¿Qué Pasa si una Factura Electrónica no tiene el Código QR de VeriFactu?
Con la entrada en vigor de la nueva normativa, te puedes encontrar con un problema muy concreto: recibes una factura de un proveedor y te preguntas qué pasa si una factura electrónica no tiene el código QR de VeriFactu. La ausencia de este elemento no es un detalle menor; es una señal de alerta que tiene implicaciones fiscales graves tanto para quien la emite como para quien la recibe.
Este código QR es la pieza central del sistema VeriFactu, diseñado para que la Agencia Tributaria pueda verificar la integridad de las facturas. Para entender el sistema en su totalidad, te recomendamos leer primero nuestra guía pilar Verifactu 2025: Guía Clave, basada en el Real Decreto 1007/2023.
1. Consecuencias Directas: ¿Por Qué una Factura sin QR no es Válida?
Una factura sin el código QR VeriFactu, una vez que la normativa sea de obligado cumplimiento, no se considera una factura válida a efectos fiscales. Las consecuencias de esta invalidez afectan a ambas partes de la transacción.
1.1. Para el Emisor: Riesgo de Sanciones Graves
Emitir una factura sin el QR significa que estás utilizando un sistema de facturación que no cumple con los requisitos de la Ley Antifraude. Esto se considera una infracción tributaria grave. Implica que tu facturación no es «verificable» por Hacienda y te expone a duras sanciones económicas.
1.2. Para el Receptor: Imposibilidad de Deducción
Para la empresa o profesional que recibe la factura, las consecuencias son igualmente negativas. Al no ser un documento fiscalmente válido, no podrás deducir el IVA soportado ni el gasto correspondiente en el Impuesto de Sociedades o en el IRPF. Ante una inspección, Hacienda considerará ese gasto como no justificado documentalmente y procederá a una liquidación paralela con su correspondiente sanción.
2. ¿Por Qué una Factura Podría no Tener el Código QR?
La ausencia del código QR VeriFactu en una factura electrónica no es casual. Generalmente, se debe a una de estas causas principales:
- Software no actualizado: El emisor está utilizando un programa de facturación que no ha sido adaptado para cumplir con el reglamento VeriFactu.
- Uso de herramientas no válidas: La factura se ha creado con programas como Word, Excel o herramientas de diseño, que no son sistemas de facturación y no pueden generar el QR.
- Error de configuración: Aunque el software sea compatible, puede haber un error en la configuración o en la plantilla de la factura que impida la correcta generación del código.
- Desconocimiento de la normativa: El emisor puede no ser consciente de que es obligatorio incluir el código QR de VeriFactu en sus facturas.
3. Guía de Actuación: Cómo Solucionar el Problema
Actuar de forma rápida y correcta es fundamental para evitar problemas mayores con la Agencia Tributaria. El procedimiento es distinto si eres el emisor o el receptor.
3.1. Si Eres Quien Emite la Factura
- Anula la factura incorrecta: Si ya has enviado la factura, debes anularla inmediatamente. La forma correcta de hacerlo es emitiendo una factura rectificativa.
- Actualiza tu software de facturación: Contacta con tu proveedor de software para asegurarte de que tu sistema cumple con VeriFactu. Si no lo hace, debes cambiar a un software de facturación compatible urgentemente.
- Emite la factura correcta: Genera una nueva factura (o la factura rectificativa correspondiente) asegurándote de que esta vez sí incluye el código QR de VeriFactu y envíala a tu cliente.
3.2. Si Eres Quien Recibe la Factura
- No la aceptes ni la registres: No incluyas esta factura en tu contabilidad. No es un documento válido para justificar el gasto o el IVA.
- Contacta a tu proveedor: Informa inmediatamente a tu proveedor de que la factura emitida no es válida por carecer del código QR obligatorio y recházala formalmente (por email, por ejemplo).
- Solicita una factura rectificativa: Exige que te emitan y envíen una nueva factura que cumpla con todos los requisitos legales, incluido el código QR. Guarda la comunicación como prueba.
4. Sanciones Específicas por Incumplir con VeriFactu
La Ley Antifraude establece un régimen de sanciones muy severo para el uso de software de doble uso o simplemente no certificado. Emitir facturas sin QR es una prueba directa de que el sistema de facturación no cumple la normativa.
Las sanciones para el emisor pueden ser de hasta 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado el software no conforme. Para un análisis más detallado, puedes consultar nuestro artículo sobre las sanciones VeriFactu.
5. Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué pasa si una factura no tiene código QR de VeriFactu?
La factura no es válida a efectos fiscales. El emisor se enfrenta a graves sanciones por usar un software no conforme, y el receptor no puede deducir ni el IVA ni el gasto asociado a esa factura.
2. ¿Es obligatorio el código QR en todas las facturas?
Sí, una vez entre en vigor la normativa, todas las facturas (ordinarias, simplificadas, rectificativas) emitidas a través de un sistema informático de facturación deberán incluir el código QR de VeriFactu.
3. ¿Cómo puedo validar una factura si no tiene QR?
No puedes validarla a través del sistema VeriFactu de la AEAT. La ausencia del QR es una señal inequívoca de que la factura no ha sido generada por un sistema conforme a la ley y, por tanto, no es verificable.
4. He recibido una factura sin QR, ¿la pago?
Lo recomendable es contactar primero con el proveedor, rechazar la factura y solicitar una correcta antes de proceder al pago. Pagar una factura no válida te deja sin un justificante fiscal adecuado para tu gasto.
5. ¿Cuál es la diferencia entre VeriFactu y la factura electrónica de la Ley Crea y Crece?
VeriFactu (Ley Antifraude) se centra en que el software de facturación sea seguro y trazable, y exige el QR. La Ley Crea y Crece obliga a que las facturas entre empresas (B2B) sean en formato electrónico estructurado. Ambas normativas son complementarias.
6. Mi programa de facturación no pone el QR, ¿qué hago?
Debes contactar inmediatamente a tu proveedor de software para que lo actualice. Si no va a ofrecer una versión compatible con VeriFactu, tienes que cambiar de programa de facturación antes de la fecha de obligatoriedad.
7. ¿Qué información contiene el código QR de VeriFactu?
Contiene datos identificativos de la factura (número, serie, fecha, importes, impuestos) y del emisor, además de información técnica que permite a la AEAT verificar su autenticidad. No contiene datos sensibles del receptor.
8. ¿Puedo deducir una factura sin QR si es de un proveedor extranjero?
La obligación de VeriFactu aplica a los empresarios y profesionales establecidos en España. Las facturas de proveedores extranjeros se rigen por otras normativas, aunque deben cumplir los requisitos de deducibilidad de la ley española del IVA.
9. ¿Qué ocurre si escaneo el QR y dice «factura no verificable»?
Significa que la factura ha sido registrada en la AEAT, pero el sistema de tu cliente (el receptor) no puede confirmar si el emisor ha declarado esa factura. Aunque es menos grave que la ausencia de QR, conviene aclarar la situación con el emisor.
10. ¿Cuándo entra en vigor la obligatoriedad del QR de VeriFactu?
La obligación de usar un software adaptado a VeriFactu y, por tanto, de incluir el QR, está prevista para el 1 de julio de 2025 para todas las empresas y autónomos.
11. Si emito muy pocas facturas, ¿también estoy obligado?
Sí. La obligación de VeriFactu afecta a todos los empresarios y profesionales que utilizan sistemas informáticos para facturar, sin importar su volumen de facturación o el número de facturas que emitan.
12. ¿Una factura simplificada (ticket) debe llevar el QR?
Sí. Si emites las facturas simplificadas con un sistema informático (como un TPV), también deben incluir el código QR de VeriFactu.
13. ¿La multa es solo para la empresa o también para el informático que la mantiene?
La sanción principal (hasta 50.000€) es para el usuario del software. Sin embargo, los productores y comercializadores de software que no cumplan la normativa también tienen su propio régimen de sanciones, que puede ser incluso más elevado (hasta 150.000€).
14. ¿Qué hago si mi proveedor se niega a enviarme una factura correcta con QR?
Estás en tu derecho de exigirla. Si se niega, incumple una obligación tributaria. Deberías comunicarlo a la Agencia Tributaria, ya que sin una factura válida, tu gasto no es deducible y la operación queda en una situación irregular.
15. ¿Puedo añadir el QR a posteriori a un PDF ya emitido?
No. El código QR debe ser generado por el propio sistema de facturación en el momento de la expedición de la factura, ya que contiene una huella digital (hash) del contenido original. Añadirlo después invalidaría esa huella y no tendría validez.
