¿Puedo Usar el Mismo Software VeriFactu para Varias de mis Empresas o Líneas de Negocio?
Muchos empresarios y autónomos gestionan más de una actividad económica o son administradores de varias sociedades. Con la llegada de VeriFactu, surge una pregunta clave para optimizar recursos: ¿necesito una licencia de software por cada empresa o puedo centralizarlo todo en una?
La normativa VeriFactu se centra en los requisitos técnicos que debe cumplir el software, no en el modelo de licenciamiento. Por tanto, la respuesta es positiva, pero con condiciones muy importantes que debes conocer para evitar sanciones. Para una base sólida, te recomendamos leer primero nuestra guía principal sobre qué es VeriFactu y cómo te afecta.
1. La Respuesta Directa: Sí, pero con un Software Adecuado
Sí, puedes utilizar una única instalación o licencia de software VeriFactu para gestionar múltiples empresas o líneas de negocio. Sin embargo, no vale cualquier programa. Es imprescindible que el software esté diseñado con funcionalidad «multiempresa» o «multi-NIF».
Esto significa que el programa debe ser capaz de tratar cada empresa (identificada por su NIF) como una entidad completamente independiente, garantizando que sus registros de facturación, series numéricas y comunicaciones con la Agencia Tributaria nunca se mezclen.
2. El Requisito Clave: Cada NIF es un Mundo Aparte para Hacienda
Para la Agencia Tributaria, cada Número de Identificación Fiscal (NIF) es un contribuyente único con sus propias obligaciones. El Reglamento VeriFactu exige que los registros de facturación (con su huella o «hash») estén encadenados de forma correlativa para garantizar su integridad e inalterabilidad.
Por lo tanto, tu software debe mantener una «cadena» de registros completamente separada para la Empresa A (con su NIF A) y otra cadena diferente para la Empresa B (con su NIF B). Mezclar registros de diferentes NIF en una misma cadena invalidaría el sistema y constituiría una infracción grave.
3. ¿Cómo Funciona un Software Multiempresa con VeriFactu?
Un software multiempresa bien adaptado a VeriFactu debe gestionar de forma separada los siguientes elementos para cada NIF que administres:
- Series de facturación independientes: Cada empresa debe tener sus propias series de facturación (ej. «2025-A» para la Empresa A, «2025-B» para la B). Como explicamos en nuestra guía sobre numeración de facturas, la correlatividad es por NIF.
- Registros VeriFactu separados: Cada factura genera un registro con su hash. La cadena de hashes de una empresa no puede tener relación con la de otra.
- Envío de datos a la AEAT individualizado: Si optas por el envío automático (modalidad VERI*FACTU), el software debe conectarse a la AEAT identificándose con el NIF y certificado de la empresa correspondiente para cada envío.
- Registro de Eventos: Todas las acciones (arranque, parada, errores) del sistema deben quedar registradas de forma individual para cada entidad.
4. Checklist: ¿Qué Preguntar a tu Proveedor de Software?
Antes de contratar o actualizar, asegúrate de obtener un «sí» a estas preguntas clave:
- ✅ ¿Su software tiene funcionalidad «multiempresa» o «multi-NIF» compatible con VeriFactu?
- ✅ ¿Permite configurar series de facturación completamente independientes para cada NIF?
- ✅ ¿Garantiza que la cadena de registros y hashes es única e individual para cada empresa?
- ✅ ¿Gestiona el envío de datos a la AEAT de forma separada para cada NIF, utilizando los certificados correspondientes?
- ✅ ¿El libro de registro de eventos también está separado por empresa?
- ✅ ¿Una única licencia de su software cubre la gestión de varias empresas? (Esta es una pregunta comercial, no de cumplimiento normativo).
5. Beneficios de Usar un Único Software para Varias Empresas
- Ahorro de costes: Generalmente, es más económico gestionar varias empresas bajo una licencia multiempresa que comprar licencias individuales.
- Eficiencia y centralización: Permite gestionar toda tu facturación desde una única interfaz, ahorrando tiempo y simplificando la administración.
- Visión global: Facilita una visión consolidada de tus negocios, aunque los datos fiscales se mantengan rigurosamente separados.
- Mantenimiento simplificado: Solo tienes que preocuparte de mantener actualizado un único programa de software.
6. Riesgos de una Mala Configuración: ¡Cuidado con las Sanciones!
Usar un software que no separe correctamente los datos de cada empresa es extremadamente arriesgado. Los principales peligros son:
- Ruptura de la correlatividad: Mezclar series de facturación o cadenas de hashes se considera una manipulación del software, lo que puede acarrear sanciones muy graves para el usuario y el fabricante.
- Envío de datos incorrectos: Enviar registros de la Empresa A identificándose con el NIF de la Empresa B generará un caos fiscal y requerimientos de Hacienda.
- Invalidación de facturas: En una inspección, si se detecta que los registros no son fiables, la AEAT podría invalidar las facturas, con graves consecuencias para la deducción de gastos e IVA.
7. Preguntas Frecuentes
1. ¿Puedo usar la misma serie de facturación para dos de mis empresas?
No, en ningún caso. Cada empresa (cada NIF) debe tener su propia serie de facturación, que ha de ser numérica y correlativa. Mezclar series es una de las infracciones más graves de la normativa VeriFactu.
2. ¿Y si tengo varias líneas de negocio pero bajo el mismo NIF de autónomo?
Si todas tus actividades se facturan bajo el mismo NIF, a efectos de VeriFactu eres un único contribuyente. Puedes usar un solo software y, si quieres, crear diferentes series de facturación para cada línea de negocio para organizarte mejor, pero todas pertenecerán a la misma «cadena» de registros de tu NIF.
3. ¿Necesito un certificado digital para cada empresa?
Sí. Para el envío de datos a la Sede Electrónica de la AEAT, cada empresa necesita su propio certificado digital. Tu software multiempresa debe ser capaz de utilizar el certificado correcto para cada envío.
4. ¿El precio del software depende del número de empresas que gestione?
Generalmente sí. Los proveedores de software suelen ofrecer planes de precios escalonados según el número de empresas (NIFs) que necesites gestionar. Es una cuestión comercial que debes consultar con tu proveedor.
5. ¿Qué es mejor, un software de escritorio o uno en la nube para multiempresa?
Ambas opciones son válidas si cumplen la normativa. El software en la nube suele ofrecer mayor flexibilidad para acceder desde cualquier lugar, lo que puede ser una ventaja si gestionas los negocios desde diferentes ubicaciones.
6. ¿Puedo tener un proveedor de software VeriFactu para una empresa y otro diferente para otra?
Sí, por supuesto. Cada empresa es independiente, por lo que puedes elegir la solución de software que mejor se adapte a cada una sin ningún problema.
7. ¿Cómo sabe la AEAT qué software estoy usando para cada empresa?
A través de la Declaración Responsable. El fabricante o desarrollador del software debe presentar una declaración ante la AEAT que acredite que su programa cumple los requisitos de VeriFactu.
8. Si una de mis empresas está en el SII, ¿debe usar VeriFactu también?
Las empresas en el Suministro Inmediato de Información (SII) ya cumplen con un sistema de reporte a la AEAT, pero también deben adaptar sus sistemas para cumplir con los requisitos de integridad de registros de VeriFactu. Las otras empresas que no estén en el SII deberán cumplir con VeriFactu de forma completa.
9. ¿Se puede cambiar una empresa de un software a otro a mitad de año?
Sí, pero es un proceso delicado. Deberás asegurarte de exportar todos los registros de facturación del software antiguo para conservarlos y garantizar que la numeración de facturas continúa de forma correlativa en el nuevo sistema.
10. ¿Cómo gestiona un software multiempresa el envío automático (VERI*FACTU)?
El software debe ser capaz de gestionar colas de envío separadas para cada empresa. Cuando genera un registro para la Empresa A, lo envía identificándose como A. Cuando genera uno para la B, lo envía identificándose como B.
11. ¿La API de VeriFactu de un software permite gestionar varias empresas?
Depende de la API del proveedor. Una API bien diseñada debería permitir especificar el NIF de la empresa para cada llamada, permitiendo así una integración multiempresa.
12. Si tengo una empresa en Canarias y otra en la Península, ¿puedo usar el mismo software?
Sí, siempre que el software esté preparado para gestionar los diferentes regímenes de IVA (IVA e IGIC), con sus tipos impositivos y obligaciones de declaración correspondientes para cada empresa.
13. ¿Qué pasa si una de mis empresas está exenta de VeriFactu?
Si una de tus empresas está en uno de los casos de exención, simplemente no necesitará emitir facturas bajo este sistema. Tu software multiempresa debería permitirte gestionar esa empresa sin activar VeriFactu, y activar la funcionalidad solo para las que sí están obligadas.
14. ¿El software necesita estar instalado en un servidor por cada empresa?
No. Esa es la ventaja del software multiempresa. Una única instalación (ya sea en un servidor local o en la nube) puede gestionar los datos de todas las empresas, siempre que lo haga de forma lógicamente separada.
15. ¿Cómo se vería esto en una inspección de Hacienda?
En una inspección, la AEAT te requeriría los registros de un NIF concreto. Tu software debe permitirte exportar o dar acceso únicamente a la información de esa empresa específica, sin exponer los datos de las demás.
