Software Verifactu 2025: Guía Definitiva para Elegir el Programa que tu Negocio Necesita
1. ¿Qué es un «Software Verifactu» y por qué no es un programa de la AEAT?
Vamos a empezar aclarando la confusión más común: un software Verifactu no es un programa que te descargas de la página de Hacienda. No existe un «programa Verifactu» oficial de la AEAT. En realidad, «Verifactu» es el nombre que recibe el conjunto de requisitos técnicos y legales que CUALQUIER programa de facturación debe cumplir para ser considerado legal en España a partir de 2025.
Por lo tanto, un software Verifactu es simplemente tu programa de facturación de siempre (o uno nuevo que elijas), pero en una versión actualizada que garantiza a la Agencia Tributaria que no permite trampas. Es tu TPV, tu programa de facturación online o el módulo de tu ERP, pero con el «sello» de garantía de que es a prueba de fraude fiscal. Esta iniciativa se enmarca en una tendencia europea más amplia de digitalización fiscal, alineada con proyectos como la iniciativa ViDA (VAT in the Digital Age) de la Unión Europea, que busca modernizar y estandarizar la gestión del IVA a nivel comunitario.
La obligación nace de la Ley 11/2021 contra el fraude fiscal y está detallada en el Real Decreto 1007/2023. Su objetivo es erradicar el llamado «software de doble uso», aquellos programas que permitían a los negocios llevar una contabilidad B o simplemente borrar ventas cobradas en efectivo.
2. La Obligación Legal: ¿Quién debe usar un Software Verifactu y por qué?
La regla es simple: si eres un empresario o profesional en España y utilizas cualquier medio informático para generar tus facturas o tickets, estás obligado a que ese sistema sea un software Verifactu. Esto incluye:
- Autónomos y Freelancers: Que usan programas de facturación online para emitir facturas a sus clientes.
- Comercios y Hostelería: Que utilizan un TPV (Terminal Punto de Venta) para cobrar y emitir tickets.
- Pymes: Que gestionan su facturación a través de un software de gestión o un ERP.
- Profesionales Liberales: Como abogados, arquitectos o consultores que emiten minutas desde sus programas de gestión.
- Sectores con particularidades: Desde talleres mecánicos hasta farmacias, todos están incluidos.
Incluso si usas plantillas de Word o Excel, a partir del 1 de julio de 2026, estará explícitamente prohibido, ya que son programas que permiten la modificación y el borrado de facturas, la práctica que la ley busca eliminar. Las únicas excepciones significativas son las grandes empresas sujetas al Suministro Inmediato de Información (SII) y algunos regímenes especiales muy concretos, por lo que puedes dar por sentado que te afecta.
3. Requisitos Técnicos de un Software Verifactu (Explicados para no informáticos)
No necesitas ser un ingeniero informático para entender qué le exige la ley a tu programa. Tu software Verifactu debe cumplir con cuatro pilares fundamentales:
3.1. Inalterabilidad y Trazabilidad: El fin de «borrar facturas»
Este es el corazón de la ley. Un software Verifactu debe garantizar que una vez se emite una factura, esta no puede ser modificada ni eliminada. Si cometes un error, la única forma de corregirlo es emitiendo una factura rectificativa, que anula la anterior pero deja un rastro auditable. Además, cada factura genera una «huella digital» (hash) que se encadena con la factura anterior, creando una cadena inviolable que impide la inserción o eliminación de registros.
3.2. Generación del Código QR: La firma visible
Cada factura o ticket que emitas debe incluir un código QR. Este código no es publicitario; contiene información fiscal clave que permite, tanto a un inspector como a tu propio cliente, escanearlo y verificar que la factura es auténtica y ha sido registrada correctamente en tu sistema. Para más detalles, puedes consultar nuestra guía sobre el código QR obligatorio.
3.3. Registro de Eventos: La «caja negra» de tu facturación
El programa debe guardar un registro de todo lo que ocurre en él. Desde el inicio de sesión de un usuario, actualizaciones del sistema, hasta intentos de exportación de datos. Este historial, que también es inalterable, proporciona una trazabilidad total de la actividad del software ante una posible inspección.
3.4. Capacidad de Remisión a la AEAT
Tu software Verifactu debe ser capaz de exportar todos los registros de facturación en un formato estándar y seguro para su envío a la Agencia Tributaria. Aunque no se trata de un envío en tiempo real como en el SII, el sistema debe estar preparado para transmitir esta información cuando la Administración lo requiera o en los plazos que se establezcan.
4. Tipos de Software Verifactu: ¿Cuál se adapta a mi negocio?
No existe un único tipo de software Verifactu. La solución que necesitas dependerá del tipo, tamaño y complejidad de tu negocio. A grandes rasgos, podemos dividirlos en tres categorías principales:
4.1. Software de Facturación en la Nube (SaaS)
Son programas online a los que accedes a través de un navegador web. Suelen funcionar bajo un modelo de suscripción mensual o anual.
- Ideal para: Autónomos, freelancers y pequeñas empresas de servicios (consultores, diseñadores, abogados, etc.) que no necesitan gestionar un punto de venta físico.
- Ventajas: Accesibles desde cualquier lugar, actualizaciones automáticas (incluidas las legales), copias de seguridad gestionadas por el proveedor, suelen ser más económicos para empezar.
- Desventajas: Requieren conexión a internet para funcionar, la personalización puede ser limitada.
4.2. Sistemas TPV (Terminal Punto de Venta)
Son la solución estándar para cualquier negocio que cobre a clientes en un mostrador físico: tiendas, restaurantes, bares, peluquerías, talleres, etc. Un TPV combina hardware (pantalla táctil, impresora, cajón) con un software Verifactu especializado en la venta ágil, gestión de inventario y clientes.
- Ideal para: Retail, hostelería, servicios con local físico (peluquerías, centros de estética, etc.).
- Ventajas: Optimizado para la rapidez en el cobro, funcionalidades específicas por sector (mesas en hostelería, tallas y colores en moda), gestión integrada del stock.
- Desventajas: Requieren una inversión inicial en hardware, suelen ser menos flexibles para la facturación de servicios complejos que un software de facturación puro.
4.3. ERPs con Módulo de Facturación
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión integral para empresas de mayor tamaño. Gestionan todas las áreas del negocio (contabilidad, producción, recursos humanos, etc.). La facturación es simplemente uno de sus módulos.
- Ideal para: Pymes medianas y grandes empresas con procesos complejos y necesidad de una gestión centralizada.
- Ventajas: Gestión 100% integrada de toda la empresa, máxima potencia y personalización.
- Desventajas: Son la opción más costosa y compleja de implementar, totalmente sobredimensionada para la mayoría de pymes y autónomos.
5. La Doble Exigencia: Verifactu y el Software de Factura Electrónica (Ley Crea y Crece)
Es fundamental no confundir dos obligaciones que, aunque relacionadas, son distintas y afectan a tu software. Un programa de facturación completo a partir de 2025 debe cumplir con ambas:
- Verifactu (Ley Antifraude): Se centra en la integridad y seguridad del REGISTRO de la factura. Su objetivo es que no se pueda borrar ni manipular. Afecta a TODAS las facturas que emitas (a empresas y a particulares).
- Factura Electrónica (Ley Crea y Crece): Se centra en el FORMATO y el INTERCAMBIO de la factura. Su objetivo es la digitalización y la lucha contra la morosidad. Afecta solo a las facturas que emitas a otros empresarios o profesionales (B2B).
Por tanto, el software Verifactu perfecto no solo debe cumplir con la ley antifraude, sino que también debe ser capaz de generar y gestionar facturas en el formato estructurado que exige la Ley Crea y Crece. Para entender a fondo qué buscar en un programa que cumpla con esta segunda obligación, te recomendamos leer nuestra guía específica sobre software de factura electrónica obligatoria.
6. Checklist Definitivo: Cómo Elegir el Mejor Software Verifactu en 7 Pasos
Elegir tu software Verifactu es una decisión crucial. No te dejes llevar solo por el precio. Usa este checklist para tomar una decisión informada:
- Garantía Verifactu por Escrito: Es el primer filtro. Pide al proveedor la «Declaración Responsable» que certifica que su software cumple la ley. Si no te la dan, descártalo.
- Adaptación a tu Sector: ¿El software entiende tu negocio? Si tienes una tienda de ropa, necesita gestionar tallas y colores. Si tienes una peluquería, debe tener agenda de citas. No te conformes con un software genérico.
- Facilidad de Uso (Demo): Pide una demostración online o un periodo de prueba. ¿La interfaz es clara? ¿Te resulta sencillo crear una factura o buscar un cliente? Si es complicado para ti, será un lastre diario.
- Calidad del Soporte Técnico: ¿Qué tipo de soporte ofrecen? ¿Telefónico, email, chat? ¿Cuál es su horario y tiempo de respuesta? Un buen soporte es un seguro de vida cuando surgen problemas.
- Integraciones y Escalabilidad: ¿El software se puede conectar con otras herramientas que usas (banco, tienda online)? ¿Puede crecer contigo si tu negocio se expande?
- Opiniones de Otros Usuarios: Busca reseñas en portales independientes (como Capterra, G2 o el propio Google). La experiencia de otros usuarios de tu sector es una información muy valiosa.
- Modelo de Precios Transparente: Huye de los costes ocultos. Asegúrate de que el precio incluye las actualizaciones (sobre todo las legales), el soporte y un número adecuado de usuarios. Prefiere modelos de suscripción flexibles sin permanencias abusivas.
7. El Proceso de Transición: Desafíos Comunes y Cómo Superarlos
Una vez elegido el software, comienza el proceso de implementación. Anticiparse a los desafíos más comunes te ahorrará muchos dolores de cabeza.
7.1. La Migración de Datos: Clientes, Productos y Facturas
Probablemente tengas cientos de clientes, productos y un historial de facturación en tu sistema antiguo. La migración de estos datos es un paso crítico. Un buen proveedor de software debería ofrecerte herramientas para facilitar este proceso, normalmente a través de la importación de archivos CSV o Excel. Antes de contratar, pregunta: ¿Ofrecéis ayuda con la migración de datos? ¿Tiene coste adicional?
7.2. La Formación del Equipo
Un software nuevo, por muy intuitivo que sea, requiere un periodo de aprendizaje. Si tienes empleados, es vital que reciban una formación adecuada. Un lanzamiento fallido puede generar frustración en el equipo y errores de cara al cliente. Asegúrate de que el proveedor ofrece sesiones de formación (online o presenciales) o, como mínimo, una base de conocimiento sólida con videotutoriales y guías.
7.3. ¿Qué hago si mi proveedor actual no se adapta?
Es el peor escenario, pero puede ocurrir. Si tu proveedor actual te da largas, no te garantiza el cumplimiento por escrito o directamente te comunica que no adaptará el software, debes actuar con rapidez. No esperes a la fecha límite. Empieza a buscar una alternativa inmediatamente. El proceso de selección, contratación, migración y formación puede llevar varias semanas, y no querrás hacerlo con prisas y bajo la presión de una posible sanción.
8. Software Verifactu Gratis: ¿Es Oro todo lo que Reluce?
La búsqueda de «software verifactu gratis» es una de las más populares, y es comprensible. Sin embargo, debes ser extremadamente cauto. Aunque la AEAT ofrecerá una aplicación básica de facturación, y existen algunos programas gratuitos, es fundamental analizar qué hay detrás de la palabra «gratis».
Característica |  Software Gratuito (Puntos a Vigilar) |  Software de Pago (Ventajas) |
Soporte Técnico | Inexistente o basado en foros comunitarios. Si tienes un problema urgente, estás solo. | Profesional y garantizado (telefónico, email, chat). Te resuelven los problemas rápidamente. |
Funcionalidades | Muy básicas. Suelen limitarse a la creación de facturas simples. No gestionan stock, clientes (CRM), etc. | Completas y adaptadas a tu sector (TPV, inventario, informes, etc.). Te ayudan a gestionar mejor tu negocio. |
Actualizaciones | No garantizadas. Si la ley cambia de nuevo, podrías quedarte con un software obsoleto. | Incluidas en la suscripción. El proveedor está obligado a mantener el software al día con la ley. |
Seguridad | Puede ser un riesgo. No siempre garantizan copias de seguridad o protección de datos robusta. | Máxima seguridad. Proveedores reputados invierten en la protección de tus datos y ofrecen copias de seguridad. |
Un software gratuito puede ser una opción para un autónomo con un volumen de facturación muy bajo y necesidades extremadamente simples, pero para la mayoría de negocios, la fiabilidad, el soporte y las funcionalidades de un software Verifactu de pago son una inversión necesaria en tranquilidad y eficiencia.
9. El Rol del Desarrollador: La «Declaración Responsable» que Debes Exigir
La ley pone una gran responsabilidad en los fabricantes de software. Son ellos quienes deben asegurar que sus programas cumplen con cada requisito técnico. Para demostrarlo, están obligados a generar un documento llamado «Declaración Responsable».
Este documento no es un mero folleto comercial. Es una declaración jurada en la que el desarrollador certifica que su software Verifactu es conforme a la ley. Como empresario, tienes derecho y la obligación de exigir este documento a tu proveedor. Es tu principal salvaguarda ante una inspección de Hacienda. Si un inspector cuestiona tu sistema, presentar la Declaración Responsable de tu proveedor demuestra que actuaste de buena fe y elegiste una herramienta certificada, trasladando la responsabilidad técnica al fabricante.
10. ¿Cómo Afecta el Software Verifactu a Sectores Específicos?
Aunque la obligación es general, cada sector tiene sus particularidades. Un buen software Verifactu debe adaptarse a ellas. Aquí te dejamos enlaces a nuestras guías específicas donde analizamos en detalle las necesidades de cada negocio:
- Talleres Mecánicos: Necesitan un software que gestione órdenes de reparación y la facturación de piezas y mano de obra. Más info en: ¿Los talleres mecánicos están obligados a usar VeriFactu?
- Peluquerías y Estética: La clave es un TPV con agenda de citas y gestión de empleados. Lee la guía: ¿Las peluquerías están obligadas a usar VeriFactu?
- Clínicas Dentales y Privadas: El software debe manejar tratamientos exentos de IVA y cumplir con la LOPD. Más detalles: ¿Los dentistas y clínicas están obligados a usar VeriFactu?
- Autónomos de la Construcción: El software debe gestionar facturas a cuenta y certificaciones de obra. Consulta la guía: ¿Los autónomos de la construcción están obligados a usar VeriFactu?
11. Sanciones: El Riesgo de 50.000€ por Usar un Software No Conforme
La Agencia Tributaria ha dejado claro que la adaptación es obligatoria y ha establecido un régimen sancionador muy duro para disuadir del incumplimiento.
- Para el usuario (autónomo o pyme): La simple tenencia y uso de un software Verifactu no certificado se considera una infracción grave, sancionada con una multa fija de 50.000 euros por ejercicio fiscal.
- Para el desarrollador: Fabricar y comercializar software que permita el fraude se sanciona con multas de hasta 150.000 euros.
El mensaje es claro: el riesgo de no adaptarse es demasiado alto. La inversión en un software legal y fiable no es un gasto, es un seguro contra una sanción que podría poner en peligro la viabilidad de tu negocio.
12. Preguntas Frecuentes sobre Software Verifactu
1. ¿Qué es exactamente un software Verifactu?
Es cualquier programa informático (TPV, software de facturación online, ERP) que cumple con los requisitos técnicos de la ley antifraude española, garantizando que los registros de facturación no se pueden borrar ni alterar y generando un código QR en cada ticket o factura.
2. ¿Verifactu es un programa que tengo que instalar?
No. Verifactu no es un programa, es el nombre de la normativa. No tienes que instalar «Verifactu», tienes que asegurarte de que tu programa de facturación habitual se actualice para cumplir con esta normativa.
3. ¿Existe algún software Verifactu oficial de la Agencia Tributaria?
La Agencia Tributaria pondrá a disposición de los contribuyentes una aplicación gratuita y básica para la facturación, pero no existirá un único «software oficial». La mayoría de empresas utilizarán soluciones comerciales mucho más completas y adaptadas a sus necesidades.
4. Mi proveedor dice que su software es «compatible» pero no «certificado». ¿Es válido?
Ten cuidado. El término correcto es que el software debe ser «conforme» al reglamento. La prueba definitiva es que el proveedor te entregue la «Declaración Responsable» donde él mismo certifica, bajo su responsabilidad legal, que el programa cumple con todos los requisitos.
5. ¿Puedo usar Excel con plantillas para facturar?
No. A partir del 1 de julio de 2026, el uso de software ofimático como Excel o Word, que permite modificar y borrar facturas, estará explícitamente prohibido para la facturación y será sancionable.
6. ¿Un software Verifactu es lo mismo que un software de contabilidad?
No necesariamente. Un software de facturación (o software Verifactu) se usa para *crear* las facturas. Un software de contabilidad se usa para *registrar* esas facturas (y las de gastos) y elaborar los modelos de impuestos. A menudo están integrados, pero cumplen funciones distintas.
7. ¿Qué pasa si mi negocio está en Canarias, Ceuta o Melilla?
La obligación de usar un software Verifactu también te aplica. La normativa de registro de facturación es estatal. Tu software deberá, además, ser capaz de gestionar los impuestos indirectos específicos de tu territorio (IGIC o IPSI) en lugar del IVA.
8. ¿Necesito tener el software siempre conectado a internet?
No es imprescindible. El software debe ser capaz de generar el registro y el QR de la factura sin conexión. Sin embargo, necesitarás conectarte periódicamente para enviar los registros de facturación a la AEAT en los plazos que se establezcan.
9. ¿Cómo sé si un software gratuito es de fiar?
Verifica quién está detrás, busca opiniones y, lo más importante, exige la Declaración Responsable. Sé escéptico con las soluciones gratuitas que no ofrecen un soporte técnico claro o no tienen un modelo de negocio sostenible, ya que podrían desaparecer y dejarte con un sistema obsoleto.
10. Mi software es extranjero, ¿tiene que cumplir Verifactu?
Sí. Si tu empresa opera y tributa en España, el software que utilizas para facturar en territorio español debe cumplir con la legislación española, independientemente del país de origen del desarrollador.
11. ¿Verifactu elimina la necesidad de tener un gestor?
No. Un software Verifactu te asegura que los datos de tus ingresos son correctos e íntegros, lo que facilita enormemente el trabajo de tu gestor. Pero la interpretación fiscal, la planificación de impuestos y la presentación de los modelos sigue siendo una labor que requiere un profesional.
12. ¿Qué es un «HASH» o huella digital de la factura?
Es un código alfanumérico único que se genera a partir del contenido de la factura. Cualquier mínimo cambio en la factura (un céntimo, una letra) produciría un HASH completamente diferente. El encadenamiento de estos HASHes es lo que garantiza la inalterabilidad de los registros.
13. ¿El software Verifactu es lo mismo que la factura electrónica?
No. Verifactu se refiere a la seguridad del *registro* de la factura. La factura electrónica de la Ley Crea y Crece se refiere al *formato* de la factura para ventas entre empresas. Son dos obligaciones complementarias. Tu software Verifactu idealmente debería ser capaz de cumplir con ambas.
14. Si me cambio de software, ¿puedo importar mis datos antiguos?
La mayoría de los programas de facturación de calidad ofrecen herramientas para importar datos de clientes, productos y, a veces, facturas antiguas desde archivos CSV o Excel. Consulta con el nuevo proveedor sobre el proceso de migración.
15. ¿Tengo que guardar las facturas en papel si uso un software Verifactu?
No es necesario. El registro electrónico generado por el software Verifactu y las facturas en formato digital (como PDF) tienen plena validez legal. La normativa fomenta la digitalización, por lo que puedes prescindir del archivo físico si tienes un sistema de archivo digital seguro y organizado.
