¿Qué TPVs necesitan actualizarse para cumplir con VeriFactu?
Con la llegada de la normativa VeriFactu, una de las preguntas más repetidas en comercios, bares y restaurantes es: «¿tendré que cambiar mi TPV?». La incertidumbre sobre si el hardware actual será compatible y los costes que puede suponer la adaptación es una preocupación real para miles de negocios en España.
En esta guía vamos a resolver esa duda de forma clara y directa. La buena noticia es que, en la mayoría de los casos, no necesitarás comprar un TPV nuevo. La clave está en el software. A continuación, te explicamos qué características debe tener tu sistema y los pasos exactos que debes dar para asegurarte de cumplir con la ley y evitar sanciones. Para entender el sistema en profundidad, puedes consultar nuestra guía completa sobre el TPV VeriFactu.
1. ¿Qué TPVs deben actualizarse para VeriFactu? La respuesta directa
Todos los sistemas TPV (Terminal Punto de Venta) que se utilicen para expedir facturas simplificadas (lo que comúnmente llamamos tickets o recibos) a clientes finales deben actualizar su software para ser compatibles con la normativa VeriFactu. No importa el sector: hostelería, comercio minorista, peluquerías, talleres, etc.
La obligación no recae sobre un modelo o marca de TPV específico, sino sobre la capacidad del software que utiliza para cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la Ley Antifraude y el Real Decreto 1007/2023.
2. 4 Claves para Saber si tu TPV Necesita Actualizarse
Para saber si tu TPV está en el punto de mira, no necesitas ser un experto técnico. Solo tienes que verificar si tu sistema actual cumple con los siguientes requisitos. Si falla en solo uno de ellos, necesitarás una actualización.
- Registro Inalterable (Hash Encadenado): El software debe generar una «huella» digital (hash) para cada ticket, encadenándola con la anterior. Esto crea una cadena de bloques que impide borrar o alterar ventas sin dejar rastro. Si tu TPV actual te permite eliminar un ticket ya cobrado sin más, no es compatible.
- Código QR en cada Ticket: Es el requisito más visible. Tu TPV debe ser capaz de generar e imprimir un código QR específico en cada factura simplificada. Este QR permitirá tanto al cliente como a Hacienda verificar la validez del ticket.
- Firma Digital: El sistema debe utilizar un certificado electrónico para firmar digitalmente cada registro, asegurando quién lo ha emitido y que no ha sido modificado.
- Capacidad de Envío a la AEAT: El software debe ser capaz de preparar los registros de facturación para su envío a la Agencia Tributaria, ya sea de forma automática o cuando se solicite.
3. Guía Paso a Paso: Cómo Adaptar tu TPV a VeriFactu
Si has concluido que tu TPV necesita una actualización, no te preocupes. El proceso es más sencillo de lo que parece si sigues estos pasos:
- Contacta con tu Proveedor de TPV: Este es el paso más importante. Llama o escribe a la empresa que te suministró el software. Ellos son los responsables de desarrollar y ofrecer la actualización. Pregúntales directamente por su plan de adaptación a VeriFactu.
- Confirma la Actualización: Pide a tu proveedor que te confirme por escrito que la nueva versión de su software cumple con todos los requisitos del Real Decreto 1007/2023. No necesitas un «certificado oficial» de la AEAT, pero sí la garantía de tu proveedor.
- Planifica la Instalación: Acuerda una fecha para que te instalen la actualización. En muchos casos, será un proceso remoto y rápido. Pregunta si tiene algún coste asociado, ya que dependerá de tu contrato de mantenimiento.
- Considera el Cambio si no hay Solución: Si tu proveedor actual no va a ofrecer una actualización (porque el software es muy antiguo o la empresa ha cerrado), deberás buscar un nuevo proveedor.
4. ¿Es un problema de Hardware o de Software? La aclaración definitiva
Es fundamental entender que la obligación de VeriFactu recae sobre el software, no sobre el hardware (el aparato físico: pantalla, cajón, impresora).
En la gran mayoría de los casos, si tu TPV es un sistema basado en un ordenador, tablet o un dispositivo medianamente moderno, solo necesitarás actualizar el programa de facturación. El hardware seguirá siendo perfectamente válido. Solo los TPV muy antiguos, que funcionan como «cajas registradoras» cerradas y no admiten actualizaciones de software, podrían necesitar ser reemplazados por completo.
5. ¿Qué pasa si no actualizo mi TPV? Riesgos y Sanciones
No adaptar el software de tu TPV a la normativa VeriFactu se considera una infracción tributaria grave. La Ley Antifraude establece un régimen sancionador específico para esto.
La sanción por utilizar un software no conforme puede ascender a 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado. Dado el riesgo, la inacción no es una opción. Es crucial anticiparse y asegurar el cumplimiento antes de las fechas límite. Puedes conocer todos los detalles en nuestro artículo sobre las sanciones de VeriFactu.
6. Preguntas Frecuentes (FAQs)
1. ¿Es obligatorio que mi TPV cumpla con VeriFactu?
Sí, si emites facturas simplificadas (tickets) a clientes finales, tu TPV está obligado a cumplir con la normativa VeriFactu. La obligación entra en vigor el 1 de julio de 2025.
2. ¿Necesito comprar un TPV nuevo para cumplir con la ley?
No necesariamente. En la mayoría de los casos, solo necesitarás una actualización del software que ya utilizas. Solo los TPV muy antiguos que no permiten actualizaciones podrían requerir un cambio de hardware.
3. ¿Quién es el responsable de actualizar el software del TPV?
El responsable de desarrollar y proporcionar la actualización es tu proveedor de software. Tu responsabilidad es contactar con ellos y asegurarte de que instalas la versión compatible a tiempo.
4. ¿La actualización del software de mi TPV tendrá un coste?
Depende de tu proveedor y del contrato que tengas. Algunas empresas lo incluirán en la cuota de mantenimiento, mientras que otras podrían cobrar un cargo único por la actualización. Es importante que lo consultes directamente con ellos.
5. ¿Qué pasa si mi proveedor de TPV ha cerrado o no ofrece actualización?
En ese caso, estarás obligado a cambiar de proveedor y adquirir un nuevo software de TPV que sí sea compatible con VeriFactu para poder seguir emitiendo facturas legalmente.
6. ¿Afecta VeriFactu a los TPV de todos los sectores?
Sí, afecta a todos los sectores que emitan facturas simplificadas a consumidores finales, como hostelería, comercio minorista, servicios personales (peluquerías, talleres, fisioterapeutas), etc.
7. ¿Cómo puedo saber si un software de TPV está «homologado» por Hacienda?
La AEAT no publica una lista de «software homologado». La responsabilidad recae en el desarrollador, quien debe emitir una declaración responsable asegurando que su programa cumple todos los requisitos legales. Debes solicitar esta garantía a tu proveedor.
8. ¿Un TPV de segunda mano puede ser compatible con VeriFactu?
Sí, siempre y cuando el software que se instale en él sea compatible y cumpla con la normativa. De nuevo, el hardware es secundario; lo importante es el programa que gestiona las ventas.
9. ¿Qué hago si mi TPV funciona sin conexión a internet?
El software VeriFactu está diseñado para funcionar incluso sin conexión. Guardará los registros de facturación de forma segura y los enviará a la AEAT automáticamente en cuanto se restablezca la conexión a internet.
10. ¿La impresora de tickets también necesita alguna característica especial?
La única característica imprescindible es que sea una impresora térmica o de tinta capaz de imprimir con suficiente calidad el código QR para que sea legible por un teléfono móvil. La mayoría de las impresoras de tickets modernas ya cumplen este requisito.
11. Si solo emito facturas completas, ¿mi TPV también debe cumplir?
Si utilizas el TPV para generar facturas completas (no solo tickets), ese software también debe cumplir con los requisitos de VeriFactu (firma, hash, QR, etc.). La obligación se aplica a todo software que expida facturas.
12. ¿Existe alguna exención para negocios muy pequeños o en módulos?
No, la normativa VeriFactu no contempla exenciones por tamaño de negocio o régimen fiscal en lo que respecta a la obligación de usar un software de facturación adaptado si se emiten facturas.
13. ¿Qué diferencia hay entre un TPV VeriFactu y uno con TicketBAI?
Ambos son sistemas de control fiscal, pero VeriFactu es la normativa estatal española, mientras que TicketBAI es el sistema específico y obligatorio para las Haciendas Forales del País Vasco. Son incompatibles entre sí y se debe cumplir con el que corresponda según la ubicación fiscal del negocio.
14. ¿Puedo dejar de dar tickets y simplemente no facturar las ventas pequeñas?
No. Es obligatorio expedir una factura simplificada (ticket) por cualquier operación, independientemente de su importe, siempre que el cliente la solicite. Además, para ciertos sectores como la hostelería, es obligatorio expedirla incluso sin solicitud.
15. ¿A partir de qué fecha exacta es obligatoria la actualización?
La obligación de usar un software adaptado a VeriFactu comienza el 1 de julio de 2025 para todos los empresarios y profesionales.
