Factura Electrónica Xunta 2025: Obligaciones, Normativa y Métodos
Esta guía está centrada en la normativa, obligaciones y métodos disponibles para enviar facturas electrónicas a la Xunta de Galicia. Si ya estás dado de alta y solo necesitas un paso a paso técnico sobre el uso del SEF, consulta nuestra guía detallada sobre el SEF.
1. ¿Qué es la Factura Electrónica para la Xunta de Galicia? (Obligación B2G)
La factura electrónica Xunta es la versión digital de la factura tradicional en papel, pero con plena validez legal y tributaria, que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas o autónomos y cualquier entidad dependiente de la Administración Pública de Galicia (Xunta de Galicia, organismos autónomos, entes públicos…).
Este sistema se enmarca dentro del modelo B2G (Business-to-Government), que regula las transacciones electrónicas entre proveedores y el sector público. En Galicia, como en el resto de España, la presentación de facturas por vía electrónica es obligatoria para la mayoría de los proveedores que trabajan con la administración autonómica, independientemente del importe, especialmente si son sociedades mercantiles.
Adoptar la factura electrónica Xunta no es solo una obligación, sino también una oportunidad para modernizar tus procesos administrativos. Facilita una gestión más rápida, eficiente y transparente de la facturación, reduce costes asociados al papel y mejora la trazabilidad de los pagos. Puedes conocer más sobre las obligaciones generales en nuestra guía sobre la factura electrónica obligatoria 2025.
En esencia, si eres proveedor de la Xunta de Galicia, necesitas comprender y utilizar correctamente el sistema de factura electrónica Xunta para poder cobrar por tus servicios o bienes suministrados.
2. Normativa Aplicable a la Factura Electrónica con la Xunta
La obligación de usar la factura electrónica Xunta se sustenta en un marco normativo tanto estatal como autonómico.
A nivel estatal, la referencia principal es la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Esta ley estableció la obligatoriedad general para los proveedores de las Administraciones Públicas.
Galicia, en el ejercicio de sus competencias, ha desarrollado su propio sistema y normativa específica para la gestión de la factura electrónica Xunta. La Xunta opera principalmente a través de su Sistema de Facturación Electrónica (SEF), que actúa como Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (PGEFe) de la Comunidad Autónoma.
Aunque existe el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado (FACe), la vía principal y recomendada para facturar a la Xunta y sus organismos dependientes es el SEF de la Xunta. Es fundamental verificar si el organismo concreto está adherido exclusivamente al SEF o si permite también la recepción vía FACe. La gestión de la factura electrónica varía por comunidades autónomas, por lo que es importante conocer las especificidades gallegas.
Además, normativas más recientes como la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) refuerzan la digitalización y el uso de la factura electrónica en el ámbito B2B, lo que indirectamente impulsa la consolidación de estos sistemas también en el B2G.
3. ¿Qué Empresas Gallegas Están Obligadas a Usar la Factura Electrónica Xunta?
La mayoría de las empresas y autónomos que prestan servicios o suministran bienes a la Xunta de Galicia deben utilizar el sistema de factura electrónica Xunta. Están obligados especialmente:
- Sociedades Mercantiles: Cualquiera que facture a la Xunta, sin importar el importe.
- Autónomos Profesionales: Si el contrato o pedido supera los 5.000 € (IVA incluido).
- Grandes Empresas y Multinacionales: Por volumen y por exigencia normativa directa.
- Cooperativas, Asociaciones y Fundaciones: Siempre que mantengan relaciones contractuales con la Xunta.
Además, en muchos procedimientos de licitación pública, la facturación electrónica es un requisito para poder participar o cobrar correctamente.
4. Requisitos Indispensables para Enviar tu Factura Electrónica a la Xunta
Para poder emitir y enviar con éxito una factura electrónica Xunta, debes cumplir una serie de requisitos técnicos y administrativos imprescindibles:
4.1. Formato Aceptado: Facturae
La factura electrónica debe generarse en un formato estructurado específico: Facturae. Se trata de un estándar XML definido por la Administración española. Las versiones comúnmente aceptadas son la 3.2, 3.2.1 y 3.2.2. Este formato garantiza que la factura contenga toda la información necesaria de manera organizada y legible por los sistemas informáticos de la Xunta.
No basta con un PDF; la factura electrónica Xunta debe ser un archivo .xml que siga rigurosamente la estructura Facturae.
4.2. Certificado Digital Válido
Para firmar electrónicamente la factura y para identificarte al enviarla a través del SEF (o FACe), necesitas un certificado digital reconocido y en vigor. Este certificado asegura la autenticidad del emisor y la integridad del contenido de la factura.
Son válidos los certificados emitidos por prestadores de servicios de certificación reconocidos (como la FNMT, Camerfirma, etc.) o el DNI electrónico (DNIe).
4.3. Códigos DIR3: Identificando al Receptor
Este es uno de los puntos más críticos. Cada organismo, unidad o centro de la Xunta de Galicia al que dirijas la factura tiene asignados unos códigos únicos denominados Códigos DIR3. Necesitas conocer obligatoriamente tres de ellos:
- Oficina Contable (OC): Unidad responsable de la contabilidad.
- Órgano Gestor (OG): Unidad que contrata el servicio o bien.
- Unidad Tramitadora (UT): Unidad administrativa que gestiona el expediente.
Estos códigos deben ser proporcionados por la propia entidad de la Xunta a la que facturas. Incluirlos correctamente en tu factura electrónica Xunta (dentro del archivo Facturae) es esencial para que llegue al destinatario adecuado y sea procesada.
4.4. Software o Plataforma de Generación
Necesitarás una herramienta que te permita crear la factura en formato Facturae y firmarla digitalmente. Opciones:
- Software gratuito del Ministerio (Facturae).
- Programas de facturación y contabilidad comerciales que integren la generación de Facturae.
- Plataformas online especializadas en facturación electrónica B2G/B2B.
La elección dependerá de tu volumen de facturación, necesidades de integración y presupuesto. Contar con un buen software facilita el cumplimiento de los requisitos de la factura electrónica Xunta.
5. ¿Cómo Enviar la Factura Electrónica a la Xunta? Métodos Disponibles
Una vez que tienes tu factura en formato Facturae (.xml), firmada digitalmente y con los códigos DIR3 correctos, el siguiente paso es enviarla al punto de entrada correspondiente. Las principales vías para la factura electrónica Xunta son:
5.1. Método 1: A través del SEF (Sistema de Facturación Electrónica de la Xunta)
El SEF es la plataforma oficial y preferente de la Xunta de Galicia. Si bien esta guía se centra en las obligaciones y métodos generales para la factura electrónica Xunta, si necesitas un tutorial detallado sobre cómo operar específicamente dentro del portal SEF, incluyendo la identificación, subida de ficheros, adjuntar documentación y consultar estados, te recomendamos visitar nuestra guía específica sobre el SEF Xunta. Allí encontrarás capturas de pantalla y explicaciones paso a paso para ese proceso técnico concreto.
5.2. Método 2: Usando FACe (Punto General de Entrada del Estado)
Aunque el SEF es la vía principal, algunos organismos de la Xunta *podrían* estar adheridos también a FACe, el punto de entrada estatal.
El proceso es similar al del SEF:
- Accede al portal FACe.
- Identifícate con tu certificado digital.
- Selecciona la opción para remitir factura.
- Introduce los códigos DIR3 del organismo receptor (¡crucial verificar que aceptan facturas por FACe!).
- Sube el archivo Facturae y posibles anexos.
- Confirma el envío y guarda el justificante.
Importante: Antes de usar FACe para una factura electrónica Xunta, confirma explícitamente con el organismo receptor si este es un canal válido para ellos.
5.3. Método 3: Plataformas Privadas de Facturación
Existen proveedores de servicios de facturación electrónica que facilitan enormemente este proceso, especialmente si gestionas un volumen considerable de facturas o trabajas con múltiples administraciones.
Plataformas como B2Brouter, Holded, y otras, suelen ofrecer:
- Generación del formato Facturae directamente desde sus sistemas.
- Firma electrónica integrada.
- Conexión automática con los puntos de entrada (SEF, FACe y otros autonómicos o locales).
- Validación previa de la factura para minimizar errores.
- Seguimiento centralizado del estado de todas tus facturas.
- Integración con tu software de contabilidad o ERP.
- Soporte técnico especializado.
Estas soluciones pueden suponer un coste, pero a menudo compensan por el ahorro de tiempo y la reducción de errores en la gestión de la factura electrónica Xunta y otras administraciones.
6. Tabla Comparativa: Métodos de Envío de la Factura Electrónica Xunta
Elegir el método adecuado para enviar tu factura electrónica Xunta depende de tus necesidades. Aquí tienes una comparativa mejorada:
Característica | SEF (Xunta) | FACe (Estado) | Plataformas Privadas |
Coste | Gratuito | Gratuito | Gratuito (básico) o de Pago (avanzado) |
Principalmente para | Xunta de Galicia y sus entidades | AGE y entidades adheridas (verificar Xunta) | Múltiples AAPP y empresas (B2B/B2G) |
¿Requiere DIR3? | Sí, imprescindible | Sí, imprescindible | Sí, facilita la gestión |
¿Necesita software específico de generación Facturae? | Sí (propio o de terceros) | Sí (propio o de terceros) | No siempre (lo suelen generar ellas) |
¿Validación previa de errores? | Limitada (básica en portal) | Limitada (básica en portal) | Sí, suelen ofrecerla (más completa) |
Firma Electrónica | Necesaria (con certificado) | Necesaria (con certificado) | Integrada o permite subir firmada |
Seguimiento Estado | En el portal SEF | En el portal FACe | Centralizado en la plataforma |
Soporte Técnico | Limitado (oficial Xunta) | Limitado (oficial Estado) | Suelen ofrecerlo (más personalizado) |
Ideal para | Proveedores exclusivos o principales de la Xunta | Proveedores de múltiples AAPP estatales y algunas autonómicas/locales | Empresas con alto volumen, múltiples clientes AAPP o que buscan automatización y soporte |
Nota: Esta tabla es orientativa. Verifica siempre las condiciones específicas de cada plataforma y organismo.
7. Ventajas Clave de Usar la Factura Electrónica con la Xunta
Más allá de la obligatoriedad, adoptar la factura electrónica Xunta ofrece beneficios tangibles para tu negocio:
- Agilidad y Rapidez: Reduce significativamente los tiempos de tramitación y registro en comparación con el papel.
- Ahorro de Costes: Elimina gastos de impresión, ensobrado, envío postal y archivo físico.
- Mayor Eficiencia: Automatiza procesos, minimiza la entrada manual de datos y reduce errores.
- Trazabilidad y Transparencia: Permite conocer en tiempo real el estado de tramitación de la factura (registrada, aceptada, pagada, rechazada).
- Seguridad Jurídica: La firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad, evitando falsificaciones.
- Mejora de la Tesorería: Al agilizarse el proceso, se pueden acortar los plazos de cobro.
- Sostenibilidad: Contribuye a la reducción del consumo de papel y al cuidado del medio ambiente.
- Acceso Simplificado: Permite la gestión de facturas desde cualquier lugar con conexión a internet.
Dominar el sistema de factura electrónica Xunta es, por tanto, una inversión en la eficiencia y competitividad de tu empresa al trabajar con el sector público gallego.
8. Errores Frecuentes al Enviar la Factura Electrónica Xunta y Cómo Evitarlos
El proceso de envío de la factura electrónica Xunta puede encontrar obstáculos si no se presta atención a ciertos detalles. Conocer los errores más comunes te ayudará a evitarlos:
- Códigos DIR3 Incorrectos o Faltantes: Es el error más habitual. Verifica siempre los códigos OC, OG y UT con el organismo receptor antes de generar la factura. Un solo código erróneo provocará el rechazo.
- Formato Facturae Inválido: El archivo .xml no cumple con la estructura definida (campos obligatorios faltantes, sintaxis incorrecta…). Utiliza software fiable y validadores si es necesario.
- Certificado Digital Caducado o Inválido: Asegúrate de que el certificado usado para firmar la factura está en vigor y es admitido por la plataforma (SEF/FACe).
- Datos Fiscales Erróneos: Discrepancias en el NIF, razón social o dirección entre la factura y los datos registrados en la administración.
- Número de Factura Duplicado: Intentar enviar una factura con un número que ya ha sido registrado previamente para el mismo proveedor y cliente.
- Superar Límites de Tamaño en Anexos: Si adjuntas documentación PDF, comprueba el tamaño máximo permitido por la plataforma.
- No Comprobar el Estado Tras el Envío: Enviar la factura no garantiza su aceptación. Es crucial revisar periódicamente en el portal SEF (o el utilizado) si ha sido registrada correctamente o si ha sido rechazada y por qué motivo.
- Errores en los Importes o Conceptos: Cualquier discrepancia con el pedido o contrato puede llevar al rechazo por parte del órgano gestor.
La prevención pasa por la doble verificación de datos, el uso de herramientas adecuadas y la comunicación fluida con el organismo de la Xunta al que facturas. Una correcta gestión de la factura electrónica Xunta evita retrasos en los cobros.
9. Errores Comunes que Retrasan el Pago de Facturas Electrónicas a la Xunta
Incluso siguiendo el procedimiento correcto, algunos errores frecuentes pueden bloquear el cobro de tus facturas electrónicas:
- No verificar los Códigos DIR3 actualizados: Usar datos antiguos puede llevar al rechazo automático de la factura.
- Olvidar adjuntar anexos necesarios: Algunos contratos exigen documentos de entrega, albaranes o certificaciones.
- Firmar la factura con un certificado digital caducado: El sistema SEF rechaza la firma no válida sin excepciones.
- Errores en el formato XML: Elementos obligatorios mal rellenados o en formato incorrecto invalidan el archivo.
- No consultar el estado de la factura: Es fundamental seguir su evolución dentro del portal SEF para subsanar incidencias si surgen.
Revisar estos puntos antes del envío te ahorrará retrasos y facilitará un cobro más ágil con la administración gallega.
10. ¿Cómo se Relaciona la Factura Electrónica Xunta con Verifactu?
Es importante distinguir entre la factura electrónica Xunta (ámbito B2G – con Administraciones Públicas) y los sistemas Verifactu o Sistemas de Emisión de Facturas Verificables (ámbito B2B/B2C – entre empresas y/o consumidores).
La factura electrónica Xunta se rige por la normativa de contratación pública y utiliza el formato Facturae para asegurar la interoperabilidad con las plataformas de recepción como el SEF. Su objetivo principal es la eficiencia administrativa y el control del gasto público.
Verifactu, por otro lado, es un requisito impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) bajo la Ley Antifraude. Obliga a que los sistemas informáticos de facturación (SIF) de empresas y autónomos generen facturas con ciertas características técnicas (encadenamiento, huella digital, posible remisión a la AEAT) para prevenir el fraude fiscal en operaciones B2B y B2C. No utiliza necesariamente el formato Facturae.
¿Dónde se cruzan? Si tu empresa o actividad profesional factura tanto a la Xunta de Galicia (B2G) como a otras empresas o particulares (B2B/B2C), el software de facturación que utilices deberá ser capaz de cumplir AMBOS requisitos:
- Generar la factura electrónica Xunta en formato Facturae con firma y códigos DIR3 para enviarla al SEF.
- Cumplir con los requisitos Verifactu para las facturas emitidas a otros clientes privados, generando el registro correspondiente y potencialmente el QR obligatorio.
Por lo tanto, aunque son sistemas distintos con finalidades diferentes, la herramienta tecnológica que uses debe estar preparada para ambos escenarios si te aplica. La adaptación a Verifactu es un proceso paralelo pero igualmente crucial para muchas empresas que también emiten la factura electrónica Xunta.
Puedes encontrar más información sobre los requisitos generales de la facturación electrónica en nuestra guía sobre la factura electrónica obligatoria 2025.
11. Dudas frecuentes sobre la factura electrónica con la Xunta
1. ¿Dónde puedo hacer una factura electrónica gratis para la Xunta?
Puedes utilizar el programa gratuito «Facturae» ofrecido por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Este software te permite crear facturas en el formato XML requerido y firmarlas digitalmente. Algunas plataformas privadas de facturación también ofrecen planes básicos gratuitos con funcionalidades limitadas para emitir factura electrónica Xunta.
2. ¿Es siempre obligatorio facturar electrónicamente a la Xunta de Galicia?
Sí, para la gran mayoría de los proveedores, especialmente sociedades mercantiles, es obligatorio presentar la factura electrónica Xunta independientemente del importe. Para autónomos personas físicas, la obligación puede depender del importe del contrato o si se ha acordado así. Siempre es recomendable confirmar los requisitos específicos con el organismo de la Xunta al que se va a facturar.
3. ¿Puedo usar Word o Excel para crear una factura y luego enviarla a la Xunta?
No directamente. La Xunta requiere que la factura se presente en formato estructurado Facturae (un archivo XML). Un documento de Word o Excel no cumple este requisito. Necesitas un software o plataforma que pueda generar este archivo .xml a partir de los datos de tu factura y luego firmarlo digitalmente.
4. ¿Qué pasa si no uso el formato Facturae para mi factura electrónica a la Xunta?
Si no utilizas el formato Facturae (.xml) correctamente estructurado, tu factura electrónica Xunta será rechazada por el SEF (Sistema de Facturación Electrónica de la Xunta) o por FACe. Es un requisito técnico indispensable para que los sistemas de la administración puedan procesar la factura automáticamente.
5. ¿Qué son los códigos DIR3 y por qué son tan importantes para la factura electrónica Xunta?
Los códigos DIR3 (Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas) son identificadores únicos que permiten dirigir la factura al organismo, oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora correctos dentro de la Xunta de Galicia. Incluir los tres códigos DIR3 correctos en tu factura electrónica Xunta es crucial para que sea aceptada y procesada sin demoras.
6. ¿Necesito un certificado digital diferente para facturar a la Xunta que para otros trámites?
No necesariamente. Un certificado digital de persona física o de representante emitido por una Autoridad de Certificación reconocida (como la FNMT o el contenido en el DNIe) es válido para la mayoría de los trámites con las Administraciones Públicas, incluyendo la emisión de la factura electrónica Xunta. Lo importante es que el certificado esté en vigor y sea admitido por la plataforma de recepción (SEF).
7. Una vez enviada la factura electrónica a la Xunta, ¿cómo sé si ha sido aceptada?
Debes hacer seguimiento del estado de tu factura electrónica Xunta a través del portal por el cual la enviaste (generalmente el SEF). El sistema te informará de los diferentes estados: registrada, aceptada, rechazada (con el motivo), contabilizada, propuesta para pago, pagada, etc. Es fundamental revisar estos estados para actuar en caso de incidencia.
8. ¿Es obligatorio usar el SEF de la Xunta o puedo usar FACe para enviar mi factura electrónica Xunta?
La Xunta de Galicia utiliza principalmente su propio Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, conocido como SEF (Sistema de Facturación Electrónica). Aunque técnicamente algunos organismos podrían estar adheridos a FACe (el punto estatal), la vía recomendada y generalizada para la factura electrónica Xunta es el SEF. Es crucial verificar con el organismo específico al que facturas cuál es su punto de entrada preferido o requerido.
9. ¿Necesito un software específico para crear la factura electrónica para la Xunta?
Sí, necesitas una herramienta o software capaz de generar facturas en el formato estructurado Facturae (versiones 3.2.x). Puedes usar el software gratuito ofrecido por el Ministerio (Facturae), soluciones de mercado, o plataformas especializadas que se conectan directamente con los puntos de entrada como el SEF. La clave es que el archivo .xml cumpla con los requisitos técnicos y legales.
10. ¿Qué hago si mi factura electrónica a la Xunta es rechazada?
Si tu factura electrónica Xunta es rechazada, el sistema (generalmente el SEF) te notificará el motivo del rechazo. Debes revisar detenidamente la causa indicada (ej: error en códigos DIR3, formato incorrecto, datos fiscales erróneos). Corrige el error en tu sistema de facturación, genera una *nueva* factura con los datos correctos (normalmente con un nuevo número de factura o una rectificativa, según proceda) y vuelve a enviarla a través del SEF.
11. ¿Dónde encuentro los códigos DIR3 de un organismo de la Xunta?
Los códigos DIR3 (Oficina Contable, Órgano Gestor, Unidad Tramitadora) son fundamentales para la correcta tramitación de tu factura electrónica Xunta. Deben ser proporcionados por el propio organismo de la Xunta al que vas a facturar. Normalmente, estos códigos figuran en los pliegos de contratación, en la orden de pedido, o puedes solicitarlos directamente a tu contacto en dicho organismo. Algunos portales como el SEF pueden ofrecer directorios, pero la confirmación directa es la mejor garantía.
12. ¿Cuánto tarda la Xunta en pagar una factura electrónica?
El plazo de pago de una factura electrónica Xunta, una vez registrada correctamente en el punto de entrada y aceptada por el órgano gestor, está sujeto a la Ley de Morosidad (Ley 3/2004 y modificaciones), que establece plazos máximos para las Administraciones Públicas (generalmente 30 días desde la aprobación de la certificación de obra o recepción de los bienes/servicios). Sin embargo, el tiempo real puede variar según el organismo y la tramitación interna. La factura electrónica agiliza el proceso, pero no elimina los trámites de validación y contabilidad.
13. ¿Cuáles son los requisitos para emitir una factura electrónica?
Para emitir una factura electrónica necesitas: un certificado digital válido, el software adecuado (como Facturae), los datos fiscales correctos del emisor y receptor, el formato XML estructurado (Facturae 3.2.x) y, en el caso de facturar a la Xunta, los códigos DIR3 correspondientes.
14. ¿Dónde puedo descargar el programa Facturae?
El software gratuito Facturae puede descargarse desde la web oficial del Ministerio de Asuntos Económicos: firmaelectronica.gob.es. Está disponible para Windows, Mac y Linux, y permite generar y firmar facturas electrónicas compatibles con SEF y FACe.
12. Recursos Adicionales y Enlaces de Interés
Para facilitar tu gestión de la factura electrónica Xunta, aquí tienes algunos enlaces útiles:
- Portal SEF Xunta de Galicia: Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Comunidad Autónoma.
- Portal FACe: Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas del Estado (verificar compatibilidad con el organismo Xunta específico).
- GaiásTech – Emisión de Factura Electrónica: Información y recursos sobre capacidades digitales en Galicia, incluyendo factura electrónica.
- Sede Electrónica Xunta – Procedimiento FA006A: Información sobre el punto general de entrada en la sede electrónica.
- Guía de Factura Electrónica por Comunidades Autónomas: Nuestro artículo pilar con información general sobre la facturación electrónica en las diferentes CCAA.
Consultar estos recursos te ayudará a resolver dudas específicas sobre la factura electrónica Xunta y a mantenerte actualizado.
13. Conclusión: Simplifica tu Facturación con la Xunta
La factura electrónica Xunta es un requisito indispensable para cualquier empresa o autónomo que trabaje con la administración gallega. Aunque pueda parecer complejo al principio, entender la normativa (SEF, Facturae), cumplir los requisitos técnicos (certificado, DIR3) y elegir el método de envío adecuado (SEF, plataformas) te permitirá gestionar tus facturas de forma eficiente y segura.
Adoptar correctamente la factura electrónica Xunta no solo te asegura cumplir con la legalidad, sino que también agiliza tus procesos administrativos, reduce costes y mejora la transparencia en tus relaciones comerciales con el sector público gallego. Evitar los errores comunes, como los relacionados con los códigos DIR3 o el formato Facturae, es clave para garantizar un flujo de cobro sin interrupciones.
Si buscas simplificar aún más este proceso y asegurar el cumplimiento no solo con la Xunta sino también con otras normativas como Verifactu, considera utilizar un software de facturación especializado.
