¿Quién Debe Firmar la Factura Electrónica? La Guía Definitiva sobre el Firmante
1. Respuesta Directa: Siempre Firma el Emisor
Si te preguntas quién debe firmar la factura electrónica, la respuesta es inequívoca: la obligación legal de firmar la factura recae siempre y únicamente en el emisor. Es decir, la persona o entidad que presta el servicio o vende el producto y, por tanto, crea y envía la factura.
El receptor de la factura no debe firmarla. Su responsabilidad es otra, como veremos más adelante. La firma es el sello de garantía del creador del documento, y es el pilar de la validez de todo el sistema, tal y como explicamos en nuestra guía sobre qué es la firma digital.
2. ¿Por Qué Firma el Emisor? La Lógica Legal
La razón es muy sencilla y se basa en el propósito de la firma. Según el Reglamento eIDAS, la firma electrónica sirve para garantizar dos aspectos clave del documento:
- Autenticidad del origen: Demuestra quién ha creado la factura, evitando suplantaciones de identidad.
- Integridad del contenido: Asegura que la factura no ha sido modificada desde que se firmó.
Ambas responsabilidades corresponden, por lógica, al emisor. Él es quien debe certificar que la factura es suya y que los datos que contiene son los correctos. Una factura sin este «sello» del emisor se consideraría inválida. Puedes leer más sobre ello en ¿es legal una factura sin firma?.
3. ¿Quién Firma en Cada Caso? Autónomos, Empresas y Terceros
Aunque la regla es que «firma el emisor», la persona o certificado específico a usar depende de la forma jurídica del negocio.
3.1. Caso de un Autónomo
Si eres un profesional autónomo (persona física), eres tú quien debe firmar las facturas. Para ello, utilizarás tu certificado digital de persona física, como el que emite la FNMT. Este certificado te identifica a ti, con tu DNI/NIF, como el responsable de la factura.
3.2. Caso de una Empresa (S.L., S.A.)
En una sociedad, la factura la emite la persona jurídica (la empresa con su CIF), no una persona. Aquí hay dos opciones principales:
- Certificado de Representante: Es un certificado que identifica al administrador o representante legal de la empresa, permitiéndole firmar en nombre de la sociedad.
- Certificado de Sello Electrónico: Es un certificado a nombre de la propia empresa, ideal para automatizar la firma de grandes volúmenes de facturas sin que intervenga una persona física.

3.3. ¿Puede Firmar mi Gestoría o un Apoderado?
Sí. Es muy común que la facturación se delegue en un tercero, como una gestoría, o en un empleado apoderado. En estos casos, el tercero puede firmar las facturas en nombre de tu empresa, pero siempre utilizando un certificado que le acredite como tal (un certificado de representante o un poder específico). La responsabilidad final sobre el contenido de la factura siempre recae sobre el emisor (tu empresa).
4. El Rol del Receptor: Aceptar no es Firmar
Este es el punto que más confusión genera. El receptor de la factura **no la firma**. Su obligación, según la Ley Crea y Crece, es otra: debe comunicar los estados de la factura.
Esto significa que, una vez recibida la factura electrónica, el receptor debe informar al emisor (a través de la plataforma de intercambio) de los siguientes eventos:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura.
- Fecha del pago completo de la factura.
Esta comunicación no se hace firmando el documento, sino a través de mensajes estandarizados entre las plataformas de facturación. Es un requisito para luchar contra la morosidad, no para validar el documento.
5. Preguntas Frecuentes sobre el Firmante de la Factura
1. Si envío un PDF, ¿quién lo firma?
Un PDF enviado a un particular no tiene obligación de firma. Si se lo envías a otra empresa, ese documento no es una factura electrónica válida. Para que un PDF tenga mayor seguridad, puedes firmarlo con tu certificado digital, pero seguirá sin ser el formato estructurado que exige la ley B2B.
2. ¿Qué pasa si una factura me llega sin firma digital?
Si es una factura electrónica obligatoria (formato XML de otra empresa), no es válida. Tu software debería advertirte, y debes rechazarla y solicitar a tu proveedor que te la envíe correctamente firmada. De lo contrario, no podrás deducir ese gasto.
3. ¿La firma del emisor aparece visible en la factura?
No necesariamente. La firma digital son datos criptográficos. Algunos programas añaden una representación visual (un sello, una rúbrica), pero no es obligatorio. La validez se comprueba en las propiedades del documento.
4. ¿Necesito un certificado digital diferente para facturar y para otros trámites?
No. El mismo certificado digital de persona física o de representante te servirá para firmar facturas, presentar impuestos, identificarte ante la Seguridad Social y realizar cualquier otro trámite con la Administración.
5. ¿Qué es un «firmante autorizado»?
Es una persona a la que el representante legal de una empresa le ha otorgado poderes para poder firmar documentos en nombre de la sociedad. Este poder debe estar debidamente acreditado.
6. Si mi software de facturación firma automáticamente, ¿quién es el responsable?
La responsabilidad sigue siendo tuya como emisor. El software es solo la herramienta que utiliza tu certificado (bajo tu permiso y contraseña) para ejecutar la firma en tu nombre.
7. ¿Y en una factura rectificativa, quién firma?
Igualmente, el emisor. La factura rectificativa es un nuevo documento que anula o corrige uno anterior, y debe ser el emisor original quien garantice su autenticidad e integridad con su firma.
8. ¿Es válida una factura firmada por un empleado que ya no trabaja en la empresa?
Si en el momento de la firma el empleado tenía poderes y su certificado era válido, la firma es correcta. Es obligación de la empresa revocar los certificados de los empleados que se marchan.
9. ¿Qué diferencia hay entre el certificado del emisor y el sello de la empresa?
El certificado identifica a una persona (física o representante). El sello electrónico identifica a la persona jurídica (la empresa) y está pensado para procesos automáticos. Ambos son válidos para firmar facturas.
10. ¿La firma de la factura y la firma de un contrato son lo mismo?
Se utiliza la misma tecnología (tu certificado digital), pero se aplican a documentos diferentes. La firma en la factura garantiza la validez del documento fiscal; la firma en el contrato manifiesta tu consentimiento a las cláusulas del mismo.
11. ¿Tengo que firmar el albarán y luego la factura?
Son procesos diferentes. El albarán lo suele firmar el receptor como prueba de entrega. La factura, posteriormente, la firmas tú como emisor como prueba de su autenticidad.
12. Si uso la herramienta gratuita de la AEAT, ¿cómo se firma?
La aplicación te pedirá que selecciones tu certificado digital instalado en el navegador para poder firmar la factura antes de enviarla. El proceso estará integrado en la propia herramienta.
13. ¿Qué pasa si la firma de una factura que recibo no es válida?
Debes contactar inmediatamente con tu proveedor y rechazarla. Una factura con una firma inválida (por estar el certificado caducado, revocado, o por haberse modificado el documento) no es legal.
14. ¿Una factura proforma se firma?
No es obligatorio, ya que no es un documento fiscal, sino comercial. Sin embargo, firmarla digitalmente puede aportar un extra de seriedad y garantía de que el documento no ha sido alterado.
15. En resumen, ¿el cliente no tiene que hacer nada?
Con la factura en sí, no. No tiene que firmarla. Su obligación es tener un sistema para recibirla y comunicar los estados (aceptada/pagada) a través de dicho sistema.