Reglamento Verifactu 2025: Qué Exige el BOE y Cómo Cumplirlo Sin Sanciones
1. ¿Qué es el Reglamento Verifactu y Dónde Consultarlo Oficialmente?
El Reglamento Verifactu, formalmente conocido como el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, es la normativa española que aprueba los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Su objetivo principal es luchar contra el fraude fiscal, especialmente el derivado del uso de software de doble uso que permite ocultar o alterar transacciones.
Este reglamento verifactu busca garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Es una pieza clave en la modernización de la gestión fiscal y complementa otras normativas como la Ley Crea y Crece en lo referente a la facturación electrónica B2B. Puedes consultar el texto íntegro y oficial del reglamento verifactu boe directamente en el Boletín Oficial del Estado.
Entender este reglamento es crucial, ya que establece las bases técnicas para los llamados «sistemas de emisión de facturas verificables» o «Veri*factu», así como para los sistemas de facturación que simplemente cumplen con la integridad de los datos. Si quieres profundizar en los conceptos generales, te recomendamos visitar nuestra guía sobre Verifactu 2025.
2. ¿A Quién Aplica el Reglamento Verifactu? Empresas y Software Afectados
El reglamento verifactu aplica a una amplia gama de sujetos pasivos que utilizan sistemas informáticos para expedir sus facturas. Concretamente, están obligados a que sus sistemas informáticos de facturación cumplan con este reglamento:
- Empresarios y profesionales sujetos al Impuesto sobre Sociedades (excepto entidades exentas y parcialmente exentas del artículo 9.1 y 9.3 de la Ley del Impuesto).
- Empresarios y profesionales sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que desarrollen actividades económicas.
- Sujetos pasivos del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
- Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
Existen algunas excepciones importantes, como los sujetos acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), aquellos que lleven los libros registro a través de la sede electrónica de la AEAT (Llevanza de Libros Registro en el IVA), y determinadas operaciones exentas de IVA o autorizadas por el Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales. También quedan excluidas las operaciones del sector público cuando se use FACe o puntos generales de entrada de facturas electrónicas.
Respecto al software, el reglamento afecta a cualquier programa o sistema informático utilizado para generar facturas, ya sea un software estándar, a medida, un TPV (Terminal Punto de Venta) o incluso sistemas más sencillos, siempre que se usen para documentar operaciones y expedir facturas. Los desarrolladores de software juegan un papel crucial, ya que deben asegurar que sus productos cumplen con la normativa verifactu.
3. Requisitos Técnicos Clave del Reglamento Verifactu Detallados
El Real Decreto 1007/2023 establece una serie de requisitos técnicos que los sistemas de facturación deben cumplir para ser conformes con la normativa verifactu. Estos son los más destacados:
3.1. Generación del Registro de Facturación
Por cada factura expedida (completa o simplificada), el sistema debe generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición, un registro de facturación de alta. Este registro debe contener unos datos mínimos obligatorios que se detallan en el reglamento.
Si se anula una factura, se debe generar un registro de facturación de anulación, que estará vinculado al registro de alta de la factura original.
3.2. Hash Encadenado (Integridad e Inalterabilidad)
Para garantizar la integridad e inalterabilidad, cada registro de facturación (tanto de alta como de anulación) debe incorporar una huella digital o «hash». Este hash se calcula aplicando una función criptográfica estándar (SHA256) sobre ciertos campos del registro.
Además, los registros deben estar encadenados. Esto significa que el hash del registro anterior forma parte de la información utilizada para calcular el hash del registro actual. Esto crea una cadena inmutable que dificulta la manipulación de los datos sin que se detecte.
3.3. Código QR Obligatorio en las Facturas
Todas las facturas, tanto completas como simplificadas, expedidas por sistemas informáticos conformes al reglamento verifactu, deben incluir un código QR. Este código debe ser legible y contener cierta información clave de la factura (NIF del expedidor, número de factura, fecha, importe, etc.) y del sistema.
El objetivo del qr factura verifactu es facilitar la comprobación de la factura por parte del destinatario y de la propia Agencia Tributaria, permitiendo verificar ciertos datos de forma rápida y sencilla.
3.4. Inalterabilidad, Conservación y Acceso a los Datos
Los sistemas deben garantizar la inalterabilidad de los registros de facturación una vez generados. No se pueden modificar ni eliminar sin dejar rastro (a través de un registro de anulación si procede).
Se exige la conservación de todos los registros de facturación generados, así como los de eventos, durante el plazo de prescripción fiscal (generalmente 4 años, aunque puede ser mayor en ciertos casos). El acceso a estos datos debe estar garantizado, ser seguro y permitir su consulta, copia y descarga.
3.5. Registro de Eventos del Sistema
Los sistemas deben registrar automáticamente ciertos eventos que ocurran durante su funcionamiento, como el inicio y parada del sistema, la entrada y salida de usuarios, errores, actualizaciones, etc. Este registro de eventos es fundamental para la trazabilidad y auditoría del sistema.
3.6. Capacidad de Envío Voluntario a la AEAT (Sistemas Veri*factu)
Una de las novedades más importantes del reglamento verifactu es la posibilidad de que los sistemas informáticos (denominados «sistemas Veri*factu») puedan remitir de forma voluntaria, continua, segura y automática todos los registros de facturación generados a la Agencia Tributaria (AEAT).
Este envío permite a los contribuyentes que opten por ello simplificar ciertas obligaciones informativas y, a la AEAT, disponer de la información de facturación de forma casi inmediata. Los sistemas que no implementen esta funcionalidad de envío, pero cumplan el resto de requisitos de integridad, también son válidos, aunque no se considerarán «Veri*factu». Para el envío de facturas a la AEAT, es crucial contar con herramientas adecuadas, que puedes explorar en nuestra sección de software de factura electrónica obligatoria.
Es importante destacar que este reglamento NO obliga a la firma digital obligatoria de cada factura individual para todos los casos, aunque sí se requieren mecanismos para asegurar la integridad y autenticidad de los registros, y la firma digital es uno de ellos, especialmente relevante en el contexto de la factura electrónica B2B y B2G. Puedes leer más sobre la firma digital en la factura electrónica.
Tabla Resumen: Requisitos Técnicos Esenciales del Reglamento Verifactu
Requisito Técnico | Descripción Breve | Implicación Principal |
Generación de Registros | Creación de un registro de alta por cada factura y de anulación si procede. | Trazabilidad de todas las operaciones. |
Hash Encadenado | Huella digital única para cada registro, vinculada al anterior. | Garantiza la integridad e impide la manipulación no detectada. |
Código QR | Inclusión obligatoria de un QR con datos clave en cada factura. | Facilita la verificación por el cliente y la AEAT. |
Inalterabilidad y Conservación | Imposibilidad de modificar registros y obligación de guardarlos.Log de todas las acciones importantes del sistema. | Seguridad jurídica y disponibilidad para inspecciones. |
Registro de Eventos | Log de todas las acciones importantes del sistema. | Auditoría completa del uso del software. |
Envío a la AEAT (Veri*factu) | Posibilidad de remitir los registros a Hacienda automáticamente. | Opción para simplificar obligaciones y mayor control fiscal. |
4. Declaración Responsable del Software: Tu ÚNICA Garantía Legal
Un aspecto fundamental del reglamento verifactu es la exigencia de que los productores y comercializadores de los sistemas de facturación aporten una declaración responsable. Esta declaración certifica que el software cumple con todos los requisitos establecidos en el Real Decreto 1007/2023 y su normativa de desarrollo (como la Orden Ministerial HAC/177/2023, que fue posteriormente derogada y sustituida por la Orden Ministerial HAC/518/2024, aunque la referencia a la HAC/177/2023 es históricamente relevante para el contexto de desarrollo inicial del reglamento).
Para ti, como empresario o profesional, esta declaración responsable es tu principal garantía de que el software que adquieres o utilizas es conforme a la ley. Debes exigirla a tu proveedor de software. Sin esta declaración, te expones a utilizar un sistema no homologado y, por tanto, a posibles sanciones verifactu.
La declaración responsable debe incluir, como mínimo:
- Identificación del productor o comercializador.
- Identificación del software (nombre, versión).
- Afirmación explícita de que el software cumple con el RD 1007/2023.
- Fecha y firma.
Conserva este documento cuidadosamente, ya que la AEAT podría solicitártelo en una inspección.
5. Errores Frecuentes al Interpretar el Reglamento Verifactu y Cómo Evitarlos
La complejidad del reglamento verifactu puede llevar a interpretaciones erróneas. Aquí algunos de los errores más comunes:
- Confundir Verifactu con Factura Electrónica Obligatoria B2B: Aunque relacionados, son normativas distintas. Verifactu se centra en los requisitos del software de facturación. La factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) obliga al formato electrónico en operaciones entre empresas y autónomos. Un software puede ser Verifactu y no emitir en formato Facturae, y viceversa (aunque lo ideal es que cumpla ambos si aplica).
- Creer que solo afecta a grandes empresas: El reglamento aplica a la mayoría de autónomos y PYMES que usen sistemas informáticos para facturar, no solo a grandes corporaciones.
- Pensar que tener un QR ya es cumplir: El QR es solo uno de los muchos requisitos. El sistema debe garantizar la integridad, el encadenamiento, el registro de eventos, etc.
- Ignorar la Declaración Responsable: Confiar ciegamente en que el software cumple sin solicitar este documento al proveedor es un riesgo.
- No diferenciar entre «cumplir con la integridad» y ser un «sistema Veri*factu»: Todos los sistemas deben asegurar la integridad de los registros. Solo los que además envían los datos a la AEAT son «Veri*factu».
- Asumir que el software antiguo se adapta «mágicamente»: Muchos sistemas antiguos requerirán actualizaciones significativas o ser reemplazados. Es vital consultar con el proveedor cómo adaptar tu software a Verifactu.
Evitar estos errores pasa por una lectura atenta del reglamento verifactu boe, consultar fuentes fiables (como este portal o la web de la AEAT) y, sobre todo, dialogar con tu asesor fiscal y proveedor de software.
6. Pasos Prácticos para Asegurar el Cumplimiento del Software con el Reglamento Verifactu
Adaptarse al reglamento verifactu requiere una planificación. Aquí tienes una hoja de ruta:
- Evalúa tu situación actual: ¿Utilizas un sistema informático para facturar? ¿Cuál? ¿Es un software comercial, a medida, un TPV?
- Contacta a tu proveedor de software: Pregunta explícitamente si su software cumplirá con el RD 1007/2023 y si te proporcionarán la Declaración Responsable. Infórmate sobre plazos de actualización y posibles costes.
- Solicita la Declaración Responsable: Una vez disponible la versión adaptada, asegúrate de obtener y conservar este documento. Es tu principal salvaguarda.
- Considera si necesitas un sistema Veri*factu: Evalúa si te interesa la opción de enviar automáticamente tus registros de facturación a la AEAT. No es obligatorio, pero puede tener ventajas.
- Planifica la migración o actualización: Si tu software actual no se adaptará o la adaptación es muy costosa, empieza a buscar alternativas. El Kit Digital Verifactu puede ser una ayuda para financiar esta transición.
- Forma a tu personal: Asegúrate de que quienes utilizan el software entienden los cambios en los procesos de facturación, especialmente si hay nuevas funcionalidades o campos a rellenar.
- Revisa tus procesos internos: Adapta tus flujos de trabajo de facturación, archivo y gestión documental a los nuevos requisitos del reglamento técnico verifactu.
- Consulta con tu asesor fiscal: Tu asesor es clave para entender cómo te afecta específicamente esta normativa y para asegurar una transición correcta.
7. Impacto del Reglamento Verifactu en Negocios Reales: ¿Qué Cambia a Partir de 2025/2026?
La entrada en vigor del reglamento verifactu es progresiva. Los fabricantes y comercializadores de software de facturación deben ofrecer productos adaptados desde el 1 de julio de 2025. A partir de esta fecha, todo software nuevo que se comercialice debe cumplir con la normativa.
Para los usuarios finales (empresas y autónomos), la obligación de utilizar exclusivamente software adaptado al reglamento verifactu dependerá de su volumen de facturación y régimen fiscal, pero las fechas clave son:
- 1 de enero de 2026: Para empresarios y profesionales cuya facturación anual supere los 8 millones de euros, así como para los sujetos pasivos acogidos al régimen especial del grupo de entidades del IVA.
- 1 de julio de 2026: Para el resto de empresarios y profesionales. (Esta fecha está pendiente de confirmación oficial definitiva, ya que ha habido propuestas de modificación, pero es la referencia actual más extendida).
- Software más seguro y transparente: Tendrás la garantía (mediante la declaración responsable) de que tu software no permite manipulaciones y registra toda la actividad.
- Facturas con QR: Todas tus facturas incluirán un código QR que tus clientes podrán escanear.
- Posible envío automático a la AEAT: Si optas por un sistema Veri*factu, tus datos de facturación se enviarán a Hacienda, simplificando otras declaraciones.
- Necesidad de actualización o cambio de software: Es el impacto más directo. Deberás invertir tiempo y, posiblemente, dinero en esta adaptación.
- Mayor control por parte de Hacienda: La AEAT tendrá más herramientas para detectar irregularidades y combatir el fraude.
Este cambio normativo, aunque supone un esfuerzo de adaptación, busca modernizar la gestión empresarial y crear un entorno fiscal más justo y transparente. La normativa verifactu es un paso más hacia la digitalización total de las obligaciones fiscales.
8. Sanciones Verifactu: Las Consecuencias de No Cumplir el Reglamento
El incumplimiento del reglamento verifactu conlleva sanciones económicas importantes, tanto para los productores y comercializadores de software como para los usuarios finales. La Ley General Tributaria, modificada por la Ley Antifraude (Ley 11/2021), establece un régimen sancionador específico.
Para los usuarios (empresas y autónomos):
- La tenencia y uso de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones del reglamento verifactu (por ejemplo, que permitan llevar contabilidades distintas, no reflejar todas las operaciones, o alterar transacciones) se considera una infracción grave.
- La sanción consiste en una multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado el software infractor.
Para los productores, comercializadores y desarrolladores de software:
- La fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas o programas informáticos que no cumplan lo establecido o que permitan la alteración o el falseamiento de datos es una infracción muy grave.
- La sanción es una multa pecuniaria fija de 150.000 euros por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema o programa que sea objeto de la infracción.
Estas sanciones verifactu son una clara advertencia de la seriedad con la que la Agencia Tributaria se toma el cumplimiento de esta normativa. La inversión en un software adecuado y la correcta adaptación son mucho menores que el riesgo de enfrentar estas multas. Para más detalle, consulta nuestro artículo específico sobre sanciones Verifactu y cómo evitarlas.
9. Preguntas Frecuentes (FAQ) sobre el Reglamento Verifactu
1. ¿Cuándo será obligatorio VeriFactu (o más bien, cumplir el reglamento Verifactu)?
Los fabricantes de software deben ofrecer sistemas adaptados desde el 1 de julio de 2025. Para los usuarios finales, la obligación de usar exclusivamente software conforme al reglamento verifactu es el 1 de enero de 2026 para grandes empresas y grupos de IVA, y el 1 de julio de 2026 para el resto (fecha pendiente de confirmación final), aunque siempre deben usar software que garantice la integridad desde la aprobación de la Ley Antifraude.
2. ¿Qué es la normativa VeriFactu (Reglamento Verifactu)?
Es el conjunto de reglas, principalmente el Real Decreto 1007/2023, que establece los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación en España para garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, con el fin de combatir el fraude fiscal.
3. ¿Qué empresas están obligadas a VeriFactu (a cumplir el reglamento)?
Están obligados los empresarios y profesionales sujetos al IS, al IRPF por actividades económicas, y los establecimientos permanentes de no residentes, que utilicen sistemas informáticos para expedir facturas, con algunas excepciones como los acogidos al SII.
4. ¿Cuáles son los requisitos legales que debe cumplir un software VeriFactu (conforme al reglamento)?
Debe generar registros de facturación por cada factura, usar hash encadenado, incluir un código QR en las facturas, garantizar la inalterabilidad y conservación de datos, registrar eventos y, si es un sistema «Veri*factu», poder enviar los registros a la AEAT. Además, el productor debe emitir una declaración responsable.
5. ¿Qué pasa si no cumples con el reglamento Verifactu?
Te expones a sanciones. Para los usuarios, la multa es de 50.000 euros por ejercicio fiscal por utilizar software no conforme. Para los productores de software, las multas pueden llegar a 150.000 euros por ejercicio y tipo de software.
6. ¿Cómo saber si tu software cumple con el reglamento Verifactu?
La forma más segura es solicitar a tu proveedor de software la «Declaración Responsable» que certifique que el programa cumple con el RD 1007/2023. Además, el software debe implementar las funcionalidades descritas (QR, registros, etc.).
7. ¿Qué diferencia hay entre Verifactu y factura electrónica?
El reglamento Verifactu se refiere a los requisitos técnicos del software de facturación para garantizar la integridad de los registros. La «factura electrónica» es un tipo de factura que se expide y recibe en formato electrónico estructurado (como Facturae). Un software puede cumplir Verifactu y emitir facturas en papel (con QR) o electrónicas. La obligatoriedad de factura electrónica B2B es otra normativa (Ley Crea y Crece).
8. ¿Qué es VERIFACTU 2025 (o el reglamento Verifactu) y cuándo entra en vigor?
VERIFACTU se refiere popularmente al sistema de facturación verificable y al reglamento que lo regula (RD 1007/2023). Entra en vigor para fabricantes el 1 de julio de 2025, y para usuarios finales progresivamente entre el 1 de enero y el 1 de julio de 2026 (pendiente confirmación final de esta última).
9. ¿Cuál es la diferencia entre Verifactu y el SII (Suministro Inmediato de Información)?
El SII es un sistema de llevanza de los libros registro del IVA a través de la Sede Electrónica de la AEAT, obligatorio para ciertas empresas. Quienes están en el SII están exentos de algunos requisitos del reglamento Verifactu, ya que ya suministran información detallada. Verifactu se aplica a quienes no están en el SII y usan sistemas informáticos para facturar.
10. ¿Quién no está obligado a VeriFactu (a cumplir el reglamento)?
Principalmente, quienes estén acogidos al SII, quienes lleven sus libros registro a través de la Sede Electrónica de la AEAT, y para ciertas operaciones exentas o autorizadas específicas. También las operaciones del sector público gestionadas por FACe u otros PGEFe.
11. ¿Qué es el Real Decreto 1007/2023?
Es el texto legal que aprueba el reglamento Verifactu, detallando todos los requisitos técnicos, obligaciones para productores y usuarios, y el marco general del sistema de facturación verificable en España.
12. ¿El reglamento Verifactu obliga a enviar facturas a la AEAT?
No directamente. Obliga a que los sistemas cumplan requisitos de integridad. Los sistemas que *además* permiten el envío voluntario y automático de los registros de facturación a la AEAT se denominan «sistemas Veri*factu». Este envío es opcional para el contribuyente.
13. ¿Qué información contiene el QR de la factura Verifactu?
El qr factura verifactu debe contener datos como el NIF del emisor y receptor (si es factura completa), número y serie de la factura, fecha de expedición, importe total, tipo de factura, e información del sistema que la generó, entre otros, para permitir una verificación básica.
14. ¿Afecta el reglamento Verifactu a los tickets o facturas simplificadas?
Sí, el reglamento verifactu aplica tanto a facturas completas como a facturas simplificadas (tickets) cuando son expedidas mediante sistemas informáticos. Estas también deberán cumplir los requisitos, incluyendo el QR.
15. ¿Necesito firma digital para cumplir con el reglamento Verifactu?
El reglamento en sí no exige la firma digital obligatoria para cada factura expedida por el usuario final en todos los casos. Sin embargo, los sistemas Veri*factu que envían datos a la AEAT sí utilizarán mecanismos de firma para asegurar la autenticidad e integridad de esa comunicación. La firma digital es más relevante en el contexto de la factura electrónica B2B (Facturae).
10. Conclusión: Prepárate para el Reglamento Verifactu y Evita Sorpresas
El Reglamento Verifactu (Real Decreto 1007/2023) es una normativa trascendental que transformará la forma en que las empresas y autónomos en España gestionan su facturación. Aunque su implementación supone un desafío y una inversión inicial, los objetivos de transparencia fiscal, lucha contra el fraude y modernización administrativa son beneficios a largo plazo para todo el tejido empresarial.
La clave para una transición exitosa reside en la anticipación y la información. Comprender los requisitos del verifactu boe, dialogar con tu proveedor de software, exigir la declaración responsable y consultar con tu asesor fiscal son pasos imprescindibles. No dejes para el último momento la adaptación de tus sistemas; las fechas se acercan y las sanciones verifactu por incumplimiento son severas.
Desde LeyFacturaElectronica.com seguiremos informando sobre cualquier novedad o clarificación respecto a la normativa verifactu. Te animamos a consultar los recursos oficiales:
- Real Decreto 1007/2023 (Reglamento Verifactu)
- Portal de la AEAT sobre Sistemas Informáticos de Facturación (Verifactu)
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