¿Qué se Necesita para Generar una Factura Electrónica? El Checklist Esencial
1. Respuesta Directa: El Checklist de 3 Elementos Clave
Si te preguntas qué se necesita para generar una factura electrónica, la respuesta se resume en una «santísima trinidad» tecnológica sin la cual es imposible cumplir con la ley. Antes de poder emitir tu primera factura electrónica legal, debes asegurarte de tener estos tres componentes:
- Un software de facturación que cumpla con la normativa.
- Un certificado digital a tu nombre o a nombre de tu empresa.
- Una conexión a Internet.
Estos son los pilares técnicos sobre los que se construye todo el sistema de la factura electrónica obligatoria. A continuación, desglosamos cada uno.
2. Elemento 1: Un Software de Facturación Adecuado
Se acabó el tiempo de usar Word o Excel. La nueva ley exige que las facturas se generen con un programa informático que cumpla dos funciones críticas:
- Debe ser compatible con Verifactu: Esto significa que el software debe garantizar que las facturas no se puedan manipular, incluyendo el famoso código QR. Tienes de plazo hasta el 1 de julio de 2025 para adaptarte.
- Debe generar formatos estructurados: El software debe ser capaz de crear la factura en un formato de datos como Facturae (XML), que es lo que la diferencia de una simple factura digital.
Tu principal tarea es elegir una herramienta. Puedes optar por la futura aplicación gratuita de la AEAT o por un programa comercial. Te ayudamos a decidir en nuestras guías sobre dónde hacer facturas gratis y cuánto cuesta un programa de facturación.
3. Elemento 2: Un Certificado Digital en Vigor
Este es el elemento que mucha gente olvida. Un certificado digital es tu DNI en el mundo online. Es un pequeño archivo informático que garantiza tu identidad y te permite firmar documentos electrónicamente. Para facturar, es absolutamente indispensable.
El certificado digital se usa para generar la firma electrónica con la que se «sellan» las facturas. Esta firma garantiza dos de los requisitos legales de una factura electrónica: la autenticidad (asegura que tú eres el emisor) y la integridad (asegura que la factura no ha sido modificada). Puedes obtenerlo a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).
4. Elemento 3: Una Conexión a Internet Estable
Aunque parezca obvio, es un requisito técnico fundamental. Necesitas una conexión a internet para:
- Acceder a tu programa de facturación si es una solución en la nube (la mayoría lo son).
- Enviar la factura electrónica a tu cliente a través de las plataformas de intercambio.
- Comunicar los estados de las facturas (recibida, pagada).
- Remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria si así lo requiere la normativa Verifactu.
5. El Requisito Implícito: Los Datos Correctos de la Factura
Además de la tecnología, necesitas la información. Antes de sentarte a crear la factura, asegúrate de tener a mano todos los datos obligatorios que debe contener:
- Tus datos fiscales completos: Nombre, NIF y domicilio fiscal.
- Los datos fiscales completos de tu cliente: Imprescindible solicitarle su NIF y domicilio fiscal correcto.
- Una descripción detallada de los productos o servicios, con sus importes desglosados (base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA y total).
6. Preguntas Frecuentes sobre Cómo Generar Facturas
1. ¿Necesito un ordenador muy potente?
No. La mayoría de los programas de facturación son aplicaciones web que funcionan en la nube, por lo que puedes usarlos desde cualquier ordenador, tablet o incluso móvil con un navegador web y conexión a internet.
2. ¿El certificado digital es gratuito?
El certificado digital de persona física emitido por la FNMT es gratuito. Los certificados de representante de persona jurídica pueden tener un coste de emisión.
3. ¿Tengo que instalar el certificado en el software de facturación?
Normalmente, el certificado se instala en tu navegador web o en tu sistema operativo. Cuando el software de facturación necesite firmar un documento, te pedirá permiso para usar el certificado que ya tienes instalado en tu equipo.
4. ¿Puedo generar una factura si no tengo internet en ese momento?
Algunos programas de facturación instalables (de escritorio) te permiten crear la factura offline y la envían en cuanto recuperas la conexión. Si usas un software 100% en la nube, necesitarás conexión para poder acceder y crearla.
5. ¿Quién me da los datos de mi cliente si no los sé?
Es tu responsabilidad solicitar a tu cliente todos sus datos fiscales para poder emitir la factura correctamente. Un error en el NIF o en el domicilio puede hacer que la factura no sea válida para él.
6. ¿El software me ayuda a saber qué IVA aplicar?
Sí, una de las grandes ventajas de usar un buen software es que suelen tener los tipos de IVA (21%, 10%, 4%) preconfigurados y realizan los cálculos automáticamente, minimizando los errores.
7. ¿Qué pasa si me falta alguno de estos 3 elementos?
Simplemente, no podrás cumplir con la ley. Sin software, no puedes crear el formato correcto. Sin certificado, no puedes firmarla. Y sin internet, no puedes enviarla. Los tres son indispensables.
8. ¿Necesito ser un experto en informática para todo esto?
No, en absoluto. Los programas de facturación modernos están diseñados para ser muy intuitivos. Se encargan de toda la complejidad técnica por ti, para que solo tengas que preocuparte de rellenar los datos de la factura.
9. ¿Una vez que tengo todo, cómo es el proceso?
El proceso es sencillo: accedes a tu software, seleccionas el cliente, añades los productos o servicios, y le das al botón de «Generar y Enviar». El programa se encargará de firmarla, crear el archivo XML y enviarlo al canal correspondiente.
10. ¿El NIF es lo mismo que el DNI?
Para personas físicas (autónomos), el NIF es su número de DNI. Para las empresas (personas jurídicas), el NIF es su CIF (empezando por una letra como A, B, etc.).
11. ¿Tengo que estar dado de alta como autónomo para poder facturar?
Sí. Para emitir facturas legalmente en España por una actividad económica recurrente, es obligatorio estar dado de alta en Hacienda (modelo 036/037) y en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social.
12. ¿Dónde se compran los programas de facturación?
No se «compran» como antes. Se «contratan» a través de una suscripción mensual o anual. Simplemente visitas la página web del proveedor que elijas, te registras y seleccionas el plan que mejor se adapte a ti.
13. ¿El certificado digital caduca?
Sí. Los certificados digitales tienen una fecha de caducidad (normalmente 4 años para el de la FNMT). Es muy importante que lo renueves antes de que caduque para no interrumpir tu capacidad de facturar.
14. ¿Puedo usar el DNI electrónico en lugar de un certificado?
Sí, el DNI electrónico contiene un certificado digital que puedes usar para firmar, aunque a menudo es más práctico y cómodo usar un certificado software instalado en el ordenador.
15. ¿Qué es lo primero que debo conseguir?
Lo primero es asegurarte de tener un certificado digital válido, ya que lo necesitarás para registrarte y operar con la mayoría de las plataformas de facturación y con la administración pública.
