¿Qué Formato Tiene que Tener una Factura Electrónica para ser Válida?
1. Respuesta Directa: Depende de a Quién le Factures
Saber qué formato tiene que tener una factura electrónica para ser válida es una de las dudas más importantes de la nueva normativa. La respuesta depende de tu cliente:
- Si facturas a otra empresa o a un autónomo (B2B), el único formato válido será un archivo de datos estructurado. El estándar en España es el formato Facturae, que utiliza el lenguaje XML.
- Si facturas a un consumidor final (B2C), un PDF o incluso una factura tradicional en papel siguen siendo formatos perfectamente válidos.
Esta distinción es la piedra angular de la Ley Crea y Crece, que busca la automatización en las relaciones comerciales. Para entender el estándar, te recomendamos leer nuestro artículo pilar sobre qué es el formato Facturae.
2. Formato para Empresas y Autónomos (B2B): El XML Estructurado es Obligatorio
Cuando la Ley Crea y Crece habla de «factura electrónica obligatoria», se refiere a esto. Un formato estructurado es un archivo diseñado para ser leído por máquinas, no por humanos. No es una imagen, sino un conjunto de datos etiquetados. Puedes encontrar la base legal en la Ley 18/2022 Crea y Crece.
Los formatos aceptados serán:
- Facturae: El estándar XML oficial en España, obligatorio para facturar a la Administración Pública a través de FACe.
- Otros estándares europeos: La ley también contempla la interoperabilidad con otros formatos como UBL o EDIFACT, comunes en el comercio internacional.
Un simple PDF no cumple esta condición, como explicamos en nuestra guía sobre la diferencia entre factura digital y electrónica, porque un ordenador no puede procesar sus datos de forma automática.
3. Formato para Clientes Particulares (B2C): El PDF Sigue Siendo Válido
La obligación del formato estructurado no aplica a las facturas emitidas a consumidores finales. En estos casos, la normativa no ha cambiado y los formatos válidos siguen siendo:
- Factura en papel.
- Factura en formato digital no estructurado, como un PDF.
Sin embargo, es importante recordar que aunque el formato sea un PDF, si lo generas con un software, este deberá cumplir con Verifactu y la factura deberá incluir el código QR obligatorio a partir del 1 de julio de 2025.
4. Tabla Resumen: Qué Formato Usar en Cada Caso
Destinatario de la Factura | Formato Válido | Observaciones |
Otra Empresa o Autónomo (B2B) | XML (Facturae, UBL, etc.) | El PDF solo sirve como copia visual, no es el legal. |
Administración Pública (B2G) | XML (Facturae) | Obligatorio a través del portal FACe. |
Cliente Particular (B2C) | PDF o Papel | Debe incluir QR si se genera con software. |
5. Más Allá del Formato: Otros Requisitos para la Validez
Que el archivo tenga el formato correcto es solo una parte de la ecuación. Para que la factura electrónica sea plenamente válida, el archivo (sea XML o PDF) debe cumplir otros requisitos cruciales:
- Contenido Obligatorio: Debe incluir todos los datos que exige la ley. Consulta nuestro checklist de requisitos de la factura electrónica.
- Firma Electrónica: El archivo debe estar firmado con un certificado digital que garantice su autenticidad e integridad. Una factura sin firmar no es válida.
6. Preguntas Frecuentes sobre el Formato Válido de las Facturas
1. ¿Qué es exactamente un «formato estructurado»?
Es un archivo de texto donde cada dato está etiquetado para que un programa informático pueda identificarlo sin ambigüedad. Por ejemplo, `121.00`, en lugar de ser solo un número en una página.
2. Si envío un PDF a otra empresa, ¿me pueden multar?
Sí. Una vez que la ley entre en vigor para ti, enviar un PDF a otra empresa se considerará un incumplimiento de la obligación de facturar electrónicamente, lo cual es sancionable. Te lo explicamos en qué pasa si no facturas electrónicamente.
3. ¿El archivo XML se puede leer o imprimir?
Un archivo XML no está pensado para ser leído por personas. Para verlo, se necesita un «visor» o el propio software de facturación, que lo convierte en un formato visual amigable, similar a un PDF, que sí se puede imprimir.
4. ¿Mi cliente recibirá solo un archivo de código XML?
La práctica habitual es enviar el archivo XML (que es el legalmente válido) junto a una representación visual en PDF para facilitar la gestión por parte del departamento de administración del cliente.
5. ¿Qué versión de Facturae es la correcta?
Actualmente, la versión más extendida y aceptada por la Administración es la 3.2.2. Se espera que el reglamento de la Ley Crea y Crece concrete la versión estándar para el sector privado.
6. ¿Puedo convertir un PDF a formato Facturae?
No directamente. Se requiere un software que «lea» los datos del PDF (a menudo con tecnología OCR) y los utilice para construir un nuevo archivo XML con la estructura Facturae correcta.
7. ¿Cómo sé qué formato me está enviando mi proveedor?
Generalmente lo recibirás a través de una plataforma de facturación o por email. El archivo legal será el que tenga la extensión «.xml» o «.xsig», mientras que el visual será el «.pdf».
8. ¿Los tickets de compra también tienen que ser en formato XML?
No. Los tickets o facturas simplificadas se emiten a consumidores finales, por lo que no están sujetos a la obligación del formato estructurado.
9. ¿Un autónomo también debe usar el formato Facturae?
Sí. La ley no distingue por forma jurídica. Si un autónomo factura a una empresa, está obligado a usar un formato estructurado como Facturae a partir de 2026.
10. ¿Qué es UBL? ¿Es mejor que Facturae?
UBL (Universal Business Language) es otro estándar internacional de formato estructurado. No es «mejor» o «peor», sino diferente. La clave de la nueva ley es la interoperabilidad, por lo que tu software debería ser capaz de «traducir» entre ellos.
11. Si no estoy obligado, ¿puedo usar Facturae voluntariamente?
Sí. Si solo facturas a particulares pero quieres modernizar tus sistemas, puedes usar un software que genere Facturae. Es una excelente forma de prepararse para el futuro.
12. ¿Dónde se regula qué formato usar?
El formato Facturae está definido por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. La obligación de usar formatos estructurados en B2B viene de la Ley 18/2022, Crea y Crece.
13. ¿Necesito un programa diferente para cada formato?
No. Un buen software de facturación debe ser capaz de generar el formato adecuado para cada situación: Facturae para la Administración, XML genérico para empresas y PDF para particulares.
14. ¿El formato Facturae garantiza que la factura es correcta?
Garantiza que la estructura es correcta, pero no que los datos lo sean. La responsabilidad de que los importes, el IVA y los datos del cliente sean correctos sigue siendo del emisor.
15. En resumen, ¿en qué formato guardo mis facturas?
Debes guardar ambos: el archivo XML (Facturae) como justificante legal y fiscal, y su representación en PDF para una consulta más fácil y rápida.
