles es que todas las facturas simplificadas (tickets) deberán incluir un código QR. Este código contendrá información clave de la factura, permitiendo que tanto el cliente como la Agencia Tributaria puedan verificar su validez de forma instantánea con solo escanearlo.
2.3. Envío de Registros a la AEAT (Opcional vs. Obligatorio)
Los sistemas VeriFactu permiten el envío voluntario y automático de los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Si te acoges a esta modalidad, conocida como «Sistemas de Emisión de Facturas Verificables», te beneficiarás de ciertas simplificaciones en tus obligaciones fiscales. Si no, tu software simplemente almacenará los datos de forma segura para una posible inspección.
3. Checklist: Pasos para Adaptar tu Negocio a VeriFactu
- Habla con tu proveedor de TPV/Software: Es el primer y más importante paso. Pregúntales si su sistema será compatible con VeriFactu y qué necesitas hacer para actualizarlo (puede ser una actualización de software, un cambio de equipo o una nueva contratación).
- Verifica la Declaración Responsable: Tu proveedor deberá entregarte una «declaración responsable», un documento que certifica que su software cumple con todos los requisitos legales. Guárdalo bien.
- Planifica la Inversión: La adaptación puede tener un coste. Pregunta por los precios y si existen ayudas o subvenciones, como las del programa Kit Digital, que podrían cubrir parte del gasto.
- Forma a tu Equipo: Asegúrate de que tus empleados entienden el funcionamiento del nuevo sistema y la importancia de emitir correctamente cada ticket o factura.
4. ¿Existen Excepciones para Bares, Restaurantes o Comercios?
Las excepciones son muy limitadas. En la práctica, casi ningún bar, restaurante o comercio minorista estará exento. La única exención teórica sería para un negocio que no utiliza ningún tipo de sistema informático para facturar y emite todas sus facturas a mano en papel preimpreso, una práctica casi inexistente hoy en día.
También existen exenciones específicas para ciertos regímenes o territorios, pero no suelen aplicar al comercio minorista estándar. Si quieres profundizar en este tema, puedes consultar nuestro artículo sobre qué autónomos están exentos de VeriFactu.
5. ¿Qué Pasa si no me Adapto? Las Sanciones de VeriFactu
Ignorar la obligación de VeriFactu no es una opción, ya que las consecuencias económicas son severas. La normativa contempla dos tipos de sanciones principales:
- Para el negocio (bar, restaurante, comercio): La multa por no utilizar un sistema de facturación certificado conforme a la ley es de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya producido el incumplimiento.
- Para el proveedor del software: Las empresas que fabriquen, distribuyan o comercialicen software de doble uso se enfrentan a sanciones de hasta 150.000 euros.
La inversión en adaptar tu sistema es, por tanto, infinitamente menor que el riesgo de una sanción.
6. Preguntas Frecuentes (FAQs) sobre VeriFactu en Hostelería y Comercio
1. ¿Es obligatorio tener TPV o caja registradora en un bar o tienda?
Aunque la ley no obliga explícitamente a tener un TPV, sí obliga a expedir una factura simplificada (ticket) por cada servicio. Dado que la ley VeriFactu exige que los sistemas informáticos de facturación estén certificados, en la práctica, cualquier negocio que use un TPV o caja registradora para emitir esos tickets deberá asegurarse de que este cumpla la normativa.
2. ¿Tengo que dar factura obligatoriamente en mi restaurante si un cliente la pide?
Sí. Siempre estás obligado a emitir una factura simplificada (ticket). Si el cliente es un profesional o empresa y necesita una factura completa para sus deducciones, también estás obligado a proporcionársela, y deberá ser generada con tu sistema VeriFactu.
3. Mi TPV es antiguo. ¿Tengo que cambiarlo por la fuerza?
Depende. Debes consultar a tu proveedor. Algunos sistemas antiguos podrán actualizarse vía software para cumplir con VeriFactu. Otros, especialmente los más cerrados o desactualizados, podrían requerir ser reemplazados por un hardware y software nuevos.
4. ¿Qué diferencia hay entre VeriFactu y la factura electrónica obligatoria?
VeriFactu regula CÓMO se emiten las facturas desde tu software (garantizando que no se puedan borrar ni alterar). La factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece) regula el FORMATO en que se envían las facturas entre empresas y autónomos (B2B). Un bar que solo vende a particulares se preocupa por VeriFactu, no por la factura electrónica B2B.
5. ¿Cuándo entra en vigor la obligación de VeriFactu para los bares y comercios?
Los desarrolladores de software tienen hasta el 1 de julio de 2025 para tener sus productos adaptados. A partir de esa fecha, todos los negocios, incluidos bares y comercios, deberán usar obligatoriamente un sistema que cumpla con VeriFactu.
6. ¿El QR en el ticket es obligatorio para todos los clientes?
Sí, una vez tu sistema esté adaptado a VeriFactu, todas las facturas simplificadas (tickets) que emitas deberán incluir el código QR, independientemente de si el cliente es un particular o una empresa.
7. ¿Qué pasa si un restaurante se niega a darme una factura o ticket?
Es una infracción. El establecimiento está obligado por ley a expedir un justificante de la venta. Como cliente, puedes solicitarlo y, si se niegan, podrías informar a las autoridades de consumo o a la propia Agencia Tributaria, ya que es un indicio de posible fraude fiscal.
8. ¿El sistema VeriFactu es gratuito?
No. VeriFactu es una normativa, no un producto. La Agencia Tributaria podría ofrecer una aplicación básica gratuita, pero la mayoría de negocios necesitarán un software comercial (TPV) adaptado, y estos son de pago. La adaptación o actualización de tu software actual probablemente tendrá un coste.
9. ¿Cómo sé si mi proveedor de software es de fiar y su sistema cumplirá?
Pide a tu proveedor la «declaración responsable» que certifica la conformidad de su software con el Real Decreto 1007/2023. Los proveedores de software serios y establecidos en el mercado ya están trabajando en la adaptación y comunicándolo a sus clientes.
10. ¿Afecta VeriFactu a los comercios en régimen de recargo de equivalencia?
Sí. Aunque en este régimen no desglosas el IVA en las facturas a clientes finales, sigues emitiendo facturas simplificadas (tickets). Por tanto, el TPV con el que las emites debe cumplir con VeriFactu.
11. ¿Cuál es la diferencia entre VeriFactu y el sistema TicketBAI del País Vasco?
Son sistemas conceptualmente similares que buscan el mismo objetivo: el control fiscal. TicketBAI es el sistema propio y obligatorio en el País Vasco y Navarra. VeriFactu es el sistema equivalente para el resto de España. Un bar en Bilbao usa TicketBAI; un bar en Madrid usará VeriFactu.
12. ¿Tengo que guardar los tickets de compra en papel si tienen QR?
Para un negocio, la obligación es guardar los registros de facturación de forma electrónica y segura en su sistema VeriFactu. Para un cliente, el ticket con QR es una prueba válida y fácilmente verificable del gasto.
13. ¿Qué datos incluye exactamente el registro que se envía a Hacienda?
El registro de facturación incluye datos como el NIF del emisor, fecha y hora, importe total, desglose de IVA y un hash o huella digital que lo encadena con el registro anterior y posterior para asegurar su inalterabilidad.
14. Si solo uso mi TPV para cobrar con tarjeta, ¿también debe ser VeriFactu?
La obligación no está en el método de cobro, sino en la emisión de la factura o ticket. Si tu TPV, además de procesar pagos, genera el ticket de venta (factura simplificada), entonces sí, debe cumplir con VeriFactu.
15. ¿Puedo ser sancionado si mi proveedor de software me ha engañado y su sistema no cumple?
La responsabilidad final de usar un sistema legal recae sobre el empresario o profesional. Por eso es crucial exigir la declaración responsable a tu proveedor y trabajar con empresas de software reconocidas y fiables. La sanción de 50.000€ es para el negocio que usa el software ilegal.
