¿Es Obligatorio Enviar el Archivo XML de una Factura Electrónica? Sí, y te Explicamos por Qué
1. Respuesta Directa: Sí, el XML es la Factura Real
Vamos a despejar la duda de inmediato: sí, es totalmente obligatorio enviar el archivo XML de una factura electrónica en las operaciones entre empresas y autónomos (B2B). De hecho, es más correcto decir que el archivo XML *es* la factura electrónica a efectos legales.
El PDF que habitualmente recibes junto al XML es simplemente una «representación imprimible», una copia visual para que puedas leerla fácilmente, pero no es el documento con validez fiscal. Esta obligación emana de la Ley Crea y Crece, que exige el uso de formatos estructurados. Para dominar el estándar, te recomendamos leer nuestro artículo pilar sobre qué es el formato Facturae.
2. ¿Por Qué el XML es tan Importante y el PDF no es Suficiente?
La clave está en la diferencia entre «ver» y «procesar». La nueva ley busca la automatización total de la facturación para ser más eficientes y luchar contra la morosidad.
- El PDF es para los ojos: Es una imagen. Tú lo lees, pero tu programa de contabilidad no puede «entender» los datos que contiene. Necesitas picarlos a mano.
- El XML es para las máquinas: Es un archivo de datos estructurados. Cada dato (NIF, base, IVA, total) está perfectamente etiquetado para que el software de tu cliente lo lea e integre en su contabilidad al instante, sin errores.
Como te contamos en nuestra guía sobre la diferencia entre factura digital y electrónica, solo el formato estructurado como el XML cumple los requisitos para ser considerado una factura electrónica legal en el ámbito B2B.
3. Entonces, ¿Qué Hago con los Dos Archivos que Recibo?
Cuando un proveedor te envíe una factura, debes recibir ambos archivos. Tu obligación es:
- Procesar el archivo XML: Este es el que debes importar en tu programa de contabilidad para registrar el gasto y deducir los impuestos. Tu software debería hacerlo automáticamente.
- Archivar ambos: La ley te obliga a conservar las facturas. La mejor práctica es guardar tanto el XML (el original legal) como el PDF (la copia legible) durante el plazo legalmente establecido.
Si eres tú quien emite la factura, tu programa de facturación debe generar y enviar ambos archivos a tu cliente.
4. Consecuencias de No Enviar o No Exigir el Archivo XML
No tratar el archivo XML con la importancia que tiene acarrea serios problemas:
- Para el emisor: No enviar el XML se considera un incumplimiento de la obligación de facturar. Esto puede llevar a las sanciones previstas en la Ley Crea y Crece, de hasta 10.000 euros.
- Para el receptor: Si no exiges y guardas el XML de tus proveedores, no tienes un justificante fiscal válido. En una inspección, Hacienda podría rechazar la deducción del IVA y del gasto de esas facturas.
5. Preguntas Frecuentes sobre el Archivo XML
1. ¿Qué hago si un proveedor solo me envía el PDF?
Debes contactarle inmediatamente y exigirle que te envíe también el archivo XML correspondiente. Explícale que, sin él, no puedes procesar la factura correctamente y que es una obligación legal para él.
2. ¿Cómo puedo abrir un archivo XML para leerlo?
Puedes abrirlo con un navegador web o un editor de texto, pero verás un código de programación. Lo correcto es usar un «visor de Facturae» o importarlo a tu software de facturación, que te lo mostrará en un formato visualmente amigable.
3. ¿El XML debe estar firmado digitalmente?
Sí. La firma digital va incrustada dentro del propio archivo XML y es lo que garantiza su autenticidad e integridad. Un XML sin firma no es una factura válida.
4. ¿Y si facturo a un particular, también tengo que enviar el XML?
No. La obligación del formato estructurado (XML) es solo para operaciones entre empresas y autónomos (B2B). A un cliente particular le basta con el PDF o la factura en papel.
5. ¿Quién es el responsable de generar el archivo XML?
El emisor de la factura. Su software de facturación es el que debe generar correctamente el archivo XML cumpliendo el formato Facturae u otro estándar admitido.
6. ¿Puedo modificar un archivo XML que he recibido?
No, nunca. Cualquier modificación, por pequeña que sea, invalidaría la firma digital y anularía la factura. Si hay un error, el emisor debe cancelarla y emitir una factura rectificativa.
7. ¿FACe, el portal del gobierno, funciona con XML?
Sí. De hecho, FACe solo admite facturas en formato Facturae, que es un tipo de XML. Es el sistema que sentó las bases para la obligatoriedad actual.
8. ¿Qué pasa si borro el XML pero conservo el PDF?
A efectos fiscales, habrías perdido la factura original. El PDF es solo una copia. Si Hacienda te pide el justificante, el PDF por sí solo podría no ser suficiente.
9. ¿El código QR de Verifactu va en el XML?
No. El QR es un elemento gráfico y, por tanto, va en la representación visual (el PDF). El XML solo contiene los datos y la firma.
10. ¿Tengo que guardar los XML en una carpeta especial?
Debes conservarlos de forma que garantices su integridad y acceso. Lo ideal es que tu propio software de facturación los almacene y gestione de forma segura en la nube.
11. ¿Todos los programas de facturación generan el PDF y el XML?
Cualquier software que se haya adaptado a la Ley Crea y Crece debe ser capaz de generar ambos. Es un requisito fundamental que debes exigir a tu proveedor.
12. ¿Por qué el gobierno exige XML en lugar de un PDF más moderno?
Porque el objetivo no es la estética, sino la automatización. El XML es un lenguaje universal para las máquinas, que permite una contabilidad sin errores, una lucha eficaz contra la morosidad y un control fiscal más eficiente.
13. ¿Puedo convertir yo mismo un PDF a XML?
No de forma fiable. Existen herramientas, pero no garantizan que la estructura sea 100% correcta ni pueden añadir la firma digital del emisor original, por lo que el archivo resultante no sería válido.
14. ¿Y si mi proveedor me dice que su PDF es «factura electrónica»?
Es una confusión de términos. Un PDF es una factura digital, pero no la factura electrónica estructurada que exige la ley B2B. Debes pedirle igualmente el archivo XML.
15. En resumen, ¿qué archivo es el importante?
Para la ley y para tu contabilidad, el archivo más importante, el que debes exigir, procesar y conservar con más celo, es siempre el XML.
