¿Cuáles son las multas por no usar un sistema VeriFactu o por emitir facturas sin QR?
Con la entrada en vigor de la nueva normativa, la pregunta más temida por autónomos y pymes es clara: ¿a qué me expongo si no cumplo? La respuesta es directa: a sanciones económicas muy severas. Conocer cuáles son las multas por no usar un sistema VeriFactu o por emitir facturas sin QR es el primer paso para entender la seriedad del asunto y actuar a tiempo.
La Ley Antifraude, especificada en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, establece un régimen sancionador muy estricto para garantizar el cumplimiento. Si aún no tienes claro el contexto completo, te recomendamos empezar por nuestra guía pilar sobre VeriFactu 2025.
1. La Sanción Principal: 50.000€ por Usar un Software No Válido
Esta es la multa más contundente y la que afecta directamente al empresario o profesional. La ley establece una sanción fija y severa para aquellos que utilicen un software de facturación que no cumpla con los requisitos de VeriFactu.
La multa por la mera tenencia y uso de un software no compatible con VeriFactu es de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado. Esto se aplica si tu programa:
- Permite la manipulación o eliminación de los registros de facturación (software de doble uso).
- No cuenta con la declaración de responsabilidad del fabricante que certifique su cumplimiento.
- No cumple con las especificaciones técnicas de integridad, conservación, trazabilidad y legibilidad exigidas.
El simple hecho de tenerlo instalado, aunque no se use de forma malintencionada, ya es motivo de sanción. Puedes entender mejor el riesgo en nuestro artículo sobre qué ocurre si tu software no es compatible con VeriFactu.
2. Otras Sanciones y Riesgos a Considerar
Además de la sanción principal, existen otras infracciones relacionadas que también conllevan multas y problemas para tu negocio.
2.1. Infracción por Emitir Facturas sin QR o con Errores
La normativa exige que cada factura o ticket emitido incluya un código QR con información específica. La falta de este código o la inclusión de datos incorrectos en él también se considera una infracción. Aunque la ley no especifica una cuantía fija y separada para este supuesto como tal, se enmarca dentro del incumplimiento de los deberes de facturación, cuyas sanciones generales pueden ser del 1% del importe de las operaciones facturadas incorrectamente, con un mínimo de 300 euros.
2.2. Sanciones a los Fabricantes de Software (hasta 150.000€)
Para demostrar la seriedad con la que se toma esta normativa, la ley impone una sanción aún más dura a las empresas que fabriquen, produzcan o comercialicen el software fraudulento. La multa para los desarrolladores es de 150.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que hayan vendido el software, y por cada tipo de sistema diferente.
Esto busca cortar el problema de raíz, desincentivando la creación y distribución de programas que permitan el fraude fiscal.
3. Tabla Resumen de Multas VeriFactu
Para que tengas una visión clara y directa de los riesgos, aquí tienes una tabla resumen con las principales sanciones.
Sujeto Infractor | Tipo de Infracción | Cuantía de la Sanción |
Usuario (Autónomo/Pyme) | Uso de software no compatible o de doble uso | 50.000 € por ejercicio fiscal |
Usuario (Autónomo/Pyme) | Incumplimiento de deberes de facturación (ej. sin QR) | Proporcional (1% de la operación, mín. 300€) |
Fabricante / Desarrollador | Producción o venta de software no homologado | 150.000 € por ejercicio y tipo de sistema |
4. Checklist Definitivo para Evitar las Multas
La buena noticia es que evitar estas sanciones es posible si actúas de forma proactiva. Sigue este checklist:
- Elige un software compatible: Es el paso más importante. Investiga y contrata un programa que garantice explícitamente su cumplimiento con VeriFactu. Consulta nuestra guía de programas y software compatibles con VeriFactu para ver una lista de opciones.
- Pide una declaración de responsabilidad: No te fíes solo de la publicidad. Pide a tu proveedor un documento escrito que certifique que su software cumple la normativa.
- Forma a tu equipo: Asegúrate de que todas las personas que emiten facturas en tu empresa saben utilizar el nuevo sistema correctamente.
- No manipules los registros: Bajo ninguna circunstancia intentes alterar o borrar una factura ya emitida. Utiliza siempre el procedimiento de facturas rectificativas que ofrece el software.
- Consulta a tu asesor: Si tienes dudas sobre tu caso particular o sobre si estás obligado a usar VeriFactu, habla con tu gestoría. Es la mejor inversión para tu tranquilidad.
5. Preguntas Frecuentes sobre Sanciones VeriFactu
1. ¿La multa de 50.000€ es por factura o por año?
La sanción fija de 50.000 euros es por cada ejercicio fiscal (año) en el que hayas utilizado un software no homologado, independientemente del número de facturas que hayas emitido con él.
2. ¿Qué pasa si no emito facturas con QR, pero mi software sí es compatible?
Estarías cometiendo una infracción por incumplimiento de los deberes de facturación. Aunque la sanción no sería la fija de 50.000€, te expones a multas proporcionales sobre el importe de esas facturas, lo que puede sumar una cantidad considerable.
3. Si me equivoco en una factura, ¿me multarán?
No, si corriges el error correctamente. Los errores humanos ocurren. Lo que la ley sanciona es la manipulación intencionada. Si te equivocas, debes emitir una factura rectificativa a través de tu software VeriFactu para que quede constancia de la corrección.
4. ¿Cómo detectará Hacienda que mi software no es compatible?
Hacienda puede detectarlo de varias formas: durante una inspección rutinaria, al solicitarte los registros de facturación (y ver que no cumplen el formato), o si un cliente intenta verificar tu factura con el código QR y este no es válido o no existe.
5. ¿La multa es la misma para un autónomo que para una gran empresa?
Sí, la sanción fija de 50.000€ por el uso de software no válido es la misma para todos, sin distinción de tamaño o volumen de facturación, lo que la hace especialmente dura para autónomos y pequeñas empresas.
6. ¿Hay alguna forma de reducir la multa?
Como en otras sanciones tributarias, pueden aplicarse reducciones por conformidad o pronto pago si no se recurre. Sin embargo, la mejor estrategia no es pensar en cómo reducir la multa, sino en cómo evitarla cumpliendo la ley desde el principio.
7. ¿Qué pasa si no sabía que mi software era ilegal?
El desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento. La responsabilidad de asegurarse de que las herramientas utilizadas son legales recae sobre el empresario o profesional. Por eso es crucial ser proactivo y verificar la compatibilidad.
8. ¿Estas multas se aplican ya?
El régimen sancionador está definido en la ley, pero las multas se aplicarán una vez que la obligación de usar sistemas VeriFactu sea efectiva para tu colectivo. Consulta nuestro artículo sobre cuándo entra en vigor VeriFactu para conocer los plazos exactos.
9. ¿La sanción por no tener un software VeriFactu es la misma que por no emitir factura electrónica B2B?
No, son infracciones distintas. La multa de 50.000€ es por usar un software que incumple la Ley Antifraude (sistema VeriFactu). La no emisión de factura electrónica en operaciones B2B cuando es obligatorio (Ley Crea y Crece) tiene su propio régimen sancionador, con multas que pueden llegar a 10.000€.
10. ¿Me pueden multar si emito una factura en papel?
Si estás obligado a usar un sistema VeriFactu, todas tus facturas deben ser emitidas a través de dicho sistema. Emitir una factura en papel al margen del sistema sería un incumplimiento grave, equivalente a no haberla registrado, y por tanto, sancionable.
11. ¿Cuál es la multa por no registrar una factura en el mes correspondiente?
Esta infracción se refiere más a errores contables. Con VeriFactu, el registro se genera al momento de emitir la factura, por lo que el problema de «registrar en otro mes» se minimiza. La sanción sería por no emitir la factura a tiempo, que es un incumplimiento de los plazos de facturación.
12. Si soy un autónomo exento de VeriFactu, ¿me pueden multar por algo de esto?
No. Si perteneces a uno de los colectivos exentos (como el régimen de módulos en ciertos casos), estas sanciones específicas de VeriFactu no te aplican. Sin embargo, sigues estando sujeto al resto de obligaciones de facturación generales.
13. ¿Quién paga la multa, la empresa o el administrador?
La sanción se impone a la persona física o jurídica que comete la infracción, es decir, al titular de la actividad (el autónomo o la sociedad). La responsabilidad última recae sobre la empresa.
14. ¿Existe una multa por cancelar facturas de forma incorrecta?
Sí. Con VeriFactu, las facturas no se «cancelan» o «borran». Se anulan emitiendo una factura rectificativa. Borrar un registro sería una manipulación de datos, la infracción más grave, sancionada con 50.000€.
15. ¿Cómo puedo recurrir una de estas multas?
Como cualquier sanción de la Agencia Tributaria, se puede recurrir a través de un procedimiento de revisión, presentando las alegaciones correspondientes y, si es necesario, acudiendo a la vía económico-administrativa y posteriormente a la judicial. Para ello, es imprescindible contar con el asesoramiento de un experto fiscal.
