¿Qué Formatos de Facturas Admite FACe? La Guía para Facturar a la Administración sin Errores
1. Respuesta Directa: El Rey es Facturae (XML)
Si necesitas saber qué formatos de facturas admite FACe para poder cobrar de la Administración Pública, la respuesta es muy concreta: FACe solo procesa facturas electrónicas con formato estructurado. El estándar absoluto en España es el formato Facturae.
Según el portal oficial de FACe, los formatos actualmente soportados son:
- Facturae: En sus versiones 3.2.1 y 3.2.2, que son las más recientes y seguras.
- Estándares Europeos: También se admite la recepción de facturas en los formatos UBL y CII para garantizar la interoperabilidad transfronteriza.
Es crucial entender que todos estos son formatos de datos (basados en XML) y no de imagen. Para dominar el estándar español, te recomendamos leer nuestro artículo pilar sobre qué es el formato Facturae.
2. Recordatorio Rápido: ¿Qué es FACe?
FACe son las siglas de Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. Es la plataforma online y gratuita creada por el Gobierno de España que centraliza la recepción de todas las facturas dirigidas a la Administración General del Estado, así como a las Comunidades Autónomas y Ayuntamientos adheridos al sistema.
Desde 2015, es obligatorio para cualquier proveedor presentar sus facturas a través de este portal, lo que elimina el papel y agiliza los trámites de pago.
3. Desglose de los Formatos Admitidos
La razón por la que FACe solo admite estos formatos es porque necesita procesar la información de forma automática. Un ordenador puede leer una factura en formato Facturae y extraer todos sus datos sin errores.
- Facturae (versiones 3.2.1 y 3.2.2): Es el formato que utilizarás en el 99% de los casos. Tu software de facturación debe ser capaz de generar un archivo XML que siga estrictamente las reglas de estas versiones, incluyendo la firma electrónica incrustada.
- UBL y CII: Son estándares internacionales. La compatibilidad de FACe con ellos asegura que una empresa de otro país de la UE pueda facturar a un organismo público español sin problemas, cumpliendo con la directiva europea de facturación electrónica.
4. El Formato Prohibido en FACe: El PDF
Es fundamental tenerlo claro: FACe no admite facturas en formato PDF. Un PDF es un formato visual, una «foto» de una factura, y el sistema de FACe no está diseñado para «leer» imágenes, sino para procesar datos estructurados.
Si intentas subir un archivo PDF a la plataforma, el sistema lo rechazará inmediatamente. Tampoco son válidos otros formatos de imagen como JPG, ni documentos de Word o Excel. La única vía es el formato de datos estructurado.
5. ¿Cómo Generar una Factura en el Formato Correcto para FACe?
No puedes crear un archivo Facturae manualmente. Necesitas una herramienta que lo haga por ti. Tienes dos opciones principales:
- La aplicación gratuita del Gobierno: Puedes descargar el programa «Gestión de Facturación Electrónica» desde el portal oficial para crear tus archivos Facturae.
- Software de facturación comercial: Es la opción más eficiente. Un buen programa no solo genera el archivo Facturae con un clic, sino que muchos se integran directamente con FACe y envían la factura por ti, automatizando todo el proceso. Te explicamos las opciones en dónde se hacen las facturas electrónicas.
6. Preguntas Frecuentes sobre Formatos en FACe
1. ¿Qué versión de Facturae es la mejor para usar con FACe?
Siempre la más reciente que admita la administración a la que facturas. Actualmente, la versión 3.2.2 es la más actualizada y recomendada para asegurar la máxima compatibilidad.
2. Si mi software solo genera PDF, ¿cómo facturo a la Administración?
No puedes. Necesitas un software que genere el formato Facturae (XML) o usar la aplicación gratuita del gobierno para crear el archivo y subirlo manualmente a FACe.
3. ¿Qué son los códigos DIR3 que me piden para una factura en FACe?
Son unos códigos de 9 dígitos que identifican de forma única al órgano gestor, la oficina contable y la unidad tramitadora dentro de la Administración. Tu cliente público debe proporcionártelos, ya que son obligatorios en el formato Facturae para FACe.
4. ¿El archivo Facturae para FACe debe ir firmado?
Sí, es un requisito indispensable. El archivo XML debe estar firmado con un certificado digital válido para que FACe lo acepte.
5. ¿Puedo enviar una factura en formato UBL a cualquier ayuntamiento?
Aunque FACe a nivel general lo admita, es posible que algunas administraciones locales más pequeñas solo tengan sus sistemas preparados para procesar Facturae. Es recomendable consultar con el organismo específico o usar Facturae por defecto.
6. ¿FACeB2B usa los mismos formatos que FACe?
Sí, FACeB2B, la plataforma para el intercambio de facturas entre empresas privadas, se basa en los mismos principios y utiliza los mismos formatos estructurados, con Facturae como el principal.
7. ¿Por qué el archivo de la factura se llama «.xsig»?
Cuando la firma va separada del contenido, el archivo de la firma tiene la extensión .xsig. FACe admite tanto facturas con la firma incrustada en el XML como con la firma en un archivo .xsig adjunto.
8. ¿Hay algún límite de tamaño para el archivo que subo a FACe?
Sí, FACe tiene límites de tamaño para los archivos. Por eso, es recomendable que si necesitas adjuntar documentación muy pesada, lo hagas a través de un enlace externo en lugar de incrustarla en la factura.
9. ¿Cómo puedo saber si mi archivo Facturae es correcto antes de enviarlo?
El portal de FACe y otras plataformas de software ofrecen «validadores» donde puedes subir tu archivo XML para comprobar si cumple con la estructura y la versión correcta antes del envío definitivo.
10. Si la Ley Crea y Crece me obliga a usar Facturae, ¿significa que todas mis facturas irán a FACe?
No. FACe es exclusivamente para facturar a la Administración Pública. Para el resto de tus facturas a otras empresas (B2B), usarás el mismo formato Facturae, pero se enviarán a través de otras plataformas privadas o de la futura solución pública.
11. ¿El formato Facturae admite facturas rectificativas?
Sí, el formato Facturae tiene una estructura específica para identificar una factura como rectificativa, indicar el motivo y referenciar la factura original que se está corrigiendo.
12. ¿Los datos que se piden en el formato Facturae para FACe son especiales?
Además de todos los requisitos de una factura normal, la principal particularidad son los códigos DIR3, que son específicos de la facturación al sector público.
13. ¿Puedo convertir mi factura de Excel al formato Facturae?
No directamente. Necesitas un software que tome los datos de tu Excel y los utilice para construir un archivo XML con la estructura correcta del formato Facturae y lo firme digitalmente.
14. ¿Qué pasa si envío un formato incorrecto a FACe?
El sistema rechazará la factura automáticamente. Recibirás una notificación de error y la factura no se considerará presentada, por lo que el plazo de pago no empezará a contar hasta que no la envíes en el formato correcto.
15. En resumen, ¿qué formato uso para no equivocarme?
Para facturar a cualquier Administración Pública en España, usa siempre Facturae en su versión más reciente (3.2.2). Es el estándar garantizado y la opción más segura para asegurar que tu factura sea aceptada.
