¿Qué Será la Factura Electrónica en España a partir de 2025? Los 4 Cambios Clave
1. Cambio Clave 1: Adiós al PDF, Hola a los Datos Estructurados
El cambio más importante que debes entender sobre qué será la factura electrónica en España a partir de 2025 es este: un simple PDF enviado por email dejará de ser una factura electrónica válida para las operaciones entre empresas y autónomos (B2B). Esta transformación está impulsada por la Ley Crea y Crece, cuya información oficial puedes consultar en el portal del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
La nueva ley exige que las facturas sean archivos con datos estructurados, como el formato Facturae (un tipo de XML). La diferencia es abismal:
- Un PDF es una «foto» de la factura. Un ordenador no puede leer fácilmente los datos que contiene.
- Un archivo estructurado (XML) es un fichero de texto donde cada dato (NIF, importe, IVA) está etiquetado. Los programas informáticos pueden leerlo e integrarlo en la contabilidad automáticamente.
Este cambio es el corazón de la factura electrónica obligatoria 2025, ya que busca la automatización y la eficiencia. Para entender mejor la distinción entre el sistema y el documento, puedes leer nuestra guía sobre la diferencia entre Verifactu y la factura electrónica.
2. Cambio Clave 2: Software Verificado por Hacienda (Verifactu)
El segundo gran pilar del nuevo sistema es la seguridad. La Ley Antifraude obliga a que todos los programas de facturación cumplan con los requisitos del sistema Verifactu. Esto significa que a partir del 1 de julio de 2025, el software que uses para facturar (incluso para hacer tickets a particulares) deberá:
- Garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación.
- Generar un código QR en todas las facturas, tanto las completas como las simplificadas. Te explicamos en detalle qué facturas deben incluir el código QR.
- Estar preparado para remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria, ya sea de forma voluntaria o cuando esta lo requiera.
En resumen: se acaba el «vale todo» en los programas de facturación. Solo se podrán usar aquellos que garanticen que no se puede manipular la contabilidad.

3. Cambio Clave 3: Interoperabilidad y Comunicación de Estados
La Ley Crea y Crece introduce un concepto revolucionario: la interoperabilidad. Las diferentes plataformas de facturación electrónica (tanto privadas como la solución pública que creará la Administración) deberán ser capaces de comunicarse entre sí.
Además, se establece la obligación de informar sobre los estados de la factura. El receptor de la factura deberá comunicar al emisor si la factura ha sido aceptada o rechazada y, finalmente, su fecha de pago. Esto busca atajar directamente la morosidad, dando al emisor una trazabilidad completa del ciclo de vida de su factura.
4. Cambio Clave 4: Un Ecosistema Conectado (Público y Privado)
La factura electrónica en 2025 no será un acto aislado entre dos empresas. Será parte de un ecosistema conectado. El flujo será el siguiente:
- Una empresa emite una factura electrónica desde su software (que cumple Verifactu).
- Esta factura viaja a través de una plataforma de intercambio privada o a través de la solución pública de facturación.
- El receptor la recibe en su propia plataforma, sin importar cuál sea, gracias a la interoperabilidad.
- Una copia de la factura, con sus estados, queda depositada en el sistema público, accesible para la AEAT. Puedes encontrar más información sobre el formato estándar en el portal oficial de Facturae del Gobierno.
Este nuevo modelo garantiza una trazabilidad fiscal completa de las operaciones B2B en España.
5. ¿Cómo te Afectará en tu Día a Día? Un Antes y un Después
Proceso | Hasta Ahora | A partir de 2025/2026 |
Emitir factura a una empresa | Crear un PDF en cualquier programa y enviarlo por email. | Crear una factura electrónica (XML) en un software Verifactu y enviarla a través de una plataforma. |
Recibir factura de un proveedor | Recibir un PDF por email e introducir los datos a mano en la contabilidad. | Recibir un archivo XML que se importa automáticamente en el software, sin picar datos. |
Emitir ticket a un particular | Imprimir un ticket desde el TPV. | Imprimir un ticket desde un TPV Verifactu que incluye un código QR. |
6. Preguntas Frecuentes sobre la Nueva Factura Electrónica
1. ¿Significa esto que la contabilidad se enviará en tiempo real a Hacienda?
No exactamente. El sistema Verifactu permite la remisión casi en tiempo real de los registros, pero inicialmente será voluntaria. Lo que sí tendrá Hacienda es acceso a una copia de todas las facturas B2B a través de la solución pública.
2. ¿Desaparecerán por completo las facturas en papel?
No. Como te explicamos en este artículo, seguirán siendo válidas para las operaciones con clientes particulares, aunque deberán llevar el QR si se emiten con un software.
3. ¿Tendré que contratar una plataforma privada obligatoriamente?
No. La ley obliga a que exista una solución pública gratuita gestionada por la Administración para el intercambio de facturas. Las plataformas privadas ofrecerán servicios de valor añadido (integración, automatización, etc.).
4. ¿Cómo sabré si mi cliente ha pagado la factura?
Gracias a la comunicación de estados, tu cliente deberá informar a través de la plataforma si la factura ha sido pagada. Esto quedará registrado y te dará mayor seguridad jurídica para reclamar en caso de impago.
5. ¿Este cambio afecta a todos los autónomos y empresas?
Sí, la obligación de usar software Verifactu y de emitir factura electrónica B2B afecta a casi todos. Solo hay algunas exenciones notables, como los autónomos en módulos.
6. ¿Necesitaré un certificado digital para todo esto?
Sí. El certificado digital será más importante que nunca. Se usará para firmar las facturas electrónicas y para garantizar la autenticidad de los registros en el sistema Verifactu.
7. ¿Qué es Facturae? ¿Es lo mismo que la factura electrónica?
Facturae es el nombre del formato estándar de factura electrónica (un tipo de XML) que se usa en España. Es el formato que se utiliza para facturar a la Administración y el que previsiblemente será la base para el sector privado.
8. ¿Mi programa de contabilidad actual me servirá?
Solo si tu proveedor lo actualiza para cumplir con Verifactu y para generar y recibir facturas en formato estructurado. Debes consultarlo con ellos urgentemente.
9. ¿El objetivo final es que Hacienda sepa todo lo que facturo al instante?
El objetivo principal es la lucha contra el fraude y la morosidad. Una consecuencia directa es que la Agencia Tributaria tendrá una visibilidad mucho mayor y más rápida de las operaciones económicas, lo que facilitará su labor de control.
10. ¿Qué pasa si una factura es rechazada por el cliente?
El cliente deberá comunicar el rechazo a través de la plataforma. Entonces deberás emitir una factura rectificativa, que también será electrónica y seguirá el mismo proceso.
11. ¿Cuándo entra en vigor todo esto exactamente?
La obligación de adaptar el software a Verifactu es el 1 de julio de 2025. La obligación de emitir factura electrónica B2B empezará en 2025 o 2026 según tu facturación. Puedes ver el calendario detallado en cuándo es obligatoria la factura electrónica.
12. ¿Habrá algún coste para mí?
Existirá una solución pública gratuita. Sin embargo, la mayoría de negocios optarán por software de pago por sus funcionalidades. Puedes ver un análisis de costes en nuestro artículo sobre el precio de Verifactu.
13. ¿Qué ventajas tiene este nuevo sistema para mi negocio?
Aunque supone una adaptación, las ventajas son enormes: automatización de la contabilidad, reducción de errores, agilización de los cobros, mejora de la relación con proveedores y una gestión mucho más eficiente y segura.
14. ¿La firma de la factura será diferente?
El concepto es el mismo: garantizar la autenticidad. Se usará tu certificado digital para firmar las facturas electrónicas y los registros de Verifactu, asegurando que nadie pueda modificarlos.
15. En una frase, ¿qué será la factura electrónica en 2025?
Será el paso de un documento aislado a una pieza dentro de un ecosistema digital, seguro y conectado que transformará la gestión administrativa en España.