VeriFactu para Abogados y Despachos: La Guía Maestra 2025 (Obligaciones, Casuística y Software)
📘 Nota de contexto: Este artículo profundiza específicamente en el sector legal. Para una visión técnica general de la normativa para cualquier empresa, consulta nuestra Guía Madre sobre el Sistema VeriFactu.
1. ¿Es obligatorio VeriFactu para los abogados y despachos? Análisis Jurídico
Sí, la obligatoriedad es absoluta e ineludible. El Reglamento que desarrolla la Ley Antifraude (Real Decreto 1007/2023) no contempla exenciones por razón de la materia o la actividad profesional. Todos los profesionales del derecho que realicen una actividad económica y estén obligados a emitir factura, deben hacerlo mediante un Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) certificado.
Esto afecta a:
- Grandes Bufetes y Sociedades Profesionales: Independientemente de su volumen de facturación (salvo que ya estén en el SII, en cuyo caso tienen obligaciones similares).
- Abogados Autónomos (Personas Físicas): Aunque trabajes solo desde casa o en un despacho compartido.
- Procuradores y Notarios: También están sujetos a la norma.
- Asesorías Jurídicas: Si emiten facturas a clientes finales o empresas.
Existe una confusión habitual sobre si los «pequeños despachos» tienen un trato de favor. La respuesta es negativa. Para profundizar en este punto y desmontar mitos, te recomendamos leer nuestro artículo específico sobre si los abogados y pequeños despachos están obligados a usar VeriFactu.
Además, es importante distinguir esto de la Factura Electrónica B2B (Ley Crea y Crece). Mientras que VeriFactu regula cómo se genera la factura (el sistema), la Ley Crea y Crece regula el formato de envío entre empresarios. Los abogados deberán cumplir ambas.Puedes ver las diferencias normativas aquí: VeriFactu y Ley Crea y Crece: Diferencias Clave.
2. VeriFactu y el Secreto Profesional: El gran debate
Una de las mayores inquietudes del Consejo General de la Abogacía y de los profesionales a título individual es la posible colisión entre la transparencia fiscal que exige Hacienda y el deber de secreto profesional (artículo 542.3 de la LOPJ).
2.1. ¿Qué datos exactos recibe Hacienda?
Es fundamental aclarar que, si optas por la modalidad de envío automático («Veri*Factu»), tu software enviará un fichero XML a la Agencia Tributaria. Según la documentación técnica oficial de la AEAT, este fichero contiene:
- NIF del emisor y receptor.
- Fecha y número de factura.
- Importe total, base imponible y cuota de IVA.
- Descripción de las operaciones.
2.2. Cómo redactar conceptos en las minutas
El riesgo reside en el campo «Descripción». Un abogado debe ser lo suficientemente preciso para que la factura sea deducible y válida mercantilmente, pero lo suficientemente cauto para proteger la intimidad del cliente.
Ejemplo de mala práctica:
«Honorarios por defensa en juicio de divorcio contencioso por infidelidad y custodia de menores.» (Excesiva información sensible).
Ejemplo de buena práctica (Compatible con VeriFactu):
«Honorarios profesionales por servicios jurídicos en Procedimiento [Número de Autos] del Juzgado de Primera Instancia [Nº].»
Al estandarizar los conceptos en tu nuevo software, garantizas el cumplimiento de ambas obligaciones. Recuerda que la normativa exige que los registros sean accesibles. Para más detalles sobre qué información se transmite, revisa: ¿Qué información exacta de mi factura se envía a Hacienda?.
3. El fin de la «Minuta en Word»: Inalterabilidad y Trazabilidad
Hasta la fecha, el uso de plantillas de Word o Excel era la norma en miles de despachos españoles. Se editaba la fecha, se cambiaba el número y se guardaba como PDF. Esta práctica pasa a ser ilegal y sancionable.
El reglamento establece el principio de inalterabilidad. Una vez emitida una factura, no puede modificarse. Si hay un error, el sistema debe obligar a emitir una factura rectificativa o de abono.
Tu nuevo software debe generar un «hash» o huella digital. Es una cadena de caracteres única que vincula cada factura con la anterior. Si intentas borrar una factura intermedia (por ejemplo, la 50) para ocultar ingresos, la factura 51 no «encajará» matemáticamente con la 49, y la auditoría de Hacienda lo detectará instantáneamente.
Para entender la tecnología detrás de esto, te explicamos qué es el Hash o encadenado de facturas en VeriFactu.
🛠️ Herramienta Práctica: ¿Usas un software jurídico antiguo o a medida?
Muchos despachos invirtieron miles de euros en ERPs o CRMs jurídicos hechos a medida hace años. Cambiar todo el sistema de gestión de expedientes solo para poder facturar es traumático y costoso.
La solución: No necesitas tirar tu software actual. Existen «Adaptadores VeriFactu» (middleware) que se conectan a tu base de datos actual, extraen los datos de facturación y los envían a Hacienda cumpliendo la ley, sin que tengas que cambiar tu forma de trabajar.
4. Casuística Especial: Suplidos, Provisiones y Turno de Oficio
El sector legal tiene particularidades contables que los programas de facturación genéricos a menudo no manejan bien. Con VeriFactu, usar el software incorrecto puede llevar a enviar datos fiscales erróneos.
4.1. Gestión correcta de Suplidos (Procuradores y Abogados)
Los suplidos (pagos realizados en nombre y por cuenta del cliente, como tasas judiciales, notas del registro, honorarios de notarios) NO son ingresos del despacho y no llevan IVA propio del profesional.
4.2. Provisiones de Fondos: ¿Cuándo se facturan?
Aquí la distinción es vital:
- Provisión para Suplidos: Es un movimiento de tesorería (balance), no de ingreso. No se debe emitir factura con IVA, sino un recibo o justificante de entrega a cuenta. Este movimiento NO debe generar un registro VeriFactu de venta.
- Provisión de Fondos (Anticipo de Honorarios): Si el dinero se recibe como adelanto por tus servicios futuros, SÍ devenga IVA en el momento del cobro. Por tanto, es obligatorio emitir una factura de anticipo. Esta factura SÍ debe pasar por VeriFactu, llevar su código QR y enviarse a Hacienda.
Aprende más sobre cómo registrar anticipos correctamente en: Cómo registrar un anticipo de cliente con VeriFactu.
4.3. Facturación del Turno de Oficio y Justicia Gratuita
Los servicios prestados en el Turno de Oficio están exentos de IVA (según la modificación de la Ley del IVA tras la sentencia del TJUE). Sin embargo, ¿se debe emitir factura? Generalmente, la relación es con la Administración (Ministerio o CCAA). Si bien el pago se realiza a través de los Colegios, la obligación de facturar puede variar según la interpretación fiscal vigente.
Si se emite factura (aunque sea exenta), debe ir por VeriFactu. Si se gestiona como una indemnización fuera del ámbito de facturación, no.
4.4. Tasación de Costas y Facturación a Terceros
Cuando se ganan costas, el abogado de la parte ganadora emite su minuta. Pero, ¿a quién? Aunque paga la parte condenada en costas, el cliente del abogado es la parte ganadora. La factura debe ir a nombre de TU cliente (con su NIF), y es él quien la presenta para la tasación. VeriFactu exige que el NIF del receptor sea correcto; no puedes facturar a la parte contraria directamente si no es tu cliente, salvo excepciones muy concretas.
5. Requisitos Técnicos del Software Jurídico
Cualquier software que uses en el despacho a partir de 2025/2026 debe cumplir con lo siguiente:
- Certificación: Debe tener una declaración responsable del fabricante asegurando que cumple la norma.
- Código QR: Todas las facturas (papel y PDF) deben llevar un código QR legible que contenga la URL de cotejo de la AEAT. Para entender su función, lee: ¿Qué es y para qué sirve el código QR en VeriFactu?.
- Envío de Registros (Opcional/Obligatorio): Capacidad de conectar con la Sede Electrónica de la AEAT para el envío inmediato.
- Registro de Eventos: El sistema debe guardar un «log» de quién entra, qué factura crea y cuándo.
- Firma Electrónica: Si no se envían los datos a Hacienda en tiempo real («Veri*Factu»), el software debe firmar digitalmente cada registro de alta y anulación para garantizar que no se ha modificado localmente.
Sobre la firma, es vital tener los certificados al día. Consulta: Cómo obtener Certificado Digital para Factura Electrónica.
6. Opciones Tecnológicas: ERP, Nube o Adaptadores
Los abogados tienen tres caminos para adaptarse:
- Software de Gestión Integral (LegalTech en la Nube): Programas como Kleos, Aranzadi One, Sudespacho o MN Program. Suelen actualizarse automáticamente. Es la opción más cómoda pero implica cuotas mensuales.
- Software de Facturación Genérico: Usar programas como Holded, Quipu o FacturaDirecta solo para facturar, manteniendo la gestión de expedientes aparte. Es más barato, pero duplica el trabajo administrativo (tienes que copiar datos).
- Adaptador para Software Existente: Si tienes un software propietario o antiguo (Access, SQL, etc.), conectas un módulo API que se encarga de la parte legal.
¿Tienes dudas sobre qué opción elegir? Hemos analizado las mejores opciones en nuestra comparativa: Mejores Programas Verifactu (Comparativa 2025).
💡 Guía Esencial: Subvenciona el cambio con el Kit Digital
El coste de adquirir un nuevo software legal o adaptar el existente puede oscilar entre los 1.000€ y 6.000€. Afortunadamente, los despachos de abogados (pymes y autónomos) son beneficiarios directos del Kit Digital.
Existe una categoría específica llamada «Factura Electrónica» que cubre el 100% del coste de la solución durante 12 meses. No dejes pasar esta ayuda a fondo perdido.
7. Calendario de Implementación y Plazos Críticos
Según el Real Decreto 1007/2023 (BOE), los plazos se estructuran así:
- 2025 (Fase de Desarrollo): Los desarrolladores de software deben certificar sus productos en los 9 meses siguientes a la aprobación de la Orden Ministerial de especificaciones técnicas.
- 1 de julio de 2026 (Previsión General): Fecha límite para que todas las empresas y profesionales (abogados incluidos) tengan sus sistemas operativos y empiecen a emitir facturas verificables.
8. Régimen Sancionador y Riesgos para el Despacho
La Ley General Tributaria se endureció específicamente para castigar el «software de doble uso». Las sanciones pueden ser devastadoras para la economía de un pequeño despacho:
- 50.000 euros: Por la simple tenencia de un software que no esté certificado o que permita la alteración de registros (aunque no se use para defraudar).
- Multas por falta de remisión: Si te acoges al sistema «Veri*Factu» y no envías las facturas, o si no las conservas correctamente.
9. Guía Paso a Paso para Adaptar tu Despacho
- Auditoría Digital: Revisa tu sistema actual. ¿Permite exportar datos? ¿Soporta suplidos correctamente?
- Limpieza de Datos (Data Cleaning): VeriFactu valida los NIFs. Revisa tu base de datos de clientes. NIFs incorrectos o direcciones incompletas provocarán rechazos en el envío a la AEAT.
- Certificado Digital: Asegúrate de que el certificado digital de la sociedad o del autónomo está vigente y no caducado.
- Formación del Personal: El administrativo o secretaria debe entender que «borrar y rehacer» ya no existe. Ahora se debe «rectificar».
- Comunicación al Cliente: Informa a tus clientes de que recibirán facturas con un QR y que esto es garantía de legalidad.
10. Preguntas Frecuentes (FAQs)
1. ¿Si soy abogado del turno de oficio y solo facturo a la Administración, necesito VeriFactu?
Depende. Si la relación es administrativa y no se emite factura comercial, no. Pero si emites facturas a clientes privados en paralelo, SÍ necesitas el sistema para esa parte de tu facturación. Además, la facturación a la Administración (B2G) ya exige factura electrónica (FACe) y VeriFactu complementará esto. Revisa nuestra guía sobre Factura Electrónica FACe.
2. ¿Puedo seguir usando mi plantilla de Excel si la guardo en PDF y la firmo?
No. Excel no genera un registro inalterable ni un hash encadenado automáticamente. Tampoco incrusta el código QR con los datos fiscales de forma normativa. Usar Excel para facturar será sancionable.
3. ¿Cómo gestiono las facturas a clientes extranjeros (Intracomunitarios)?
VeriFactu aplica a todas las facturas emitidas, incluidas las de exportación o intracomunitarias. El sistema permite registrar facturas con NIFs extranjeros y tipos de IVA exentos (inversión del sujeto pasivo). Lee más en: Cómo afecta VeriFactu a las facturas emitidas a clientes extranjeros.
4. ¿Necesito un lector de código QR en el despacho?
No para emitir, pero sí es recomendable para verificar las facturas que recibes de proveedores. Tú debes generar el QR. Tus clientes podrán escanearlo para verificar que has declarado esa factura.
5. ¿Qué pasa si me equivoco en una minuta ya enviada?
No entres en pánico, pero no la borres. Debes emitir una factura rectificativa que anule o corrija la anterior. El software debe gestionar esto creando un nuevo registro encadenado que referencia al original.
6. ¿Es compatible VeriFactu con el SII?
Si ya estás en el Suministro Inmediato de Información (SII) porque facturas más de 6 millones de euros o te acogiste voluntariamente, no tienes que usar VeriFactu para el envío, ya que el SII ya cumple esa función de control. Sin embargo, tu software debe cumplir los requisitos de integridad y trazabilidad igualmente.
7. ¿Los procuradores tienen requisitos diferentes?
No. Los procuradores, al igual que los abogados, son empresarios/profesionales a efectos fiscales y están plenamente obligados. La gestión de suplidos es aún más crítica en su caso por el volumen que manejan.
8. ¿Qué hago si se cae internet en el despacho?
El sistema está diseñado para esto. El software guarda los registros internamente y, en cuanto recupera la conexión, los envía a la AEAT en bloque. No se detiene la facturación.
9. ¿Necesito firma electrónica para VeriFactu?
Sí. Si envías las facturas «Veri*Factu» (remisión), necesitas el certificado para la conexión segura. Si optas por «No Veri*Factu» (solo guardarlas), el software debe firmar electrónicamente cada registro obligatoriamente para garantizar su integridad. Aprende más sobre Firma Electrónica Verifactu: ¿Es Obligatoria?.
10. ¿Cómo afecta VeriFactu a la retención de IRPF (15% o 7%) en mis facturas a empresas?
El sistema VeriFactu contempla perfectamente la inclusión de retenciones. El registro de facturación XML tiene campos específicos para desglosar la cuota de IRPF retenida. Tu software debe calcularla automáticamente y reflejarla en el QR. Lo que cambia es que Hacienda tendrá el dato de tus retenciones soportadas en tiempo real, cruzándolo con los Modelos 111 que presenten tus clientes (empresas/procuradores). Lee más en: ¿VeriFactu afecta a la forma en que aplico la retención de IRPF?.
11. ¿Puedo pagar el nuevo software de abogados con el Kit Digital?
Sí, y es muy recomendable. El programa Kit Digital tiene una categoría específica («Factura Electrónica») que subvenciona hasta 2.000€ (según segmento) para la implantación de soluciones que cumplan con la Ley Antifraude y Crea y Crece. Esto suele cubrir el coste de licencias de software jurídico tipo Kleos, Sudespacho o Aranzadi durante un año. Consulta nuestra guía: Kit Digital VeriFactu: Cómo usar la ayuda.
12. Si comparto caso con otro abogado (colaboración), ¿cómo facturamos con VeriFactu?
Ten cuidado. No podéis emitir una sola factura «conjunta» sin una sociedad que os ampare. Con VeriFactu, cada profesional debe emitir su propia factura por su cuota de honorarios con su propio NIF y serie. Alternativamente, uno puede facturar el 100% al cliente y el compañero facturar sus honorarios al primer abogado (refacturación), pero esto genera dos registros VeriFactu distintos que deben cuadrar.
13. ¿VeriFactu servirá para detectar «falsos autónomos» en los despachos?
Indirectamente, sí. Al enviar los registros de facturación a la AEAT, Hacienda tendrá un mapa preciso de tu actividad. Si un abogado «colaborador» factura mes a mes la misma cantidad exacta a un único pagador (el bufete principal) y con numeración correlativa exclusiva, los algoritmos de la AEAT podrían marcarlo como riesgo de falso autónomo y cruzar datos con la Seguridad Social.
14. ¿Debo facturar las consignaciones judiciales o el dinero para fianzas?
No. Las consignaciones para fianzas o pagos al juzgado son «mandatos puros». Es dinero que pasa por tu cuenta pero no es tuyo. No lleva IVA ni Retención. En VeriFactu no debes generar un registro de facturación por estos importes, ya que duplicarías tus ingresos falsamente. Debes emitir un recibo de tesorería o un documento no fiscal desde tu software de gestión.
15. ¿Puedo empezar a usar VeriFactu voluntariamente antes de 2026?
Sí. Una vez que los desarrolladores de software lancen las versiones certificadas (previsto para 2025), podrás acogerte voluntariamente al sistema «Veri*Factu» (envío inmediato). Hacerlo te da ventajas: Hacienda no te pedirá los Libros Registro de IVA (porque ya los generas tú al enviar las facturas) y te dará un «sello de confianza» ante tus clientes.
