¿Qué es el Formato XML para la Facturación Electrónica? Guía Definitiva 2025
Por ello, te recomendamos empezar por nuestra guía completa sobre qué es Facturae y el formato XML obligatorio, el estándar oficial que define cómo deben crearse estas facturas. Según el portal oficial del Gobierno de España sobre la Facturación Electrónica, este formato es clave para la interoperabilidad entre empresas y con la Administración Pública.
1. ¿Qué es Exactamente el Formato XML?
XML son las siglas de «Extensible Markup Language» (Lenguaje de Marcado Extensible). Imagínalo como un conjunto de reglas para codificar documentos de una manera que sea legible tanto para las personas como, y más importante, para las máquinas. A diferencia de otros lenguajes, el XML no hace nada por sí mismo; su poder reside en cómo estructura y etiqueta la información.
En el contexto de la facturación, un archivo XML no es la factura visual que ves (eso suele ser un PDF), sino un archivo de texto que contiene todos los datos de la factura (emisor, receptor, productos, impuestos, totales) organizados con etiquetas descriptivas. Por ejemplo, el importe total podría estar dentro de una etiqueta 363.00.
2. ¿Por Qué se Usa XML para la Facturación Electrónica y no Otro Formato?
La elección del formato XML para la facturación electrónica no es casual. Se basa en una serie de ventajas técnicas y legales que lo convierten en el estándar ideal:
- Estandarización: Permite que todos los programas de facturación «hablen el mismo idioma». Un software puede generar un XML que cualquier otro software compatible (incluido el de la Agencia Tributaria) puede leer y procesar sin errores.
- Integridad de los Datos: La estructura jerárquica asegura que toda la información necesaria esté presente y correctamente organizada. Esto es vital para la validación automática.
- Validación Automática: Los archivos XML se pueden validar contra un esquema (un archivo XSD) que define las reglas del formato Facturae. Si la factura no cumple las reglas (falta un dato, el formato es incorrecto), el sistema la rechaza.
- Seguridad: El XML se combina con la firma electrónica para garantizar la autenticidad del emisor y la integridad del contenido, asegurando que la factura no ha sido modificada tras su emisión.
2.1. Diferencia Clave: XML vs. PDF
Es uno de los puntos que más confusión genera. Ambos archivos son parte de la facturación electrónica, pero cumplen funciones distintas:
- El archivo XML: Es la factura «legal» y «fiscal». Contiene los datos estructurados para el procesamiento automático por parte de los sistemas informáticos y la AEAT. Es el que se envía a las administraciones públicas a través de plataformas como FACE.
- El archivo PDF: Es la representación «visual» o legible de la factura para los humanos. Es una copia para que el cliente pueda verla, imprimirla o archivarla de forma sencilla. Aunque es útil, no tiene la validez fiscal del XML para el procesamiento automatizado.
En resumen: el XML son los datos, el PDF es la imagen de esos datos. A menudo, recibirás ambos archivos juntos.
3. La Estructura de una Factura en Formato XML
Aunque no necesitas ser programador para emitir facturas, entender su esqueleto ayuda a comprender su lógica. Un archivo XML de Facturae se organiza en bloques de información etiquetados, como:
- : Información general del archivo.
- : Datos del emisor (Seller) y del receptor (Buyer), incluyendo NIF y domicilio.
- : El bloque principal que contiene los datos de la factura.
- : Número y fecha de la factura.
- : Desglose detallado de los impuestos (IVA, IRPF).
- : Suma de la base imponible, cuotas de impuestos y el total a pagar.
- : Lista de cada producto o servicio facturado, con su descripción, cantidad, precio unitario e impuestos aplicados.
Tu software de facturación se encarga de rellenar esta estructura automáticamente con los datos que introduces al crear la factura.
4. ¿Cómo Gestionar los Archivos XML de tus Facturas?
En el día a día, interactuarás con archivos XML al recibir facturas de proveedores o al enviarlas a la administración. Aquí te explicamos lo básico.
4.1. ¿Cómo Abrir un Archivo XML de una Factura?
Un archivo XML es, en esencia, un archivo de texto plano. Puedes abrirlo con múltiples programas:
- Navegador web: Arrastra el archivo XML a una pestaña de Chrome, Firefox o Edge. El navegador lo mostrará con una estructura de etiquetas desplegables, fácil de inspeccionar.
- Editor de texto: Programas como el Bloc de Notas de Windows o TextEdit en Mac pueden abrirlo, aunque lo verás como un texto continuo sin formato, lo que dificulta su lectura.
- Visores específicos: La Agencia Tributaria y otras entidades ofrecen herramientas online para visualizar y validar facturas en formato Facturae, que presentan la información de una forma más amigable.
4.2. ¿Cómo Saber si un Archivo XML es Correcto?
La validación asegura que tu factura cumple con todos los requisitos técnicos y legales del formato Facturae. Un error de validación impedirá, por ejemplo, que una factura sea aceptada por una Administración Pública.
La forma más sencilla de hacerlo es utilizar el validador online de la plataforma FACe o el que proporciona la Administración que debe recibir la factura. Estas herramientas comparan tu archivo XML con el esquema oficial y te informan de cualquier error o dato faltante.
5. ¿Qué Relación Tienen VeriFactu, Facturae y el XML?
Es crucial no confundir estos términos, aunque estén relacionados. Conocer la diferencia entre VeriFactu y Facturae es clave.
- XML: Es el lenguaje, la tecnología base para estructurar los datos.
- Facturae: Es el estándar o formato específico creado en España que usa el lenguaje XML. Define qué etiquetas usar y cómo organizarlas para que una factura electrónica sea legal.
- VeriFactu: Es un sistema que impone requisitos adicionales a los sistemas de facturación para garantizar la integridad y trazabilidad de los registros. Un sistema VeriFactu debe ser capaz de generar facturas en los formatos correctos (como Facturae) y, además, incluir un código QR con información clave y remitir registros a la AEAT.
Por lo tanto, tu software Verifactu generará facturas en formato XML siguiendo las reglas de Facturae.
6. Obligaciones Legales del Formato XML
La Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude establecen la obligatoriedad de la facturación electrónica entre empresas y profesionales. Esto implica que todas las facturas deben emitirse en un formato electrónico estructurado, y el estándar de facto en España es Facturae (basado en XML).
No basta con generar un PDF. La obligación es intercambiar un archivo estructurado que permita la automatización. Por eso, elegir un software de facturación adaptado a esta normativa no es una opción, sino una necesidad para evitar sanciones y operar legalmente.
7. Preguntas Frecuentes sobre el formato XML para facturación electrónica
1. ¿Qué formato tiene que tener una factura electrónica en España?
El formato legal obligatorio para las facturas electrónicas dirigidas a la Administración Pública y el más extendido entre empresas es Facturae, que está basado en XML. Para cumplir con la ley, las facturas deben ser archivos estructurados y firmados electrónicamente.
2. ¿Es obligatorio enviar el archivo XML de una factura?
Sí. A efectos legales y para el procesamiento automático, el archivo XML es la factura real. El PDF es solo una representación visual para el usuario. Cuando se exige factura electrónica, se debe enviar el fichero XML firmado.
3. ¿Qué es más importante, el XML o el PDF?
A nivel fiscal y legal, el XML es el más importante. Contiene los datos estructurados y la firma electrónica que le otorgan validez. El PDF es un documento auxiliar y legible para las personas, pero no es la factura electrónica en sí misma para los sistemas.
4. ¿Cómo puedo convertir una factura PDF a XML?
No existe una conversión directa y fiable de PDF a un XML válido para Facturae. Un PDF no contiene los datos de forma estructurada. La forma correcta es introducir los datos de la factura en un software de facturación adaptado, y este generará el archivo XML con el formato y la firma correctos.
5. ¿Quién genera el XML de una factura?
El archivo XML lo genera el software de facturación del emisor de la factura. El usuario introduce los datos (cliente, conceptos, precios) y el programa se encarga de estructurarlos en el formato XML de Facturae y aplicar la firma digital.
6. ¿Puedo abrir un archivo XML en Excel?
Sí, Excel puede abrir archivos XML. Al abrirlo, te ofrecerá la opción de importarlo como una tabla XML. Esto organizará los datos en filas y columnas, facilitando su análisis, aunque perderás la estructura jerárquica original.
7. ¿Cuál es la diferencia entre un archivo XML y un PDF?
La diferencia principal es su propósito. El XML está diseñado para ser leído y procesado por máquinas, estructurando los datos de forma lógica. El PDF está diseñado para ser leído por personas, presentando la información en un formato visual fijo.
8. ¿Qué significa XML en las facturas?
Significa que la factura se ha codificado usando el lenguaje XML (Extensible Markup Language). Esto la convierte en un «fichero estructurado», donde cada dato (NIF, fecha, importe) está identificado con una etiqueta para que los sistemas informáticos puedan procesarlo automáticamente.
9. ¿Cómo puedo obtener el archivo XML de una factura si solo tengo el PDF?
Debes solicitárselo a tu proveedor. El emisor de la factura es quien la genera y tiene la obligación de proporcionarte el archivo XML si así lo requiere la ley para tu tipo de operación.
10. ¿Todos los XML son facturas electrónicas?
No. XML es un lenguaje de propósito general utilizado para muchísimas cosas (páginas web, bases de datos, configuraciones de software). Para que un archivo XML sea una factura electrónica válida en España, debe seguir el esquema específico de Facturae.
11. ¿Necesito conocimientos técnicos para usar el formato XML?
No. Como usuario final (autónomo o pyme), no necesitas saber programar en XML. Tu única responsabilidad es utilizar un programa de facturación que esté certificado y cumpla la normativa. El software hará todo el trabajo técnico por ti.
12. ¿Qué es el archivo XML del CFDI?
El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es el modelo de factura electrónica utilizado en México. Al igual que Facturae en España, también se basa en un archivo XML que estructura los datos fiscales, pero sigue las normativas del SAT (Servicio de Administración Tributaria) de México.
13. ¿Qué facilita el uso del formato XML en facturas electrónicas?
Facilita principalmente la automatización y la interoperabilidad. Permite que la contabilidad se actualice automáticamente, que las facturas se procesen sin intervención manual, que se validen al instante y que se reduzcan drásticamente los errores humanos.
14. ¿Qué pasa si borro los archivos XML de mis facturas?
Borrar los archivos XML de tus facturas es equivalente a destruir tus facturas originales en papel. Tienes la obligación legal de conservar todas las facturas (emitidas y recibidas) durante el período que marca la ley (generalmente, 6 años a efectos mercantiles). Perderlos te expone a sanciones.
15. ¿Un PDF firmado electrónicamente es una factura electrónica válida?
Depende del receptor. Para las Administraciones Públicas y en transacciones B2B bajo la nueva ley, no es suficiente. Se exige un formato estructurado como Facturae (XML). Un PDF firmado puede ser válido en transacciones con consumidores finales (B2C), pero no cumple el requisito de ser «estructurado» para la automatización.
