Sistema Verifactu 2025: Guía Definitiva para Autónomos y PYMEs
1. ¿Qué es Exactamente el Sistema Verifactu? (Definición Clara)
El sistema Verifactu es un conjunto de requisitos técnicos y funcionales, definidos por la Agencia Tributaria (AEAT), que deben cumplir de forma obligatoria los programas informáticos de facturación (conocidos como SIF) en España. Su marco legal principal es el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la Ley 11/2021 contra el fraude fiscal.
Es fundamental entender que Verifactu no es un nuevo tipo de factura. En su lugar, es un estándar de seguridad y control que transforma cómo tu software de facturación registra y protege cada operación. El objetivo principal de este sistema es garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de todos los registros de facturación.
En términos sencillos, el sistema Verifactu se asegura de que una vez que emites una factura (ya sea completa o simplificada, como un ticket de TPV), esta no pueda ser borrada o modificada sin dejar un rastro electrónico imborrable y fácilmente auditable por la AEAT. Esta medida combate directamente el software de doble uso y la economía sumergida.
2. Objetivos del Sistema Verifactu: ¿Por Qué lo Exige la AEAT?
La implementación del sistema Verifactu responde a una estrategia clara de la AEAT para modernizar la administración tributaria y cerrar brechas que permitían el fraude. Sus objetivos son:
- Luchar contra el Fraude Fiscal: Es la meta principal. Al hacer que los registros sean inalterables y trazables, se dificulta enormemente la ocultación de ingresos, la contabilidad B y la manipulación de la facturación.
- Modernizar el Control Tributario: Permite a la AEAT tener una visión más precisa y casi en tiempo real de las actividades económicas, agilizando las inspecciones y comprobaciones.
- Impulsar la Digitalización: Fomenta la adopción de herramientas digitales avanzadas en el tejido empresarial, especialmente en PYMEs y autónomos.
- Fomentar la Competencia Leal: Al dificultar la evasión de impuestos, se crea un entorno de mercado más justo para todos los que cumplen con sus obligaciones fiscales.
- Simplificación Administrativa (Futura): A largo plazo, se espera que los datos recopilados a través del sistema Verifactu puedan usarse para pre-rellenar declaraciones de impuestos, simplificando la burocracia para los contribuyentes.
3. Cómo Funciona el Sistema Verifactu Paso a Paso
Aunque la tecnología detrás es compleja, el funcionamiento práctico del sistema Verifactu se puede resumir en los siguientes pasos clave que ocurren dentro de tu software certificado:
3.1. Emisión de la Factura y Generación del Registro
Cuando creas una nueva factura o ticket en tu programa, el sistema, de forma simultánea, genera un «registro de facturación de alta». Este no es la factura en sí, sino un archivo informático seguro que contiene datos clave (NIF, fecha, importe) y elementos de seguridad.
3.2. Encadenamiento Hash: El Escudo Anti-Manipulación
Aquí reside el núcleo de la seguridad. Cada nuevo registro generado incluye una «huella digital» o hash del registro inmediatamente anterior. Estos hashes están encadenados. Si alguien intentara eliminar o modificar una factura pasada, el hash del registro siguiente ya no coincidiría, rompiendo la cadena y alertando de la manipulación. Es una garantía matemática de inalterabilidad.
3.3. El Código QR Obligatorio
El software debe incluir un código QR en la representación impresa o digital de todas las facturas y tickets. Este QR contiene datos básicos que permiten al receptor de la factura (o a un inspector) verificar rápidamente su validez y que ha sido generada bajo un sistema Verifactu.
3.4. Envío de Datos a la AEAT: ¿Siempre es Automático?
Una de las mayores confusiones es si el sistema Verifactu envía automáticamente todas tus facturas a Hacienda. La respuesta es: no necesariamente. El software debe tener la capacidad técnica de hacerlo, pero existen dos modalidades de funcionamiento.
4. Diferencia Clave: Sistema Verifactu vs. Sistema de «Declaración Responsable»
El reglamento permite que los desarrolladores de software ofrezcan dos tipos de sistemas, ambos válidos:
- Sistemas que remiten los datos a la AEAT: Estos sistemas envían los registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria de forma continua y segura. Las facturas emitidas con estos programas podrán llevar la mención explícita «VERI*FACTU». Es la opción más transparente y automatizada.
- Sistemas que NO remiten los datos (Declaración Responsable): Estos sistemas generan los registros con todas las garantías (hash, QR, inalterabilidad) y los almacenan de forma segura. Sin embargo, no envían la información automáticamente a la AEAT. El desarrollador presenta una declaración responsable garantizando que el software cumple la ley. La AEAT solo solicitará estos registros en caso de una inspección.
Es crucial que preguntes a tu proveedor qué tipo de sistema Verifactu ofrece para entender cómo se gestionará tu información fiscal.
¿Necesitas un Software Adaptado a Verifactu?
Adaptarse a la normativa no tiene por qué ser complicado. La clave es elegir un software que no solo cumpla con la ley, sino que también facilite la gestión de tu negocio. Puedes explorar soluciones que ya están preparadas para el sistema Verifactu y que, además, pueden ser financiadas con ayudas.
👉 Consulta la guía completa aquí: Guía Completa del Kit Digital para Factura Electrónica
5. ¿A Quién Afecta el Sistema Verifactu? Obligados y Excepciones
La obligación de utilizar un sistema Verifactu es muy amplia y afecta a la gran mayoría del tejido empresarial español. Están obligados:
- Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades (IS).
- Autónomos y profesionales que desarrollen actividades económicas (sujetos a IRPF).
- Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes (IRNR) que operen a través de un establecimiento permanente en España.
- Entidades en régimen de atribución de rentas (como comunidades de bienes o sociedades civiles) que realicen actividades económicas.
No obstante, existen algunas excepciones notables:
- Contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII).
- Determinadas operaciones en regímenes especiales como el de agricultura, ganadería y pesca o el de recargo de equivalencia.
- Ciertas operaciones exentas de IVA (como servicios médicos o educativos), aunque si emiten factura voluntariamente o realizan otras operaciones no exentas, sí deben usar el sistema Verifactu para ellas.
6. Plazos de Implementación: ¿Cuándo es Obligatorio Verifactu?
La fecha que todo empresario y autónomo debe tener grabada es el 1 de julio de 2025. A partir de ese día, todos los contribuyentes obligados deberán tener sus sistemas de facturación completamente adaptados y operativos.
Esto implica que cualquier factura o ticket emitido desde esa fecha debe generarse a través de un software que cumpla con los requisitos del sistema Verifactu. No hay prórroga. Los desarrolladores de software, por su parte, tienen hasta esa fecha para ofrecer las soluciones adaptadas a sus clientes.
No dejes la adaptación para el último momento. La migración, configuración y formación requieren tiempo. Para un análisis más profundo de los plazos y todo lo que implica, te recomendamos nuestra guía detallada sobre Verifactu 2025.
7. Sanciones por Incumplimiento: ¡Multas de hasta 50.000 €!
Ignorar la obligación de usar un sistema Verifactu tiene consecuencias económicas muy severas. La Ley Antifraude establece un régimen sancionador específico:
- Para empresas y autónomos (usuarios): La simple tenencia o uso de un software de facturación que no sea conforme a la normativa se considera una infracción grave. La sanción es una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado.
- Para productores y comercializadores de software: Fabricar o vender programas que permitan la manipulación de datos o no cumplan con los requisitos conlleva multas que pueden alcanzar los 150.000 euros por cada ejercicio y por cada tipo de producto comercializado.
Estas cifras demuestran la seriedad con la que la AEAT aborda este cambio normativo. El riesgo de no adaptarse es demasiado alto.
8. Requisitos que Debe Cumplir tu Software de Facturación
Para que un programa sea considerado un sistema Verifactu válido, debe cumplir una serie de requisitos técnicos estrictos:
- Integridad e Inalterabilidad: Usar criptografía (hash encadenado) para asegurar que los registros no se puedan alterar.
- Trazabilidad: Permitir seguir la secuencia cronológica y lógica de todas las facturas sin huecos.
- Conservación segura: Almacenar todos los registros generados durante el plazo legal (mínimo 4 años).
- Generación de QR: Capacidad obligatoria de incluir el código QR Verifactu en todas las facturas.
- Accesibilidad y Legibilidad: Permitir a la AEAT acceder a los datos de forma segura y en un formato estándar y legible.
- Capacidad de Remisión: Tener la funcionalidad técnica para enviar los registros a la AEAT, aunque su uso no sea siempre obligatorio.
- Registro de Eventos: Guardar un log seguro de todas las acciones importantes realizadas en el sistema.
- Declaración Responsable: El desarrollador debe haber presentado una declaración ante la AEAT confirmando que el software cumple la ley.
9. Verifactu vs. Factura Electrónica B2B (Ley Crea y Crece): No los Confundas
Es muy común confundir el sistema Verifactu con la obligación de la factura electrónica entre empresas (B2B), regulada por la Ley Crea y Crece. Son dos normativas diferentes, aunque complementarias.
Sistema Verifactu | Factura Electrónica B2B | |
Foco | El software de facturación y su seguridad. | El formato y el intercambio de facturas. |
Objetivo | Lucha antifraude y control de TODAS las facturas (B2B y B2C) por parte de la AEAT. | Digitalizar las transacciones SOLO entre empresas y autónomos (B2B) para luchar contra la morosidad. |
Elementos clave | Registro hash, QR, posible envío a AEAT. | Formato Facturae, interconexión entre plataformas. |
Obligatoriedad | 1 de julio de 2025.El formato y el intercambio de facturas. | Plazos escalonados (pendientes de aprobación final, estimados para 2026-2027). |
Conclusión práctica: Necesitarás un software que, por un lado, cumpla con el sistema Verifactu y, por otro, si facturas a otras empresas, sea capaz de generar y enviar la factura electrónica B2B en el formato estructurado requerido.
10. Cómo Adaptarse al Sistema Verifactu: Hoja de Ruta en 5 Pasos
La adaptación al sistema Verifactu debe ser una prioridad. Sigue esta hoja de ruta para una transición sin estrés:
- Evalúa tu Software Actual: Contacta YA a tu proveedor. Pregunta directamente: ¿Vuestro programa será compatible con el sistema Verifactu? ¿Cuándo tendréis la actualización? ¿Tendrá algún coste adicional?
- Investiga Nuevos Proveedores: Si tu software actual no se adaptará o no te convence, empieza a buscar alternativas. Busca proveedores que garanticen explícitamente el cumplimiento y que ofrezcan también soluciones para la factura B2B.
- Pide Demostraciones: No te quedes solo con la web. Pide una demo para ver cómo funciona el programa, si es fácil de usar y si se adapta a las necesidades de tu negocio (TPV, control de stock, etc.).
- Planifica la Migración: Una vez elegido el software, planifica el cambio. Define cuándo harás la migración de datos de clientes y productos, y establece un calendario para la formación tuya y de tu equipo.
- No Esperes al Último Día: Realiza la transición con suficiente antelación al 1 de julio de 2025. Esto te dará un margen para resolver cualquier imprevisto y familiarizarte con la nueva herramienta sin la presión de la fecha límite.
11. Conclusión: Anticiparse es Clave para el Éxito con Verifactu
El sistema Verifactu representa un cambio de paradigma en la facturación en España. Lejos de ser una opción, es una obligación legal ineludible a partir del 1 de julio de 2025. Su propósito es claro: modernizar la fiscalidad, aumentar la transparencia y combatir el fraude de manera decidida.
Para autónomos y PYMEs, la clave es la anticipación. Entender los requisitos, evaluar las herramientas disponibles y planificar la transición no solo te salvará de sanciones muy cuantiosas, sino que también es una oportunidad para digitalizar y optimizar la gestión de tu negocio. El sistema Verifactu no es solo una carga, es el futuro de la fiscalidad digital.
12. Preguntas Frecuentes (FAQs) sobre el Sistema Verifactu
1. ¿Qué es el sistema Verifactu en resumen?
Es un conjunto de reglas técnicas que debe cumplir tu software de facturación para garantizar a Hacienda que cada factura se registra de forma segura, inalterable y trazable. No es un tipo de factura, sino un estándar de seguridad para tu programa, obligatorio desde el 1 de julio de 2025.
2. ¿El sistema Verifactu afecta a los tickets de TPV?
Sí, absolutamente. La normativa se aplica tanto a facturas completas como a facturas simplificadas (los comúnmente llamados tickets). Si usas un Terminal Punto de Venta (TPV), su software también debe estar adaptado al sistema Verifactu.
3. ¿Cuál es la diferencia entre Verifactu y el SII (Suministro Inmediato de Información)?
El SII obliga a ciertas grandes empresas a reportar el detalle de sus facturas a la AEAT en un plazo de 4 días. Verifactu es un sistema que afecta al software de casi todos los demás (autónomos y PYMEs) para garantizar la integridad del registro desde su origen. De hecho, los contribuyentes en el SII están exentos de usar un sistema Verifactu.
4. ¿Qué pasa si mi proveedor de software no adapta el programa a tiempo?
Si tu proveedor no garantiza el cumplimiento antes del 1 de julio de 2025, serás tú, como usuario, quien incumpla la ley al seguir utilizando un software no conforme. Esto te expondría a la sanción de 50.000€. Por eso es crucial verificarlo con tu proveedor cuanto antes y, si es necesario, cambiar de solución.
5. ¿Estoy obligado a usar Verifactu si soy un autónomo en módulos (estimación objetiva)?
La normativa general afecta a quienes desarrollan actividades económicas. Sin embargo, los regímenes especiales pueden tener particularidades. Aunque la tendencia es la inclusión, es uno de los puntos que debes confirmar con tu asesor fiscal, ya que tu obligación de expedir factura puede variar.
6. ¿Cómo sé si un software cumple con Verifactu?
El proveedor debe garantizarlo explícitamente y mostrarte la declaración responsable que ha presentado ante la AEAT. Además, las facturas emitidas por sistemas que envían datos a Hacienda podrán incluir la mención «VERI*FACTU», y todas deben llevar el código QR específico.
7. ¿Es obligatorio tener un certificado digital para usar el sistema Verifactu?
Sí, para los sistemas que realizan el envío automático de registros a la AEAT, será necesario un certificado digital válido para identificar al contribuyente y asegurar la comunicación. Para los sistemas sin envío, no es imprescindible para la operativa diaria, pero sí lo será para cualquier gestión telemática con la AEAT.
8. ¿Puedo anular una factura emitida con un sistema Verifactu?
No puedes «borrarla». La forma correcta de anular una factura errónea es emitiendo una factura rectificativa. El sistema Verifactu generará un registro de anulación o rectificación que también quedará encadenado con el resto, manteniendo la trazabilidad completa.
9. ¿El sistema Verifactu es gratuito?
No, Verifactu es un estándar, no un producto. Deberás contratar un software de facturación de un proveedor privado que cumpla con este estándar. Los costes dependerán del proveedor y las funcionalidades que ofrezca. Sin embargo, puedes optar a ayudas como el Kit Digital para financiarlo.
10. ¿Quién está exento de Verifactu?
Principalmente, los contribuyentes acogidos al SII y ciertas operaciones bajo regímenes especiales (agricultura, recargo de equivalencia) o exentas de IVA. Es vital consultar con un asesor para confirmar si tu caso particular aplica a una exención.
11. ¿Qué información contiene el código QR de una factura Verifactu?
Contiene datos clave para una verificación rápida, como el NIF del emisor, el número y serie de la factura, la fecha y los importes totales. Esto permite al receptor o a la AEAT comprobar la validez del documento de forma instantánea.
12. ¿Qué pasa si no facturo nada en un mes? ¿Tengo que hacer algo con Verifactu?
El sistema Verifactu actúa cuando se emite una factura. Si un mes no tienes actividad y no emites ninguna factura, simplemente no se generará ningún registro de facturación en ese período. La obligación se activa con la emisión del documento.
13. ¿Afecta el sistema Verifactu a la forma en que archivo mis facturas?
Sí, en el sentido de que tu software compatible con Verifactu debe garantizar la conservación segura de las facturas y, crucialmente, de los registros Verifactu asociados durante el plazo legalmente exigido (generalmente, 4 años a efectos fiscales).
14. Si recibo una factura con QR, ¿tengo que hacer algo especial?
Como receptor, no tienes una obligación de escanearlo, pero es una herramienta a tu disposición. Puedes escanear el QR con una herramienta o app (la AEAT probablemente facilitará una) para verificar que la factura que has recibido es auténtica y ha sido registrada correctamente por tu proveedor.
15. ¿Tengo que cambiar mi TPV físico por culpa del sistema Verifactu?
No necesariamente el hardware (la máquina), pero sí el software que opera en él. Debes asegurarte de que el programa de tu TPV se actualice para cumplir con todos los requisitos del sistema Verifactu, incluyendo la generación de registros hash y el código QR en los tickets.
