¿Te suena la firma electrónica pero no tienes claro cuándo se usa, cómo funciona o si realmente la necesitas? Tranquilo. En esta sección agrupamos todas nuestras guías sobre firma digital, certificado electrónico y sistemas de identificación válidos en España.
Para entender las diferencias y usarlas de forma legal, es crucial empezar por el principio. Nuestra guía completa sobre qué es exactamente la firma digital es tu punto de partida indispensable.
A partir de ahí, encontrarás explicaciones claras y ejemplos reales para firmar documentos y facturas sin complicaciones ni miedo a cometer errores.
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Desde el Certificado Digital hasta el DNIe: resolvemos todas tus dudas para que puedas firmar facturas y documentos con total seguridad y validez legal.
Es un conjunto de datos electrónicos que acompañan a un documento y que sirven para identificar al firmante de manera inequívoca. Es el equivalente digital de tu firma manuscrita, pero con niveles de seguridad mucho mayores.
Aunque a menudo se usan como sinónimos, técnicamente no lo son. La firma electrónica es el concepto legal amplio. La firma digital es la tecnología criptográfica (basada en certificados digitales) que se usa para implementar el tipo de firma electrónica más seguro: la «firma electrónica cualificada».
La ley exige que la factura electrónica vaya firmada para garantizar dos cosas:
Autenticidad: Asegura quién ha emitido la factura.
Integridad: Confirma que la factura no ha sido alterada desde que se firmó.
Sin una firma electrónica válida, la factura será rechazada.
La forma más común y recomendada es obteniendo un Certificado Digital (o Certificado Electrónico). Las dos vías principales para conseguirlo son:
A través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).
Utilizando tu DNI electrónico (DNIe), que ya contiene un certificado en su chip.
Es un archivo digital que se instala en tu navegador o dispositivo y que contiene tus datos identificativos. Te permite identificarte online y firmar documentos con la máxima validez legal. Es el método más extendido entre empresas y autónomos.
Para usarlo, necesitas un lector de tarjetas compatible con DNIe conectado a tu ordenador y conocer la contraseña (PIN) que te dieron al expedirlo. Programas como AutoFirma te permiten seleccionar el certificado de tu DNIe para firmar documentos.
Sí. Es el tipo de firma con el nivel más alto de seguridad, ya que se basa en un certificado cualificado (como el de la FNMT o el DNIe). A efectos legales, es la única que tiene una validez equivalente a la de una firma manuscrita en toda la Unión Europea. Es la que se exige para la factura electrónica.
Los errores más comunes suelen deberse a un certificado caducado, revocado, o a problemas con la versión de Java o del propio programa AutoFirma. El primer paso es verificar la validez de tu certificado en el panel de control del sistema y asegurarte de tener el software actualizado.
Cl@ve es un sistema de identificación para trámites con la Administración, pero con distintos niveles. Cl@ve PIN y Cl@ve Permanente sirven para identificarse. Cl@ve Firma permite realizar firmas en la nube, pero está orientado a trámites con la administración. Para la facturación electrónica B2B, lo estándar y más robusto es usar un certificado digital propio.
El Certificado de Persona Física de la FNMT tiene una validez de 4 años. Puedes renovarlo online si no ha caducado. Si ya caducó, debes solicitar uno nuevo desde el principio. Los certificados del DNIe duran lo que dure la validez del carné físico.
El Certificado Digital de Persona Física emitido por la FNMT es gratuito.
Los certificados del DNIe también son gratuitos y se obtienen al expedir el propio DNI.
Los certificados de Representante de Empresa sí tienen un coste de tramitación.
Sí. Existen aplicaciones y plataformas (como AutoFirma móvil o servicios en la nube) que te permiten usar un certificado centralizado o importado en tu móvil para firmar con plena validez legal. Es una opción cada vez más utilizada.
Depende. Como autónomo, te basta con tu Certificado de Persona Física. Si tienes una sociedad (S.L., S.A.), lo ideal es usar un Certificado de Representante, que te identifica como apoderado o administrador de esa entidad jurídica.
Al abrir un PDF firmado en un lector como Adobe Acrobat Reader, normalmente aparece una barra azul o verde en la parte superior que indica que «el documento está firmado y todas las firmas son válidas». Puedes hacer clic en el «Panel de Firma» para ver los detalles del firmante y el certificado.
El primer paso es solicitar y obtener tu Certificado Digital de Persona Física de la FNMT. Es el método más versátil y te abrirá la puerta para firmar no solo facturas, sino para realizar casi cualquier trámite con la administración de forma telemática.
