¿Qué es el Formato Facturae y por qué es Clave para tu Negocio?
1. Respuesta Directa: El «Lenguaje Oficial» de las Facturas en España
Si te preguntas qué es el formato Facturae, la respuesta más sencilla es que es el estándar oficial que define cómo debe ser una factura electrónica en España. Es un «lenguaje» o conjunto de reglas que asegura que todas las facturas electrónicas puedan ser leídas y procesadas automáticamente por cualquier sistema informático, tanto de empresas privadas como de la Administración Pública.
Técnicamente, es un fichero de datos basado en el lenguaje XML, tal y como se define en el Portal oficial de Facturae del Gobierno de España. Entender este formato es el primer paso para cumplir con la factura electrónica obligatoria.
2. Aclaración Clave: Facturae (el formato) no es lo mismo que Facturae (el programa)
Es una de las confusiones más habituales. Es vital diferenciar entre:
- El Formato Facturae: Es el estándar técnico, el lenguaje XML, la especificación legal. Es un concepto.
- El Programa «Gestión de Facturación Electrónica»: Es una aplicación de escritorio gratuita que ofrece el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital para que las pymes puedan crear facturas en formato Facturae. Es una herramienta.
Por lo tanto, aunque puedes usar el programa Facturae, también puedes utilizar cualquier otro software de mercado que sea capaz de generar facturas que cumplan con el formato Facturae.
3. ¿Por Qué se Basa en XML? La Magia de los Datos Estructurados
Facturae utiliza el lenguaje XML (eXtensible Markup Language) porque este permite etiquetar cada dato de la factura. A diferencia de un PDF, que es una «imagen» de la factura, un archivo XML es un archivo de texto donde cada pieza de información está claramente identificada.
Por ejemplo, en un XML se indica: `121.00`. Esto permite que el software del receptor identifique ese número como el total de la factura y lo importe a su contabilidad automáticamente, sin errores. Esa es la diferencia fundamental con una factura digital.
4. ¿Cuándo es Obligatorio Usar el Formato Facturae?
El uso del formato Facturae es obligatorio en dos escenarios principales:
- Facturación a las Administraciones Públicas (B2G): Desde 2015, cualquier factura dirigida a un organismo público en España debe emitirse obligatoriamente en este formato y enviarse a través del portal FACe o puntos de entrada equivalentes.
- Facturación entre Empresas y Autónomos (B2B): Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, el formato Facturae (o otros estándares como UBL/CII) será el obligatorio para todas las transacciones entre negocios.
5. La Anatomía de un Archivo Facturae: ¿Qué Contiene?
Un archivo Facturae es un documento de texto muy organizado. Aunque a simple vista parezca un código complejo, su estructura es lógica y contiene todos los requisitos obligatorios de una factura, incluyendo:
- Cabecera: Con datos del emisor, receptor y los totales de la factura.
- Líneas de factura: Cada producto o servicio facturado con su descripción, cantidad, precio unitario, descuentos e impuestos.
- Totales: El desglose completo de la base imponible, cuotas de IVA, total, etc.
- Firma Electrónica: El bloque de datos de la firma digital que garantiza la autenticidad e integridad del documento.
6. Versiones del Formato: ¿Cuál Debo Usar?
El formato Facturae ha evolucionado con el tiempo. Han existido varias versiones (3.0, 3.1, 3.2…). Actualmente, las versiones más utilizadas y aceptadas por la Administración son la 3.2.1 y la 3.2.2. La Ley Crea y Crece probablemente consolidará una de estas versiones o una superior como el estándar para todos. Un buen software de facturación se encargará de usar siempre la versión correcta y actualizada.
7. ¿Cómo Puedo Generar una Factura en Formato Facturae?
No puedes crear un archivo Facturae a mano. Necesitas una herramienta que lo genere por ti. Tus opciones son:
- El programa gratuito de la Administración: «Gestión de Facturación Electrónica».
- Un software de facturación comercial: La opción más recomendable, ya que automatiza todo el proceso de forma integrada con el resto de tu gestión. Te explicamos dónde se hacen las facturas electrónicas en nuestra guía.
8. Preguntas Frecuentes sobre el Formato Facturae
1. ¿Un archivo XML es lo mismo que un Facturae?
No exactamente. XML es el lenguaje, y Facturae es el «dialecto» o conjunto de reglas específicas escritas en ese lenguaje para las facturas en España. Todos los Facturae son XML, pero no todos los XML son Facturae.
2. ¿Cómo puedo abrir y leer un archivo Facturae?
No están pensados para ser leídos por humanos. Sin embargo, puedes usar un «visor de facturas electrónicas» o el propio programa de la administración para ver una representación visual legible de los datos que contiene.
3. ¿Debo enviar a mi cliente el XML y también un PDF?
Sí, es la práctica más común y recomendable. El archivo XML es el legalmente válido, pero se suele acompañar de una representación visual en PDF para que el cliente pueda verla y archivarla de forma más cómoda.
4. ¿Qué es FACeB2B?
FACeB2B es una plataforma que el Gobierno ha puesto en marcha como un embrión de la futura solución pública para el intercambio de facturas electrónicas entre empresas del sector privado.
5. ¿El formato Facturae es el único que existe?
No, a nivel europeo existen otros estándares como UBL o EDIFACT. La Ley Crea y Crece establece que las plataformas deberán admitir varios formatos, pero Facturae será el estándar nacional de referencia.
6. ¿Puedo convertir una factura de PDF a Facturae?
No de forma automática y fiable. Un PDF es una imagen. Para crear un Facturae, se deben extraer los datos y volver a introducirlos en un programa que genere el XML estructurado. No es una simple «conversión de archivo».
7. ¿El programa gratuito Facturae se actualizará para Verifactu?
Se espera que la nueva solución pública de facturación que desarrolle la AEAT cumpla tanto con el formato Facturae como con los requisitos de Verifactu. La aplicación de escritorio actual podría quedar obsoleta.
8. ¿La firma digital va dentro del archivo XML?
Sí. El formato Facturae incluye una sección específica dentro del archivo XML donde se incrustan los datos de la firma electrónica, garantizando que el documento es auténtico e íntegro.
9. ¿Qué diferencia hay entre Facturae y TicketBAI?
Facturae es un formato de factura. TicketBAI es un sistema de control fiscal del País Vasco que obliga a registrar y encadenar todas las facturas (en su propio formato XML) y comunicarlas a la hacienda foral.
10. ¿Necesito conocimientos de programación para usar Facturae?
No, en absoluto. Tu software de facturación se encargará de toda la complejidad técnica. Tú solo tendrás que rellenar los campos de la factura como siempre.
11. ¿El formato Facturae incluye el código QR de Verifactu?
El archivo de datos XML no incluye una imagen. El código QR es un requisito visual que debe aparecer en la representación imprimible o en el PDF de la factura, no dentro del formato Facturae en sí.
12. ¿Por qué es tan importante que el formato sea «estructurado»?
Porque es la clave para la automatización. Permite que las facturas se contabilicen sin intervención manual, se integren en los sistemas de gestión, se analicen los datos y se agilicen los pagos, eliminando el trabajo administrativo repetitivo.
13. ¿Puedo editar un archivo Facturae?
No. Una vez firmado, cualquier modificación del archivo XML invalidaría la firma digital y, por tanto, la factura. Si hay un error, debes emitir una factura rectificativa.
14. ¿Qué versión de Facturae se usa para FACe?
Actualmente, las administraciones públicas aceptan las versiones 3.2.1 y 3.2.2 de Facturae.
15. En resumen, ¿tengo que preocuparme por el formato Facturae?
No si eliges un buen software de facturación. Tu única preocupación debe ser elegir una herramienta que te garantice el cumplimiento con Facturae y Verifactu. El programa se encargará de toda la parte técnica por ti.
