¿Qué Requisitos Debe Cumplir un TPV para ser VeriFactu Legal en 2025?
1. ¿Qué es un TPV VeriFactu Legal? La Respuesta Directa
Un TPV legal bajo la normativa VeriFactu es un sistema informático que soporta los procesos de facturación y cumple con los requisitos establecidos en el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la Ley 11/2021 (Ley Antifraude). Su objetivo principal es garantizar que cada transacción se registre de forma segura, inalterable y trazable, imposibilitando la ocultación de ventas o la manipulación de la contabilidad.
2. ¿Qué Requisitos Técnicos Debe Cumplir un Software TPV?
Para que un software de TPV sea considerado legalmente válido, debe incorporar una serie de características técnicas dictadas por la Ley Antifraude. Estas funcionalidades son la garantía de que el sistema es transparente y fiable para la Agencia Tributaria.
2.1. Integridad e Inalterabilidad de los Registros
El software del TPV debe asegurar que los registros de facturación, una vez generados, no puedan ser alterados o eliminados. Cualquier intento de modificación, como un cambio de precio o la anulación de un ticket, debe quedar registrado en el sistema como un evento posterior, pero nunca sobrescribir el registro original.
2.2. Trazabilidad y Encadenamiento de Facturas
Cada factura o ticket generado debe estar «encadenado» con el anterior mediante un hash criptográfico. Esto crea una cadena secuencial e ininterrumpida que asegura que no se han eliminado registros intermedios ni se ha alterado el orden de las operaciones. Este mecanismo es una de las claves de la trazabilidad que exige la normativa.
2.3. Generación de Código QR en Todas las Facturas
Absolutamente todas las facturas, tanto completas como simplificadas (los tickets), deben incluir un código QR VeriFactu impreso y visible. Este código contiene información esencial de la factura que permite, tanto al cliente como a la AEAT, verificar su autenticidad de forma rápida y sencilla. Si tienes dudas sobre la información que contiene, puedes leer nuestra guía sobre qué datos se envían a Hacienda con VeriFactu.
2.4. Firma Electrónica y Conservación Segura
Cada registro de facturación debe estar firmado electrónicamente para garantizar su autenticidad y el origen. Además, el sistema debe ser capaz de conservar todos estos registros de forma segura y accesible durante el periodo legalmente exigido, que generalmente es de 4 años a efectos fiscales.
2.5. Registro de Eventos del Sistema
El TPV debe registrar automáticamente todos los eventos relevantes que ocurran en el sistema. Esto no solo incluye las ventas, sino también el inicio y cierre de sesión, errores del sistema, actualizaciones de software, o intentos de modificación de datos. Este registro de eventos (o «log») es una prueba de todo lo que ha sucedido en el terminal.
3. Cómo Verificar si tu TPV Cumple con VeriFactu en 4 Pasos
¿Tienes dudas sobre tu sistema actual? No te preocupes. Aquí te dejamos una guía paso a paso para que puedas comprobar si tu TPV está preparado para la nueva normativa.
- Consulta a tu proveedor: Es el primer paso y el más importante. Pregúntales directamente si el software de tu TPV está certificado o es compatible con el sistema VeriFactu. Deben proporcionarte una «Declaración Responsable» que lo acredite.
- Busca la funcionalidad «VeriFactu» o «VERI*FACTU»: Revisa la configuración de tu software. Muchos sistemas ya adaptados incluyen una sección específica o un módulo que indica su compatibilidad.
- Revisa tus tickets: Emite un ticket de prueba. ¿Incluye un código QR? Si no lo tiene, es una señal inequívoca de que tu sistema no está actualizado.
- Infórmate sobre las actualizaciones: Pregunta a tu proveedor si tienen planeada una actualización. Es posible que tu hardware sea compatible, pero necesites adaptar tu software VeriFactu instalando la última versión.
4. ¿Qué Pasa si mi TPV no Cumple con VeriFactu?
No adaptar tu TPV a la normativa VeriFactu tiene consecuencias económicas muy graves. La Ley General Tributaria establece un régimen de sanciones específico para este tipo de incumplimiento:
- Para usuarios: Utilizar un software de facturación que no cumpla con los requisitos o que permita la alteración de datos puede acarrear una sanción de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal.
- Para fabricantes y comercializadores: Las empresas que desarrollen o vendan software que no cumpla con la normativa se enfrentan a multas de hasta 150.000 euros por ejercicio.
💡 Guía Esencial: Adaptar tu TPV a VeriFactu
Ahora que conoces los riesgos, el siguiente paso es la acción. Dominar el proceso de adaptación de tu TPV es crucial y más sencillo de lo que crees si sigues los pasos correctos. Hemos creado una guía completa para que esta transición sea un éxito.
5. Diferencias Clave: TPV Tradicional vs. TPV VeriFactu
Para entender la magnitud del cambio, es útil comparar un TPV tradicional con uno que cumple con VeriFactu. Las diferencias no son solo técnicas, sino que afectan a la seguridad y a la validez legal de tus operaciones.
Característica | TPV Tradicional | TPV Legal VeriFactu |
Modificación de Ventas | Permite borrar o modificar registros. | Inalterable. Solo permite emitir facturas rectificativas. |
Código QR | No lo genera. | Obligatorio en todos los tickets y facturas. |
Seguridad | Baja. vulnerable a la manipulación. | Alta. Registros encadenados con hash y firma electrónica. |
Validez Legal | Quedará obsoleto y será ilegal a partir de 2025. | Único sistema válido legalmente a partir de la fecha límite. |
6. Preguntas Frecuentes
1. ¿Afecta VeriFactu también a las facturas simplificadas (tickets)?
Sí, absolutamente. La normativa exige los mismos requisitos de integridad, inalterabilidad y generación de código QR para las facturas simplificadas que para las facturas completas. No hay ninguna exención para los tickets.
2. ¿Qué diferencia hay entre un sistema «VeriFactu» y «VERI*FACTU»?
Un sistema «VeriFactu» es aquel que cumple todos los requisitos técnicos de la ley (integridad, QR, etc.). Un sistema «VERI*FACTU» (con asteriscos) es un sistema VeriFactu que, además, tiene la capacidad de enviar voluntariamente los registros de facturación a la AEAT en tiempo real. Este envío es opcional, pero puede simplificar otras obligaciones fiscales.
3. ¿Mi TPV antiguo ya no sirve para nada?
Depende. Si el hardware (la máquina física) es muy antiguo, es posible que no pueda soportar las nuevas versiones de software. Sin embargo, en muchos casos solo es necesario actualizar el software a la versión compatible con VeriFactu. Consulta a tu proveedor para saber si necesitas un plan para adaptar tu TPV antiguo.
4. ¿Estoy obligado a enviar todas mis facturas a Hacienda al instante?
No, el envío automático e instantáneo de los registros de facturación a la AEAT es voluntario. Sin embargo, tu sistema sí debe estar preparado para poder hacerlo si así lo decides o si la normativa cambia en el futuro.
5. ¿Puedo usar Excel para llevar mi facturación?
No. Programas como Excel, Word o aplicaciones de notas no cumplen con los requisitos de inalterabilidad, trazabilidad y encadenamiento que exige la normativa VeriFactu, por lo que no son válidos como sistema de facturación principal.
6. ¿El código QR contiene datos personales de mi cliente?
No, el código QR contiene datos de la factura (emisor, fecha, importes, etc.) para su verificación, pero no información personal sensible del comprador. Su finalidad es la verificación fiscal, no el rastreo de clientes. Para más detalles, puedes consultar nuestro artículo sobre qué es y para qué sirve el código QR.
7. ¿Quién está obligado a usar un sistema VeriFactu?
Prácticamente todos los empresarios y profesionales que expidan facturas, con algunas excepciones muy concretas (como ciertos regímenes especiales de IVA o sectores específicos). La obligación es generalizada para la mayoría de autónomos y pymes.
8. ¿Cuándo entra en vigor la obligación de tener un TPV VeriFactu?
La obligación se despliega de forma progresiva. Generalmente, las empresas con mayor facturación deben adaptarse primero, seguidas por el resto de empresas y autónomos. Las fechas límite se extienden hasta el 1 de julio de 2025 para la mayoría de los contribuyentes. Consulta nuestra guía sobre cuándo es obligatorio Verifactu para conocer los plazos exactos.
9. ¿Necesito tener conexión a internet permanente para que mi TPV funcione?
No necesariamente. El sistema debe ser capaz de registrar las operaciones y generar las facturas con su firma y QR incluso sin conexión. Los registros se almacenarán localmente y se enviarán a la AEAT (en caso de acogerte al sistema VERI*FACTU) una vez se restablezca la conexión.
10. ¿Es lo mismo VeriFactu que la factura electrónica?
No, aunque están relacionados. VeriFactu se refiere a los requisitos del *sistema* que emite las facturas para garantizar su integridad. La factura electrónica es el *formato* en que se emiten las facturas (por ejemplo, un XML estructurado) para las operaciones entre empresas (B2B). Un TPV VeriFactu también debe estar preparado para generar facturas electrónicas si realizas ventas a otras empresas.
11. ¿La AEAT proporcionará un software gratuito?
Sí, la Agencia Tributaria ha anunciado que pondrá a disposición una aplicación gratuita para facilitar el cumplimiento, especialmente para autónomos y pequeños negocios con un volumen de facturación bajo. Puedes informarte más en nuestro análisis sobre si Verifactu es gratuito.
12. Si mi TPV no cumple, ¿quién es el responsable, yo o el fabricante del software?
La responsabilidad principal recae en el usuario del sistema, es decir, el autónomo o la empresa. Eres tú quien debe asegurarse de que el software que utilizas en tu negocio es legal y cumple con todos los requisitos. Por eso es crucial exigir la «Declaración Responsable» al proveedor.
13. ¿Qué pasa si emito una factura con un error y necesito anularla?
No puedes «borrar» la factura. Con un sistema VeriFactu, debes emitir una factura rectificativa que haga referencia a la factura original. Ambos registros (el original y el rectificativo) quedarán guardados y encadenados en el sistema, asegurando la trazabilidad de la corrección.
14. ¿Tengo que conservar los tickets en papel además del registro digital?
El sistema VeriFactu está diseñado para que el registro digital sea la prueba principal. La normativa fomenta la digitalización, por lo que la conservación segura de los registros informáticos es la clave. El almacenamiento físico de copias en papel pierde relevancia siempre que se garantice el acceso a los datos digitales.
15. ¿Esta normativa solo afecta a España?
Sí, VeriFactu es una normativa específica de la legislación española, desarrollada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para combatir el fraude fiscal en el territorio nacional.
